Ein Überlebensleitfaden für PMs im Umgang mit herausfordernden Stakeholdern
In einer idealen Welt hätten wir mit all unseren Kolleginnen und Kollegen eine perfekte berufliche Chemie. Aber leider ist die Welt nicht perfekt – nicht einmal annähernd. Zum Glück ist es fast immer möglich, selbst wenn es bestimmte Personen gibt, mit denen man weniger gut harmoniert, Persönlichkeitskonflikte zu überwinden und gemeinsam voranzukommen.
Hier sind die Tipps, die mir am meisten geholfen haben, um mit – und nicht gegen – die schwierigsten Teammitglieder zusammenzuarbeiten.
Richten Sie Ihr Team frühzeitig und regelmäßig am gemeinsamen Leitbild aus
Ich werde Ihnen nicht vorschreiben, woraus Ihr Leitbild (North Star) bestehen soll, aber ich kann Ihnen sagen, dass Sie eines brauchen. Wenn Ihr Team kein klar definiertes Zielbild, einen Zweck oder einen Daseinsgrund hat, wird es an Orientierung fehlen.
Du willst mehr vom The CPO Club?
Registriere dich für eine kostenlose Mitgliedschaft, um diesen Artikel vollständig zu lesen:
Have an account? Log In
Ohne Leitbild müssen Teams sich ständig neu ausrichten und orientieren und verschwenden dabei wertvolle Energie, die sie besser für das Setzen des nächsten Kurses und den Aufbau von Neuem einsetzen könnten.
Ihr Leitbild hilft Ihrem Team, sich auszurichten, Dynamik aufzubauen und die Zusammenarbeit zu fördern. Diese Übungen können helfen, das sprichwörtliche Teleskop in die richtige Richtung zu drehen.
Machen Sie es sichtbar
Sobald Sie ein Leitbild definiert haben, stellen Sie sicher, dass es in irgendeinem Dokument (egal welchem!) festgehalten wird, auf das Ihr Team regelmäßig zurückgreifen kann. Visuelle Darstellungen schaffen ein gemeinsames Verständnis, wenn Worte allein nicht ausreichen.
Erstellen Sie ein Dokument, das das Leitbild repräsentiert, auf das Ihr Team hinarbeitet. Dies könnte ein von einem Designer gestaltetes Motiv zur Inspiration sein oder ein Storyboard, das veranschaulicht, wie sich das Leben Ihrer Zielkund*innen durch Ihre Arbeit verändert. Haben Sie noch keine Visualisierungen, aber bereits eine Vision, OKRs, KPIs oder irgendeine andere Möglichkeit, Ihr Team auf eine gemeinsame Zukunft auszurichten? Dann nehmen Sie dies in ein einfaches und visuelles Dokument auf.
Erinnern Sie Ihr Team daran, nach oben zu schauen
So wie wir im Alltag oft in den Details gefangen sind und vergessen, den Himmel zu bestaunen, kann Ihr Team so in die Arbeit vertieft sein, dass es das gemeinsame Ziel aus den Augen verliert.
Fehlende Orientierung ist einer der Hauptgründe, warum in Teams Menschen in verschiedene Richtungen arbeiten oder der Fortschritt hin zum gemeinsamen Ziel ausbleibt. Wie also halten Sie die Orientierung aufrecht? Beginnen Sie Besprechungen mit einer Erinnerung an Ihr Leitbild.
Wenn Sie Planungs- und Review-Meetings konsequent mit einem Blick auf das Leitbild beginnen, behält Ihr Team das gemeinsame Ziel vor Augen. Das stiftet Sinn, bringt Energie und Motivation für die anstehenden Aufgaben. Außerdem hilft das Leitbild, vom Thema abweichende Fragen und Diskussionen wieder zu bündeln und zurück zum eigentlichen Auftrag zu führen.
In einem kürzlich stattgefundenen Workshop konnte ich die potenziell ablenkende Frage einer Führungskraft aufgreifen, indem ich sie an die gemeinsam erarbeitete Problemstellung und die Erfolgskriterien erinnerte (die praktischerweise für alle sichtbar auf dem Whiteboard standen). Ich habe ihr bestätigt, dass ihre Frage berechtigt war, konnte sie aber gleichzeitig auf die noch zu erledigende Arbeit und die gemeinsam abgesteckte Richtung zurücklenken.
Wenn Sie die Gruppe rund um Ihr Leitbild orientiert halten, gelingt es viel leichter, das Team auf Kurs zu halten.
Rollen und Routinen definieren
Ich hatte die Gelegenheit, mit unterschiedlichsten Unternehmen und deren Teams zu arbeiten, von großen, etablierten Organisationen bis hin zu kleinen, neu gegründeten Startups. Unabhängig von Größe oder Alter habe ich immer das gleiche Ziel: Teams dabei zu unterstützen, effizienter und effektiver zusammenzuarbeiten. Was ich häufig beobachte: Die meisten wünschen sich eine Zauberformel oder ein Standard-Vorgehen (die berühmte Wunderwaffe).
Und wer sehnt sich nicht hin und wieder danach? Wir alle sind manchmal versucht, schnelle Lösungen für unsere Probleme zu suchen.
Die Wahrheit ist jedoch, dass jedes Team, mit dem ich gearbeitet habe, seinen eigenen Ansatz entwickeln musste, abhängig von den sich verändernden, individuellen Bedürfnissen.
Die Herausforderung dabei ist: Den richtigen Ansatz für Ihr Team zu finden, erfordert Aufwand – nämlich Rollen, Verantwortlichkeiten und Routinen festzulegen. Wenn Sie diese Arbeit nicht machen, führt das zu Verwirrung, Ineffizienz, Frust und Unmut.
Wie können Sie nun ein Arbeitsmodell schaffen, das zu Ihrem Team passt?
Investieren Sie Zeit
Auch wenn es mühsam erscheint, dafür Zeit zu verwenden, wie Sie zusammenarbeiten wollen – obwohl man doch eigentlich gleich loslegen möchte –, wird sich die Investition am Ende auszahlen: durch bessere Ergebnisse und eine positivere Arbeitsatmosphäre. Gerade bei Start-ups und jungen Unternehmen sehe ich oft, dass die Rollen noch nicht klar definiert werden – der Ansatz funktioniert zwar oft zu Beginn, ist aber langfristig nicht tragfähig. Ich habe Teams begleitet, die Mühe hatten, sich vom Start-up zur Wachstumsorganisation zu entwickeln. Die wichtigste Arbeit in dieser Phase? Klarheit über die Rollen und das Schaffen funktionierender Routinen. Das Ergebnis: Weniger Frust im Arbeitsalltag und ein reibungsloserer Wachstumspfad.
Bauen Sie auf Bewährtem auf
Wenn Sie einen Prozess haben, der in der Vergangenheit gut funktioniert hat, beginnen Sie damit. Identifizieren Sie, was effektiv ist, und in welchen Bereichen es Verbesserungsbedarf gibt. Dokumentieren Sie klar definierte Rollen einzelner Personen.
Schmerzpunkte ansprechen
Genauso wie wir die Schmerzpunkte unserer Kunden identifizieren, müssen wir auch die Herausforderungen ansprechen, denen wir uns als Team stellen.
Mögliche Probleme könnten sein:
- Termine einhalten
- Den QA-Prozess optimieren
- Mit Beiträgen von eigenmächtigen Führungskräften umgehen
- Doppelte Arbeit vermeiden
Zusammenarbeiten, um zu verbessern
Beziehen Sie Ihr Team ein, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln und Wege zu finden, die bestehenden Praktiken zu verbessern. Ähnlich wie bei einer co-kreativen Design-Sitzung sollten Sie zusammenarbeiten, um die beste Form der Zusammenarbeit zu gestalten. Ich bin fest davon überzeugt, dass Teams, die selbst definieren, was für sie funktioniert, erfolgreicher sind als diejenigen, denen ein Vorgehen vorgegeben wird.
Schriftlich festhalten
Sobald Entscheidungen getroffen wurden, dokumentieren Sie diese. Erstellen Sie ein Organigramm, das die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder aufzeigt. Falls es Lücken gibt, die noch zu füllen sind, kennzeichnen Sie dies klar. Halten Sie Routinen fest und benennen Sie, wer regelmäßige Meetings oder die Kommunikation im Team übernimmt.
Regelmäßig überprüfen
Überdenken Sie Ihr Vorgehen kontinuierlich (ich empfehle quartalsweise) und führen Sie Sitzungen mit dem Team durch, um es anhand aktueller Entwicklungen zu verfeinern.
Wie man schwierige Themen anspricht
Angenommen, Sie haben einen Nordstern, klare Rollen und Routinen, und dennoch treten weiterhin störende Verhaltensweisen auf. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Menschen komplex und unvollkommen sind. Egal, wie klar das Betriebsmodell Ihres Teams definiert ist, es kann immer wieder zu Störungen, Entgleisungen und Unwohlsein kommen.
Als Produktverantwortliche oder -verantwortlicher sind Sie in der Pflicht (im Interesse der Arbeit und des Teams), Themen anzusprechen, die eine effektive Zusammenarbeit behindern – und auch den Mut aufzubringen, schwierige Themen offen anzusprechen.
Häufige Szenarien:
Die entgleisende Fragestellerin / der entgleisende Fragesteller
Widerstand kann sich als entgleisende Fragen äußern („Warum sind wir hier?“, „Was machen wir überhaupt?“). Sie können dieser Person direkt begegnen, indem Sie sie an die frühere Vereinbarung innerhalb der Gruppe erinnern.
Der/die nicht engagierte Stakeholder
Fehlendes Engagement kann sich darin zeigen, dass jemand nicht vollständig teilnimmt, abgelenkt wirkt, oder zwar körperlich anwesend ist, geistig aber fehlt. Wenn ein Teammitglied nicht engagiert ist, entscheiden Sie mit Fingerspitzengefühl, ob das Thema in der Gruppe oder im Einzelgespräch geklärt werden sollte. Die Motivation kann sich schon ändern, wenn Sie die Person bitten, sich wieder dem Team und der Aufgabe zu widmen. Falls sie am Gerät ist oder sichtbar abgelenkt, fragen Sie nach, ob es etwas gibt, worum sie sich kümmern muss, und ob sie danach wieder vollständig teilnehmen kann. Vielleicht möchte die Person Frust loswerden oder Beschwerden äußern. Ist dies der Fall, hören Sie erst einmal zu und prüfen Sie anschließend, ob sie bereit ist, sich wieder einzubringen. Allein gehört zu werden, kann oft schon viel bewirken.
Der/die unberechenbare Mitarbeitende
Egal ob Führungskraft, kreative Person, Vertrieb oder andere: Wer unberechenbare Beiträge liefert, kann das Team stark aus der Spur bringen, da dadurch Aufmerksamkeit und Fokus zerstreut werden.
Dieses Verhalten ist oft schwer zu adressieren, weil die Person auf ihre Stellung pochen oder behaupten könnte, ihre Idee würde enormen Umsatz generieren. Solche Personen sind meist sehr engagiert, voller Ideen und manchmal auch mit sehr ungewöhnlichen Vorschlägen. Bestätigen Sie in solchen Situationen die Vorschläge und die Begeisterung, machen Sie aber deutlich, dass aktuell ein anderer Schwerpunkt gesetzt ist. Verwenden Sie ein Whiteboard als „Parkplatz“ für Ideen, die während des Meetings entstehen, oder pflegen Sie eine Ideen-Backlog-Liste in Ihrem gemeinsamen Zusammenarbeitstool, um die Beiträge festzuhalten.
Sich auf schwierige Gespräche vorbereiten
Sich selbst überprüfen
Wenn Sie ein schwieriges Gespräch erwarten oder eine störende Person an einer Sitzung teilnimmt, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre eigene Energie zu reflektieren. Es ist deutlich schwieriger, ein herausforderndes Gespräch konstruktiv anzugehen, wenn Sie selbst negativ gestimmt sind. Sorgen Sie für Ihre eigene Erdung – ein paar tiefe Atemzüge allein oder ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft können enorm helfen, um souverän und besonnen aufzutreten.
Zielsetzung klären
Welchen Zweck hat es, schwierige Themen anzusprechen und gemeinsam Herausforderungen zu meistern? Hier kommt der Nordstern Ihres Teams erneut ins Spiel. Sie arbeiten zusammen an einer Mission – dabei geht es nicht darum, dass einzelne gewinnen oder recht behalten, sondern darum, als Team gemeinsam Außergewöhnliches zu erreichen. Sich dies bewusst zu machen, hilft, emotionale Distanz zu gewinnen und schwierigen Situationen gelassener zu begegnen.
Nimm es nicht persönlich
Auch wenn es in der Praxis schwierig ist, macht diese Einstellung einen großen Unterschied. Wenn jemand aus der Reihe tanzt, hat das selten etwas mit dir zu tun. Die Person ist vielleicht frustriert, weil ihre Idee nicht aufgegriffen wird, oder sie ist widerwillig, an dem von dir organisierten Meeting oder Workshop teilzunehmen. Anstatt defensiv oder gereizt zu reagieren, solltest du versuchen, angespannte Situationen zu entschärfen, indem du Fragen stellst und Empathie zeigst.
Die „Cliff’s Notes“
Die Zusammenarbeit mit herausfordernden Stakeholdern als Product Manager erfordert eine Kombination aus klarer Kommunikation, definierten Rollen und Routinen sowie der Fähigkeit, schwierige Themen anzugehen.
- Zuallererst ist es entscheidend, dein Team auf einen gemeinsamen Leitstern auszurichten. Das bedeutet, eine klare Vision oder einen Zweck zu haben, hinter dem alle stehen. So schaffst du Ausrichtung, baust Schwung auf und förderst Zusammenarbeit.
- Zweitens, definiere Rollen und Routinen innerhalb deines Teams. Wenn du dir die Zeit nimmst, klare Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen zu etablieren, kannst du Verwirrung, Ineffizienz und Frustration vermeiden. Es geht darum, das zu finden, was für dein einzigartiges Team am besten funktioniert, und dieses stetig zu verbessern.
- Drittens ist es wichtig, schwierige Themen direkt anzugehen. Kein Team ist gegen störendes Verhalten gefeit. Ob es nun störende Fragen, nicht engagierte Teammitglieder oder unberechenbare Mitwirkende sind, den Mut zu haben, diese Herausforderungen anzugehen, ist entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit. Bei solchen schwierigen Gesprächen ist es wichtig, zunächst die eigene Energie und Einstellung zu überprüfen. Nimm dir einen Moment, um dich zu sammeln, und denke daran: Es geht nicht darum, zu gewinnen oder recht zu haben, sondern darum, gemeinsam etwas Außergewöhnliches zu schaffen. Und das Wichtigste: Versuche, störendes Verhalten nicht persönlich zu nehmen. Es geht selten um dich – entschärfe angespannte Situationen, indem du Fragen stellst und Empathie zeigst.
Indem du diese Strategien umsetzt, bist du besser aufgestellt, um Herausforderungen zu meistern und noch effektiver mit deinen Stakeholdern zusammenzuarbeiten. Also los, fördere diese effektive Zusammenarbeit und schaffe etwas Großartiges!
Möchtest du stets auf dem Laufenden bleiben und das ganze Wissen der Product Manager-Community erhalten? Abonniere unseren Newsletter!
