Como Estruturar Equipas de Produto para Otimizar os Resultados

As estruturas de equipa de produto mais bem-sucedidas permitem-lhe criar novas funcionalidades de produto que respondem às necessidades dos seus clientes e disponibilizar valor o mais rapidamente possível.

Estas equipas são Ágeis, compreendem as personas dos clientes, estão alinhadas com os objetivos da organização de produto e estão preparadas para concretizar a estratégia empresarial.

Embora estas equipas de produto sejam comuns em empresas em fase de arranque, nem todas as organizações de produto alcançaram estruturas de equipa de produto ideais.

Não se preocupe, contudo, pois tenho muita experiência a trabalhar com equipas de produto extraordinárias (e não tão extraordinárias). Eis todos os meus conhecimentos e aprendizagens sobre o que torna uma estrutura de equipa de produto extraordinária, para que possa acelerar o seu caminho para o sucesso.

Porque são importantes as estruturas de equipa de produto?

A forma como as equipas de produto estão estruturadas faz uma enorme diferença no valor que proporcionam. Uma estrutura de equipa de produto eficaz permite-lhe resolver problemas da melhor forma, entregar rapidamente e melhorar a comunicação na sua organização de produto.

Se a estrutura for incorreta, pode acabar por ter:

• Tensão na organização de produto
• Trabalho em silos, o que significa mais erros e processos mais demorados para disponibilizar código
• Falta de coordenação relativamente aos objetivos, o que significa que as funcionalidades de produto mais importantes não são entregues
• Processos de tomada de decisão mais demorados

Os maiores fatores que contribuem para estruturas de equipa de produto eficazes ou ineficazes são:

• Alinhar as pessoas certas com as iniciativas certas
• Permitir que as equipas tenham tempo para se formar e criar as condições para o sucesso

Escolher as pessoas certas para a sua equipa de produto

Alerta de revelação: alguns cargos são verdadeiramente vitais para a organização de produto, enquanto outros simplesmente...não são. Comecemos pelas pessoas importantes.

Quais são as pessoas-chave necessárias para uma estrutura de equipa de produto eficaz?

As grandes equipas de produto são constituídas por algumas pessoas essenciais. Podem ter membros adicionais, dependendo do que está a tentar entregar e do processo Ágil que está a seguir.

As equipas de produto de melhor desempenho com que trabalhei tinham esta estrutura de equipa multifuncional:

• Um gestor de produto (PM)
• Um gestor de engenharia
• Quatro engenheiros
• Um engenheiro de testes
• Um designer de UX ou designer de produto
• Um analista

Os três últimos cargos (engenheiro de testes, designer de UX e analista) poderiam ser desempenhados pelo PM e pelos engenheiros em equipas com limitações de recursos mais rigorosas. 

No entanto, os PM e os engenheiros não são especialistas nessas áreas. Isto significa que assumir estes cargos consumirá parte da sua capacidade para realizar outro trabalho, pelo que não conseguirão entregar tanto. (Um dos muitos desafios de trabalhar com uma equipa de produto incompleta!)

Por isso, recomendo incorporar estes cargos individuais na sua estrutura de equipa de produto. Quando estes cargos trabalham em estreita colaboração, como numa equipa de produto integrada com objetivos partilhados — reduzirá os silos, acelerará a tomada de decisões e concretizará as suas iniciativas. 

Também considerei útil ter um departamento de investigação de utilizadores que possa recomendar as melhores abordagens à investigação de utilizadores. Normalmente, a investigação de utilizadores pode ser realizada pela equipa de desenvolvimento de produto, permitindo-lhe obter conhecimentos em primeira mão para responder às necessidades dos clientes.

Outros cargos tradicionais de que poderá necessitar no seu processo de desenvolvimento de produto

Estes são alguns cargos adicionais possíveis (que, na realidade, não recomendaria — desculpe, SCRUM!):

Um mestre de Scrum 

A minha preferência pessoal é não ter um mestre de Scrum. Acredito em capacitar as equipas para removerem os seus próprios bloqueios e resolverem os seus próprios problemas. Sei que muitas pessoas ainda acreditam que este cargo é essencial para a equipa de gestão de produto quando seguem o processo de desenvolvimento de produto SCRUM.

Um analista de negócio (BA)

Os BA existem para decompor requisitos e escrever histórias de utilizador. Se estiver a seguir um projeto complexo, um BA poderá acrescentar valor ao prestar assistência nesta tarefa. No entanto, eu argumentaria que está a trabalhar em modo de projeto, e não em modo de produto. 

Mais uma vez, penso que os engenheiros são capazes de recolher requisitos e escrever os seus próprios tickets. Na minha experiência, isto dá autonomia aos engenheiros para criarem soluções com base no seu conhecimento, compreenderem os requisitos e executá-los na totalidade.

Estas funções eram uma parte fundamental do processo de desenvolvimento de software quando as pessoas começaram a utilizar o Ágil. Muitas equipas ainda seguem este processo atualmente e têm um Gestor de Produto, um Mestre de Scrum, um Analista de Negócio e uma equipa de desenvolvimento.

Embora estas funções possam ser uma excelente forma de iniciar uma equipa e permitir-lhe passar da Gestão de Projetos para a Gestão de Produtos, a razão pela qual não recomendo estas funções é acreditar que acrescentam mais silos e pontos de comunicação numa equipa. Se a equipa estiver corretamente estruturada para compreender os objetivos e os requisitos e trabalhar como uma só unidade, poderá facilmente desempenhar estas funções por si própria, tendo ainda a vantagem de assumir e compreender completamente todo o processo.

Outras funções que podem beneficiar o seu processo de desenvolvimento de produto

Uma das principais novas funções sobre as quais se tem falado bastante (sobretudo no contexto de saber se devem fazer parte da equipa de produto) é a de Gestor de Marketing de Produto.

A Airbnb fez recentemente alterações para fundir a função de Gestor de Produto com a de Gestor de Marketing de Produto. No seu caso, isto permite ao Gestor de Produto gerir o processo de ponta a ponta, desde a identificação de uma oportunidade de produto até à supervisão do lançamento do produto.

Dependendo da fase em que o seu produto se encontra ou do âmbito da função, as competências de marketing de produto podem ser essenciais para alcançar os seus objetivos. Se for esse o caso, incorpore-as nas competências do seu gestor de produto ou alargue a sua equipa de produto para incluir o Gestor de Marketing de Produto.

Equipas de produto alargadas

As estruturas das equipas de produto também podem ser alargadas para formar equipas de produto multifuncionais mais abrangentes — isto permite-lhe realmente reduzir os silos e executar os seus objetivos. A chave para as estruturar está em compreender a sua estratégia e os seus objetivos de negócio e alinhar as pessoas certas para os alcançar. 

Estas equipas de produto podem ser formadas de várias maneiras. Por exemplo, equipas nucleares ou equipas de produto alargadas.

Trabalhei com líderes de produto que alargaram as suas equipas de produto para maximizar o impacto, acrescentando vendas, experiência do cliente ou outra função específica à sua equipa. Em vez de estas funções atuarem como partes interessadas, fazem parte da equipa e partilham a mesma visão de Produto.

Mais uma vez, o objetivo é sempre reduzir os silos e criar equipas em torno de objetivos de negócio comuns, permitindo-lhes ter sucesso.

Preparar as suas equipas de produto para o sucesso

Como preparar efetivamente a sua equipa de produto para que possa gerar o máximo valor?

Preparar eficazmente as suas equipas de produto permite-lhe estabelecer a ligação entre a sua estratégia de produto e a execução efetiva. Deve criar equipas alinhadas com as suas prioridades estratégicas, focadas nas métricas certas e com as competências adequadas para as executar. Alcance estes objetivos e a sua estratégia ganhará vida.

1. Definir objetivos e métricas

Para que as equipas de produto gerem o máximo valor, têm de estar alinhadas com os objetivos e as métricas certos.

As estruturas das equipas de produto podem ser definidas de diferentes formas:

• Com base numa parte da jornada do cliente/funil
• Interface vs. servidor
• Para trabalhar em necessidades específicas dos utilizadores (o que significa que podem operar em várias partes do funil)
• Com base num segmento de clientes

Supondo que conhece a sua estratégia de negócio e a forma como esta será dividida, pode, enquanto líder de produto, escolher a melhor estrutura organizacional para executar os objetivos e as métricas de negócio que pretende alcançar.

2. Estruturar as suas equipas de produto utilizando a estrutura organizacional adequada para alcançar os seus objetivos

Decidir como estruturar as suas equipas de produto

Dependendo da dimensão da sua organização de produto, poderá querer seguir o ‘modelo Spotify’ — “equipas” de produto, com equipas mais pequenas dentro de cada uma.

A ideia do modelo Spotify é ter várias equipas alinhadas em torno de uma área comum e equipas com o seu próprio objetivo de produto dentro dessas áreas.

Para além da dimensão da sua organização de produto, a estrutura da sua equipa de produto também dependerá da forma como decidiu dividir as suas equipas para alcançar o sucesso do produto.

Por exemplo, se a equipa se focar no trabalho de servidor, poderá precisar de um gestor de produto mais técnico para lhe permitir gerar as soluções certas para os problemas.

Se a sua equipa for orientada para o desenvolvimento da interface, uma pessoa dedicada à experiência do utilizador e à análise pode ser realmente útil, pois pode ajudá-lo a alcançar os resultados pretendidos para o produto da forma correta. Pode ajudá-lo bastante a realizar pesquisas de mercado e a criar um roteiro do produto que permita alcançar os seus diferentes objetivos. O gestor de produto pode trabalhar em estreita colaboração com essa pessoa para criar uma lista de trabalho pendente, dando prioridade às funcionalidades de modo a alinhá-las com os KPIs da equipa.

Criar equipas de produto

A melhor forma que encontrei para formar/configurar equipas de produto é:

• Informar toda a organização de produto sobre os objetivos para os próximos 6 meses/ano
• Informar os membros da equipa sobre as equipas mais pequenas de que farão parte
• Permitir que as equipas pequenas/“equipas de produto” tenham conversas mais aprofundadas sobre os objetivos que têm, a forma como querem trabalhar e se precisam de colaborar com outras equipas
• Se precisarem de algum apoio, dar às equipas espaço para transmitirem essa informação à empresa

3. Formas de trabalhar

As equipas de produto trabalham melhor em conjunto quando têm autonomia para criar as suas próprias formas de trabalhar.

Normalmente, realizaria uma sessão inicial com uma equipa para abordar:

• Fluxo de trabalho (SCRUM, Kanban, XP, etc.).
• Diretrizes para a equipa* (como comunicar, com que frequência e como fornecer retorno, etc.).
• Quais ferramentas de gestão de produto irão utilizar.
• Funções e responsabilidades da equipa.

*Tornar estes aspetos claros e explícitos desde o início proporciona uma base sólida para a equipa começar a trabalhar.

Este deverá ser uma sessão de trabalho de um dia inteiro, para permitir verdadeiramente que a equipa se conheça e crie um vínculo coeso.

Sempre que mudamos um membro da equipa, realizamos uma sessão de integração semelhante para o atualizar sobre as decisões tomadas e permitir-lhe apresentar ideias sobre como as coisas poderiam ser alteradas/melhoradas.

Envolver toda a gente, tornar claras as funções da equipa e dar aos membros da equipa uma palavra a dizer sobre a forma como a equipa funciona é essencial para o sucesso do produto. Também é essencial proporcionar às pessoas este espaço, para que tenham oportunidades de melhorar continuamente a dinâmica de trabalho em equipa.

4. Refletir e aprender

Este é um dos elementos mais essenciais para o desempenho de uma equipa de produto. As equipas precisam sempre de ter a oportunidade de dar retorno e otimizar a forma como trabalham.

As melhores formas de as equipas refletirem e aprenderem são:

• Retrospectivas diárias: Uma reflexão no final de cada dia sobre o que correu bem e o que poderia ser melhorado, para que possam fazer constantemente pequenas alterações e otimizar o seu desempenho.
• Retrospectivas de funcionalidades específicas: Se as novas funcionalidades demoraram mais tempo do que o esperado/não alcançaram os resultados que esperava, pode refletir sobre o motivo e sobre a possibilidade de otimizar as iterações necessárias para melhorar da próxima vez.
• Uma reflexão trimestral: Esta é uma excelente oportunidade para fazer uma redefinição mais abrangente e verificar se pretende efetuar alterações maiores à sua metodologia ao entrar numa nova fase de trabalho.

Um novo membro da equipa também proporciona tempo para refletir e um novo olhar para avaliar o que considera estar a funcionar e o que não está, e deve estar sempre recetivo a esse retorno!

Como parte deste retorno, pode também perceber que não tinha os conjuntos de competências adequados necessários para alcançar os seus objetivos. Se for esse o caso, esta informação deve ser transmitida à empresa, para que possa atualizar a estrutura da sua equipa de produto.

Com que frequência devem mudar as estruturas das equipas de produto?

A resposta simples é a cada seis meses ou um ano.

A resposta mais longa:

As estruturas das suas equipas de produto não devem mudar com uma frequência excessiva. As equipas precisam sempre de tempo para se estabelecerem e formarem. Quanto mais frequentemente mudar as estruturas das equipas, mais tempo terá de permitir para que estas mudanças sejam assimiladas.

No entanto, também deve garantir que está a alterar as estruturas das equipas de produto com a frequência suficiente para ter os conjuntos de competências adequados aos seus objetivos.

Espero que as estruturas das equipas de produto mudem a cada seis meses ou um ano. Isto proporciona-lhe tempo suficiente para trabalhar nos seus problemas e nos elementos atuais da sua estratégia de produto, mas também lhe permite mudar quando necessário para trabalhar em direção aos objetivos certos. Sempre que fizer progressos relativamente a um elemento da sua estratégia de produto, poderá ser necessário reestruturar a equipa.

Os elementos essenciais para que uma estrutura eficaz de equipa de produto seja realmente bem-sucedida

Existe muita investigação sobre equipas disfuncionais. Muitas vezes, quando vi equipas falharem, isso deveu-se a:

• Falta de alinhamento desde o início
• Conflitos de egos/personalidades
• Falta de comunicação

Acreditem em mim, estas equipas não foram agradáveis para ninguém. Tudo parece dar muito trabalho e ninguém gosta de ir trabalhar!

Embora não acredite que todos estes problemas possam ser resolvidos e por vezes as equipas de produto simplesmente não funcionem bem em conjunto, terão todo o gosto em saber que também já vivi exatamente o oposto. 

Mesmo com personalidades muito diversas, trabalhei com algumas equipas de produto extremamente motivadas, positivas e atenciosas, que foram um verdadeiro sonho para trabalhar todos os dias.

Ao trabalhar com mais de 20 equipas diferentes, os elementos essenciais que identifiquei para lhe dar as melhores hipóteses de sucesso são:

• Segurança psicológica: Todos se tratam com respeito e podem expressar as suas opiniões de forma saudável e produtiva
• Objetivos alinhados: Já fiz parte de equipas em que cada pessoa tinha os seus próprios objetivos (design UX, Dados, Produto, Engenharia), e isso pode causar muitos conflitos. É importante incorporar perspetivas de todos estes ângulos, mas estas devem estar alinhadas com a missão geral da equipa e da organização de produto.
• Confiança: Todos confiam que os outros farão bem o seu trabalho e darão o seu melhor. Continuaremos sempre a dar feedback e a contribuir para as áreas de atuação uns dos outros — afinal, quatro olhos veem melhor do que dois quando isso é feito de forma positiva e tendo em conta os melhores interesses de todos.
• Comunicação constante: Dentro da equipa e​ com outras áreas da empresa​. Uma equipa de produto é apenas um elemento da organização. É raro que uma equipa de produto consiga realizar o seu trabalho em completo isolamento. É muito provável que precise de trabalhar bem com o resto da organização. 

Força, equipa!

É muito importante estruturar corretamente as equipas de produto. Estas estruturas não só influenciam a sua capacidade de lançar software que responda realmente às necessidades dos clientes, como também influenciam a motivação e a felicidade da sua equipa (e do resto da empresa!).

A chave para criar estruturas eficazes para as equipas de produto está em compreender a estratégia da sua empresa e a forma como pretende organizar as equipas para a executar, seguindo depois o processo certo para criar as equipas de produto e proporcionar-lhes os alicerces necessários para terem as melhores hipóteses de sucesso.

Se reunir as pessoas certas e os conjuntos de competências necessários para alcançar os objetivos do seu produto, e proporcionar às suas equipas as ferramentas, o tempo e o espaço de que precisam para se formarem (e refletirem e aprenderem!), então terá sucesso na criação de uma organização de produto extremamente bem-sucedida.

Boa sorte nesta jornada!

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