5 Design-Frameworks für Produkt-Ideations-Workshops
Inhaltsverzeichnis
- Ihre Workshop-Checkliste
- Den Rahmen für einen erfolgreichen Workshop schaffen
- 5 Design-Frameworks für Ihren PM-Werkzeugkasten
„Strukturierte Innovation.“ So habe ich meinen streng zeitlich begrenzten Workshop einer UX-Design-Kollegin vor unserem Produkt-Offsite 2022 beschrieben. Unser Ziel war es, die Produktvision des Unternehmens für 2025 zu gestalten und jeder hatte einen eigenen Bereich zu bearbeiten. Ich hatte eine Reihe von Design-Frameworks ausgewählt, um dieses Ziel zu erreichen.
Ob ich Angst hätte, zu wenig Raum für kreatives Denken zu lassen, fragte meine Kollegin. Das hatte ich nicht, entgegnete ich, denn ein Design-Thinking-Workshop ohne Struktur und klar definierte Ziele ist nur ein interessantes (und schnell wieder vergessenes) Gespräch.
Das ist eine durchaus kontroverse Meinung für diejenigen, die Struktur als Feind der Kreativität sehen. Ich habe jedoch festgestellt, dass das Gegenteil der Fall ist.
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Als Produktmanager und ehemaliger Journalist habe ich beobachtet, dass wir dazu neigen, unser Denken mit verschiedenen unbewussten Werkzeugen und Frameworks zu strukturieren. Zum Beispiel erstellt fast zwei Drittel der Berufstätigen eine Liste, um die unerledigten Aufgaben im Kopf zu ordnen.
Forschungen haben außerdem die Vorteile des Tagebuchschreibens für Kreativität und Klarheit im Denken nachgewiesen. Als ich vor fast zehn Jahren noch als Journalist tätig war, habe ich oft mehr Zeit für die Strukturierung einer Story aufgewendet als für die Ausformulierung selbst.
Design-Thinking-Methoden sind beliebte Werkzeuge, die sowohl von Tech-Startups als auch von großen Unternehmen zur Produktinnovation eingesetzt werden. Sie sind jedoch lediglich formalisierte Versionen der Denkstrukturen, die wir tagtäglich nutzen.
In einer Workshop-Umgebung hat man meist nur einen Tag – manchmal noch weniger – mit der Gruppe. Wenn man bei begrenzter Zeit auf solche Frameworks verzichtet, müssen die Teilnehmer erst selbst auswählen, welche Methode genutzt werden soll.
Mein Ziel bei jedem Produkt-Ideationsworkshop ist es, den Teilnehmern die Freiheit zu geben, klar und kreativ zu denken, indem ich ihnen die Last abnehme, ihre Kreativität selbst zu strukturieren.
Der eingangs erwähnte Workshop war äußerst erfolgreich, brachte mehr als 50 neue Kundenanwendungsfälle, ein grobes UI-Design und eine übergeordnete Produktstrategie für 2025 hervor. Die folgenden Aktivitäten können helfen, ein ähnliches Ergebnis zu erzielen – selbst mit einem strikten Zeitbudget.
Wer es versäumt zu planen, plant das Scheitern…
Bevor wir starten, hier eine Checkliste, mit der Sie sicherstellen, dass Ihr Workshop bereits vor dem eigentlichen Beginn auf Erfolgskurs ist.
Ihre Workshop-Checkliste
- Teilnehmende mit unterschiedlichen Kompetenzen: Um ein breites Spektrum an Perspektiven zu gewährleisten, wählen Sie Ihr Team aus unterschiedlichen Fachrichtungen: Produktmanagement, Produktentwicklung, UX Design, Marketing und Customer Success.
- Vorbereitungsunterlagen und Ablauf im Voraus bereitstellen: Sie können Benutzer-Personas, Workflow-Diagramme, bereits durchgeführte Nutzerforschung* und relevante Lektüre aus dem Web zusammenstellen, die Ihren Teilnehmern bei der Ideation rund um Ihre Kunden und Ihren Markt hilft. (*Sollten Sie hiervon noch nicht viel zur Verfügung haben, gibt es hier hilfreiche Einführungen zu UX-Research-Planung und zum UX-Design-Research-Prozess.)
- 3-5 Aktivitäten mit klaren Anweisungen: Darum geht es in diesem Beitrag! Stellen Sie sicher, dass Ihre Aktivitäten im Vorfeld mit klar formulierten Anweisungen veröffentlicht werden.
- Materialien für jede Aktivität (und genug für alle): Produkt- und Designarbeit muss nicht nur in deinem Kopf stattfinden. Um die Sache unterhaltsamer zu gestalten, vergiss deine Hilfsmittel nicht! Vor einem Präsenz-Workshop kaufe ich häufig Haftnotizen, Whiteboardmarker, Punktaufkleber und mehr. Beachte: Wenn dein Team remote arbeitet, bedeutet das richtige Material, die passende Ideenmanagement-Software zur Hand zu haben.
- Zeit für Pausen: Das gilt besonders, wenn du einen Ganztages- oder mehrtägigen Workshop leitest.
- Klare Ziele und Ergebnisse: Lege die Ziele im Voraus fest, sodass sich alle Teilnehmenden auf deine Zielsetzung ausrichten können. Wenn dein Ziel darin besteht, ein neues Produkt, Feature, User Interface oder Produktziel zu definieren, benenne es klar. Skizziere außerdem den Umfang des Workshops sowie Annahmen, die du bereits getroffen hast.
Den Grundstein für einen erfolgreichen Workshop legen
Nach Wochen (vielleicht auch Monaten?) der Vorbereitung ist es endlich so weit. Es ist Workshop-Tag!
Nachdem du die Teilnehmer:innen mit einer mitreißenden Vorstellung begrüßt, die vorbereitenden Unterlagen verteilt, die Handys eingesammelt und auf lautlos gestellt hast (Benachrichtigungen sind, anders als Timeboxing, der Tod jeglicher Kreativität!) und die Designprozesse besprochen hast, die ihr verwenden werdet, kann die erste Aktivität starten.
Wie ein gutes Buch braucht ein Workshop einen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Ich teile die Aufgaben deshalb gerne in drei Kategorien auf: Problemfindung, Problemanalyse und Problemlösung.
5 Design-Frameworks für deinen PM-Werkzeugkasten
Teil 1: Problemfindung
Problemfindungs-Aktivitäten konzentrieren sich hauptsächlich auf das vorbereitende Material, das du im Vorfeld bereitgestellt hast. Diese Aktivitäten sollten allen Teilnehmer:innen ein gleiches Verständnis für den Kunden oder Stakeholder vermitteln, den ihr mit dem Workshop-Ergebnis erreichen möchtet.
Workflows-zu-Chancen
Analysiere einen vordefinierten Kunden-Workflow auf Reibungspunkte. Diese werden zu Chancen für neue Produkte und Features.
Eine Workflow-Analyse ist ein UX-Framework, das den Teilnehmenden hilft, die Frustrationen, Schmerzpunkte und Bedürfnisse der Endnutzer:innen kennenzulernen. Diese Übung führt uns direkt zu unserem wichtigsten Ziel als Produktmanager:innen – das richtige Produkt zu bauen.
Woher wissen wir, dass wir das richtige Produkt für den richtigen Markt bauen? Wie vermeiden wir die oft verlockende Falle, eine Lösung für ein Problem zu entwickeln, das es gar nicht gibt?
Indem wir uns mit den tagtäglichen, momentanen Nutzererfahrungen intensiv auseinandersetzen, erkennen wir, wo unsere Arbeit den größten Effekt haben kann.
Eine Workflows-zu-Chancen-Analyse beginnt mit einem einfachen Workflow-Diagramm. Falls du so etwas noch nicht genutzt hast, wirf gerne einen Blick auf das Diagramm unten. Viele gängige Product-Design-Tools wie Miro, Mural und Figma bieten bereits vorgefertigte Vorlagen, um schöne Ablaufdiagramme zu erstellen.
Diese Diagramme sollten idealerweise schon im Vorfeld im Pre-Reading-Paket an die Teilnehmenden verschickt werden, damit sie sich mit dem Ablauf vertraut machen können.
Ich bevorzuge es, diese Aktivität mit ausgedruckten Workflows sowie Stiften oder Markern durchzuführen. Das lässt sich aber problemlos auf digitale Oberflächen anpassen, falls du dich nicht vor Ort mit deinem Team treffen kannst.
Sobald alle entweder physisch oder digital Zugriff auf ein Workflow-Diagramm haben, folgt als nächster Schritt eine 10- bis 15-minütige Phase, in der die Abläufe durchgelesen und alles dokumentiert wird, was für unser Produkt eine Chance darstellt: Reibungspunkte, Schmerzpunkte, große Bedürfnisse, Zufriedenheitspunkte und mehr.
Am Ende dieser Übung haben die Gruppenmitglieder meist ein viel besseres Gefühl für die Probleme, die für deine Zielkundschaft gelöst werden müssen.
Teil 2: Problemanalyse
Problemanalyse-Aktivitäten gehen tiefer auf die in Teil 1 erfasste Kundenanalyse ein, indem sie die wichtigsten, dringendsten und relevantesten Probleme identifizieren, die gelöst werden sollen. Da es unzählige Probleme gibt, aus denen man wählen kann, ist dieser Schritt entscheidend, um Produktmanager:innen einen umfassenden Überblick zum Wert der Lösung einzelner Probleme – und für wen – zu geben.
Nachdem Feedback und/oder Schmerzpunkte identifiziert wurden, ist es an der Zeit, deren Dringlichkeit für Ihre Kunden oder Stakeholder zu quantifizieren.
Affinity Mapping
Kategorisieren Sie die Schmerzpunkte oder das Feedback der Kunden in übergeordnete Themen, um besser zu verstehen, welche Kundenbedürfnisse am dringendsten sind.
Affinity Mapping ist ein Design-Framework, bei dem Elemente anhand ähnlicher Themen kategorisiert werden.
Wenn das Affinity Mapping mit der oben beschriebenen Workflow-to-Opportunities-Aktivität kombiniert wird, lässt man die Gruppe einfach die zuvor auf den Workflow notierten oder getippten Notizen in Aufzählungspunkte umwandeln, die dann kategorisiert werden. Die Schmerzpunkte, Bedürfnisse usw. können auch aus bereits gesammeltem Kundenfeedback übernommen werden.
Bevor die Gruppe beginnt, sollte klargestellt werden, dass das Ziel darin besteht, eine visuelle Darstellung der wichtigsten Probleme zu erstellen, die wir für den Nutzer lösen können. Es ist hilfreich, im Voraus einige „Überkategorien“ festzulegen, bevor die Gruppe zu sortieren beginnt – dies ist jedoch optional, je nach verfügbarer Zeit und der Anzahl an Stichpunkten, die kategorisiert werden sollen. Beliebte Überkategorien sind zum Beispiel Kundenschmerzpunkte, Bedürfnisse und sogar jobs-to-be-done.
Moment, was sind "jobs-to-be-done"?
Das „jobs-to-be-done“ (auch „JTBD“ genannt) Design-Framework ist ein beliebtes Werkzeug, das oft von Produktdesign- und Produktentwicklungsteams genutzt wird, um die wichtigsten Ziele ihrer Endnutzer zu identifizieren. Hierbei werden Nutzerbedürfnisse nicht als starre, binäre Wünsche betrachtet, sondern als zielgerichtete Handlungen, die alle auf eine Handvoll messbarer Ziele ausgerichtet sind.
Es gibt viele Beispiele für den erfolgreichen Einsatz von JTBD durch Produktteams für die Ideenfindung. Allerdings erfordert das Framework eine strukturierte Herangehensweise, um maximale Wirkung zu erzielen.
Je nachdem, wie detailliert das in Teil 1 des Workshops gesammelte Feedback, die Schmerzpunkte und Kundenbedürfnisse sind, kann der Moderator entscheiden, dass die „jobs-to-be-done“ der Nutzer als Überkategorie während der Affinity-Mapping-Übung verwendet werden.
Sobald die größeren Überkategorien festgelegt sind, kann die Gruppe mit der Kategorisierung der Stichpunkte in Unterkategorien innerhalb jeder Überkategorie beginnen. Dies ist oft der interaktivste und unterhaltsamste Teil des Workshops. Während der Moderator die Diskussion moderieren sollte, ist es am besten, der Gruppe Freiraum für kreative Gedanken zu lassen.
Ihre Hierarchie sollte ungefähr so aussehen:
Diese Aktivität lässt sich auch problemlos virtuell mit Miro oder Mural durchführen.
Sind die Stichpunkte einmal den jeweiligen Über- und Unterkategorien zugeordnet, kann der Moderator des Workshops sich entscheiden, den Fokus auf eine bestimmte Überkategorie zu legen oder innerhalb jeder Kategorie ein Affinity Mapping durchzuführen – je nach Ziel des Workshops, Umfang und Gruppengröße.
Die Kategorien und Unterkategorien mit den meisten Haftnotizen darunter stehen für die dringendsten und wichtigsten Punkte, die für den Endnutzer gelöst werden sollten. Diese werden anschließend in die nächste Phase überführt: Problemlösung.
Sehen Sie sich das folgende Video für ein Beispiel eines durchgeführten Affinity-Mapping-Workshops an.
Teil 3: Problemlösung:
Problemlösungsaktivitäten führen die theoretische Arbeit im UX-Design zu einem praktischen Abschluss. Als Produktmanager:innen sind wir darauf programmiert, lösungsorientiert zu denken. Dennoch ist es oft schwierig, den richtigen Zeitpunkt zu erkennen, wann ausreichend theoretische Analyse betrieben wurde, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Tatsächlich könnte man eine Problemstellung endlos analysieren. Daher gehört es zu unseren Aufgaben, Entscheidungen auch mit unvollständigen Informationen zu treffen. Wir haben immer die Möglichkeit, unsere Ideen später durch Usability-Tests zu prüfen oder die Nutzererfahrung anzupassen.
Die Aktivitäten, die ich in diesem Abschnitt vorstelle, helfen den Teilnehmenden eines Workshops dabei, ihr tiefes Verständnis für die Endnutzer:innen in eine priorisierte Liste von Produktentwicklungsaufgaben zu übersetzen.
„Wie könnten wir“-Aussagen
Diese Aktivität kann zu Beginn oder am Ende eines Workshops durchgeführt werden und ist in der Gruppe besonders effektiv. Sie beginnt in der Regel mit einer "Wie könnten wir“- bzw. Problemstellung und ermöglicht es den Teilnehmenden, kreative, unkonventionelle Ideen zu entwickeln, die zu Lösungen führen.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine erfolgreiche „Wie könnten wir“-Aktivität durchzuführen. Sie kann Teil eines größeren Workshops sein oder auch für sich als einfache Ideengenerierung genutzt werden.
Im oben beschriebenen Workshopformat arbeitet die Gruppe gemeinsam daran, aus den im Affinity Mapping identifizierten Schmerzpunkten, Bedürfnissen oder Jobs-to-be-done passende „Wie könnten wir“-Aussagen zu entwickeln.
Ein Beispiel ...
Angenommen, es stellt sich heraus, dass das Hauptziel einer Kundin oder eines Kunden darin besteht, Dokumentationen zur Echtzeit-Zusammenarbeit unternehmensweit zu teilen. Doch Berechtigungen und Versionskontrolle sind Probleme, die sie daran hindern, dieses Ziel zu erreichen. In diesem Fall könnte eine „Wie könnten wir“-Aussage wie folgt lauten:
„Wie könnten wir unseren Nutzern ermöglichen, ganz einfach mit ihren Kolleg:innen zusammenzuarbeiten und gleichzeitig sicherstellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugang zu den passenden Dokumenten haben?“
Nachdem die wichtigsten „Wie könnten wir“-Aussagen ausgewählt wurden, ist es an der Zeit, den nächsten Schritt zur Entwicklung von Funktionen zu wagen. Das mag zunächst wie ein Sprung wirken, aber an diesem Punkt sind die Teilnehmenden so tief in die Nutzererfahrung eingetaucht, dass sie mit großer Wahrscheinlichkeit bereits Ideen entwickelt haben.
Es gibt viele Möglichkeiten, um der Gruppe diesen Schritt zu erleichtern. Zwei Methoden, auf die ich häufig zurückgreife, sind das Schreiben von Szenarien und Skizzieren.
Szenarien erstellen funktioniert, indem jede:r Workshop-Teilnehmer:in sich vorstellt, wie die Endnutzer:in mit der Anwendung in Kontakt kommt und wie deren Nutzungserlebnis aussehen könnte. Anschließend verfasst jede:r eine kurze Geschichte, in der sie oder er beschreibt, wie das Produkt oder Feature die jeweilige „Wie könnten wir“-Aussage für die Nutzer:in erfüllt.
Skizzieren gibt der Gruppe ebenfalls die Möglichkeit, kreativ zu sein. Sie können den Ablauf oder die Benutzeroberfläche eines Features visualisieren und skizzieren, das die „Wie könnten wir“-Aussage erfüllt. Für die Skizzenübung kann man digitale Werkzeuge wie Balsamiq oder andere UX-Tools verwenden. Solche Skizzen bilden oft den Anfang eines nutzerzentrierten Designs.
Je nach Gruppengröße kann man beide Optionen anbieten und den Teilnehmenden die Wahl lassen, womit sie sich wohler fühlen. Für beide Übungen empfiehlt es sich, etwa 10 bis 20 Minuten ruhige Einzelarbeitszeit einzuplanen, in der jede:r für sich die Diskussionen des Tages reflektieren und überlegen kann, wie die „Wie könnten wir“-Aussage am besten adressiert werden kann.
Dieser Teil deines Workshops sollte bewusst möglichst wenig strukturiert sein. Jetzt haben die Anwesenden das notwendige Wissen, um die Ziele eigenständig anzugehen.
Speichere auf jeden Fall alle Ergebnisse dieser und der vorausgehenden Übungen, damit du sie beim Bewerten von Ideen zur Hand hast. Auch Ideen, die es diesmal nicht schaffen, können später zu spannenden Designprojekten werden.
Auswirkung vs. Aufwand:
Ein Werkzeug, um Arbeit nach Aufwand und Einfluss zu priorisieren. Sobald Feature-Ideen definiert sind, ordnet man sie in der Impact-vs.-Effort-Matrix ein.
Die Impact-vs.-Effort-Matrix (auch bekannt als Wert-gegen-Aufwand-Matrix) ist ein beliebtes Tool unter Produktmanager:innen und mein bevorzugter Abschluss für Workshops.
Bei all den großartigen Ideen, die aus den Diskussionen des Tages hervorgegangen sind, ist jetzt der Zeitpunkt, jede Top-Idee hinsichtlich ihres potenziellen Nutzens für die Kund:innen und dem dafür erforderlichen Aufwand zu bewerten.
Im Anschluss sollte die Gruppe jede Idee gemeinsam diskutieren und sich darauf einigen, wo sie auf der Matrix platziert wird. Diese kollektive Übung ist entscheidend, da so individuelle Verzerrungen bezüglich des Einflusses eigener Ideen ausgeglichen werden.
Am Ende dieser Übung sollte es leicht sein zu erkennen, welche Punkte als „Quick Wins“ gelten und welche wirkungsvollen Punkte mehr Zeit und Ressourcen erfordern könnten. Noch wichtiger ist, dass klar wird, welche Punkte einen zu geringen Nutzen bei zu hohem Aufwand haben, sodass sie überhaupt nicht angegangen werden sollten.
Blitze im Glas fangen!
In einer idealen Welt hätten Produktmanager immer die Möglichkeit, einen ausgedehnten Design-Workshop mit all diesen Aktivitäten durchzuführen, bevor sie ihre PRDs entwerfen. Leider ist das selten der Fall.
Der Vorteil der oben beschriebenen Aktivitäten ist, dass sie äußerst anpassungsfähig sind. Sie können als einzelne Übungen oder in Kombination durchgeführt werden. Außerdem können sie mit virtuellen Gruppen, Gruppen beliebiger Größe, asynchron oder über mehrere Tage hinweg durchgeführt werden.
Unabhängig davon, wie viel Zeit Ihnen oder Ihren Kollegen zur Verfügung steht, ist das regelmäßige Durchführen kreativer Übungen ein notwendiger Bestandteil der Arbeit eines Produktmanagers.
Auch wenn es an den geschäftigsten Tagen möglicherweise nicht so erscheint, ist es unsere Hauptaufgabe nicht einfach, das Backlog zu verwalten. Was uns in unserer Branche auszeichnet, ist die Fähigkeit, unsere Kreativität – und die Kreativität anderer – in hochwertige Produktideen zu lenken.
Da der Tag nur eine begrenzte Anzahl an Stunden hat, erhöht der Structured Innovation-Ansatz für Design-Thinking-Workshops einfach Ihre Chancen, einen Blitz im Glas zu fangen.
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