Wie man die Due-Diligence-Prüfung besteht (und was zu erwarten ist)
Wenn Sie sich jemals in der Situation wiedergefunden haben, sich Sorgen wegen einer bevorstehenden Due-Diligence-Prüfung zu machen, dann herzlichen Glückwunsch – das ist ein hervorragendes Problem! Es bedeutet, dass Sie höchstwahrscheinlich mit Ihrem Produkt die Aufmerksamkeit von Investoren auf sich gezogen haben und diese bereit sind, Sie beim Aufbau zu unterstützen.
Naja, fast bereit. Zuerst müssen sie sicherstellen, dass die Realität Ihres Produkts mit den Angaben in Ihrem Pitch Deck übereinstimmt.
Dies ist Teil Vier und der letzte Beitrag unserer Serie The Next Round, die erklärt, wie Sie Investoren in der neuen Nach-Pandemie-Realität gewinnen können. In Teil Eins haben wir einen Überblick darüber gegeben, wie sich die Investorenstimmung während der globalen Rezession verändert hat. In Teil Zwei führten wir Sie durch die Erstellung eines überzeugenden Pitch Decks mit fundiertem Geschäftsplan. Und in Teil Drei erklärten wir, wie Sie Ihre Marktbewertung berechnen und über Anteile verhandeln.
Jetzt, wo wir hier sind, gehen wir gemeinsam den Due-Diligence-Prozess durch und sehen uns an, welche Dokumente Sie vorbereiten müssen und warum Investoren diese anfordern.
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Worum geht es bei Due Diligence?
Due Diligence ist der Prüfungsprozess von Risikokapitalgebern (VCs), bei dem Ihr Unternehmen im Hinblick auf finanzielle, rechtliche und geschäftliche Risiken bewertet wird. Dieser Schritt folgt in der Regel, nachdem sich VCs dazu entschieden haben, in Ihr Start-up zu investieren.
Während der Due-Diligence-Prüfung müssen Sie beweisen, dass die großen Versprechen aus Ihrem Pitch keine leeren Aussagen sind und Sie entsprechende Dokumente zum Nachweis vorlegen können. Außerdem müssen Sie Informationen über bestehende Gesellschafter, Ihre finanzielle Situation, das Nichtvorhandensein von Eventualverbindlichkeiten sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für Ihre Produkte bereitstellen.
Mit dieser Prüfung wollen VCs sicherstellen, dass das Zielunternehmen, in das sie investieren, sich in einem einwandfreien rechtlichen Rahmen bewegt und keine dubiosen Aktivitäten stattfinden.
Der Due-Diligence-Prozess klingt auf den ersten Blick vielleicht etwas langwierig und bürokratisch, ist aber tatsächlich relativ einfach zu bewältigen, solange Sie darauf vorbereitet sind. Und damit Sie sich frühzeitig vorbereiten können, habe ich eine Liste mit Dokumenten zusammengestellt, die Investoren mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit von Ihnen anfordern werden.
Die Due-Diligence-Checkliste
Jede VC-Firma hat ihre eigene Liste an Due-Diligence-Dokumenten, die Startups vorlegen müssen. Zum Glück sehen die meisten dieser Listen nahezu identisch aus.
Die Liste, die ich hier für Sie zusammengestellt habe, kombiniert zum Beispiel die Anforderungen von Ycombinator und die Due Diligence, die ich selbst erfolgreich für eines meiner Produkte durchlaufen habe.
Ich gebe Ihnen nicht nur eine Checkliste, sondern möchte Ihnen auch helfen, die Chancen zu erhöhen, Ihre Due-Diligence-Prüfung zu bestehen. Daher gibt es in dieser Liste einige Hinweise, in denen ich mir erlaubt habe, zusätzliche Anmerkungen und Tipps hinzuzufügen, die Ihnen den Erfolg erleichtern können.
Die Gründungsdokumente Ihres Unternehmens
Diese grundlegenden Dokumente belegen, dass Ihr Unternehmen als juristische Person existiert und rechtsfähig ist, Verträge einzugehen und Geschäfte zu tätigen.
1. Protokolle der Gesellschafterversammlungen
Dies sind die offiziellen und formellen Zusammenfassungen der von den Gesellschaftern besprochenen Themen und der gefassten Beschlüsse.
Woher bekommen: Die Person, die das Protokoll führt (Sekretär oder eventuell einer der Gesellschafter).
2. Jegliche schriftlichen Zustimmungen von Gesellschaftern
Formelle Dokumente, die die Zustimmung eines Gesellschafters zu einer bestimmten Handlung zeigen (z.B. jemanden an seiner Stelle abstimmen zu lassen).
Woher bekommen: Ihre Rechtsabteilung (oder die ausgelagerte Anwaltskanzlei) bewahrt diese Unterlagen üblicherweise auf.
3. Gründungsurkunde und Satzung
Dieses Dokument gründet Ihr Unternehmen, registriert es bei den Behörden und belegt das Bestehen Ihres Unternehmens als juristische Person.
Woher bekommen: Auch dieses Dokument liegt in der Regel bei Ihrer Rechtsabteilung.
4. Unternehmensorganigramm
Das Organigramm ist ein Dokument, das die Hierarchie Ihres Unternehmens darstellt und Informationen zu allen Unterabteilungen enthält.
Woher bekommen: Fragen Sie Ihr HR-Team nach diesem Dokument.
Nachdem Sie die grundlegenden Unterlagen Ihres Unternehmens gesammelt haben, ist es Zeit, sich um Ihre Finanzen zu kümmern.
Ihre Finanzunterlagen und der Geschäftsplan
VCs fordern diese Dokumente an, um zu prüfen, ob Sie Ihre Geschäftsabläufe sorgfältig geplant haben und ob Ihre finanzielle Situation gesund ist.
5. Geschäftsplan
Dieses Dokument beschreibt im Detail, wie du dein Startup als Unternehmen führen wirst, einschließlich deiner Strategien, Marktanalyse, Wettbewerbsanalyse und deines Geschäftsmodells. Für Startups in einer frühen Phase sollte es außerdem einen Plan zur Validierung der Idee geben.
Wo du es bekommst: Die Geschäftsleitung (C-Level) verfügt über dieses Dokument.
6. Finanzielle Prognosen
Dies sind deine Berechnungen (und Annahmen) bezüglich Kosten, Umsatz und Gewinn (oder Verlust/Burn) über einen bestimmten Zeitraum in der Zukunft.
Wo du es bekommst: Das bekommst du von deinem Finanzteam.
7. Finanzberichte
Hier findest du die Kosten, Umsätze, Gewinne sowie weitere Finanzkennzahlen deines Unternehmens aus den vergangenen Jahren. Hierzu zählen z. B. dein Hauptbuch, Kreditlinien, Cashflow, Steuererklärungen, Verbindlichkeiten und Forderungen, Budgets, behördliche Unterlagen, Bilanzen, Mietverträge, Pfandrechte, Steuerunterlagen und andere Finanzinformationen.
Wo du es bekommst: Auch hier gilt: Frag dein Finanzteam.
Dokumente in Bezug auf dein geistiges Eigentum
Als technologieorientiertes Startup sind deine wertvollsten Vermögenswerte Technologien, Code und Inhalte (im Gegensatz zu Immobilien und physischen Gütern bei traditionellen Unternehmen). Deshalb werden deine Wagniskapitalgeber:innen sicherstellen wollen, dass diese Assets unter rechtlichem Schutz stehen und dass du juristisch gegen "Diebstahl" vorgehen kannst.
8. Übersicht über geistige Vermögenswerte
In diese Kategorie fällt sämtlicher urheberrechtlich schützbarer Inhalt (z. B. Code, Grafiken, Know-how usw.), Marken, Patente sowie die von euch besessenen Domains. In der Regel wird ein Dokument eingereicht, das sämtliche geistigen Vermögenswerte von dir und deinem Unternehmen auflistet.
Wo du es bekommst: Die Führungskräfte (z. B. Head of Engineering, Head of Marketing) und eure juristischen Expert:innen stellen diese Liste gemeinsam zusammen.
9. Eigentumsnachweise für geistige Vermögenswerte
Für jeden Asset aus obiger Liste musst du einen Beleg einreichen – ein offizielles Dokument, das bestätigt, dass du das Recht an diesem Vermögenswert besitzt. Dazu zählen z. B. Patenterteilungsurkunden, Markenregistrierungen, WHOIS-Einträge usw.
Wo du es bekommst: Für technische und kreative Assets sollten die jeweiligen Abteilungsleiter:innen die erforderlichen Unterlagen bereitstellen können. Für alle bei Behörden eingetragenen Rechte frage dein Rechtsteam.
10. Nachweise über die Nutzung fremder Schutzrechte
Manchmal bleibt Ihrem Unternehmen nichts anderes übrig, als die geistigen Vermögenswerte anderer zu nutzen (meistens handelt es sich dabei um die der Unternehmensgründer). In diesem Fall sollten Sie ein Dokument besitzen, das nachweist, dass der Eigentümer des Vermögenswerts Ihrem Unternehmen die Nutzungsrechte eingeräumt hat.
Woher bekommen? Falls Sie diese Dokumente besitzen, befinden sie sich höchstwahrscheinlich im Besitz Ihres Rechtsteams.
Gute Nachrichten, auch Ihre Dokumente zum geistigen Eigentum scheinen in einem guten Zustand zu sein. Gehen wir nun zu Ihren Aktien über.
Dokumente im Zusammenhang mit Wertpapieren
Da Investoren im Gegenzug für ihre finanziellen Mittel Aktien Ihres Unternehmens erhalten, möchten sie sicherstellen, dass Ihre Unterlagen zur Ausgabe und Verwaltung Ihrer Aktien mit ihren Erwartungen übereinstimmen.
11. Aktionärsliste
In diesem Dokument müssen Sie die Namen aller Personen und juristischen Personen aufführen, die Aktien Ihres Unternehmens halten. Außerdem ist die Anzahl der gehaltenen Aktien (und der entsprechende Prozentsatz am Grundkapital) anzugeben.
Woher bekommen? Diese Liste wird entweder von Ihren Mitarbeitern aus der Finanzabteilung oder der Rechtsabteilung gepflegt.
12. Liste der Optionsinhaber
Neben Aktien haben Sie möglicherweise auch Aktienoptionen an Ihre Berater, Führungskräfte oder Mitarbeitenden ausgegeben. Auch hier müssen Sie eine Liste aller Empfänger erstellen und angeben, wie viele Optionen jeder besitzt. Darüber hinaus müssen Sie die Daten der Gewährung dieser Optionen sowie den Preis, zu dem sie ihre Optionsrechte ausüben können, angeben.
Woher bekommen? Fragen Sie Ihr Finanz- oder HR-Team danach.
13. Dokumente zur Aktienausgabe
Jedes Mal, wenn Ihr Unternehmen Aktien ausgibt, erstellen Ihr Führungsteam und Ihre Rechtsabteilung Unterlagen, die die Details dieses Vorgangs enthalten – etwa die Anzahl der ausgegebenen Aktien, deren Typ (bevorzugte oder gewöhnliche Aktien) usw.
Woher bekommen? Dieses Dokument befindet sich in der Regel im Besitz der Vorstandsmitglieder und Rechtsberater Ihres Unternehmens.
14. Aktionärsvereinbarungen
Vermutlich hat Ihr Unternehmen seine Existenz auf Basis der Satzung und einer Aktionärsvereinbarung begonnen. Letztere enthält die Namen der Gründer, die Anzahl der jeweils gehaltenen Aktien sowie die Rechte und Pflichten, die jede/r einzelne gegenüber dem Unternehmen und untereinander hat.
Sie sollten auch weitere kapitalbezogene Dokumente einbeziehen, wie z. B. Informationen über Fusionen, Joint-Venture-Abkommen, Änderungen bestehender Wertpapiervereinbarungen, Informationen zu Tochtergesellschaften, Genehmigungen für Aktienkäufe, Bewertungsunterlagen usw.
Woher bekommen? Bitten Sie die Gründer darum.
15. Dokumentation zur Aktienübertragung (Vesting)
Wenn Sie Aktienoptionen ausgegeben und diese Ihren Mitarbeitenden, Beratern oder anderen gewährt haben, sollten Sie einen Vesting-Plan (Zeitplan zur Übertragung der Aktienrechte) besitzen. Dieses Dokument zeigt auf, ab wann Optionsinhaber ihre Rechte ausüben dürfen und wie viele Optionen jeweils verfügbar sind.
Woher bekommen? Dieser Zeitplan wird üblicherweise gemeinsam mit den Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten aufbewahrt. Fragen Sie also Ihre Personalabteilung nach den Plänen für sämtliche Mitarbeitenden.
Bestehende Verträge
Es gibt zwei Hauptgründe, warum Investoren diese Unterlagen verlangen: Zum einen möchten sie damit Ihren aktuellen Umsatz belegen, zum anderen dienen sie zur Untermauerung Ihrer Finanzprognosen bezüglich zukünftiger Einnahmen.
16. Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (ToS)
Ob Sie digitale oder physische Produkte anbieten – sobald Personen diese kaufen, treten sie (gemeinsam mit Ihnen) einem rechtsverbindlichen Vertrag bei: den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dies ist im Grunde genommen ein Standardvertrag, der die Rechte und Pflichten sowohl des Käufers (Abonnenten) als auch von Ihnen, "dem Unternehmen", beschreibt.
Woher bekommen? Falls Sie bereits über diese verfügen, ist sie höchstwahrscheinlich auf Ihrer Website veröffentlicht. Falls nicht (und das sollte unbedingt geschehen!), fragen Sie Ihr Rechtsteam danach.
17. Bestehende wesentliche Verträge mit Kunden
Dies sind die normalen Verträge, die Sie für die Erbringung von Dienstleistungen für Ihre Kunden abgeschlossen haben (in der Regel für größere Kunden, da kleinere Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen als Vertragsgrundlage nutzen).
Woher bekommen? Ihre Finanzabteilung verfügt in der Regel über diese Dokumente.
18. Bestehende Verträge mit Lieferanten
Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen anderer Unternehmen für Ihr eigenes Geschäft nutzen, müssen Sie auch deren Kauf- und Serviceverträge vorlegen. Typische Lieferanten sind Infrastruktur- und Datenraumdienste (z. B. AWS oder Google Cloud), Drittanbieterdienste (z. B. KI-Endpunkte, GPT-4 usw.) und Teilehersteller (wenn Sie ein physisches Produkt anbieten).
Woher bekommen?: Genau wie die Kundenverträge werden auch diese meist von Ihrem Finanzteam aufbewahrt.
19. Vereinbarungen mit zukünftigen Kunden zum Abschluss von Vertragsbeziehungen
Im Rahmen Ihres Vertriebsprozesses haben Sie möglicherweise bereits mehrere neue Unternehmen oder Einzelpersonen davon überzeugt, Ihre Kunden zu werden, auch wenn sie den Vertrag noch nicht unterzeichnet haben. Das ist sehr üblich, und für die Due Diligence empfehle ich, diese potenziellen Kunden um ein „Proof of Commitment“-Dokument zu bitten.
Woher bekommen?: Falls Sie solche Dokumente bereits besitzen, wenden Sie sich an Ihre Vertriebsleitung. Ansonsten müssen Sie Ihre zukünftigen Kunden darum bitten.
Personal- und Sozialleistungsdokumentation
VCs fordern diese Unterlagen an, um Ihre Personalkosten einschätzen zu können, da diese in der Regel einen wesentlichen Teil Ihrer Kostenstruktur ausmachen.
20. Liste der Mitarbeitenden
Dies ist die vollständige Liste aller Personen, die in einem Vollzeit-, Teilzeit- oder Beratungsvertrag für Ihr Unternehmen tätig sind. Das Dokument enthält Angaben zur Vergütung, zu Positionen, Wohnort (Land/Bundesland), Wettbewerbsverboten, Benefits (z. B. Versicherungen), Boni usw.
Woher bekommen?: Kontaktieren Sie Ihr HR-Team und fordern Sie die Liste an.
21. Informationen zur Abfindung
Falls Sie jemanden entlassen müssen: Welche Art und Höhe der Abfindung erhält die betroffene Person?
Woher bekommen?: Fragen Sie hierzu Ihr HR-Team oder suchen Sie die Information im Mitarbeitendenhandbuch.
22. Sozialleistungspläne
In diesem Dokument werden alle Sozialleistungen aufgeführt, die Ihre Firma Mitarbeitenden im Rahmen ihres Arbeitsvertrags anbietet. Dazu gehören Versicherungen, Mitarbeiteroptionen, Altersvorsorgepläne usw.
Woher bekommen?: Sie haben es erraten – das HR-Team.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.
Dies ist ein Sprichwort, das in der slawischen Welt sehr beliebt ist, und es verkörpert vollständig das Wesen des Due-Diligence-Prozesses. Investoren waren von deinem Pitch so überzeugt, dass sie glauben, dass du die richtige Person bist, um dieses Startup zu großen Erfolgen zu führen. Trotzdem müssen sie in der Lage sein, zu überprüfen, dass alles, was du behauptest, auch wahr ist.
Lies die anderen Artikel der Serie
Im ersten Teil von The Next Round erklären wir, wie sich VC-Finanzierungen im Zuge der Pandemie verändert haben.
Im zweiten Teil gehen wir ins Detail, wie du dein Geschäftsmodell, deine Marktdurchdringung und deine Finanzprognosen im Pitch Deck präsentierst.
Teil Drei beschäftigt sich mit der Berechnung deiner Unternehmensbewertung und der Verhandlung von Anteilen mit Investoren.
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