Guida e Modello di Piano di Gestione degli Stakeholder in 7 Passi
Quindi la tua prossima iniziativa è stata approvata, hai creato tutta la documentazione di prodotto e sei pronto a passare il lavoro al team di ingegneria.
Fermati un attimo! Potresti trascurare un elemento di pianificazione fondamentale che può determinare il successo o il fallimento del tuo lavoro: un piano di gestione degli stakeholder.
Affinché qualsiasi progetto abbia successo, è necessario definire chiaramente chi è responsabile di cosa, chi gestisce i canali di comunicazione e quanta influenza deve avere ogni membro del team coinvolto, o “stakeholder”, in ciascuna fase dello sviluppo del prodotto. Ma come si crea un piano di gestione degli stakeholder e com’è fatto un buon piano?
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Continua a leggere per scoprire quanto è semplice realizzarne uno per la tua prossima iniziativa di prodotto.
Che cos’è un piano di gestione degli stakeholder?
I membri del team coinvolti nel tuo progetto vengono anche chiamati “stakeholder”, poiché hanno un “interesse” a vedere il progetto procedere e avere successo.
Il loro coinvolgimento diretto nel progetto dipende da molti fattori, come la loro posizione in azienda, il ruolo specifico che ricoprono, ecc. Comprendere queste differenze e documentarle come team è un’attività di pianificazione chiave che dovrebbe essere svolta prima di avviare qualsiasi importante iniziativa di prodotto.
I piani di gestione degli stakeholder sono documenti formali che dovrebbero essere condivisi e redatti insieme all’intero team di progetto. Contengono informazioni su chi è ogni stakeholder e su come saranno coinvolti nell’esecuzione del progetto.
I principali tipi di stakeholder nei team di sviluppo prodotto possono includere:
- Product manager
- Project manager
- Ingegneri o sviluppatori web
- Designer UX o visual
- Manager, Director o Project Sponsor
- Data analyst
Gli stakeholder che vengono elencati nel tuo piano di gestione degli stakeholder varieranno a seconda del tipo di iniziativa che stai pianificando.
Ad esempio, il lancio di un nuovo design della homepage richiede ampie risorse di design, mentre una funzione backend come un nuovo sistema di archiviazione dati potrebbe non richiedere alcuno stakeholder del design UX. Rendi l’elenco degli stakeholder specifico per il tuo progetto.
Alcuni progetti richiederanno anche l’inserimento di stakeholder esterni.
Ad esempio, forse stai lavorando a una partnership di prodotto con un’azienda esterna che sarà presentata sul tuo sito web. In questo caso, vorrai assicurarti di identificare gli stakeholder di qualsiasi gruppo esterno che abbia un interesse nel tuo progetto, in modo da poter comunicare con loro in modo efficace.
Cosa include un piano di gestione degli stakeholder?
Il tuo piano di gestione degli stakeholder richiede alcune informazioni fondamentali per portare avanti il progetto con successo.
Gli elementi chiave di un piano di gestione degli stakeholder includono:
- Elenco degli stakeholder di progetto: Dovrebbero essere i nomi individuali di tutti i membri del team coinvolti in ciascuna fase dello sviluppo del prodotto, dalla pianificazione al lancio. Cerca di elencare ogni stakeholder singolarmente se possibile, invece di inserire solo un gruppo generico come “team marketing”.
- Ruoli e responsabilità: Un elenco di ciò che è richiesto a ogni stakeholder affinché il progetto sia completato in modo tempestivo. Sii il più specifico possibile.
- Livello di interesse: Ogni stakeholder avrà un diverso livello di interesse verso il progetto, in base al suo ruolo aziendale e alle altre priorità. Dovresti identificare il livello di interesse di ciascuno, da “basso” a “alto”.
- Frequenza e modalità di comunicazione: Alcuni stakeholder dovranno essere in costante comunicazione con te per garantire il successo del progetto, mentre altri necessitano solo di aggiornamenti settimanali o mensili sullo stato del lavoro. Identifica anche come comunicherai con ciascuno stakeholder e quali informazioni condividerai con loro.
Quando bisogna crearne uno?
Creare il piano di gestione degli stakeholder come team prima che inizi lo sviluppo di prodotto può essere un ottimo modo per assicurarsi che tutti concordino su quale sia il proprio livello di responsabilità e che ciascuno abbia una chiara comprensione di quanto ci si aspetti dal proprio ruolo durante lo sviluppo.
Idealmente, il piano di gestione e comunicazione degli stakeholder dovrebbe essere creato in gruppo durante una riunione di kickoff, in cui eventuali conflitti o perplessità possono essere affrontati in modo aperto. Questo favorisce la trasparenza e il senso di responsabilità nel team.
Come creare un piano di gestione degli stakeholder
1. Identifica i tuoi stakeholder
Conduci un'analisi degli stakeholder e identifica ciascuna delle persone che renderanno possibile il lancio del prodotto. Scrivi i loro nomi e il loro ruolo nel tuo piano di gestione. Assicurati di includere anche tutti gli stakeholder che non fanno parte del team con cui lavori quotidianamente.
Ad esempio, potresti non lavorare sempre con il team di email marketing della tua azienda, ma forse questo lancio di prodotto prevede una campagna di email marketing come parte della promozione. Assicurati di coinvolgere questi stakeholder interfunzionali il prima possibile, poiché potrebbero già avere altre priorità su cui stanno lavorando con altri team.
2. Documenta i ruoli e le responsabilità
Qui è dove devi scrivere di cosa si occuperà concretamente ogni stakeholder chiave all'interno del progetto. Sii il più specifico possibile e assicurati di documentare ogni deliverable per ciascuna persona. Includi link alla documentazione di progetto se ritieni che possano essere utili agli stakeholder e inserisci sia le responsabilità giornaliere, come il check-in con te negli standup, sia le consegne più importanti, come il lancio della funzionalità in produzione.
Ciò che documenti qui dipende anche da come sono definiti i ruoli e le responsabilità nella tua azienda. I prodotti sviluppati nel settore pubblico potrebbero avere un elenco più rigido di stakeholder, mentre nelle aziende private questa lista potrebbe non essere così delineata.
Le aziende più grandi hanno più probabilità di avere funzioni aziendali ben definite, come gestione di progetto, product management e data analytics, mentre in aziende più piccole o startup questi ruoli possono essere combinati. Può capitare che una sola persona "indossi molti cappelli" e sia responsabile di più deliverable.
3. Applica il livello di interesse
Assegna a ciascuno stakeholder un livello di interesse, da "basso" a "medio" fino a "alto". Questo ti aiuterà a capire con quale frequenza comunicare, quanti dettagli sono necessari e quanto debbano essere aggiornati sullo stato del progetto.
Ad esempio, il tuo manager potrebbe avere un interesse elevato per il progetto, ma non è necessario includerlo nelle comunicazioni quotidiane; preferisce essere informato settimanalmente o anche mensilmente su come procede il progetto.
4. Documenta frequenza e metodo di comunicazione
L'engagement continuo degli stakeholder varierà a seconda del loro ruolo e delle altre responsabilità. Per ogni stakeholder chiave, annota con quale frequenza comunicherai con loro, quale canale userai (Slack, email, un software di gestione degli stakeholder, ecc.) e cosa conterranno le comunicazioni.
Ad esempio, dovrai fornire solo una panoramica generale dello stato del progetto o condividerai il dettaglio dei ticket completati dal team di ingegneria in ogni sprint? Questo varia in base allo stakeholder e al suo ruolo. Sviluppare un piano di comunicazione condiviso con tutti è fondamentale per il successo del progetto.
Il livello di influenza che ciascuno stakeholder ha sul progetto è qui molto importante. Devi assicurarti che eventuali direttori o sponsor di progetto coinvolti siano aggiornati sui progressi e abbiano l'opportunità di fornire feedback e partecipare a decisioni di alto livello.
Gli stakeholder influenti possono non essere coinvolti in ogni discussione quotidiana sul progetto, ma devono essere informati regolarmente sui traguardi raggiunti. Trovare il giusto equilibrio è fondamentale.
Inoltre, dovrai anche annotare chi sarà responsabile di aggiornare i software di monitoraggio dello stato utilizzati dal team, come Jira o Monday, affinché le attività siano sempre aggiornate.
5. Pubblica e condividi il piano
Un piano di gestione degli stakeholder può essere documentato in diverse forme, da un semplice file Excel o foglio Google, fino a un grafico o un diagramma più dettagliato. Mantienilo semplice e facile da leggere, in modo che ciascun stakeholder chiave possa accedervi e seguirlo facilmente.
Assicurati di pubblicare il piano completo di gestione degli stakeholder in un luogo accessibile a tutti i membri del team, così da poterlo consultare quando necessario, ad esempio all'interno di un più ampio product brief o nella documentazione di progetto. Questo garantisce trasparenza per tutto il team e assicura che nulla venga trascurato.
6. Chiedi un feedback
La gestione del cambiamento è una componente chiave di una strategia di gestione degli stakeholder di successo, ed è possibile che il tuo piano debba essere modificato man mano che il progetto avanza.
Forse alcuni stakeholder vogliono essere informati più o meno spesso, oppure qualcuno deve assumersi responsabilità aggiuntive affinché il progetto venga completato nei tempi previsti. Assicurati di raccogliere regolarmente feedback da tutti gli stakeholder su ciò che funziona e su ciò che deve essere cambiato.
Puoi ottenere feedback sotto forma di un sondaggio scritto specifico che distribuisci, oppure puoi inserire regolarmente il tema tra i punti da verificare nei tuoi stand-up giornalieri o regolari. Fai ciò che funziona meglio per il tuo team e che incentiverà il massimo coinvolgimento degli stakeholder nel tuo progetto.
7. Prepararsi ai conflitti
I progetti, grandi o piccoli che siano, indipendentemente da quanto possano essere importanti per te personalmente, potrebbero non essere altrettanto prioritari per qualcuno di un altro team dal quale dipendi per rispettare le scadenze. Identifica in anticipo queste priorità in conflitto, se puoi, per evitare che ti sorprendano più avanti nel ciclo di sviluppo.
Potresti anche trovarti in situazioni in cui più membri del team pensano di dover essere responsabili dello stesso deliverable, oppure qualcuno potrebbe ritenere che il proprio ruolo non dovrebbe gestire ciò che gli è stato assegnato.
Organizzare un meeting di kickoff all’inizio della fase di pianificazione del progetto, in cui affrontare queste questioni, dovrebbe risolvere questi conflitti prima ancora che si presentino e ti aiuterà a sviluppare un piano di gestione e comunicazione degli stakeholder più efficace.
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In questo esempio abbiamo creato un semplice piano di gestione in un foglio Google per un progetto che prevede il lancio di un nuovo design sulla homepage di un sito web. Sono elencati gli stakeholder chiave coinvolti, i loro ruoli e responsabilità, il livello di interesse, la frequenza e la modalità di comunicazione. Sentiti libero di adattarlo in base alle esigenze del tuo team di prodotto.
Per copiare e modificare il modello per il tuo utilizzo su Google Sheets, seleziona semplicemente File e Fai una copia per salvare una versione su Google Drive. Oppure, per scaricare una copia da usare in Excel, seleziona File e Download prima di scegliere il formato che preferisci.
Perché i piani di gestione degli stakeholder sono importanti
Ci sono diversi vantaggi nel creare un piano di gestione degli stakeholder coeso. Questo documento, infatti, non solo aiuta a ridurre e limitare i rischi per le tempistiche di progetto, ma migliora anche la comunicazione tra tutti gli stakeholder coinvolti.
Sapere fin dall'inizio di un progetto di cosa ciascun membro del team è responsabile può solo aiutare a garantire che nessun dettaglio venga trascurato e a creare una squadra altamente coinvolta e motivata.
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