Como Aproveitar Todo o Potencial do Seu Conjunto de Produtos

Durante uma das minhas primeiras entrevistas para uma função de PM, o CEO da empresa fez uma única pergunta para decidir se eu me adequava à equipa — que tipo de ferramentas utiliza?

Havia uma boa razão para ele fazer esta pergunta, uma vez que os tipos de ferramentas que utiliza indicam os tipos de atividades de gestão de produtos que realiza regularmente e nas quais tem experiência suficiente.

Mas nem sempre utilizamos corretamente as nossas ferramentas. Por vezes, somos culpados de não dedicar tempo a aprender sobre as funcionalidades mais recentes e avançadas que tornariam o mundo um lugar melhor para nós. Por isso, neste guia, vou abordar alguns dos produtos mais comuns da nossa pilha tecnológica e ajudá-lo a tirar o máximo partido deles.

Gestão de tarefas: Jira

O Jira é provavelmente uma das ferramentas de triagem de erros e gestão de tarefas mais populares quando se trata de organizar o trabalho das equipas de software.

Embora existam muitas alternativas perfeitamente válidas ao Jira, este continua a ser a principal escolha dos facilitadores de Scrum, dos profissionais de gestão de projetos e das pessoas que trabalham no desenvolvimento de produtos. A principal razão é o facto de estar muito bem adaptado à execução do processo Scrum, com sprints, velocidades, pontos de história, etc.

O Jira também acontece ser a minha ferramenta de gestão de tarefas favorita. Cheguei mesmo a configurá-lo para algumas empresas e a formar os seus funcionários para o utilizarem.

Armadilhas da utilização do Jira

Com base na minha experiência, a principal armadilha que as pessoas enfrentam ao utilizar o Jira é configurá-lo em excesso. Sim, o Jira dá-lhe muito controlo relativamente a quem pode alterar o estado da tarefa, que tipo de informações é obrigatório preencher antes de a enviar para a garantia de qualidade e assim por diante.

Mas, acredite em mim, muito provavelmente não irá utilizar estas configurações. Em vez disso, acabará por ficar com um processo excessivamente complicado que exige que determinadas pessoas realizem determinadas operações nas suas tarefas e impede o seu progresso (por exemplo, apenas o seu PM pode fechar tarefas e está de férias).

Veja simplesmente este fluxo de trabalho dos diferentes estados que uma funcionalidade pode ter.

Parece horrivelmente complexo, não parece? Porque não utilizar simplesmente “Por fazer”, “Em curso”, “Garantia de qualidade” e “Concluído”? Quer dizer, já vi empresas a gerar milhões em ARR com um processo tão simples como esse.

Em vez de gastar o seu tempo a criar configurações personalizadas, costumo aconselhar os gestores de produto a tirar partido dos fantásticos modelos e das configurações predefinidas que a Atlassian disponibiliza, permitindo-lhe tirar o máximo partido do Jira sem perder tempo a configurá-lo.

Então, isso significa que o Jira é uma ferramenta excessivamente complicada e que deve evitar utilizá-la? Claro que não!

Quando utilizar o Jira

Sim, as configurações complexas são a principal desvantagem do Jira, mas também são o seu principal benefício. Talvez não seja uma equipa de 10 pessoas a trabalhar num MVP de uma startup, mas sim uma empresa de software com 5 000 funcionários, e precise de controlos detalhados e processos normalizados para todas essas pessoas, de modo a manter tudo organizado.

Neste caso, as configurações complexas do Jira são uma verdadeira salvação e permitem-lhe adaptar esta ferramenta às necessidades exatas da sua empresa.

Por exemplo, talvez seja uma empresa de biotecnologia e queira que os seus engenheiros de software tenham um tipo de tarefa chamado Erro, mas também existam microbiologistas que precisam de um tipo de tarefa “experiência”. O Jira consegue gerir esta personalização com facilidade. 

Quando utilizar outra solução

Considerando as suas configurações complexas e a configuração relativamente complicada, o Jira é provavelmente uma má escolha para pequenas equipas de software e empresas que fazem algo diferente (por exemplo, serviços de marketing digital).

Em alternativa, pode considerar ferramentas para gestores de produto leves, como o Monday.com, o Trello, o Asana e outras.

O Trello, por exemplo, é a minha escolha para equipas muito pequenas (e, por “muito pequenas”, refiro-me a “apenas quatro ou cinco pessoas”). É tão simples de utilizar que nem precisa de um PM para o configurar e gerir por si.

Ferramentas de análise: Mixpanel

Como pessoa que lidera produtos digitais segundo a abordagem PLG, não consigo imaginar o meu dia a dia sem uma ferramenta adequada de análise de produtos baseada em eventos. O Mixpanel foi a primeira ferramenta desta categoria com que tive oportunidade de trabalhar e adoro-a!

Armadilhas da utilização do Mixpanel

Enquanto ferramenta de análise baseada em eventos, o Mixpanel é relativamente leve — tanto no que diz respeito ao desenvolvimento dos scripts que acionam eventos dentro do seu produto como à criação de gráficos/relatórios na ferramenta para acompanhar as suas métricas-chave. No entanto, ser leve não significa que não consiga realizar análises avançadas.

Na verdade, a armadilha mais comum no Mixpanel entre os gestores de produto é não utilizarem a vista de coorte do gráfico de análise da retenção disponibilizada pela ferramenta.

A análise baseada em coortes é uma ferramenta fantástica, pois pode mostrar o efeito dos seus esforços para melhorar o envolvimento e a retenção ao longo do tempo, além de indicar se está a seguir o caminho certo ou não.

Quando utilizar o Mixpanel

A facilidade de configuração e utilização do Mixpanel fazem dele uma excelente opção para produtos novos, quer estejam a caminho de alcançar a adequação produto-mercado, quer a tenham alcançado recentemente e tenham começado a concentrar-se, em vez disso, em melhorar a aquisição e a ativação.

A razão é que o conjunto padrão de gráficos rápidos de criar do Mixpanel é mais do que suficiente para responder às suas necessidades nestas três áreas.

Para ambas, dispõe de gráficos de funil que podem mostrar os pontos nas jornadas dos utilizadores em que o seu produto falha mais. Na minha experiência, os produtos novos costumam apresentar quebras óbvias e consideráveis nos funis de aquisição e ativação, que pode identificar rapidamente através de funis comuns.

Quando utilizar outra solução

O Mixpanel não dispõe de uma varinha mágica de análise que possa agitar para obter qualquer tipo de informação sobre os seus dados. Por isso, se precisar de fazer algo avançado, poderá querer optar por outra ferramenta.

Por exemplo, se estiver a criar um ciclo de aquisição e quiser medir o seu multiplicador de crescimento (o número total de utilizadores que obtém a partir de um dos seus utilizadores existentes), não conseguirá fazê-lo utilizando o Mixpanel.

Na verdade, nenhuma ferramenta de análise baseada em eventos consegue calcular multiplicadores de crescimento (falo um pouco mais sobre isto no meu artigo sobre análise através de mapas de calor), uma vez que cria gráficos com base nos eventos realizados por um utilizador individual. Se a jornada que pretende medir envolver vários utilizadores (como acontece com os ciclos), terá de utilizar os dados dos clientes no seu sistema de back-end e optar por um conjunto de ferramentas de inteligência empresarial, como o Tableau ou o PowerBI, para o conseguir.

Estratégia e roteiro do produto: Aha!

Tenho de ser honesto; nunca utilizei uma ferramenta dedicada para gerir roteiros de produto e estratégia. Para mim, tudo se resumia a documentos no Notion e elementos visuais no Miro. No entanto, se utilizasse uma ferramenta desse tipo, seria definitivamente o Aha!

Inicialmente, começou por ser uma ferramenta simples de criação de roteiros. No entanto, a empresa adotou uma abordagem tudo-em-um e o âmbito dos casos de utilização que o Aha! consegue abranger atualmente é enorme. Se estiver à procura de alternativas ao Aha!, existem várias opções especializadas que vale a pena considerar. Para além dos roteiros de produto, também obtém:

• Quadro público de feedback e pedidos de funcionalidades que permite recolher as ideias dos seus utilizadores e conhecer as suas necessidades.
• Integrações com o Intercom e o Zendesk para recolher e gerir o feedback dos utilizadores que as suas equipas de apoio ao cliente recebem.
• Integração direta com o Jira, o Github, o Bugzilla e outras ferramentas que permite transformar os itens do seu roteiro em tarefas concretas e começar a trabalhar nelas.

Armadilhas da utilização do Aha!

É ótimo dispor desta variedade de funcionalidades. No entanto, com base na minha experiência de consultoria a empresas emergentes e equipas de produto, diria que a armadilha mais comum do Aha! é as pessoas utilizarem-no como uma ferramenta de criação de roteiros de produto e ignorarem a sua natureza tudo-em-um. As pessoas são especialmente boas a ignorar o separador de estratégia.

O separador de estratégia disponibiliza uma vasta gama de ferramentas para criar e gerir a sua estratégia de produto de alto nível.

Quando utilizar o Aha!

Sendo uma ferramenta tudo-em-um, o Aha! tem um superpoder interessante — contém a maior parte das informações de que a equipa de liderança normalmente precisa para tomar decisões estratégicas relacionadas com as funcionalidades, a visão e os casos de utilização do produto.

Por isso, diria que o Aha! é mais uma ferramenta de gestão estratégica de produtos do que uma ferramenta de criação de roteiros, e que as pessoas mais indicadas para o utilizar são os executivos de empresas de software de média e grande dimensão.

Quando utilizar outra solução

Uma das desvantagens das ferramentas tudo-em-um é o facto de serem generalistas e não dominarem verdadeiramente nenhuma área. Por isso, se quiser algo mais avançado relacionado com uma funcionalidade específica (por exemplo, roteiros), então é provável que a Aha! não consiga tratar disso.

Além disso, as ferramentas especializadas em roteiros também prestam mais atenção ao aspeto visual e estético dos roteiros que cria e partilha com os seus líderes de produto, partes interessadas ou com o público. A ProductPlan, por exemplo, tem roteiros fantásticos, que são simplesmente um prazer de observar.

Por isso, se o que pretende é criar roteiros e não se preocupa realmente com as restantes funcionalidades da Aha!, poderá considerar optar por uma alternativa especializada em roteiros.

Dicas profissionais para ferramentas de desenvolvimento de clientes, conceção e colaboração

Além de nos concentrarmos nas principais ferramentas do arsenal dos profissionais de produto, vejamos as armadilhas comuns de outras ferramentas que provavelmente acabará por utilizar durante o seu trabalho diário e como pode tirar o máximo partido delas.

Ferramentas de inquéritos: SurveyMonkey

Esta é uma das ferramentas mais populares para recolher opiniões dos clientes, realizar estudos de mercado e conhecer o seu público-alvo. No entanto, muitos gestores de produto utilizam-na incorretamente ao ignorarem a sua lógica de salto.

Esta lógica permite-lhe ignorar alguns dos itens do seu questionário com base nas respostas que os utilizadores deram a perguntas anteriores—reduzindo significativamente o tempo necessário para as pessoas concluírem o seu inquérito.

Embora esta ferramenta seja excelente, tem uma lista limitada dos tipos de perguntas que pode incluir no seu inquérito, além de proporcionar uma experiência de utilização pouco intuitiva. Por isso, se precisar que o seu inquérito se destaque nestes dois aspetos, considere utilizar a Typeform.

Ferramentas de colaboração: Slack

A popularidade do Slack é incompreensível. Tornou-se a ferramenta de mensagens por defeito e a sede digital de praticamente todas as pessoas no mundo digital.

Apesar da sua popularidade, nem toda a gente está a tirar partido de todas as capacidades do Slack. Por exemplo, muito poucas empresas ativaram o Slackbot para enviar lembretes aos colegas de equipa e realizar outras tarefas automatizadas. O Slackbot é bastante poderoso para tratar do trabalho de comunicação rotineiro e mecânico.

Gosto muito do Slack, mas, infelizmente, tivemos de o abandonar e mudar para o Mattermost numa das minhas empresas, porque o Slack não conseguia fornecer uma solução empresarial no local que a minha empresa pudesse implementar nos seus próprios servidores. Por isso, se trabalha numa empresa com requisitos de segurança rigorosos, experimente antes uma solução de código aberto e no local. 

Prototipagem: Figma

Lembro-me de quando diferentes empresas e equipas utilizavam ferramentas muito diferentes para criar conceções, protótipos e colaborar em interfaces de utilizador, fluxogramas, quadros brancos e documentos de conceção. Havia o Sketch, o InVision, o Balsamiq e muitas outras. Cheguei até a ver alguém desenhar interfaces de utilizador no Photoshop! (Por favor, não faça isso.)

Hoje, no entanto, toda a gente utiliza o Figma e, tal como o Slack, tornou-se a ferramenta dominante no mercado.

Uma das melhores funcionalidades do Figma que as pessoas ignoram, contudo, é a passagem para os programadores—permitindo que os engenheiros obtenham todas as informações necessárias a partir do ficheiro de conceção, sem complicações.

Apesar da sua capacidade de abranger tudo o que está relacionado com a conceção, é, ainda assim, outra ferramenta generalista e não consegue realizar a prototipagem avançada que pode encontrar no Axure RP ou em ferramentas semelhantes.

Não é a ferramenta que faz a diferença

...são as mãos e os cérebros talentosos do gestor de produto que as utiliza!

Não se esqueça de que as ferramentas se destinam a automatizar o seu trabalho e a retirar-lhe as tarefas rotineiras. Não serão capazes de criar excelentes produtos e transformá-los em unicórnios. É apenas você—o gestor de produto e a sua equipa—que tem o superpoder para realizar esta tarefa!

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