5 Framework di Progettazione per Workshop di Ideazione di Prodotti
Indice dei Contenuti
- La tua checklist per il workshop
- Preparare il terreno per un workshop di successo
- 5 Framework di Design per la tua cassetta degli attrezzi del PM
“Innovazione strutturata.” Questa è l’espressione che ho usato mentre descrivevo il mio workshop rigorosamente a tempo a una collega di UX design prima dell’offsite di prodotto 2022 della nostra azienda. Il nostro obiettivo era definire la vision di prodotto per il 2025 della società e a ciascuno era stata assegnata un’area su cui concentrarsi. Avevo scelto una serie di framework di design per raggiungere questo obiettivo.
La mia collega mi ha chiesto se fossi preoccupata di lasciare poco spazio al pensiero creativo. Ho risposto di no, perché un workshop di design thinking senza struttura o obiettivi chiari è solo una conversazione interessante (e facilmente dimenticabile).
Questa può essere una visione un po’ controversa per chi vede la struttura come nemica della creatività. Io invece ho scoperto che è vero il contrario.
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Come product manager ed ex giornalista, ho osservato che tendiamo a strutturare il nostro pensiero usando una varietà di strumenti e framework a livello subconscio. Ad esempio, quasi due terzi dei professionisti fanno una lista per organizzare le attività incomplete che hanno in mente.
Le ricerche hanno anche dimostrato i benefici della scrittura di un diario per stimolare la creatività e chiarire i nostri pensieri. Quando lavoravo ancora come giornalista, quasi dieci anni fa, trascorrevo più tempo a scrivere la scaletta di un articolo che l’articolo stesso.
Le metodologie di design thinking sono strumenti popolari utilizzati sia da startup tecnologiche sia da grandi aziende per guidare l’innovazione di prodotto. Tuttavia, sono semplicemente versioni formalizzate delle strutture di pensiero a cui ricorriamo ogni giorno.
In un workshop, probabilmente avrai a disposizione solo una giornata—se non meno—con il tuo gruppo. Se non fornisci questi framework quando il tempo è limitato, i partecipanti dovranno scegliere autonomamente quale utilizzare, sprecando parte del tempo a disposizione.
Il mio obiettivo in ogni workshop di ideazione di prodotto è dare ai partecipanti la libertà di pensare in modo chiaro e creativo, liberandoli dall’onere di strutturare da soli la propria creatività.
Il workshop a cui mi riferisco all’inizio dell’articolo è stato un grande successo: più di 50 nuovi casi d’uso cliente, un bozzetto di interfaccia utente e una direzione strategica per il prodotto del 2025. Le attività illustrate qui sotto possono aiutarti a raggiungere lo stesso risultato, anche con tempi molto stretti.
Se non ti prepari, ti prepari a fallire…
Prima di iniziare, ecco una checklist per assicurarti di aver predisposto tutto il necessario per un workshop di successo ancora prima di partire.
La tua checklist per il workshop
- Partecipanti con competenze diversificate: Per garantire una gamma ampia di prospettive, seleziona i membri del team da diverse discipline, tra cui product management, sviluppo prodotto, design UX, marketing e customer success.
- Materiali di preparazione e programma pubblicati in anticipo: Potresti valutare di raccogliere le user personas, diagrammi di flusso, ricerche utente precedentemente svolte* e qualsiasi materiale di lettura trovato sul web che possa aiutare il gruppo a fare brainstorming sui clienti e sul mercato. (*Se ne hai ancora pochi a disposizione, ecco alcune ottime risorse introduttive su come pianificare la UX research e il processo di ricerca nella UX design.)
- 3-5 attività con istruzioni chiare: Questo è il motivo per cui stai leggendo! Assicurati che le attività siano pubblicate prima con istruzioni chiare per ciascuna.
- Materiali per ogni attività (e abbastanza per tutti): Il lavoro di prodotto e design non deve restare solo nella tua testa. Per rendere le cose più divertenti, non dimenticare i tuoi oggetti di scena! Prima di un workshop in presenza, spesso acquisto post-it, pennarelli per lavagne bianche, adesivi a puntino e altro ancora. Nota che se il tuo team è remoto, avere i materiali giusti si traduce nell’avere il giusto software di gestione delle idee.
- Tempo per le pause: Questo è particolarmente vero se stai conducendo un workshop di un'intera giornata o su più giorni.
- Obiettivi e deliverable chiari: Identifica in anticipo gli obiettivi per garantire che tutti i partecipanti possano orientarsi verso i tuoi obiettivi. Se il tuo obiettivo è definire un nuovo prodotto, una funzionalità, un’interfaccia utente o uno scopo di prodotto, dichiaralo chiaramente. Inoltre, definisci i confini del workshop e qualsiasi ipotesi che hai fatto in anticipo.
Preparare il terreno per un workshop di successo
Dopo settimane (forse mesi?) di preparazione, il momento è finalmente arrivato. È il giorno del workshop!
Dopo aver fatto una presentazione coinvolgente, distribuito le copie stampate del materiale da leggere in anticipo, messo via i telefoni e impostato la modalità silenziosa (le notifiche, a differenza del time-boxing, sono la morte della creatività!) e aver rivisto i processi di design che userai, è il momento di immergersi nella prima attività.
Come un buon libro, ogni workshop ha bisogno di un inizio, una parte centrale e una fine. Personalmente, preferisco suddividere le attività in tre categorie: Scoperta del Problema, Analisi del Problema e Risoluzione del Problema.
5 Framework di Design per la tua Cassetta degli Attrezzi da PM
Parte 1: Scoperta del Problema
Le attività di Scoperta del Problema si concentrano principalmente sui materiali di preparazione che hai fornito in anticipo. Queste attività dovrebbero dare a tutti i partecipanti una comprensione uguale del cliente o stakeholder che desideri servire con l’esito del workshop.
Dai flussi di lavoro alle opportunità
Analizza un flusso di lavoro predefinito del cliente per individuare i punti di attrito. I punti di attrito diventano opportunità per nuovi prodotti e funzionalità.
L’analisi dei flussi di lavoro è un framework di UX che permette ai partecipanti di familiarizzare con le frustrazioni, i punti dolenti e i bisogni del tuo utente finale. Questo esercizio va dritto al cuore del nostro obiettivo più importante come product manager: costruire il prodotto giusto.
Come possiamo sapere se stiamo costruendo il prodotto giusto per il mercato giusto? Come evitiamo la tentazione, spesso presente, di costruire una soluzione per un problema che non esiste?
Diventando profondamente familiari con l’esperienza utente quotidiana, istante per istante, possiamo identificare e affrontare i lavori più impattanti.
Un'analisi dai flussi di lavoro alle opportunità parte da un semplice diagramma di flusso. Se non ne hai mai usato uno prima, sentiti libero di guardare il diagramma qui sotto. Molti popolari tool di design di prodotto come Miro, Mural e Figma offrono modelli predefiniti che ti aiutano a creare bellissimi diagrammi di flusso.
Questi diagrammi dovrebbero idealmente essere inviati nel pacchetto di letture preliminari prima del workshop per dare tempo ai partecipanti di familiarizzare con essi.
La mia preferenza è svolgere questa attività con stampe di ciascun flusso di lavoro e penne o pennarelli. Tuttavia, può essere facilmente adattata alle interfacce digitali se non hai la possibilità di incontrare il tuo team di persona.
Una volta che tutti hanno accesso, sia fisico che digitale, a un diagramma di workflow, il passaggio successivo è assegnare 10-15 minuti ai partecipanti per leggere i flussi di lavoro e documentare tutto ciò che rappresenta un’opportunità per il nostro prodotto: punti di attrito, punti dolenti, bisogni principali, punti di soddisfazione, ecc.
Al termine dell’esercizio, i membri del gruppo probabilmente si troveranno con un’intuizione maggiore sui problemi da risolvere per il tuo cliente target.
Parte 2: Analisi del Problema
Le attività di Analisi del Problema approfondiscono l’analisi del cliente svolta nella Parte 1, identificando i problemi più importanti, urgenti e rilevanti da risolvere. Con una selezione apparentemente infinita di problemi tra cui scegliere, questa fase è fondamentale per dare al product manager una visione completa del valore della risoluzione di ciascun problema – e per chi.
Ora che sono stati identificati feedback e/o punti dolenti, è il momento di quantificare la loro urgenza per i clienti o stakeholder.
Affinity Mapping
Categorizzate i punti dolenti o i feedback dei clienti in temi più ampi per comprendere meglio quali sono i bisogni più urgenti dei clienti.
Affinity Mapping è un framework di design che comporta la categorizzazione di elementi in base a temi simili.
Se si abbina un'affinity mapping con l’attività workflow-to-opportunities descritta sopra, basta che il gruppo converta le note precedentemente scritte a mano o digitate sul flusso di lavoro in elenchi puntati da categorizzare. I punti dolenti, i bisogni ecc. possono anche essere estratti dai feedback dei clienti raccolti in precedenza.
Prima di lasciare il gruppo libero di lavorare, assicuratevi di spiegare che l'obiettivo è creare una rappresentazione visiva dei problemi più impattanti che possiamo risolvere per l’utente. Trovo utile predefinire alcune “categorie ombrello” prima che il gruppo inizi a suddividere, ma questa scelta è opzionale a seconda del tempo disponibile e del numero di punti da categorizzare. Alcune popolari macro-categorie includono punti dolenti dei clienti, bisogni e anche lavori da svolgere.
Aspetta, cosa sono i jobs-to-be-done?
Il framework di design “jobs-to-be-done” (detto anche “JTBD”) è uno strumento molto utilizzato nei team di progettazione prodotto e sviluppo prodotto per individuare gli obiettivi più importanti degli utenti finali. Lo fa considerando i bisogni dell’utente non come un insieme statico di desideri binari, bensì come azioni finalizzate che puntano tutte a pochi obiettivi misurabili.
Esistono molti esempi di JTBD utilizzati con successo dai team prodotto per l’ideazione, ma il framework richiede struttura per essere davvero efficace.
A seconda della qualità dei feedback, dei punti dolenti e dei bisogni dei clienti identificati nella Parte 1 del workshop, il facilitatore può scegliere di far identificare nel corso dell’esercizio di affinity mapping i “jobs-to-be-done” degli utenti come categoria ombrello.
Una volta stabilite le principali categorie ombrello, il gruppo può essere lasciato libero di iniziare a suddividere i punti in sotto-categorie appartenenti a ogni macro-tema. Spesso questa è la parte più divertente e interattiva del workshop. Sebbene il facilitatore debba guidare il confronto, è meglio lasciare che il gruppo segua la propria creatività.
La vostra gerarchia dovrebbe apparire più o meno così:
Questa attività può essere facilmente svolta anche in modalità virtuale utilizzando Miro o Mural.
Una volta che i punti sono stati ordinati in categorie ombrello e sotto-categorie, il facilitatore del workshop può scegliere se concentrarsi su una determinata categoria o svolgere l’esercizio di affinity mapping all’interno di ogni categoria, a seconda degli obiettivi, dell’ambito e delle dimensioni del gruppo.
Le categorie e le sotto-categorie con il maggior numero di sticky notes sotto di loro rappresentano i punti più urgenti e pressanti da affrontare per l’utente finale, che passeranno così alla fase successiva: Risoluzione del Problema.
Dai un’occhiata al video qui sotto per un esempio di esercizio di affinity mapping completato.
Parte 3: Risoluzione del Problema:
Le attività di Problem Solving portano il lavoro teorico di UX design alla sua conclusione pratica. Come product manager, siamo portati a essere orientati alla soluzione, ma può essere difficile individuare il momento in cui l’analisi teorica è sufficiente per prendere delle decisioni.
La realtà è che si potrebbe analizzare un problema all’infinito. Per evitarlo, parte del nostro ruolo consiste nel prendere decisioni anche con informazioni incomplete. Avremo sempre la possibilità di iterare su queste idee conducendo test di usabilità o modificando l’esperienza utente in un secondo momento.
Le attività che esploro in questa sezione aiutano i partecipanti al workshop a trasformare la loro profonda comprensione dell’utente finale in una lista prioritaria di attività di sviluppo prodotto.
Le “How-might-we Statement”
Questa attività può essere svolta all’inizio o alla fine di un workshop ed è più efficace in un contesto di gruppo. Di solito parte da una "how might we" o una dichiarazione di problema e permette ai partecipanti di sviluppare idee fuori dagli schemi che portano a soluzioni.
Esistono molti modi diversi per condurre con successo un’attività “how-might-we”, che può essere completata come parte di un workshop più ampio o autonomamente come semplice esercizio di ideazione.
Nell’ambito del formato workshop descritto sopra, il gruppo lavorerebbe insieme per creare delle "how-might-we statement" a partire dai pain point, dai bisogni o dai job-to-be-done individuati nell’esercizio di Affinity Mapping.
Ad esempio...
Supponiamo che sia stato scoperto che il principale "job-to-be-done" di un cliente sia quello di condividere documentazione all’interno della propria organizzazione per favorire la collaborazione in tempo reale, ma che problemi legati ai permessi e al tracciamento delle modifiche impedissero di raggiungere questo obiettivo. In questo caso, una how-might-we statement potrebbe suonare così:
“Come potremmo permettere ai nostri utenti di collaborare facilmente con i colleghi, assicurando al contempo che le persone giuste abbiano accesso alla documentazione appropriata al momento giusto?”
Dopo aver ristretto le principali "how-might-we statement", è il momento di fare il salto nell’ideazione delle funzionalità. Potrebbe sembrare un passaggio azzardato, ma a questo punto i partecipanti sono così immersi nell’esperienza utente che probabilmente hanno già in mente alcune idee da proporre.
Ci sono molti modi per aiutare il gruppo a compiere questo passo. Due metodi su cui mi affido spesso sono la scrittura di scenari e lo sketching.
La scrittura di scenari funziona facendo immaginare a ogni partecipante al workshop come l’utente finale verrebbe a interagire con la loro applicazione e, in ultima analisi, quale sarebbe la sua esperienza d’uso. Ogni partecipante scriverà poi un breve racconto che descriva la propria visione di come il prodotto o la funzionalità soddisfa la "how-might-we statement" per l’utente.
Lo sketching offre inoltre al gruppo l’opportunità di essere creativo permettendo loro di immaginare e disegnare il workflow o l’interfaccia utente di una funzione che risponde alla "how-might-we statement". Per l’esercizio di sketching si possono scegliere strumenti digitali come Balsamiq, o altri tool UX. Questi schizzi spesso diventano l’inizio di un design incentrato sull’utente.
A seconda delle dimensioni del gruppo, puoi anche offrire entrambe le opzioni e lasciare che scelgano quella con cui si sentono più a loro agio. In entrambi questi esercizi, il gruppo dovrebbe avere circa 10-20 minuti di tempo tranquillo per riflettere individualmente sulle discussioni della giornata e decidere come affrontare al meglio la "how-might-we statement".
Questa dovrebbe essere la parte meno strutturata del tuo workshop. I membri del gruppo ora hanno le giuste intuizioni per affrontare autonomamente gli obiettivi.
Ricordati di salvare tutti i risultati di questa e delle esercitazioni precedenti per poterli consultare in fase di valutazione delle idee. Anche idee che non vengono approfondite questa volta potrebbero diventare interessanti progetti di design in futuro.
Impatto vs. Sforzo:
Uno strumento per prioritizzare il lavoro in base allo sforzo richiesto e all’impatto potenziale. Una volta definite le idee di funzionalità, posizionale nella matrice Impatto vs. Sforzo.
La matrice Impatto vs. Sforzo (nota anche come matrice Valore vs. Sforzo) è uno strumento molto utilizzato dai product manager, oltre che il mio metodo preferito per chiudere un workshop.
Con le idee fantastiche che sicuramente sono emerse dalle discussioni della giornata, è ora di valutare ciascuna delle idee migliori per l’impatto che potrebbe avere sul cliente rispetto allo sforzo necessario a realizzarla.
Insieme, il gruppo dovrebbe discutere ogni idea e concordare su dove posizionarla nella matrice. Fare questo esercizio di gruppo è fondamentale, perché aiuta a bilanciare eventuali bias che i singoli partecipanti potrebbero avere riguardo all’impatto delle proprie idee.
Alla fine di questo esercizio, dovrebbe essere facile distinguere quali elementi rientrano tra i “successi rapidi” rispetto a quelli ad alto impatto che potrebbero richiedere più tempo e risorse. Ancora più importante, dovrebbe essere chiaro quali elementi sono troppo a basso impatto e troppo impegnativi per valere la pena di essere affrontati.
Cattura un Fulmine in una Bottiglia!
In un mondo perfetto, i product manager avrebbero sempre l'opportunità di condurre un lungo workshop di progettazione che includa tutte queste attività prima di preparare i loro PRD. Sfortunatamente, questo raramente accade.
Il vantaggio delle attività descritte sopra è che sono altamente adattabili. Possono essere svolte come attività individuali o abbinate tra loro. Possono anche essere svolte con gruppi virtuali, di dimensioni diverse, in modo asincrono o anche distribuite su più giorni.
Indipendentemente dal tempo a disposizione tuo o dei tuoi colleghi, dedicarsi regolarmente a esercizi creativi è una parte necessaria del lavoro di un product manager.
Anche se nei giorni più frenetici può non sembrarlo, il nostro ruolo principale non è semplicemente quello di gestire il backlog. Ciò che ci distingue nel nostro settore è la capacità di canalizzare la nostra creatività—e quella degli altri—verso idee di prodotto di alta qualità.
Con solo poche ore disponibili ogni giorno, l’approccio Structured Innovation ai workshop di design thinking aumenta semplicemente le probabilità di riuscire a catturare un fulmine in una bottiglia.
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