Leitfaden für einen 7-Schritte-Plan zum Stakeholder-Management + Vorlage

Lies weiter und erfahre, wie einfach du einen solchen Plan für dein nächstes Produktvorhaben erstellen kannst.

Was ist ein Stakeholder-Management-Plan?

Teammitglieder, die an deinem Projekt beteiligt sind, werden auch als „Stakeholder“ bezeichnet, da sie ein Interesse („stake“) daran haben, dass das Projekt voranschreitet und erfolgreich ist. 

Ihr direkter Einfluss und ihre Beteiligung am Projekt hängen von vielen Faktoren ab, etwa ihrer Position im Unternehmen oder ihrer konkreten Rolle. Diese Unterschiede zu verstehen und gemeinsam festzuhalten, ist eine zentrale Planungsaktivität, die vor dem Start eines großen Produktprojekts erfolgen sollte. 

Stakeholder-Management-Pläne sind formelle Dokumente, die gemeinsam mit dem gesamten Projektteam erstellt und geteilt werden sollten. Sie enthalten Angaben dazu, wer jeder Stakeholder ist und wie genau er in die Umsetzung des Projekts eingebunden wird. 

Typische Stakeholder-Arten in Produktentwicklungsteams sind beispielsweise: 

• Produktmanager
• Projektmanager
• Ingenieure oder Webentwickler
• UX- oder Visuelle Designer
• Manager, Direktoren oder Projekt-Sponsoren
• Datenanalysten

Welche Stakeholder du in deinen Stakeholder-Management-Plan aufnimmst, hängt immer von der jeweiligen Initiative ab, die du planst. 

So erfordert beispielsweise die Einführung eines neuen Homepage-Designs umfangreiche Designressourcen, während eine Backend-Funktion wie ein neues Datenbanksystem womöglich gar keine Beteiligten aus dem UX-Design benötigt. Passe deine Stakeholder-Liste also immer projektindividuell an.

Manche Projekte benötigen außerdem auch externe Stakeholder. 

Stell dir vor, du arbeitest an einer Produktpartnerschaft mit einem externen Unternehmen, das auf deiner Website präsentiert wird. Es ist wichtig, dass du Stakeholder aus jeder externen Gruppe identifizierst, die ein Interesse an deinem Projekt haben, um eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation sicherzustellen.

Was gehört in einen Stakeholder-Management-Plan?

Damit dein Stakeholder-Management-Plan wirkungsvoll ist und dein Projekt voranbringt, muss er verschiedene Informationen enthalten. 

Zu den wichtigsten Bestandteilen eines Stakeholder-Management-Plans zählen: 

• Liste der Projekt-Stakeholder: Das sollten die Namen aller Teammitglieder sein, die an den verschiedenen Phasen der Produktentwicklung beteiligt sind – von der Planung bis zum Launch. Versuche, möglichst jede Person einzeln zu benennen, anstatt allgemeine Gruppenbezeichnungen wie „Marketingteam“ zu verwenden. 
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Eine Übersicht darüber, was von jedem Stakeholder erwartet wird, damit das Projekt termingerecht abgeschlossen werden kann. Sei hierbei so konkret wie möglich.
• Grad des Interesses: Jeder Stakeholder bringt je nach Unternehmensfunktion und anderer Prioritäten ein unterschiedliches Maß an Interesse am Projekt mit. Du solltest den jeweiligen Grad („niedrig“ bis „hoch“) für jeden Stakeholder bestimmen.
• Kommunikationshäufigkeit und -methode: Manche Stakeholder müssen permanent eingebunden werden, damit das Projekt gelingt, während für andere wöchentliche oder sogar monatliche Updates genügen. Bestimme außerdem, wie und in welchem Umfang du mit jedem Stakeholder kommunizierst und welche Informationen weitergegeben werden.

Wann sollte ich einen solchen Plan erstellen?

Wenn das Team den Stakeholder-Management-Plan gemeinsam vor Beginn der Produktentwicklung erarbeitet, erhöht das die Wahrscheinlichkeit, dass alle ihre jeweilige Verantwortung kennen und jeder während des Entwicklungsprozesses genau weiß, was von ihm erwartet wird. 

Im Idealfall wird dein Stakeholder-Management- und Kommunikationsplan im Rahmen eines Kickoff-Meetings gemeinsam im Team ausgearbeitet, damit potentielle Konflikte oder Bedenken offen angesprochen werden können. Das sorgt für Transparenz und ein Gefühl der Eigenverantwortung im Team.

Wie erstelle ich einen Stakeholder-Management-Plan?

1. Identifiziere deine Stakeholder

Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch und identifizieren Sie jede einzelne Person, die Ihre Produkteinführung möglich macht. Schreiben Sie deren Namen und Rolle in Ihren Managementplan. Sie sollten dabei auch Stakeholder aufführen, die nicht zu dem Team gehören, mit dem Sie täglich zusammenarbeiten. 

Sie arbeiten beispielsweise möglicherweise nicht immer mit dem E-Mail-Marketing-Team Ihres Unternehmens zusammen, aber vielleicht erfordert diese Produkteinführung eine E-Mail-Marketing-Kampagne als Teil des Launches. Binden Sie diese abteilungsübergreifenden Stakeholder frühzeitig ein, da sie möglicherweise bereits andere Prioritäten haben, an denen sie mit anderen Teams arbeiten. 

2. Rollen und Verantwortlichkeiten dokumentieren

Hier legen Sie fest, wofür jeder wichtige Stakeholder innerhalb des Projekts verantwortlich ist. Seien Sie dabei so konkret wie möglich und dokumentieren Sie jede einzelne Aufgabe für jede Person. Fügen Sie Links zu Projektdokumentationen hinzu, wenn diese für den jeweiligen Stakeholder hilfreich sein könnten, und ergänzen Sie sowohl tägliche Aufgaben, wie z. B. das regelmäßige Einchecken bei den Stand-ups, als auch größere Aufgaben, wie zum Beispiel den Go-Live des Features in der Produktion. 

Was Sie hier dokumentieren, hängt auch davon ab, wie die Rollen und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen definiert sind. Produkte, die im öffentlichen Sektor entwickelt werden, haben möglicherweise einen strengeren Stakeholder-Kreis, während die Liste in privaten Unternehmen weniger scharf umrissen sein kann. 

Größere Unternehmen haben meist klar abgegrenzte Geschäftsbereiche wie Projektmanagement, Produktmanagement und Datenanalyse. In kleineren Unternehmen oder Startups können diese Rollen teilweise zusammengefasst sein. Es kann sein, dass eine Person viele verschiedene Aufgaben übernimmt und für mehrere Deliverables verantwortlich ist.

3. Interesse festlegen

Definieren Sie für jeden Stakeholder das Maß des Interesses – von „gering“ über „mittel“ bis „hoch“. Dies hilft Ihnen dabei, zu priorisieren, wie oft Sie mit dem jeweiligen Stakeholder kommunizieren, wie viele Details benötigt werden und wie stark sie über den Status des Projekts informiert sein sollten. 

Ihr Vorgesetzter zum Beispiel interessiert sich vielleicht sehr für das Projekt, muss aber nicht jeden Tag informiert werden und möchte stattdessen vielleicht nur wöchentlich oder sogar monatlich wissen, wie das Projekt läuft.

4. Kommunikationsfrequenz und -weg dokumentieren

Die laufende Einbindung der Stakeholder hängt von deren Rolle und weiteren Aufgaben ab. Für jeden Schlüssel-Stakeholder sollten Sie festhalten, wie häufig die Kommunikation stattfindet, über welchen Kanal (Slack, E-Mail, ein Stakeholder-Management-Tool etc.) und welche Inhalte die Kommunikation umfasst. 

Geben Sie beispielsweise einen Überblick über den Projektstatus oder teilen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der in jedem Sprint erledigten Tickets aus dem Entwicklungsteam mit? Dies hängt vom jeweiligen Stakeholder und dessen Aufgabenbereich ab. Einen Kommunikationsplan zu entwickeln, mit dem alle zufrieden sind, ist entscheidend für den Erfolg des Projekts.

Die Einflussnahme jedes Stakeholders auf das Projekt ist hierbei nicht zu unterschätzen. Sie sollten sicherstellen, dass beteiligte Direktoren oder Projektsponsoren Einblick in den Projektfortschritt haben und ausreichend Gelegenheit erhalten, Feedback zu geben oder bei wichtigen Entscheidungen involviert zu sein. 

Einflussreiche Stakeholder müssen nicht in jede tägliche Unterhaltung über das Projekt eingebunden sein, aber sie sollten regelmäßig über relevante Meilensteine informiert werden. Das richtige Gleichgewicht zu finden, ist hier entscheidend.

Darüber hinaus sollten Sie festhalten, wer für die Aktualisierung der von Ihrem Team verwendeten Status-Tracking-Software verantwortlich ist, beispielsweise Jira oder Monday, sodass Aufgaben stets aktuell gehalten werden.

5. Plan veröffentlichen und teilen

Ein Stakeholder-Management-Plan kann auf verschiedene Arten dokumentiert werden – von einer einfachen Excel- oder Google-Tabelle bis hin zu einer ausführlicheren Grafik oder einem Chart. Halten Sie ihn einfach und übersichtlich, damit jeder Stakeholder leicht darauf zugreifen und die Informationen nachvollziehen kann.

Veröffentlichen Sie die ausgefüllte Stakeholder-Management-Plan-Vorlage an einem Ort, auf den alle Teammitglieder Zugriff haben, beispielsweise im Rahmen eines Produktbriefings oder der Projektdokumentation. Dies sorgt für Transparenz im Team und stellt sicher, dass nichts übersehen wird. 

6. Um Feedback bitten

Change Management ist ein zentraler Bestandteil einer erfolgreichen Stakeholder-Management-Strategie, und es kann sein, dass Ihr Plan im Projektverlauf angepasst werden muss. 

Vielleicht möchten bestimmte Stakeholder häufiger oder seltener informiert werden, oder jemand muss zusätzliche Verantwortlichkeiten übernehmen, damit das Projekt termingerecht abgeschlossen werden kann. Holen Sie regelmäßig Feedback von allen Stakeholdern ein, was gut funktioniert und was geändert werden muss.

Sie können Feedback in Form einer spezifischen schriftlichen Umfrage einholen, die Sie verteilen, oder Sie machen es zu einem festen Punkt bei Ihren täglichen oder regelmäßigen Stand-up-Meetings. Wählen Sie die Methode, die am besten für Ihr Team geeignet ist und den höchsten Grad an Stakeholder-Engagement in Ihrem Projekt fördert.

7. Auf Konflikte vorbereiten

Projekte, ob groß oder klein, mögen für Sie persönlich von großer Bedeutung sein, haben aber möglicherweise für andere Teams, von denen Sie abhängig sind, um Ihren Zeitplan einzuhalten, nicht denselben Stellenwert. Identifizieren Sie diese widersprüchlichen Prioritäten möglichst im Vorfeld, um spätere Überraschungen im Entwicklungszyklus zu vermeiden. 

Sie könnten auch in eine Situation geraten, in der mehrere Teammitglieder glauben, für das gleiche Ergebnis verantwortlich zu sein, oder jemand denkt, dass seine Rolle nicht für die ihm zugewiesene Aufgabe zuständig sein sollte. 

Ein Kick-off-Meeting zu Beginn der Projektplanung, bei dem solche Fragen geklärt werden können, sollte diese Konflikte lösen, bevor sie überhaupt entstehen, und Ihnen helfen, einen effektiveren Stakeholder-Management- und Kommunikationsplan zu entwickeln.

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In diesem Beispiel haben wir einen einfachen Managementplan in einem Google Sheet für ein Projekt erstellt, das die Einführung eines neuen Designs auf der Homepage einer Website umfasst. Er listet die wichtigsten beteiligten Stakeholder auf, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten, das Interessenlevel, die Kommunikationshäufigkeit und die Kommunikationsmethode. Passen Sie die Vorlage gerne an die Bedürfnisse Ihres Produktteams an. 

So kopieren und bearbeiten Sie die Vorlage für die eigene Nutzung in Google Sheets: Wählen Sie einfach Datei und Kopie erstellen, um eine Version in Ihrem Google Drive zu speichern. Oder laden Sie eine Kopie für die Nutzung in Excel herunter, indem Sie auf Datei und dann auf Herunterladen klicken und Ihr bevorzugtes Format auswählen.

Warum Stakeholder-Management-Pläne wichtig sind

Es gibt mehrere Vorteile, einen schlüssigen Stakeholder-Management-Plan zu erstellen. Dieses Dokument hilft nicht nur dabei, Risiken für Ihren Projektzeitplan zu begrenzen und zu reduzieren, sondern verbessert auch die Kommunikation zwischen allen beteiligten Stakeholdern. 

Wenn jeder im Team zu Beginn eines Projekts weiß, wofür er verantwortlich ist, können Sie sicherstellen, dass kein Detail übersehen wird und Sie ein hoch motiviertes und engagiertes Team haben. 

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