Guida al Piano di Gestione degli Stakeholder in 7 Passi + Modello

Continua a leggere per scoprire quanto è facile crearne uno per la tua prossima iniziativa di prodotto.

Che cos’è un piano di gestione degli stakeholder?

I membri del team coinvolti nel tuo progetto sono anche chiamati “stakeholder”, poiché hanno un “interesse” o una posta in gioco nel vedere il progetto andare avanti e avere successo. 

Il loro coinvolgimento diretto nel progetto stesso dipende da molti fattori, come la loro posizione nella tua azienda, il loro ruolo specifico, ecc. Comprendere queste differenze e documentarle insieme al team è un’attività di pianificazione fondamentale che dovrebbe essere svolta prima di avviare qualsiasi importante iniziativa di prodotto. 

I piani di gestione degli stakeholder sono documenti ufficiali che dovrebbero essere condivisi e creati insieme a tutto il team di progetto e contengono informazioni su chi sono esattamente gli stakeholder e come verranno coinvolti nell’esecuzione del progetto. 

I tipi più comuni di stakeholder nei team di sviluppo prodotto possono includere: 

• Product manager
• Project manager
• Ingegneri o sviluppatori web
• UX designer o designer visivi
• Manager, Direttori o Project Sponsor
• Data analyst

Gli stakeholder elencati nel tuo piano di gestione degli stakeholder varieranno a seconda del tipo di iniziativa che stai pianificando. 

Ad esempio, il lancio di un nuovo design della homepage richiederebbe molte risorse di design, mentre una funzionalità di backend come un nuovo sistema di archiviazione dati potrebbe non richiedere alcuno stakeholder dal reparto UX design. Fai in modo che l’elenco degli stakeholder sia specifico per il tuo progetto.

Alcuni progetti richiederanno anche di elencare stakeholder esterni. 

Ad esempio, forse stai lavorando a una partnership di prodotto con un’azienda esterna che sarà presentata nel tuo sito web. Dovrai essere sicuro di identificare gli stakeholder di qualsiasi gruppo esterno interessato al progetto, in modo da poter comunicare in modo efficace con loro.

Cosa contiene un piano di gestione degli stakeholder?

Il tuo piano di gestione degli stakeholder deve includere alcune informazioni diverse affinché possa guidare efficacemente il progetto. 

I componenti chiave di un piano di gestione degli stakeholder includono: 

• Elenco degli stakeholder di progetto: Devono essere i nomi individuali di tutti i membri del team che saranno coinvolti in ogni fase dello sviluppo del prodotto, dalla pianificazione al lancio. Se possibile, cerca di elencare ogni stakeholder uno per uno e non solo gruppi generici, come “team marketing”. 
• Ruoli e responsabilità: Un elenco di ciò che ci si aspetta da ciascuno stakeholder affinché il progetto venga finalizzato nei tempi previsti. Sii il più specifico possibile.
• Livello di interesse: Ogni stakeholder avrà un diverso livello di interesse nel progetto, in base al suo ruolo aziendale e alle altre priorità. Dovresti identificare il livello di interesse per ciascuno, da “basso” ad “alto”.
• Frequenza e modalità di comunicazione: Alcuni stakeholder dovranno essere in costante comunicazione con te perché il progetto abbia successo, mentre altri avranno solo bisogno di un aggiornamento settimanale o mensile sullo stato dei lavori. Identifica anche come comunicherai con ciascuno stakeholder e che tipo di informazioni condividerai con loro.

Quando si crea?

Creare insieme il piano di gestione degli stakeholder prima dell’avvio dello sviluppo prodotto può essere un ottimo modo per garantire che tutti siano d’accordo sul livello di responsabilità all’interno del progetto e che ciascuno abbia una chiara comprensione di ciò che ci si aspetta da lui durante l’intero processo di sviluppo. 

Idealmente, il piano di gestione e comunicazione degli stakeholder dovrebbe essere creato in gruppo in una riunione di kickoff, in cui eventuali conflitti o problematiche possono essere affrontati in modo trasparente. Questo favorisce la trasparenza del team e il senso di responsabilità condivisa.

Come creare un piano di gestione degli stakeholder

1. Identifica i tuoi stakeholder

Esegui una analisi degli stakeholder e identifica ciascuna delle persone che renderanno possibile il lancio del prodotto. Scrivi i nomi e il ruolo di ciascuno di loro nel tuo piano di gestione. Assicurati inoltre di includere ogni stakeholder che non fa parte del team con cui lavori quotidianamente. 

Ad esempio, potresti non lavorare sempre con il team di email marketing della tua azienda, ma forse questo rilascio di prodotto richiede una campagna di email marketing come parte del lancio. Assicurati di coinvolgere questi stakeholder trasversali il prima possibile, poiché potrebbero già avere altre priorità su cui stanno lavorando con altri team. 

2. Documenta ruoli e responsabilità

Qui è dove annoti di cosa sarà responsabile ogni stakeholder chiave all'interno del progetto. Sii il più specifico possibile e assicurati di documentare ogni deliverable per ciascuna persona. Includi link alla documentazione del progetto se pensi possa essere utile per ciascun stakeholder, e includi sia le responsabilità quotidiane, come fare il punto con te agli standup, sia deliverable più grandi, come il rilascio della funzionalità in produzione. 

Quello che documenti qui dipende anche da come sono definite le responsabilità e i ruoli nella tua azienda. I prodotti sviluppati nel settore pubblico potrebbero prevedere una struttura di stakeholder più rigida, mentre nelle aziende private questa lista potrebbe non essere altrettanto definita. 

Le aziende più grandi probabilmente avranno funzioni aziendali chiaramente definite, come gestione dei progetti, gestione del prodotto e analisi dei dati, mentre in aziende più piccole o startup questi ruoli possono essere in parte accorpati. Potrebbe accadere che una persona “indossi molti cappelli” e sia responsabile di più deliverable.

3. Assegna il livello di interesse

Includi un livello di interesse per ciascuno stakeholder, che va da “basso” a “medio” a “alto”. Questo ti aiuterà a stabilire le priorità su quanto spesso comunicare con loro, quante informazioni dettagliate fornire e quanto devono essere coinvolti nello stato di avanzamento del progetto. 

Ad esempio, il tuo manager potrebbe avere un livello di interesse alto per il progetto, ma non è detto che debba essere incluso nelle comunicazioni quotidiane; potrebbe invece preferire ricevere aggiornamenti settimanali o addirittura mensili sull’andamento del progetto.

4. Documenta frequenza e modalità di comunicazione

L’impegno continuo con gli stakeholder può variare a seconda del ruolo della persona e di altre responsabilità. Per ogni stakeholder chiave, documenta quanto spesso comunicherai con loro, quale canale utilizzerai (slack, email, un software di gestione stakeholder, ecc.) e quali contenuti comprenderanno le comunicazioni. 

Per esempio, fornirai loro solo un sommario generale dello stato del progetto oppure condividerai una ripartizione dei ticket completati dal team tecnico a ogni sprint? Questo può variare per stakeholder e per funzione. Sviluppare un piano di comunicazione con cui tutti siano a proprio agio è essenziale per il successo del progetto.

Qui è importante ricordarsi del livello di influenza di ciascuno stakeholder nel progetto. Dovrai assicurarti che eventuali direttori coinvolti o sponsor di progetto abbiano visibilità sullo stato di avanzamento e abbiano ampie occasioni per fornire feedback e partecipare a decisioni strategiche di alto livello, se necessario. 

Gli stakeholder influenti possono non aver bisogno di essere coinvolti in tutte le conversazioni quotidiane sul progetto, ma devono comunque essere informati regolarmente sui principali traguardi raggiunti. Trovare il giusto equilibrio è fondamentale.

Allo stesso modo, dovrai anche documentare chi sarà responsabile di aggiornare eventualmente qualsiasi software di monitoraggio dello stato di avanzamento utilizzi il tuo team, come Jira o Monday, in modo che le attività siano sempre aggiornate.

5. Pubblica e condividi il piano

Un piano di gestione degli stakeholder può essere documentato in molti modi, da un semplice file excel o foglio google, fino a un grafico o schema più strutturati. Mantienilo semplice e di facile lettura, così che ogni stakeholder chiave possa accedervi facilmente e seguirlo senza difficoltà.

Assicurati di pubblicare il template completato del piano di gestione degli stakeholder in un luogo dove possa essere facilmente consultato da ogni membro del team, ad esempio all’interno di un product brief più ampio o nella documentazione di progetto. Questo permette trasparenza all’interno del team e farà sì che nulla venga trascurato. 

6. Chiedi feedback

La gestione del cambiamento è un elemento chiave per una strategia di stakeholder management di successo, e potrebbe essere necessario ottimizzare il piano man mano che il progetto avanza. 

Forse alcuni stakeholder desiderano essere informati più o meno spesso, o forse qualcuno deve assumere ulteriori responsabilità affinché il progetto venga completato in tempo. Assicurati di raccogliere regolarmente feedback da tutti gli stakeholder su ciò che funziona e ciò che deve essere cambiato.

Puoi ottenere feedback sotto forma di un sondaggio scritto specifico che distribuisci, oppure puoi inserirlo come punto fisso da verificare nei tuoi standup giornalieri o regolari. Fai ciò che funziona meglio per il tuo team e che incoraggerà il massimo coinvolgimento degli stakeholder nel progetto.

7. Preparati ai conflitti

I progetti, siano essi grandi o piccoli, non importa quanto possano essere importanti per te personalmente, potrebbero non esserlo altrettanto per qualcuno di un altro team da cui dipendi per rispettare la scadenza. Identifica in anticipo queste priorità contrastanti, se puoi, per evitare di essere colto alla sprovvista più avanti nel ciclo di sviluppo. 

Potresti anche trovarti in una situazione in cui più membri del team pensano di dover essere responsabili dello stesso deliverable, o forse qualcuno pensa che il proprio ruolo non dovrebbe essere responsabile di quanto gli è stato assegnato. 

Organizzare una riunione di avvio all'inizio del processo di pianificazione del progetto, nella quale si possano affrontare questi tipi di domande, dovrebbe risolvere questi conflitti prima ancora che si verifichino e ti aiuterà a sviluppare un piano di gestione e comunicazione degli stakeholder più efficace.

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In questo esempio, abbiamo creato un piano di gestione semplice in un foglio google per un progetto che prevede il lancio di un nuovo design sulla homepage di un sito web. Elenca i principali stakeholder coinvolti, i loro ruoli e responsabilità, livello di interesse, frequenza e metodo di comunicazione. Sentiti libero di adattarlo alle esigenze del tuo team di prodotto. 

Per copiare e modificare il modello per l’uso personale in Google Sheets, basta selezionare File e Fai una copia per salvare una versione nel tuo Google Drive. Oppure, per scaricare una copia da utilizzare in Excel, seleziona File e Scarica prima di scegliere il formato desiderato.

Perché i piani di gestione degli stakeholder sono importanti

Ci sono diversi vantaggi nel creare un piano di gestione degli stakeholder coerente. Non solo questo documento aiuta a limitare e ridurre i rischi per le tempistiche del progetto, ma contribuisce anche a migliorare la comunicazione tra tutti gli stakeholder coinvolti. 

Sapere fin dall'inizio di un progetto di cosa è responsabile ogni membro del team può solo aiutare a garantire che nessun dettaglio venga trascurato e ti permette di avere un team molto coinvolto e motivato. 

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