Was ist eine Portfolio-Roadmap? Erstellen Sie Ihre eigene in 7 Schritten
Herzlichen Glückwunsch! Wenn Sie diesen Leitfaden lesen, stehen Sie vermutlich gerade am Anfang der langfristigen Produktplanung für Ihr Unternehmen – ein Zeichen dafür, dass die Geschäftsführung Ihre Fähigkeiten zum strategischen Denken erkannt hat. Alternativ haben Sie gerade mit eigenen Produkten gestartet und möchten einen umfassenden Plan für Ihren Erfolg aufbauen.
Ganz gleich, was auf Sie zutrifft: Sie sind hier genau richtig. Gemeinsam machen wir eine ausführliche Analyse von Portfolio-Roadmaps und Sie lernen, wie Sie eine für sich selbst erstellen können.
Was ist eine Portfolio-Roadmap?
Eine Portfolio-Roadmap ist eine Art von visueller Roadmap, die die Ergebnisse Ihrer strategischen Planungsbemühungen darstellt. Sie zeigt auf einer Zeitachse jede Produktinitiative, die Sie entwickeln oder verbessern müssen, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen.
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Eine typische Portfolio-Roadmap sieht etwa so aus:
Auf der Roadmap präsentieren Sie die unterschiedlichen Initiativen zu jedem Produkt, das Sie verbessern möchten, zusammen mit den wichtigsten Meilensteinen, Startterminen und Ergebnissen für jede Initiative.
Neben den genannten Elementen visualisieren Portfolio-Roadmaps auch den Ressourceneinsatz für das gesamte Vorhaben, aufgeschlüsselt nach Teams und Abteilungen. So erhalten Sie einen Überblick über die Ressourcenverteilung und können die Zeit und Arbeit Ihrer Teams effektiv einsetzen.
Was eine Produkt-Portfolio-Roadmap erreichen soll
Kommen wir nun zu den Zielen, die Sie mit der Erstellung einer Portfolio-Roadmap erreichen möchten. Im Allgemeinen soll eine Portfolio-Roadmap Folgendes unterstützen:
- Ihre Vision mit Stakeholdern und Team kommunizieren
- Einen umsetzbaren Plan schaffen, den Ihr Unternehmen ausführen kann
- Den Zeitrahmen und die erforderlichen Ressourcen verstehen, die zum Erreichen Ihrer strategischen Ziele nötig sind
Schließlich hilft sie Ihnen, große Arbeitsbereiche innerhalb des Roadmap-Umfangs zu priorisieren und zu optimieren.
Vorteile einer Portfolio-Roadmap
Ich würde behaupten, dass das Management eines Produkt-Portfolios mit Hilfe einer Roadmap zu den wirkungsvollsten Tätigkeiten eines Produktmanagement-Teams gehört. Schließlich bestimmen Sie damit den Weg, den das gesamte Unternehmen oder eine große Abteilung in absehbarer Zukunft einschlagen wird.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen eine gut geplante Roadmap folgende Vorteile:
- Bessere Entscheidungsfindung, da Sie den gesamten Plan auf einen Blick visuell überblicken
- Bessere Transparenz, da jeder im Team genau versteht, was zu tun ist
- Risikominderung, weil Sie den Fortschritt Ihrer Teams verfolgen und den Plan bei unerwarteten Ereignissen anpassen können
- Erhöhte Fokussierung, da das gesamte Unternehmen oder die gesamte Abteilung an Aufgaben arbeitet, die auf das Roadmap-Ziel einzahlen
Natürlich sollten wir auch die vereinfachte Kommunikation mit Stakeholdern nicht vergessen. Es ist für alle Beteiligten weitaus einfacher, einen Plan visuell zu erfassen als sich durch ein langes Dokument mit tausenden von Wörtern zu arbeiten.
Wann ist eine Portfolio-Roadmap sinnvoll?
Sollten Sie für jedes Produkt in jedem Unternehmen eine Portfolio-Roadmap erstellen? Nein!
Das Erstellen und Pflegen einer Portfolio-Roadmap beansprucht viel Zeit. Diese Mühe lohnt sich erst dann, wenn mehrere Teams auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.
Befinden Sie sich in einem kleinen Startup mit nur einem Team von 5 Personen, sind die meisten Vorteile einer Roadmap für dieses Team nicht relevant. Ist das Team so klein, muss es sich mit kaum jemand anderem abstimmen. In solchen Fällen reicht eine einfache Präsentation mit einer Basis-Roadmap aus, statt Wochen für die Erstellung einer komplexen Portfolio-Roadmap zu investieren.
Wie erstellt man eine Portfolio-Roadmap?
Auch wenn die Fertigstellung einige Zeit in Anspruch nimmt, ist der Prozess der Erstellung einer Portfolio-Roadmap ziemlich geradlinig: Er besteht aus nur sieben einfach nachvollziehbaren Schritten.
Schritt 1: Ihr Hauptziel identifizieren
Jedes erfolgreiche Vorhaben im Geschäftsleben (und anderswo) beginnt mit einem klar definierten Ziel.
Wollen Sie erreichen, dass Teams gemeinsam mehrere miteinander verbundene Produkte entwickeln? Eine eindeutige Antwort darauf hilft Ihnen, die Arbeit all Ihrer Produktteams an Ihrem Ziel auszurichten und es wirkungsvoll zu erreichen.
Im Regelfall ist Ihr Hauptziel entweder Ihre Produktvision oder ein klares, großes Etappenziel auf dem Weg zu dieser Vision.
Stellen wir uns vor, es ist 2015 und Sie arbeiten bei Tesla und planen die Aktivitäten Ihrer Teams für das nächste Jahr oder so. Zuerst würden Sie sich Ihre Vision ansehen – erschwingliche Elektroautos für alle. Dann überlegen Sie, welchen nächsten großen Schritt Sie dafür tun müssen. Vielleicht geht es darum, endlich den Preis des Model 3 auf 35.000 $ zu senken, ohne auf komplizierte Umgehungslösungen zurückzugreifen?
Das klingt nach einem klaren Ziel. Ja, es ist schwierig zu erreichen, aber es ist eindeutig. Die Hardware- und Softwareentwicklungsteams, die an unterschiedlichen Produkten im Unternehmen arbeiten, werden nun das große Ganze erkennen und darauf hinarbeiten.
Schritt 2: Projektinformationen sammeln
Unser nächster Schritt nach der Zielsetzung wäre es, den Umfang der notwendigen Arbeiten zu verstehen, um dieses Ziel zu erreichen.
In der Regel zerlegen Sie Ihr endgültiges Ziel in kleinere Bestandteile (z. B. ein Tesla für 35.000 $ erfordert günstigere Batterien und einen integrierten Produktionszyklus) und klären dabei:
- Die betroffenen Produktlinien (z. B. Batterieproduktion)
- Einzelne Produkte, die entwickelt werden müssen, einschließlich bestehender und neuer Produkte
- Kundenrückmeldungen zu bestehenden Produkten, um zu bewerten, ob Verbesserungen nötig sind
- Den Arbeitsumfang bei jedem einzelnen Produkt
Diese Phase wird eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Projektmanagern, dem Produktteam, Ingenieuren, Designern und Ihrer Führungsebene erfordern.
Schritt 3: Verstehen Sie Ihre wichtigsten Ergebnisse und Meilensteine
Ebenso, wie wir ein globales Ziel für das gesamte Vorhaben setzen müssen, definieren wir auch Ziele für jedes Teilprodukt und Team.
Konkret konzentrieren wir uns auf der taktischen Ebene darauf, die Ergebnisse für jedes Team klar zu definieren. Diese Ergebnisse müssen natürlich ausgerichtet sein und zur Erreichung unseres Hauptunternehmensziels beitragen.
Ein Beispiel für ein Ergebnis im Tesla-Fall wäre der Bau einer neuen Batteriefabrik in Mexiko zur Senkung der Produktionskosten oder der Abschluss eines Partnerschaftsvertrags mit Panasonic, um Zugang zu deren Batterietechnologie zu erhalten.
Neben den Ergebnissen müssen wir auch wichtige Meilensteine festlegen, die unseren Projektmanager*innen helfen, die notwendige Arbeit der Teams zu koordinieren.
Im Tesla-Beispiel wäre ein guter Meilenstein, bis zum Jahresende 10.000 Batterien pro Monat auszuliefern.
Schritt 4: Ressourcenallokation steuern
Ich erinnere mich an keinen Fall, in dem ein Unternehmen unbegrenzte Ressourcen für ein Projekt ausgeben konnte. In den meisten Fällen ist das Gegenteil der Fall – zu viele Produktentwicklungsprojekte, aber nicht genug Ressourcen, um sie zu realisieren.
Sie haben also keine andere Wahl, als im Portfolio-Roadmap-Plan sehr vorsichtig mit den Ressourcen umzugehen. Auch hier brauchen wir Unterstützung von Projekt-, Produkt- und Entwicklungsteams, um Schätzungen über die erforderliche Anzahl an Teammitgliedern und ungefähre Zeitrahmen für jede Phase des Plans zu erhalten.
Mein Tipp ist hier, bei der Ressourcenallokation auf drei zentrale Kriterien zu achten: Ausrichtung auf die langfristige Produktstrategie, Mehrwert und erforderliche Ressourcenmenge.
Schritt 5: Interdependenzen finden
Wenn Sie einen großen Produktplan entwerfen, der aus mehreren Teilprodukten und der Arbeit zahlreicher Teams besteht, werden Sie höchstwahrscheinlich auf Situationen stoßen, in denen ein Team erst mit seiner Arbeit beginnen kann, wenn ein anderes seine Aufgabe abgeschlossen hat.
Dafür müssen Sie alle Abhängigkeiten zwischen Teams und großen Epics kartieren und die Arbeit Ihrer Teammitglieder so organisieren, dass niemand blockiert wird.
Glücklicherweise verfügen moderne Portfolio-Management- und Roadmapping-Tools über native Funktionen, mit denen sich die Arbeiten automatisch je nach Abhängigkeit anordnen lassen. Advanced Roadmaps in Jira ist dafür ein Beispiel.
Neben der automatischen Anordnung von Epics und der Unterstützung von agilen Backlogs erhalten Sie zudem Benachrichtigungen, wenn Sie ein Epic händisch auf seiner Zeitachse platzieren (auch wenn es in einer anderen Swimlane ist), bevor das abhängige Epic platziert wurde.
Schritt 6: Visualisieren Sie Ihren Plan
Ihr Endziel beim Management der Portfolio-Roadmap ist es, Ihren Plan mit Ihren Stakeholdern und Ihrem Team zu kommunizieren. Ja, Sie werden die Roadmap später nutzen, um den Fortschritt zu verfolgen und einen Überblick über die Ausrichtung Ihrer strategischen Roadmap mit der aktuellen Realität zu erhalten. Dennoch ist die Kommunikation der erste und wichtigste Teil, den Sie bewältigen müssen.
Sicher, Sie könnten Visualisierungen manuell in Ihrer Roadmap mit PowerPoint oder Miro erstellen, aber davon würde ich abraten. Stattdessen empfehle ich den Einsatz einer spezialisierten Roadmapping-Software, die ein integriertes Kanban-Board, ein Gantt-Diagramm, Unterstützung für verschiedene Roadmap-Typen, Produktideen-Management, Metrik-/KPI-Tracking und weitere Funktionen bietet.
Schritt 7: Kommunizieren Sie Ihre Roadmap
Sobald die visuelle Darstellung Ihrer Roadmap fertig ist, ist es Zeit, ein großes Meeting mit all Ihren Stakeholdern zu planen, um sie zu präsentieren und deren Feedback einzuholen.
Wenn Sie die Roadmap mit mehr als 10 Personen teilen möchten, sollten Sie darüber nachdenken, auf eine einzelne Präsentation zu verzichten. Die theoretisch maximale Teilnehmerzahl für ein effektives Meeting liegt schließlich bei nicht mehr als 10 Personen.
Wenn also eine größere Anzahl von Personen beteiligt ist, sollten Sie separate Meetings mit den jeweiligen Gruppen (Management, Entwicklungsteam, Produktteam usw.) in Erwägung ziehen.
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Eine Portfolio-Roadmap ist ein fantastisches Werkzeug, um Ihre Vision mit allen im Unternehmen zu teilen und sicherzustellen, dass ihre Anstrengungen auf Ihre strategischen Ziele ausgerichtet sind. Auch wenn es einige Zeit braucht, eine solche Roadmap zu erstellen, überwiegen die Vorteile die aufgewendeten Ressourcen bei weitem.
Eine Produktportfolio-Roadmap ist großartig, aber sie ist nur eines von vielen Ergebnissen, die Produktmanager vorbereiten müssen. Um mehr über die übrigen zu erfahren, melden Sie sich für unseren Newsletter an.
