So nutzen Sie das volle Potenzial Ihres Produkt-Stacks
Während eines meiner frühen Vorstellungsgespräche für eine PM-Rolle stellte mir der CEO des Unternehmens nur eine einzige Frage, um zu entscheiden, ob ich gut in das Team passe – welche Art von Tools nutzt du?
Es gab einen guten Grund, warum er diese Frage stellte, denn die Art der verwendeten Tools zeigt, welche Produktmanagement-Aktivitäten du regelmäßig durchführst und in welchen du ausreichend Erfahrung hast.
Aber wir nutzen unsere Tools nicht immer richtig. Manchmal machen wir uns schuldig, nicht genügend Zeit darauf zu verwenden, die neuesten und besten Funktionen kennenzulernen, die unser Leben so viel einfacher machen könnten. In diesem Leitfaden gehe ich deshalb auf einige der gängigsten Produkte in unserem Stack ein und zeige, wie du das Beste aus ihnen herausholst.
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Aufgabenmanagement: Jira
Jira ist wahrscheinlich eines der beliebtesten Bug-Triage- und Aufgabenmanagement-Tools, wenn es darum geht, die Arbeit von Softwareteams zu organisieren.
Auch wenn es viele durchaus gute Alternativen zu Jira gibt, bleibt es weiterhin die erste Wahl bei Scrum Mastern, Projektmanagement-Profis und Produktentwicklern. Der Hauptgrund ist, dass es optimal auf das Scrum-Prozedere mit Sprints, Velocitys, Story Points usw. zugeschnitten ist.
Jira ist übrigens auch mein bevorzugtes Tool fürs Aufgabenmanagement. Ich habe es sogar schon für ein paar Unternehmen eingerichtet und deren Mitarbeitende darin geschult.
Fallstricke beim Einsatz von Jira
Nach meiner Erfahrung ist der Hauptfehler bei der Nutzung von Jira die Überkonfiguration. Ja, Jira gibt dir enorm viele Möglichkeiten zu steuern, wer den Status einer Aufgabe ändern darf, welche Informationen zwingend eingegeben werden müssen, bevor eine Aufgabe an das QA-Team geht usw.
Aber glaube mir, du wirst diese Konfigurationen höchstwahrscheinlich nicht nutzen. Stattdessen landest du bei einem überkomplexen Prozess, bei dem bestimmte Personen bestimmte Aktionen an Aufgaben durchführen müssen und dadurch deinen Fortschritt behindern (zum Beispiel: Nur deine PM darf Aufgaben schließen und ist gerade im Urlaub).
Schau dir nur mal diesen Workflow mit den verschiedenen Status an, die ein Feature haben kann.
Sieht schrecklich kompliziert aus, oder? Warum nicht einfach „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „QA“ und „Erledigt“? Ich habe Unternehmen gesehen, die Millionen an ARR erzielen mit Prozessen, die genau so einfach sind.
Statt Zeit in eigene Konfigurationen zu stecken, rate ich Produktmanager:innen meist, die tollen Vorlagen und Standardeinstellungen von Atlassian zu nutzen – so holst du das Maximum aus Jira heraus, ohne Zeit mit aufwändiger Einrichtung zu verschwenden.
Heißt das jetzt, dass Jira ein zu komplexes Tool ist und du es besser komplett meiden solltest? Natürlich nicht!
Wann Jira einsetzen?
Ja, die komplexen Konfigurationsmöglichkeiten sind der größte Nachteil von Jira – aber auch der größte Vorteil. Vielleicht seid ihr kein 10-köpfiges Startup-Team mehr, sondern ein Softwareunternehmen mit 5.000 Mitarbeitenden und braucht feingranulare Kontrolle und standardisierte Prozesse, damit bei all diesen Menschen alles organisiert abläuft.
In solchen Fällen sind die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten von Jira ein echter Lebensretter und erlauben es dir, das Tool exakt auf die Anforderungen deines Unternehmens zuzuschneiden.
Nehmen wir zum Beispiel ein Biotechnologie-Unternehmen: Die Softwareentwickler:innen sollen einen Aufgabentyp „Bug“ haben, während Mikrobiologen einen eigenen Aufgabentyp „Experiment“ benötigen. Jira erledigt diese Anpassung problemlos für euch.
Wann du etwas anderes nehmen solltest
Angesichts der komplexen Konfigurationen und des relativ komplizierten Setups ist Jira wahrscheinlich eine schlechte Wahl für kleine Softwareteams oder auch für Firmen anderer Branchen (wie z.B. digitale Marketingservices).
Stattdessen kannst du leichte Tools für Produktmanager:innen in Betracht ziehen, wie Monday.com, Trello, Asana und andere.
Trello zum Beispiel ist meine Empfehlung für super kleine Teams (und mit "super klein" meine ich wirklich "nur vier oder fünf Leute"). Es ist so einfach zu bedienen, dass man nicht mal einen PM braucht, um es aufzusetzen und zu betreuen.
Analysetools: Mixpanel
Als jemand, der digitale Produkte mit dem PLG-Ansatz leitet, kann ich mir meinen Arbeitsalltag ohne ein echtes eventbasiertes Produktanalyse-Tool gar nicht mehr vorstellen. Mixpanel war das erste Werkzeug dieser Kategorie, mit dem ich arbeiten durfte – und ich liebe es!
Fallstricke beim Einsatz von Mixpanel
Als eventbasiertes Analyse-Tool ist Mixpanel relativ schlank – sowohl was die Integration der Event-Skripte in dein Produkt betrifft als auch bei der Erstellung von Diagrammen und Berichten zur Erfassung deiner wichtigsten Kennzahlen. Doch „schlank“ heißt nicht, dass das Tool keine fortgeschrittenen Analysen durchführen kann.
Tatsächlich ist die häufigste Falle bei Mixpanel unter Produktmanagern, dass sie die Kohortenansicht der Retentionsanalyse-Diagramme, die das Tool bereitstellt, nicht nutzen.
Die kohortenbasierte Auswertung ist ein fantastisches Werkzeug, da sie dir zeigen kann, wie sich deine Bemühungen auf das Engagement und die Bindung im Zeitverlauf auswirken, und dir sagt, ob du auf dem richtigen Weg bist oder nicht.
Wann sollte man Mixpanel nutzen?
Mixpanels einfache Einrichtung und Bedienung machen es zu einer hervorragenden Option für neue Produkte, die entweder dabei sind, das Product-Market-Fit zu erreichen oder ihn gerade erreicht haben und sich nun auf die Optimierung von Akquisition und Aktivierung konzentrieren.
Der Grund dafür ist, dass das Standardsortiment der schnell zu erstellenden Diagramme von Mixpanel mehr als ausreichend ist, um deine Bedürfnisse in diesen drei Bereichen abzudecken.
Für beide Fälle gibt es Trichterdiagramme (Funnel-Charts), die dir die Stellen in den Nutzerreisen zeigen, an denen dein Produkt am meisten versagt. Nach meiner Erfahrung haben neue Produkte in der Regel offensichtliche und erhebliche Abbrüche in ihren Akquisitions- und Aktivierungsfunnels, die du mit gewöhnlichen Funnels schnell identifizieren kannst.
Wann sollte man etwas anderes verwenden?
Mixpanel besitzt keinen Analyse-Zauberstab, mit dem du jede Art von Erkenntnissen aus deinen Daten gewinnen kannst. Wenn du also etwas Fortgeschritteneres tun möchtest, solltest du dich vielleicht für ein anderes Tool entscheiden.
Wenn du beispielsweise einen Akquisitions-Loop aufbaust und dessen Wachstumsfaktor (die Gesamtanzahl neuer Nutzer, die du durch einen bestehenden Nutzer gewinnst) messen möchtest, kannst du das mit Mixpanel nicht umsetzen.
Tatsächlich kann kein ereignisbasiertes Analysetool Wachstumsfaktoren berechnen (ich spreche darüber in meinem Beitrag über Heatmap-Analytics etwas ausführlicher), da sie die Auswertungen auf Grundlage einzelner Nutzeraktionen aufbauen. Wenn die zu messende Nutzerreise mehrere Nutzer einschließt (wie bei Loops), musst du auf die Kundendaten in deinem Backend zurückgreifen und eine BI-Lösung wie Tableau oder PowerBI wählen.
Produktstrategie und Roadmap: Aha!
Um ehrlich zu sein: Ich habe noch nie ein spezielles Tool für das Management von Produkt-Roadmaps und Strategien verwendet. Für mich waren das bisher immer nur Dokumente in Notion und Visualisierungen in Miro. Allerdings, wenn ich ein solches Tool benutzen würde, dann wäre es definitiv Aha!
Aha! begann ursprünglich als einfaches Roadmapping-Tool. Das Unternehmen setzte jedoch auf einen All-in-One-Ansatz und die Bandbreite der Anwendungsfälle, die Aha! heute abdeckt, ist enorm. Wenn du nach Alternativen zu Aha! suchst, gibt es mehrere spezialisierte Optionen, die es sich lohnt zu prüfen. Neben Produkt-Roadmaps bekommst du außerdem:
- Öffentliches Feedback- und Feature-Request-Board, mit dem du die Ideen deiner Nutzer sammeln und mehr über ihre Bedürfnisse erfahren kannst.
- Integrationen mit Intercom und Zendesk, um das Nutzerfeedback zu erfassen und zu verwalten, das dein Kundensupport erhält.
- Direkte Integration mit Jira, Github, Bugzilla und weiteren Tools, sodass du deine Roadmap-Elemente in echte Aufgaben umwandeln und direkt daran arbeiten kannst.
Fallstricke bei der Nutzung von Aha!
Diese Vielzahl an Funktionen ist großartig. Nach meiner Beratungserfahrung mit Startups und Produktteams würde ich jedoch sagen, dass der häufigste Fehler bei Aha! darin besteht, dass es nur als Roadmapping-Tool genutzt und der All-in-One-Charakter ignoriert wird. Besonders die Strategie-Registerkarte wird gerne übergangen.
Die Strategie-Registerkarte bietet dir eine breite Palette an Tools, um deine übergeordnete Produktstrategie zu entwickeln und zu verwalten.
Wann sollte man Aha! nutzen?
Als All-in-One-Tool besitzt Aha! eine interessante Superkraft – es enthält die meisten Informationen, die das Leitungsteam benötigt, um strategische Entscheidungen bezüglich Features, Vision und Anwendungsfällen des Produkts zu treffen.
Daher behaupte ich, dass Aha! eher ein strategisches Produktmanagement-Tool ist als ein reines Roadmapping-Tool, und die besten Nutzer sind die Führungskräfte von mittelgroßen bis großen Softwareunternehmen.
Wann sollte man etwas anderes verwenden?
Einer der Nachteile von All-in-One-Tools ist, dass sie zwar alles ein wenig können, aber in keinem Bereich wirklich herausragend sind. Wenn du also bei einer bestimmten Funktion (sagen wir mal, Roadmaps) etwas Fortgeschritteneres möchtest, wird Aha! dies wahrscheinlich nicht leisten können.
Außerdem legen spezialisierte Roadmap-Tools oft viel mehr Wert auf das visuelle und ästhetische Erscheinungsbild der Roadmaps, die du für Produktverantwortliche, Stakeholder oder die Öffentlichkeit erstellst. ProduktPlan zum Beispiel bietet Roadmaps, die großartig aussehen und wirklich Spaß machen, anzuschauen.
Wenn du dich also wirklich auf das Roadmapping konzentrieren möchtest und dir die anderen Funktionen von Aha! nicht wichtig sind, dann solltest du stattdessen eine spezialisierte Roadmapping-Alternative in Betracht ziehen.
Profi-Tipps für Customer-Development-, Design- und Kollaborationstools
Abgesehen von den wichtigsten Tools im Produktmanagement-Arsenal werfen wir einen Blick auf die typischen Stolperfallen anderer Tools, die du wahrscheinlich im Arbeitsalltag verwendest – und darauf, wie du mehr aus ihnen herausholen kannst.
Umfragetools: SurveyMonkey
Dies ist eines der beliebtesten Tools, um Kundenfeedback einzuholen, Marktforschung zu betreiben und mehr über die eigene Zielgruppe zu erfahren. Viele Produktmanager nutzen es jedoch falsch, indem sie seine Sprunglogik ignorieren.
Mit dieser Logik kannst du einzelne Fragen in deinem Fragebogen je nach Antwort auf vorherige Fragen überspringen lassen. Das verkürzt die Zeit, die Nutzer benötigen, um die Umfrage auszufüllen, erheblich.
Obwohl das Tool großartig ist, gibt es nur eine begrenzte Auswahl an Fragetypen und die Benutzerführung ist manchmal etwas sperrig. Wenn dir beide Punkte besonders wichtig sind, solltest du stattdessen Typeform ausprobieren.
Kollaborationstools: Slack
Die Beliebtheit von Slack ist kaum zu übertreffen. Es ist für fast alle im digitalen Umfeld das Standard-Nachrichtentool und der digitale Hauptsitz geworden.
Trotz seiner großen Verbreitung nutzen längst nicht alle die vollen Fähigkeiten von Slack. So haben beispielsweise nur wenige Unternehmen den Slackbot aktiviert, um Teammitglieder an Aufgaben zu erinnern oder andere automatische Aufgaben zu übernehmen. Slackbot ist ziemlich leistungsfähig, wenn es darum geht, banale und mechanische Kommunikationsaufgaben abzunehmen.
Ich liebe Slack wirklich, aber leider mussten wir es in einem meiner Unternehmen aufgeben und zu Mattermost wechseln, weil Slack keine On-Premise-Enterprise-Lösung anbieten konnte, die wir auf unseren eigenen Servern bereitstellen konnten. Wenn du also in einem sicherheitskritischen Unternehmen arbeitest, teste lieber eine Open-Source- und On-Premise-Lösung.
Prototyping: Figma
Ich erinnere mich noch gut daran, wie verschiedene Unternehmen und Teams unterschiedlichste Tools für das Designen, Prototyping und die Zusammenarbeit an Benutzeroberflächen, Flowcharts, Whiteboards und Design-Dokumenten genutzt haben. Es gab Sketch, InVision, Balsamiq und viele andere. Ich habe sogar erlebt, wie jemand UI-Designs in Photoshop erstellt hat! (Bitte macht das nicht.)
Heute erledigen jedoch alle diese Aufgaben mit Figma und – genau wie Slack – ist dies das dominierende Tool am Markt geworden.
Eines der besten Features von Figma, das viele übersehen, ist das "Developer Handover" – Entwickler können sich alle wichtigen Informationen direkt aus der Designdatei holen, ohne große Umstände.
Obwohl Figma fast alle Design-Bedürfnisse abdeckt, ist es auch hier wieder ein Allrounder und kann das fortgeschrittene Prototyping, wie es mit Axure RP oder ähnlichen Tools möglich ist, nicht leisten.
Nicht das Tool macht den Unterschied
...sondern die Hände und die klugen Köpfe des PM, der es benutzt!
Vergiss nicht: Tools sollen deine Arbeit automatisieren und dir lästige Aufgaben abnehmen. Sie erschaffen keine großartigen Produkte und lassen daraus keine Einhörner entstehen. Nur du – als Produktmanager und im Team – besitzt die Superkraft, dies zu erreichen!
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