Leitfaden für den 7-stufigen Stakeholder-Management-Plan + Vorlage
Ihr nächstes Vorhaben wurde genehmigt, Sie haben sämtliche Produktdokumentation erstellt und sind bereit, alles an das Engineering-Team zu übergeben.
Moment mal! Sie könnten ein entscheidendes Planungselement übersehen, das über den Erfolg Ihrer Arbeit entscheiden kann: ein Stakeholder-Management-Plan.
Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss klar definiert sein, wer für was zuständig ist, wer die Kommunikationskanäle besitzt und welchen Einfluss jedes beteiligte Teammitglied oder jeder „Stakeholder“ in jeder Phase der Produktentwicklung haben sollte. Wie erstellt man einen Stakeholder-Management-Plan, und wie sieht ein guter aus?
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Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie einfach es ist, einen solchen Plan für Ihre nächste Produktinitiative zu erstellen.
Was ist ein Stakeholder-Management-Plan?
Teammitglieder, die an Ihrem Projekt beteiligt sind, werden auch als „Stakeholder“ bezeichnet, da sie ein „Interesse“ am Fortgang und Erfolg des Projekts haben.
Wie umfangreich sie praktisch am Projekt beteiligt sind, hängt von vielen Faktoren ab, etwa ihrer Position im Unternehmen, ihrer spezifischen Rolle usw. Diese Unterschiede zu verstehen und gemeinsam im Team zu dokumentieren ist eine wichtige Planungsaktivität, die vor dem Start jeder größeren Produktinitiative durchgeführt werden sollte.
Stakeholder-Management-Pläne sind formale Dokumente, die gemeinsam mit dem gesamten Projektteam erstellt und geteilt werden sollten. Sie enthalten Informationen darüber, wer die jeweiligen Stakeholder sind und wie genau sie in die Durchführung Ihres Projekts eingebunden werden.
Typische Stakeholder-Arten in Produktentwicklungsteams können sein:
- Produktmanager
- Projektmanager
- Ingenieure oder Webentwickler
- UX- oder Grafikdesigner
- Manager, Direktoren oder ein Projektsponsor
- Datenanalysten
Welche Stakeholder in Ihrem Stakeholder-Management-Plan aufgeführt werden, hängt von der Art des geplanten Vorhabens ab.
Ein neues Homepage-Design zu veröffentlichen, erfordert beispielsweise umfangreiche Design-Ressourcen, während für ein Backend-Feature wie ein neues Datenbankspeichersystem möglicherweise keine Stakeholder aus dem UX-Design benötigt werden. Erstellen Sie Ihre Stakeholder-Liste passend zu Ihrem Projekt.
Bei manchen Projekten müssen auch externe Stakeholder aufgeführt werden.
Vielleicht entwickeln Sie zum Beispiel eine Produktpartnerschaft mit einem externen Unternehmen, das auf Ihrer Website vorgestellt wird. In diesem Fall sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Stakeholder aus externen Gruppen identifizieren, die ein Interesse an Ihrem Projekt haben, um effektiv mit ihnen kommunizieren zu können.
Was gehört in einen Stakeholder-Management-Plan?
Ihr Stakeholder-Management-Plan benötigt verschiedene Informationen, um Ihr Projekt erfolgreich voranzutreiben.
Zentrale Bestandteile eines Stakeholder-Management-Plans sind:
- Liste der Projekt-Stakeholder: Dies sollten die individuellen Namen aller Teammitglieder sein, die in jeder Phase der Produktentwicklung beteiligt sind, von der Planung bis zum Launch. Versuchen Sie, nach Möglichkeit jeden Stakeholder einzeln aufzulisten, statt nur eine große Gruppe wie „Marketing-Team“ zu nennen.
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Eine Auflistung, was von jedem Stakeholder erwartet wird, damit das Projekt fristgerecht fertiggestellt werden kann. Seien Sie so konkret wie möglich.
- Grad des Interesses: Jeder Stakeholder wird je nach geschäftlicher Rolle und weiteren Prioritäten ein unterschiedlich starkes Interesse am Projekt haben. Sie sollten für jeden Stakeholder den Grad des Interesses von „niedrig“ bis „hoch“ festlegen.
- Kommunikationshäufigkeit und -methode: Manche Stakeholder müssen ständig mit Ihnen kommunizieren, damit das Projekt gelingt, während andere nur wöchentliche oder gar monatliche Updates benötigen. Legen Sie auch fest, wie Sie mit jedem Stakeholder kommunizieren und welche Informationen Sie jeweils weitergeben.
Wann erstelle ich einen solchen Plan?
Wenn der Stakeholder-Management-Plan als Team vor Beginn der Produktentwicklung erstellt wird, sorgt dies dafür, dass alle mit ihrer jeweiligen Verantwortung für das Projekt einverstanden sind und alle genau wissen, was während des Entwicklungsprozesses von ihnen erwartet wird.
Idealerweise erstellen Sie Ihren Stakeholder-Management- und Kommunikationsplan gemeinsam im Rahmen eines Kickoff-Meetings, bei dem etwaige Konflikte oder Bedenken offen angesprochen werden können. Das schafft Transparenz und ein Gefühl der Verantwortung im Team.
Wie erstellt man einen Stakeholder-Management-Plan?
1. Identifizieren Sie Ihre Stakeholder
Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch und identifizieren Sie alle einzelnen Personen, die Ihren Produktlaunch ermöglichen werden. Schreiben Sie die Namen und deren Rollen in Ihren Managementplan. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie alle Stakeholder einschließen, die nicht Teil Ihres regulären Teams sind, mit dem Sie täglich zusammenarbeiten.
Sie arbeiten beispielsweise möglicherweise nicht regelmäßig mit dem E-Mail-Marketing-Team Ihres Unternehmens zusammen, aber vielleicht erfordert diese Produkteinführung eine E-Mail-Marketing-Kampagne als Teil des Launches. Setzen Sie sich so früh wie möglich mit diesen bereichsübergreifenden Stakeholdern in Verbindung, da diese möglicherweise bereits andere Prioritäten mit anderen Teams verfolgen.
2. Dokumentieren Sie deren Rollen und Verantwortlichkeiten
Hier schreiben Sie auf, wofür jeder einzelne Schlüssel-Stakeholder innerhalb des Projekts verantwortlich sein wird. Seien Sie so spezifisch wie möglich und dokumentieren Sie für jede Person jedes einzelne Ergebnis. Fügen Sie Links zur Projektdokumentation hinzu, wenn Sie glauben, dass dies für die jeweiligen Stakeholder hilfreich ist, und erfassen Sie sowohl tägliche Aufgaben wie das regelmäßige Abstimmen bei Stand-ups, als auch größere Aufgaben wie das Veröffentlichen der Funktion im Produktivsystem.
Wie und was Sie hier dokumentieren, hängt auch davon ab, wie die Rollen und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen definiert sind. Produkte, die im öffentlichen Sektor entwickelt werden, verfügen möglicherweise über eine festgelegte Anzahl an Stakeholdern, während die Liste in privaten Unternehmen nicht immer so klar definiert ist.
Größere Unternehmen verfügen meist über klar definierte organisatorische Bereiche wie Projektmanagement, Produktmanagement und Datenanalyse, während diese Funktionen in kleineren Unternehmen oder Startups oft kombiniert werden. Es kann sein, dass eine Person „viele Hüte trägt” und mehrere Aufgabenbereiche abdeckt.
3. Interessegrad festlegen
Definieren Sie für jeden Stakeholder einen Interessegrad, von „niedrig” über „mittel” bis „hoch”. Das hilft Ihnen, zu priorisieren, wie oft Sie mit ihnen kommunizieren sollten, wie detailliert die Informationen sein müssen und wie stark sie in den Projektfortschritt eingebunden werden sollen.
Ihr Vorgesetzter zum Beispiel hat möglicherweise ein hohes Interesse am Projekt, muss aber nicht in die tägliche Kommunikation eingebunden werden und möchte vielleicht stattdessen wöchentlich oder sogar nur monatlich über den Verlauf informiert werden.
4. Kommunikationsfrequenz und -methode dokumentieren
Die laufende Einbindung der Stakeholder hängt von deren Rolle und sonstigen Verpflichtungen ab. Dokumentieren Sie für jeden Schlüssel-Stakeholder, wie oft Sie mit ihnen kommunizieren, über welchen Kanal (Slack, E-Mail, eine Stakeholder-Managementsoftware etc.) und welche Inhalte die Kommunikation umfassen wird.
Geben Sie zum Beispiel lediglich einen Überblick über den Projektstand weiter, oder teilen Sie den Stakeholdern eine Aufschlüsselung der Tickets mit, die das Entwicklungsteam im jeweiligen Sprint abgeschlossen hat? Dies kann je nach Stakeholder und dessen Funktionen unterschiedlich ausfallen. Eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln, mit der sich alle wohlfühlen, ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts.
Der Einfluss, den einzelne Stakeholder im Projekt haben, ist hier ein wichtiger Aspekt. Stellen Sie sicher, dass etwaige involvierte Direktoren oder Projekt-Sponsoren Einblick in den Projektfortschritt bekommen und ausreichend Gelegenheit haben, Feedback zu geben und an allen wichtigen Entscheidungen beteiligt zu werden.
Einflussreiche Stakeholder müssen möglicherweise nicht an jeder täglichen Diskussion teilnehmen, sollten aber regelmäßig über die Meilensteine informiert werden. Die Balance zu finden ist hierbei entscheidend.
Im Zusammenhang damit sollten Sie auch festhalten, wer für das Aktualisieren von Status-Tracking-Software, die Ihr Team einsetzt—wie Jira oder Monday—verantwortlich ist, damit Aufgaben immer aktuell bleiben.
5. Den Plan veröffentlichen und teilen
Ein Stakeholder-Management-Plan kann in vielerlei Form dokumentiert werden, sei es als einfache Excel- oder Google-Tabelle oder als aufwendigere Grafik oder Übersicht. Halten Sie es einfach und übersichtlich, damit jeder Schlüssel-Stakeholder problemlos darauf zugreifen und folgen kann.
Veröffentlichen Sie die fertige Stakeholder-Management-Vorlage an einem Ort, an dem jedes Teammitglied sie einsehen und bei Bedarf darauf zurückgreifen kann—zum Beispiel als Teil eines umfassenderen Produktbriefings oder der Projektdokumentation. Dies sorgt für Transparenz im Team und verhindert, dass etwas übersehen wird.
6. Bitten Sie um Feedback
Change Management ist ein Schlüsselaspekt einer erfolgreichen Stakeholder-Management-Strategie, und es kann sein, dass Ihr Plan im Projektverlauf angepasst werden muss.
Vielleicht möchten bestimmte Stakeholder häufiger oder seltener informiert werden, oder jemand muss zusätzliche Verantwortlichkeiten übernehmen, damit das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird. Holen Sie regelmäßig Feedback von allen Stakeholdern ein, was funktioniert und was geändert werden muss.
Sie können Feedback in Form einer spezifischen schriftlichen Umfrage einholen, die Sie verteilen, oder Sie machen es zu einem regelmäßigen Punkt bei Ihren täglichen oder regulären Stand-ups. Tun Sie, was für Ihr Team am besten funktioniert und was das höchste Maß an Engagement der Stakeholder für Ihr Projekt fördert.
7. Bereiten Sie sich auf Konflikte vor
Projekte, ob groß oder klein, ganz gleich, wie wichtig sie Ihnen persönlich sind, sind vielleicht für jemanden in einem anderen Team, auf das Sie zur Einhaltung Ihrer Frist angewiesen sind, nicht so entscheidend. Identifizieren Sie diese konkurrierenden Prioritäten, wenn möglich, im Voraus, um später im Entwicklungszyklus nicht überrascht zu werden.
Sie könnten auch auf die Situation stoßen, dass mehrere Teammitglieder denken, sie sollten für dasselbe Ergebnis verantwortlich sein, oder vielleicht glaubt jemand, dass seine Rolle nicht für die ihm zugewiesene Aufgabe verantwortlich sein sollte.
Ein Kickoff-Meeting zu Beginn der Projektplanung, in dem solche Fragen angesprochen werden können, sollte diese Konflikte klären, noch bevor sie entstehen, und Ihnen helfen, einen effektiveren Management- und Kommunikationsplan für Stakeholder zu entwickeln.
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In diesem Beispiel haben wir einen einfachen Managementplan in einem Google Sheet für ein Projekt erstellt, das die Einführung eines neuen Designs auf der Homepage einer Website beinhaltet. Er listet die wichtigsten beteiligten Stakeholder, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten, den Grad des Interesses, die Kommunikationshäufigkeit und die Kommunikationsmethoden auf. Passen Sie die Vorlage gerne an die Bedürfnisse Ihres Produktteams an.
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Warum Stakeholder-Management-Pläne wichtig sind
Es gibt mehrere Vorteile, einen konsistenten Stakeholder-Management-Plan zu erstellen. Dieses Dokument hilft Ihnen nicht nur, Risiken für Ihre Projektzeitpläne zu begrenzen und zu reduzieren, sondern verbessert auch die Kommunikation zwischen allen beteiligten Stakeholdern.
Zu wissen, wofür jedes Teammitglied zu Beginn eines Projekts verantwortlich ist, hilft sicherzustellen, dass kein Detail übersehen wird, und Sie am Ende ein engagiertes und motiviertes Team haben.
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