Cómo Aprovechar Todo el Potencial de Tu Conjunto de Herramientas de Producto
Durante una de mis primeras entrevistas para un puesto de PM, el CEO de la empresa me hizo una sola pregunta para decidir si encajaba bien en el equipo: ¿qué tipo de herramientas usas?
Había una buena razón por la que utilizó esta pregunta, ya que el tipo de herramientas que usas indica el tipo de actividades de gestión de producto que realizas con regularidad y en las que tienes suficiente experiencia.
Pero no siempre usamos nuestras herramientas correctamente. A veces somos culpables de no dedicar tiempo a aprender sobre las últimas y mejores funciones que harían nuestro mundo mucho mejor. Así que, en esta guía, repasaré algunos de los productos más comunes en nuestra pila y te ayudaré a sacarles el máximo provecho.
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Gestión de Tareas: Jira
Jira es probablemente una de las herramientas de clasificación de errores y gestión de tareas más populares cuando se trata de organizar el trabajo de los equipos de software.
Aunque existen muchas alternativas perfectamente válidas a Jira, sigue siendo la opción preferida de Scrum Masters, profesionales de gestión de proyectos y desarrolladores de producto. La razón principal es que está muy bien adaptada para ejecutar el proceso scrum con sprints, velocidades, puntos de historia, etc.
Jira también resulta ser mi herramienta favorita para la gestión de tareas. Incluso la he configurado para un par de empresas y he capacitado a su equipo para usarla.
Desventajas de Usar Jira
Según mi experiencia, el principal inconveniente que encuentran las personas al usar Jira es sobreconfigurarla. Sí, Jira te da mucho control en términos de quién puede cambiar el estado de la tarea, qué tipo de información es obligatoria rellenar antes de enviarla a QA, y así sucesivamente.
Pero créeme, lo más probable es que no terminarás usando esas configuraciones. En cambio, te encontrarás con un proceso demasiado complejo que requiere que ciertas personas realicen ciertas operaciones sobre tus tareas y esto dificultará tu avance (por ejemplo, solo tu PM puede cerrar tareas y ella está de vacaciones).
Solo mira este flujo de trabajo de los diferentes estados que puede tener una funcionalidad.
Parece terriblemente complejo, ¿no? ¿Por qué no simplemente tener “Por hacer”, “En progreso”, “QA” y “Hecho”? He visto empresas que generan millones en ARR con un proceso tan simple como ese.
En vez de invertir tu tiempo creando tus propias configuraciones personalizadas, normalmente recomiendo a los gerentes de producto que aprovechen las excelentes plantillas y configuraciones predeterminadas que Atlassian ofrece, permitiéndote sacar el máximo provecho de Jira sin perder tiempo en la implementación.
Entonces, ¿significa eso que Jira es una herramienta demasiado complicada y que deberías evitar usarla? ¡Por supuesto que no!
Cuándo Usar Jira
Sí, las configuraciones complejas son la principal desventaja de Jira, pero también son su principal beneficio. Tal vez no eres un equipo de 10 personas trabajando en un MVP de startup, sino una empresa de software con 5,000 empleados y necesitas controles detallados y procesos estandarizados para todas esas personas para mantener las cosas organizadas.
En este caso, las configuraciones avanzadas de Jira son un salvavidas y te permiten adaptar esta herramienta exactamente a las necesidades de tu empresa.
Por ejemplo, tal vez eres una empresa biotecnológica y quieres que tus ingenieros de software tengan un tipo de tarea llamado Error, pero también hay microbiólogos que necesitan una tarea tipo “experimento”. Jira puede manejar esta personalización con facilidad para ti.
Cuándo Usar Otra Herramienta
Considerando sus configuraciones complejas y la configuración relativamente complicada, probablemente Jira no sea una buena opción para equipos pequeños de software y empresas que hacen otra cosa (por ejemplo, servicios de marketing digital).
En su lugar, puedes considerar herramientas ligeras para gerentes de producto, como Monday.com, Trello, Asana y otras.
Trello, por ejemplo, es mi elección para equipos súper pequeños (y con "súper pequeños" me refiero a "solo cuatro o cinco miembros"). Es tan sencillo de usar que ni siquiera necesitas un PM para configurarlo y gestionarlo.
Herramientas de Analítica: Mixpanel
Como persona que lidera productos digitales bajo la filosofía PLG, no puedo imaginar mi día a día sin una adecuada herramienta de analítica de productos basada en eventos. Mixpanel fue la primera herramienta de esta categoría con la que tuve la oportunidad de trabajar ¡y me encanta!
Desventajas de Usar Mixpanel
Como herramienta de analítica basada en eventos, Mixpanel es relativamente ligera—tanto en lo que respecta al desarrollo de los scripts de activación de eventos dentro de tu producto, como a la creación de gráficos/informes en la herramienta para seguir tus métricas clave. Sin embargo, ser ligera no significa que no pueda realizar análisis avanzados.
De hecho, el error más común en Mixpanel entre los gerentes de producto es que no utilizan la vista de cohortes en el gráfico de análisis de retención que proporciona la herramienta.
El desglose basado en cohortes es una herramienta fantástica, ya que te puede mostrar el efecto de tus esfuerzos para mejorar el engagement y la retención a lo largo del tiempo y decirte si vas por el camino correcto o no.
Cuándo usar MixPanel
La facilidad de configuración y uso de Mixpanel lo convierte en una excelente opción para productos nuevos que están en camino de alcanzar su ajuste producto-mercado o que acaban de lograrlo y han empezado a centrarse en corregir la adquisición y la activación.
La razón es que el conjunto estándar de gráficos de Mixpanel, que se crean rápidamente, es más que suficiente para cubrir tus necesidades en estas tres áreas.
Para ambas, tienes gráficos de embudo que te muestran los lugares en los recorridos de usuario donde tu producto falla más. Por mi experiencia, los productos nuevos suelen tener caídas notorias y considerables en sus embudos de adquisición y activación que puedes identificar fácilmente usando embudos convencionales.
Cuándo usar otra herramienta
Mixpanel no tiene una varita mágica de analítica que puedas agitar para obtener cualquier tipo de insight sobre tus datos. Así que, si necesitas hacer algo avanzado, quizás debas optar por otra herramienta.
Por ejemplo, si estás construyendo un bucle de adquisición y quieres medir su multiplicador de crecimiento (el número total de usuarios que obtienes a partir de uno de tus usuarios existentes), no podrás hacerlo usando MixPanel.
De hecho, ninguna herramienta de analítica basada en eventos puede calcular multiplicadores de crecimiento (hablo sobre esto un poco más en mi artículo sobre analítica de mapas de calor), ya que construyen gráficos a partir de los eventos que realiza un usuario individual. Si el recorrido que deseas medir involucra a varios usuarios (como los bucles), entonces tendrás que usar los datos de clientes en tu backend y optar por un conjunto de herramientas BI como Tableau o PowerBI para lograrlo.
Estrategia de Producto y Roadmap: ¡Aha!
Debo ser honesto; nunca he utilizado una herramienta dedicada para gestionar roadmaps de producto y estrategia. Todo eran simplemente documentos en Notion y visuales en Miro para mí. Sin embargo, si usara una herramienta así, sin duda sería Aha!
Al principio comenzó como una herramienta sencilla de creación de roadmaps. Sin embargo, la empresa adoptó el enfoque todo en uno y el alcance de casos de uso que Aha! es capaz de cubrir actualmente es inmenso. Si buscas alternativas a Aha!, existen varias opciones especializadas que vale la pena considerar. Además de los roadmaps de producto, también obtienes:
- Panel público de feedback y solicitudes de funciones que te permite recopilar las ideas de tus usuarios y conocer sus necesidades.
- Integraciones con Intercom y Zendesk para recopilar y gestionar el feedback de usuario que obtienen los equipos de soporte al cliente.
- Integración directa con Jira, Github, Bugzilla y otras herramientas permite convertir los ítems de tu roadmap en tareas reales y comenzar a trabajar en ellas.
Errores al usar Aha!
Contar con esta variedad de funciones es excelente. Sin embargo, por mi experiencia asesorando startups y equipos de producto, diría que el error más común con Aha! es que la gente lo usa como una herramienta de roadmapping de producto e ignora su naturaleza todo en uno. Especialmente se suele ignorar la pestaña de estrategia.
La pestaña de estrategia te brinda una amplia gama de herramientas para crear y gestionar tu estrategia de producto a alto nivel.
Cuándo usar Aha!
Al ser una herramienta todo en uno, Aha! tiene un superpoder interesante: contiene la mayor parte de la información que el equipo directivo normalmente necesita para tomar decisiones estratégicas relacionadas con las características, la visión y los casos de uso del producto.
Por lo tanto, sostengo que Aha! es más una herramienta estratégica de gestión de producto que de creación de roadmaps, y los mejores perfiles para utilizarla son los ejecutivos de empresas de software medianas o grandes.
Cuándo usar otra herramienta
Una de las desventajas de las herramientas todo en uno es que son polifacéticas, pero no dominan ninguna en profundidad. Así que, si quieres algo más avanzado relacionado con una función específica (por ejemplo, los roadmaps), probablemente Aha! no podrá hacerlo.
Además, las herramientas especializadas en roadmaps también prestan más atención al aspecto visual y estético de los roadmaps que creas y compartes con los líderes de producto, las partes interesadas o el público. ProductPlan, por ejemplo, tiene roadmaps que lucen fantásticamente y son un verdadero placer de ver.
Así que, si lo que quieres es crear roadmaps y realmente no te importan las otras funcionalidades de Aha!, entonces podrías considerar optar por una alternativa de roadmapping especializada.
Consejos Pro para Herramientas de Desarrollo de Cliente, Diseño y Colaboración
Además de enfocarnos en las herramientas principales que usa la gente de producto, veamos los errores más comunes de otras herramientas que probablemente acabarás usando en tu trabajo diario y cómo puedes sacarles el máximo provecho.
Herramientas de Encuestas: SurveyMonkey
Esta es una de las herramientas más populares para recopilar feedback de clientes, hacer estudios de mercado y conocer a tu público objetivo. Sin embargo, muchos gestores de producto la usan mal al ignorar su lógica de salto de preguntas.
Esta lógica te permite saltar algunos ítems del cuestionario según las respuestas que los usuarios den a preguntas previas—acortando notablemente el tiempo necesario para que las personas concluyan tu encuesta.
Aunque esta herramienta es excelente, tiene una lista limitada del tipo de preguntas que puedes incluir en tu encuesta, además de ofrecer una experiencia de usuario un poco torpe. Así que, si necesitas que tu encuesta sobresalga en estos dos aspectos, considera usar Typeform en su lugar.
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Herramientas de Colaboración: Slack
La popularidad de Slack es enorme. Se ha convertido en la herramienta de mensajería por defecto y la sede digital para prácticamente todo el mundo del entorno digital.
Pese a su popularidad, sin embargo, no todos aprovechan todas las capacidades de Slack. Por ejemplo, muy pocas empresas han activado Slackbot para enviar recordatorios a los compañeros y realizar otras tareas automatizadas. Slackbot es bastante potente para hacerse cargo de comunicaciones rutinarias y mecánicas.
A mí me encanta Slack, pero desafortunadamente tuvimos que dejarlo y cambiar a Mattermost en una de mis empresas porque Slack no era capaz de ofrecer una solución empresarial on-premise que mi compañía pudiera instalar en sus propios servidores. Así que, si trabajas en una empresa donde la seguridad es fundamental, prueba una solución de código abierto y on-premise en su lugar.
Prototipado: Figma
Recuerdo cuando diferentes empresas y equipos usaban herramientas muy distintas para diseñar, crear prototipos y colaborar en interfaces, diagramas de flujo, pizarras y documentación de diseño. Existía Sketch, InVision, Balsamiq y muchos otros. Incluso llegué a ver a alguien hacer diseños de interfaz en Photoshop. (Por favor, ¡no hagas eso!)
Hoy en día, sin embargo, todo el mundo lo hace con Figma y, al igual que Slack, se ha convertido en la herramienta dominante del mercado.
Sin embargo, una de las mejores funciones de Figma y que mucha gente pasa por alto es la entrega al desarrollador—permitiendo a los ingenieros obtener toda la información necesaria desde el archivo de diseño, sin complicaciones.
Aunque cubre todo lo relacionado con diseño, sigue siendo otra herramienta polifacética y no puede realizar los prototipos avanzados que puedes encontrar en Axure RP u otras herramientas similares.
No Es La Herramienta La Que Marca La Diferencia
...¡sino las manos y las mentes talentosas de la persona de producto que la usa!
No olvides que las herramientas están destinadas a automatizar tu trabajo y quitarte tareas rutinarias. No podrán crear grandes productos ni convertirlos en unicornio. ¡Sólo tú—el gestor de producto y tu equipo—tenéis el superpoder para lograrlo!
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