Product Backlog vs Sprint Backlog: Differenze Chiave
I backlog sono la spina dorsale dei workflow Agile, guidando i team dall’ideazione all’esecuzione. Ma un errore comune è non distinguere tra product backlog e sprint backlog: una svista che può portare a priorità poco chiare, sprint inefficienti e team frustrati.
Anche se molti di noi hanno esperienza con software di gestione dei backlog, l’uso improprio di questi due strumenti distinti può creare più confusione che chiarezza.
Quindi, come possiamo assicurarci che i nostri backlog lavorino per noi invece che contro di noi? Comprendere i loro ruoli unici non è solo una questione di definizioni, ma serve a risolvere problemi comuni dei workflow e ottimizzare la collaborazione del team. Analizziamo le loro differenze ed esploriamo come usarli in modo efficace.
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Cos’è un Product Backlog?
Una spiegazione breve e semplificata di cos’è un product backlog: sono tutte le funzionalità e le attività su cui tu e il tuo team di sviluppo pianificate di lavorare.
Per una definizione più strutturata, facciamo riferimento ad Atlassian.
Avrai notato che le persone di Atlassian hanno enfatizzato due concetti importanti nella definizione del backlog.
1. È prioritizzato.
Creare una semplice lista di cose da sviluppare porterà solo a una gran confusione o a un prodotto incapace di risolvere davvero i problemi dell’utente. Quindi, una lista di funzionalità non è un vero product backlog se non viene prioritizzata.
2. È derivato dalla roadmap.
Ho visto tantissimi backlog nati semplicemente dall’insieme delle idee di tutti aggiunte alla lista. Il risultato? Un caos generale e un prodotto simile al mostro di Frankenstein. Se vuoi che gli elementi del backlog raggiungano un obiettivo specifico di prodotto o di business, devi costruirlo seguendo la roadmap e la vision del prodotto.
Lo scopo principale di un backlog è essere una fonte unica di verità per tutti in azienda. Dovrebbe sempre esistere un solo backlog di riferimento e tutti dovrebbero consultarlo per scegliere cosa fare dopo.
Oltre a questo, il product backlog è anche uno strumento prezioso per facilitare la prioritizzazione per te e per gli stakeholder, perché contiene tutto quello che serve fare sotto forma di una sola lista.
Cosa deve includere un Backlog?
Supponendo che tu stia utilizzando uno dei framework Agile, il tuo product backlog sarà composto dai seguenti elementi:
- Epiche: Funzionalità ampie che aiutano a raggiungere specifici obiettivi di prodotto, come aumentare la conversione, risolvere un particolare problema degli utenti o migliorare la loro esperienza sul prodotto. La funzione dei commenti su Google Docs è un esempio. Le epiche sono generalmente composte da “sotto-funzionalità” più piccole chiamate user story.
- User Story: Piccole funzionalità o elementi di funzionalità che sono effettivamente utilizzabili dai tuoi clienti. Nell’esempio di Google Docs sopra, “menzionare qualcuno in un commento” o “risolvere un commento” sarebbero tipici esempi di storie sotto quell’epica.
- Attività Tecniche: Task che il team di sviluppo deve svolgere e che non sono legati a funzionalità presenti nel backlog. Per esempio, configurare un database di backup, refactorizzare un microservizio o ottimizzare la velocità delle query.
- Bug: Non si può parlare di vero backlog se non sono presenti i bug. Non importa quanto bene sviluppi e testi le funzionalità, questi piccoli parassiti verranno sempre fuori. Quindi vanno comunque registrati e gestiti da qualche parte. La best practice è inserirli nel backlog e prioritizzarli come tutti gli altri elementi.
Questo è l’aspetto tipico di un product backlog:
P.S. Leggi il nostro articolo su 3 esempi di product backlog fatti bene se cerchi ulteriore riferimento.
Ora vediamo qual è il ruolo del product manager nella gestione del backlog.
Chi è responsabile della gestione del backlog?
In breve — il product manager è il dio del backlog. Ha le chiavi di ciò che viene sviluppato, in quale ordine e per quale motivo. Il backlog è il suo regno, e spetta a lui assicurarsi che rimanga sempre allineato alla visione del prodotto, ai bisogni degli utenti e agli obiettivi di business.
Questo non significa che il PM sia l’unico a mettere mano al backlog. Ingegneri, designer e altri membri del team possono suggerire o persino aggiungere elementi, ma qualsiasi modifica dovrebbe avvenire sotto la supervisione del PM. Dopotutto, un backlog caotico porta a un prodotto caotico.
Le principali responsabilità del PM sul backlog includono:
- Prioritizzare il backlog – Assicurarsi che il lavoro più prezioso e impattante venga affrontato per primo.
- Raffinarlo con il team – Revisionare, aggiornare e suddividere regolarmente gli elementi per mantenere il lavoro chiaro e gestibile.
- Comunicare priorità e modifiche del backlog – Tenere informati gli stakeholder in modo che non ci siano sorprese.
Poiché il backlog è un documento vivo, si evolve costantemente. Emergono nuove idee, le priorità cambiano e alcune funzionalità vengono eliminate completamente. Questa fluidità è un principio chiave dell’Agile: il backlog deve riflettere la realtà attuale, non un piano rigido e superato.
Un backlog ben gestito non è solo un elenco di compiti; è uno strumento strategico che aiuta i team a costruire il prodotto giusto al momento giusto. E al centro di tutto? Il product manager, che tiene le chiavi.
Creare e Gestire un Product Backlog 101
Si inizia a costruire la prima versione del backlog non appena la roadmap di prodotto è completata. Solitamente prendi tutte le funzionalità principali e le parti di lavoro dalla roadmap e le trasformi in Epiche sul backlog.
Dopodiché, inizi a sviluppare i documenti dei requisiti di prodotto per ciascuna di esse e crei epiche basandoti sulla suddivisione delle funzionalità all’interno del tuo PRD.
Ma, come conseguenza naturale dello sviluppo prodotto, finirai per cambiare costantemente queste epiche, aggiungere storie indipendenti e bug per ottenere un backlog che assomiglia a quello con cui lavoriamo quasi tutti. Ovvero, un backlog disordinato.
Però, è abbastanza semplice mantenere il backlog ordinato se ti attieni a queste regole.
- Organizza sessioni regolari di backlog grooming.
- Dedica tempo nel prossimo sprint per effettuare correzioni di massa dei bug e ripulire il backlog da essi.
- Non permettere a tutti di aggiungere le proprie idee al backlog senza aver prima consultato te.
- Dai sempre priorità al tuo backlog.
- Utilizza la user story mapping per avere una panoramica chiara di ciò che va fatto.
Per quanto riguarda l’ultimo punto, ecco due tecniche di prioritizzazione principali che ti suggerisco di utilizzare sulla base della mia ampia esperienza nell’averne testate una dozzina.
MoSCoW
Questa è una tecnica piuttosto semplice che raggruppa gli elementi del backlog in queste tre categorie:
- Must-have: Quando la funzionalità fa parte del percorso principale dell’utente e non è possibile risolvere i suoi problemi senza di essa. Ad esempio, le playlist di Spotify sono un must-have.
- Should-have: Un miglioramento significativo del percorso utente. Nel caso di Spotify, sarebbe la possibilità di cercare playlist preimpostate per il proprio umore o attività.
- Could-have: Qualcosa che rende l’esperienza utente più piacevole, ma la sua assenza non è un impedimento. In Spotify, si potrebbero usare i gesti per cambiare brano invece dei pulsanti.
- Won’t-have: Funzionalità o iniziative considerate inutili da te, dagli stakeholder o dal team durante le sessioni di grooming o prioritizzazione.
Come puoi vedere, la MoSCoW è una tecnica davvero semplice. Ed è uno dei motivi per cui mi piace utilizzarla, perché è molto facile da spiegare a tutti in riunione e farla adottare anche agli altri quando si tratta di scegliere le attività a priorità bassa o alta tra gli elementi su cui stai lavorando.
Kano
Un’altra tecnica semplice che ti permette di considerare le funzionalità in questione dal punto di vista dei bisogni degli utenti. Qui, raggruppi le tue funzionalità in queste categorie:
- Bisogni di Base: L’assenza di questi è un fattore decisivo per l’utente. In una camera d’hotel, sarebbe la presenza di lenzuola pulite sul letto.
- Bisogni di Prestazione: Caratteristiche la cui quantità o presenza aumenta direttamente la soddisfazione dell’utente. Questo è il design degli interni della camera d’hotel o la presenza di servizi di lavanderia o colazione.
- Bisogni di Eccitazione: L’assenza di questi non ridurrà la soddisfazione. Ma la loro presenza sicuramente la aumenterà. Un esempio è la simpatica scultura a cigno fatta con gli asciugamani sul letto della camera d’hotel.
Ecco un grafico che illustra la relazione tra questi tipi di caratteristiche e la soddisfazione dell’utente secondo Kano.
Per riassumere, il product backlog è la lista delle cose da fare del team che il product manager (o il team di prodotto) crea e mantiene utilizzando una vasta gamma di strumenti di gestione del backlog e tecniche.
Cos’è uno Sprint Backlog?
Ora che la natura stessa del product backlog ci è chiara, cerchiamo di capire di cosa si tratta lo sprint backlog (suggerimento: non si tratta di esercizio fisico.)
Scrum.org definisce lo sprint backlog come la parte del product backlog che il team scrum ha scelto di completare durante lo sprint in arrivo. Nel framework Scrum, è uno degli artefatti principali con cui lavora tutto il team.
Come suggerisce la definizione, lo scopo principale dello sprint backlog è definire chiaramente l’ambito di lavoro su cui il team deve concentrarsi durante lo sprint.
Il processo di costruzione dello sprint backlog avviene solitamente durante la riunione di pianificazione dello sprint. Qui, solitamente avvengono le seguenti attività:
- Il product manager definisce l’obiettivo dello sprint.
- Il team inizia a selezionare una lista realistica di deliverable che possa aiutarli a raggiungere l’obiettivo.
- Il team suddivide le storie in task tecnici e li stima.
- Analizzano la capacità e la velocità (velocity) delle iterazioni passate per validare che lo sprint backlog sia fattibile.
A differenza del product backlog, di cui il PM è unico proprietario, la responsabilità della creazione e della gestione dello sprint backlog ricade sul team scrum. Essendo coloro che svolgono le attività per realizzare le funzionalità, sono i migliori a decidere dimensione e portata dello sprint backlog.
A differenza di altri artefatti scrum che alcuni team potrebbero decidere di ignorare (va benissimo, si adatta lo scrum al team e non il contrario) lo sprint backlog sembra essere quello che utilizzano praticamente tutti. Ci sono ottime ragioni per questo. In particolare, lo sprint backlog offre:
- Chiarezza dello scope: Il team ha una comprensione chiara del lavoro che è previsto svolgere durante la prossima iterazione.
- Maggiore focus: Con l’ambito di lavoro chiaro e uno scrum master che difende lo sprint da chiunque voglia aggiungervi nuove attività, il team può concentrarsi solo sugli elementi dello sprint backlog.
- Miglior monitoraggio dei progressi: Poiché non entrano né escono elementi dallo sprint backlog, è abbastanza semplice vedere quanto il team stia avanzando verso l’obiettivo dello sprint.
Per quanto riguarda il terzo punto, la maggior parte degli strumenti Agile offre funzionalità di reporting per gli sprint che monitorano automaticamente i progressi del team. Uno dei report più popolari per questo è il burndown chart.
Questo grafico è composto da due linee che puntano verso il basso. La linea grigia rappresenta il progresso ideale ipotetico del team. La linea rossa, invece, è il progresso reale. Jira (lo strumento mostrato nello screenshot) misura queste linee in base al totale dei punti storia restanti da completare per il team. Quindi, quando qualcuno chiude una task, la linea rossa scende di un valore pari ai punti storia stimati di quella attività.
Creare e Gestire uno Sprint Backlog
Il processo di creazione di uno sprint backlog inizia da un product backlog che non è stato ancora revisionato. I product owner conducono regolarmente riunioni di backlog refinement (note anche come grooming) in cui il team:
- Pone domande al PM sul design e sui requisiti per avere una chiara comprensione di ciò che il team di prodotto si aspetta che venga realizzato.
- Mette in discussione alcuni punti dei requisiti se richiedono troppo tempo per essere realizzati o se comportano difficoltà tecniche.
- Attribuisce la responsabilità di ogni elemento nel backlog al membro del team che ritengono più adatto per quella specifica attività.
- Stima la dimensione del task o dello user story utilizzando una delle tecniche più diffuse, come ad esempio i numeri di Fibonacci accompagnati dal planning poker.
Dando per scontato che il team abbia revisionato abbastanza attività per la prossima iterazione, il team svolgerà una riunione di sprint planning in cui si impegna a completare un certo numero di attività dal product backlog. Dal momento in cui il team si impegna e inizia lo sprint, questo gruppo di attività diventa lo sprint backlog.
Per la gestione dello sprint backlog, la metodologia Agile ci mette a disposizione diversi strumenti, tra cui:
- Daily standup in cui ogni membro del team mostra i propri progressi al gruppo e riporta eventuali impedimenti che rallentano il proprio lavoro.
- Burn up e burn down chart che visualizzano l’avanzamento complessivo del team.
- Demo meeting alla fine dello sprint quando il team mostra i risultati del proprio lavoro al team di prodotto e riceve feedback pratici sul design e sulle funzionalità delle feature sviluppate.
Infine, ci sono le riunioni di retrospettiva. Non aiutano direttamente a gestire lo sprint backlog, ma permettono di discutere sui processi che migliorano la qualità e l’efficienza della sua gestione.
Differenze Chiave tra Product Backlog e Sprint Backlog
Per comprendere meglio le differenze tra questi concetti apparentemente simili, ti propongo una panoramica affiancata su come differiscono, poi spiegherò ogni elemento nel dettaglio.
Sebbene la panoramica stessa possa spiegare facilmente come sono diversi, potresti comunque avere delle domande su aspetti specifici. Quindi, lascia che li esamini uno per uno.
Orizzonte temporale: I product backlog rappresentano il tuo piano a medio-lungo termine poiché riflettono la roadmap e la visione del prodotto. Di conseguenza, l’orizzonte di pianificazione può andare da diversi sprint fino a un paio d’anni.
Gli sprint backlog, invece, hanno un lasso di tempo molto breve, poiché rappresentano gli elementi che il team prevede di consegnare nello sprint successivo (di solito della durata di 1-4 settimane).
Responsabilità: Come già menzionato, il responsabile finale del product backlog è una persona del team di prodotto (solitamente il product owner assegnato a quel team). Il team Scrum può contribuire al backlog, ma può farlo solo attraverso il PM.
La situazione è diversa per lo sprint backlog. L’unico modo in cui un PM può influenzarlo è definendo l’obiettivo dello sprint. A parte ciò, è il team scrum ad avere l’autorità di crearlo e gestirlo.
Livello di dettaglio: Poiché gli elementi in un product backlog possono rappresentare il lavoro di diversi trimestri o addirittura anni, non è realistico che il PM abbia ogni elemento descritto in modo dettagliato. In realtà, lo sconsiglio vivamente poiché c’è sempre la possibilità che molte funzionalità vengano eliminate e sarebbe una perdita di tempo descriverle minuziosamente.
Solitamente, si avrà un livello di dettaglio elevato per gli elementi con priorità alta, e una descrizione sommaria per tutto il resto.
Per le user story che entrano nello sprint backlog, invece, devono essere presenti tutti i dettagli necessari. Altrimenti, il team scrum rifiuterà di implementare le story se non ha una chiara comprensione di ciò che è richiesto.
Scopo: Il product backlog è il “ponte” tra piani strategici ancora poco definiti e dettagli di implementazione tecnica molto specifici. Serve come strumento per esprimere i piani strategici nella forma di una lista di cose da fare.
Gli sprint backlog, invece, sono strumenti molto tattici e puntano a fornire al team un piano d’azione e un perimetro chiari e di breve periodo.
Flessibilità: I product backlog sono documenti vivi che cambiano continuamente. Considerato il loro carattere a lungo termine, devono per forza cambiare in base a nuove priorità, feedback degli utenti e condizioni di mercato per mantenere la competitività del prodotto.
Gli sprint backlog sono l’esatto opposto. Anche se consiglio di aggiornare costantemente il product backlog, modificare gli elementi di uno sprint backlog è assolutamente da evitare, perché si rischia di rompere tutti gli impegni e le pianificazioni del team.
Come Collaborano Product Backlog e Sprint Backlog
Come accennato, lo sprint backlog è la parte più precisa e chiarificata del product backlog. Continua a essere considerato parte del backlog fino al termine dello sprint in corso. Successivamente, le storie completate escono dal backlog, mentre quelle incomplete vi rientrano in cima all'elenco delle priorità.
Quindi, in termini di flusso delle funzionalità tra questi due backlog, potrebbe capitare non solo di popolare lo sprint backlog con elementi dal product backlog, ma anche il contrario.
Indipendentemente dalla direzione in cui vanno le storie, assicurare un trasferimento fluido è fondamentale. Ecco a cosa ti consiglio di prestare attenzione:
- Qualunque elemento entri nello sprint backlog dovrebbe includere domande aperte per il team scrum. In caso contrario, rischieresti di diventare un ostacolo per il progresso dello sprint. Il modo migliore per gestire questa situazione è creare una Definition of Ready (DoR) insieme al tuo team e seguirla.
- Tutto ciò che entra nello sprint backlog dovrebbe avere delle stime. In caso contrario, gli impegni e i piani del tuo team saranno errati. Anche utilizzare i grafici burndown per monitorare il progresso sarebbe difficile.
- Quando crei lo sprint backlog, chiedi sempre chiaramente al team se si sente a suo agio con il carico di lavoro. Le persone tendono a sovraccaricarsi e finiscono con sprint completati solo a metà.
- Quando estrai elementi incompleti dallo sprint alla sua conclusione, assicurati sempre di discuterne durante la retrospettiva. In questo modo, puoi individuare le inefficienze del processo ed eliminarle.
In sintesi, ecco come appare l'intero processo.
Oltre ai consigli su come collegare questi due elementi, lascia che ti aiuti a gestirli entrambi al meglio con alcune best practice tratte dalla mia esperienza.
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Best practice per la gestione del Product Backlog
Gestire un product backlog può essere piacevole o complicato a seconda di come lo si organizza. Ecco cosa faccio io dopo anni di esperienza:
- Pulizie costanti: Trova il coraggio di eliminare dal backlog gli elementi che difficilmente verranno sviluppati.
- Comunicazione con gli stakeholder: Organizza regolarmente riunioni di prioritizzazione a livello alto con i tuoi stakeholder. In questo modo, il piano che hanno in mente sarà allineato con quello presente nel backlog.
- Lista separata per elementi dal futuro incerto: A volte tu o uno stakeholder potreste proporre idee che forse verranno sviluppate, forse no. Per evitare di sovraccaricare il backlog, tienile in una lista separata in un altro luogo. Aggiungile al backlog solo quando saprai che verranno realizzate.
Infine, ti consiglio di sfruttare i tanti strumenti e template per il product backlog disponibili per accelerare il processo di creazione. Ecco alcuni proposti da ClickUp che puoi utilizzare.
Se vuoi approfondire ulteriori best practice di prodotto, ti suggerisco di consultare la nostra guida dedicata.
Best practice per la gestione dello Sprint Backlog
Lo sprint backlog rappresenta il perimetro di uno specifico incremento. Quindi, i suggerimenti per gestirlo correttamente sono leggermente diversi:
- Evita un'eccessiva pianificazione: Gli esseri umani sono pessimi nel valutare le proprie capacità. Se il tuo team si impegna su uno sprint backlog molto più ampio rispetto alla norma, aiutali a rimuovere qualche elemento.
- Gestisci i blocker ogni giorno: Non ho mai visto uno sprint filare liscio nella mia carriera (e ne ho vissuti centinaia). Gli ostacoli si presenteranno sempre. E se non li affronti subito, la possibilità di completare lo sprint diminuisce drasticamente. Presta quindi molta attenzione a ciò che riporta il team durante i daily standup.
- Usa strumenti specializzati: Il web è pieno di software pensati per migliorare l'efficienza e l'efficacia dei processi Agile. Sfruttali appieno.
Relativamente all'ultimo punto, ecco alcuni strumenti con tutte le funzionalità essenziali che puoi prendere in considerazione.
Atlassian Jira: Strumento Agile ricco di funzionalità, ideale per workflow complessi e grandi team.
Trello: Strumento leggero per la gestione delle attività con plugin Agile (Kanban e Scrum), ideale per piccoli team startup.
Monday.com: Si colloca tra Jira e Trello. È ricco di funzionalità ma supporta facilmente processi snelli e team ridotti.
Per altri suggerimenti, consulta pure la nostra lista dei migliori strumenti per il product management.
Errori comuni e sfide nella gestione del backlog
Ho perso il conto dei fallimenti miserabili che ho avuto nel gestire i miei backlog durante la mia carriera. Commettere errori è inevitabile (è così che si impara), ma ci tengo comunque a segnalare un paio di errori significativi nella speranza che tu possa evitarli (al contrario di me).
Fare il saputello: Questo vale soprattutto quando sei agli inizi (ciao effetto Dunning-Kruger). Leggi un paio di articoli sulla gestione dei backlog e pensi di saperlo fare meglio di chiunque altro. Porta quasi sempre a un grande pasticcio. Quindi, se ci sono product manager più esperti attorno a te, non esitare a chiedere il loro aiuto. In alternativa, puoi anche dare un'occhiata agli esempi di product backlog gestiti bene.
Smettere di imparare: Il mondo dell'Agile si evolve rapidamente. Se smetti di approfondire nuove pratiche e strumenti, ti troverai di fronte a problemi che hanno già delle soluzioni nuove a disposizione. Iscriviti quindi a corsi o webinar sull'Agile e abbonati alla nostra newsletter per tante risorse e guide sulla gestione del prodotto.
Pensare che i PM non facciano parte del team Agile: Se pensi che i PM non c'entrino con gli elementi presenti nello sprint, molto probabilmente la maggior parte dei tuoi sprint fallirà. Emergono sempre domande e chiarimenti relativi al prodotto durante l'implementazione delle storie. Più velocemente le risolvi, migliore sarà l'esito alla review dello sprint.
Tutto è prioritario e la scadenza era ieri: Conosciuta anche come "la malattia del CEO", questa situazione indica che il tuo backlog manca di priorità. Un modo semplice per risolvere il problema è trovare il coraggio di dire al tuo CEO "No, non abbiamo la capacità, per favore dimmi quale è più importante". Credimi, la maggior parte dei CEO ti ascolterà e ti indicherà una priorità chiara.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra un product backlog e uno sprint backlog?
Il product backlog è una lista sempre in evoluzione di funzionalità che rappresentano la tua strategia e i tuoi piani di sviluppo a lungo termine. Gli sprint backlog, invece, sono sottoinsiemi del product backlog che il team è pronto ad affrontare durante lo sprint successivo. A differenza del product backlog, sono di natura tattica e a contenuto fisso.
Chi è responsabile del product backlog?
I product manager sono coloro che creano, gestiscono e si assumono la responsabilità di tutto ciò che accade con il product backlog.
Ogni quanto deve essere aggiornato il product backlog?
Una buona regola generale è tenere riunioni settimanali di refinement del product backlog per aggiornare la scomposizione delle storie e riunioni mensili per ridefinire le priorità delle funzionalità.
Gli sprint backlog possono cambiare durante lo sprint?
Non te lo consiglio, a meno che non sia un’emergenza. Modificare lo sprint backlog ridurrà le probabilità che il team lo consegni, poiché non si è impegnato a completare gli elementi aggiunti.
Come funzionano insieme il product backlog e lo sprint backlog?
Il team scrum affina le attività a priorità più alta nel product backlog durante una riunione di grooming. Poi tiene una riunione di sprint planning, in cui trasferisce le attività dal product backlog allo sprint backlog, le stima e si impegna a completarle entro la fine dello sprint.
