Índice
- A sua lista de verificação da sessão de trabalho
- Preparar o terreno para uma sessão de trabalho bem-sucedida
- 5 estruturas de design para o seu conjunto de ferramentas de gestão de produto
“Inovação estruturada.” Foi esta a expressão que usei ao descrever a minha sessão de trabalho rigorosamente limitada no tempo a um colega de design UX, antes do encontro da nossa empresa para o planeamento de produto de 2022. O nosso objetivo era definir a visão de produto da empresa para 2025 e todos nós tínhamos recebido uma área na qual nos deveríamos concentrar. Eu tinha escolhido uma série de estruturas de design para atingir este objetivo.
O meu colega perguntou-me se estava preocupado por deixar pouco tempo para o pensamento criativo. Respondi que não, porque uma sessão de pensamento de design sem estrutura ou objetivos claramente definidos é apenas uma conversa interessante (e fácil de esquecer).
Esta pode ser uma perspetiva algo controversa para quem vê a estrutura como inimiga da criatividade. Contudo, descobri que o oposto é verdade.
Enquanto gestor de produto e antigo jornalista, observei que tendemos a estruturar o nosso pensamento utilizando uma variedade de ferramentas e estruturas subconscientes. Por exemplo, quase dois terços dos profissionais fazem uma lista para organizar as tarefas incompletas que lhes ocupam a mente.
A investigação também demonstrou os benefícios de escrever um diário para estimular a criatividade e clarificar os nossos pensamentos. Na verdade, quando ainda trabalhava como jornalista, há quase dez anos, passava mais tempo a elaborar o esboço de uma reportagem do que a própria reportagem.
As metodologias de pensamento de design são ferramentas populares, utilizadas tanto por empresas tecnológicas emergentes como por grandes empresas tecnológicas para promover a inovação de produto. No entanto, são apenas versões formalizadas das estruturas de pensamento a que recorremos todos os dias.
Num ambiente de sessão de trabalho, provavelmente só dispõe de um dia — talvez menos — com o seu grupo. Ao não disponibilizar essas estruturas quando o tempo é limitado, os participantes são obrigados a dedicar tempo a escolher, por si próprios, qual a estrutura a utilizar.
O meu objetivo em qualquer sessão de ideação de produto é dar aos participantes a liberdade de pensar de forma clara e criativa, retirando-lhes o peso de terem de estruturar a sua própria criatividade.
A sessão de trabalho específica a que fiz referência no início deste artigo foi altamente bem-sucedida, resultando em mais de 50 novos casos de utilização dos clientes, num design de interface de utilizador preliminar e numa orientação geral do produto para 2025. As atividades descritas abaixo podem ajudá-lo a alcançar o mesmo — mesmo com um orçamento de tempo rigoroso.
Ao não se preparar, está a preparar-se para falhar…
Antes de avançarmos, apresentamos uma lista de verificação para garantir que preparou tudo para uma sessão de trabalho bem-sucedida antes mesmo de começar.
A sua lista de verificação da sessão de trabalho
- Participantes com competências diversificadas: Para garantir uma grande variedade de perspetivas, selecione os membros da sua equipa de várias áreas, incluindo gestão de produto, desenvolvimento de produto, design UX, marketing e sucesso do cliente.
- Materiais de preparação e agenda publicados antecipadamente: Pode optar por reunir personas de utilizadores, diagramas de fluxos de trabalho, investigação de utilizadores realizada anteriormente* e quaisquer materiais de leitura disponíveis na Internet que possam ajudar o grupo a ter ideias sobre os seus clientes e o seu mercado. (*Se ainda não tiver muitos destes materiais para consultar, aqui encontra alguns recursos introdutórios excelentes sobre o planeamento da investigação UX e o processo de investigação de design UX.)
- 3 a 5 atividades com instruções claras: É sobre isto que veio ler! Garanta que as suas atividades são publicadas antecipadamente, com instruções claras para cada uma.
- Materiais para cada atividade (e em quantidade suficiente para todos): O trabalho de produto e de design não tem de ficar apenas na sua cabeça. Para tornar as coisas mais divertidas, não se esqueça dos seus adereços! Antes de um workshop presencial, costumo comprar notas autocolantes, marcadores para quadros brancos, autocolantes redondos e muito mais. Tenha em atenção que, se a sua equipa trabalhar remotamente, ter os materiais certos traduz-se em ter o software de gestão de ideias adequado.
- Tempo para pausas: Isto é especialmente importante se estiver a organizar um workshop de um dia inteiro ou de vários dias.
- Objetivos e resultados claros: Identifique os objetivos antecipadamente para garantir que todos os participantes têm a oportunidade de se orientar para os seus objetivos. Se o seu objetivo for definir um novo produto, funcionalidade, interface de utilizador ou objetivo de produto, indique-o claramente. Além disso, defina o âmbito do workshop e quaisquer pressupostos que tenha estabelecido antecipadamente.
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Preparar o terreno para um workshop bem-sucedido
Após semanas (talvez meses?) de preparação, o momento finalmente chegou. É o dia do workshop!
Depois de fazer uma introdução entusiasmante, distribuir cópias impressas do material de leitura prévia, guardar os telemóveis e colocá-los no silêncio (as notificações, ao contrário da limitação temporal, são a morte da criatividade!) e rever os processos de design que irá utilizar, está na altura de avançar para a sua primeira atividade.
Tal como um bom livro, todos os workshops precisam de um início, um desenvolvimento e um fim. Prefiro dividir as atividades em três categorias: Descoberta do Problema, Análise do Problema e Resolução do Problema.
5 estruturas de design para o seu kit de ferramentas de PM
Parte 1: Descoberta do Problema
As atividades de Descoberta do Problema centram-se principalmente nos materiais de preparação que forneceu antecipadamente. Estas atividades devem proporcionar a todos os participantes uma compreensão equitativa do cliente ou interveniente que pretende servir com o resultado do workshop.
Dos fluxos de trabalho às oportunidades
Analise um fluxo de trabalho de cliente predefinido para identificar pontos de fricção. Os pontos de fricção transformam-se em oportunidades para novos produtos e funcionalidades.
Uma análise de fluxo de trabalho é uma estrutura de UX que permite aos participantes familiarizarem-se com as frustrações, dificuldades e necessidades do seu utilizador final. Este exercício vai diretamente ao cerne do nosso objetivo mais importante enquanto gestores de produto — criar o produto certo.
Como sabemos que estamos a criar o produto certo para o mercado certo? Como evitamos a armadilha, muitas vezes tentadora, de criar uma solução para um problema que não existe?
Ao familiarizarmo-nos profundamente com a experiência do utilizador no dia a dia e momento a momento, podemos identificar e abordar o trabalho com maior impacto.
Uma análise dos fluxos de trabalho às oportunidades começa com um simples diagrama de fluxo de trabalho. Se nunca utilizou um, veja o diagrama abaixo. Muitas ferramentas populares de design de produto, como o Miro, o Mural e o Figma, incluem modelos predefinidos para o ajudar a criar diagramas de fluxo de trabalho visualmente apelativos.
Idealmente, estes diagramas devem ser enviados no pacote de leitura prévia antes do workshop, para dar aos participantes tempo para se familiarizarem com eles.
Prefiro realizar esta atividade com impressões de cada fluxo de trabalho e canetas ou marcadores. No entanto, esta atividade pode ser facilmente adaptada a interfaces digitais se não tiver a possibilidade de reunir presencialmente a sua equipa.
Assim que todos tiverem acesso físico ou digital a um diagrama de fluxo de trabalho, o passo seguinte consiste em reservar 10-15 minutos para que os participantes leiam os fluxos de trabalho e documentem tudo o que represente uma oportunidade para o nosso produto; pontos de fricção, dificuldades, necessidades importantes, pontos de satisfação, etc.
No final do exercício, é provável que os membros do grupo tenham desenvolvido uma perceção mais apurada dos problemas que precisam de ser resolvidos para o seu cliente-alvo.
Author's Tip
Embora um fluxo de trabalho seja suficiente para esta atividade, o ideal é complementá-lo com uma ou mais personas de utilizador.
Parte 2: Análise do Problema
As atividades de Análise do Problema aprofundam a análise do cliente concluída na Parte 1, identificando os problemas mais importantes, urgentes e relevantes a resolver. Perante uma seleção interminável de problemas à escolha, este passo é fundamental para proporcionar ao gestor de produto uma visão holística do valor de resolver cada um deles — e para quem.
Agora que foram identificados comentários e/ou pontos problemáticos, é altura de quantificar a sua urgência para os seus clientes ou partes interessadas.
Mapeamento por afinidade
Organize os pontos problemáticos ou comentários dos clientes em temas mais abrangentes para compreender melhor quais são as necessidades mais prementes dos clientes.
O mapeamento por afinidade é uma estrutura de design que consiste em categorizar itens com base em temas semelhantes.
Se associar um mapeamento por afinidade à atividade de conversão do fluxo de trabalho em oportunidades descrita acima, basta pedir ao grupo que converta as notas que anteriormente rabiscou ou escreveu no fluxo de trabalho em tópicos a categorizar. Os pontos problemáticos, as necessidades, etc. também podem ser extraídos dos comentários dos clientes recolhidos anteriormente.
Antes de dar início ao trabalho do grupo, certifique-se de transmitir que o objetivo é criar uma representação visual dos problemas mais impactantes que podemos resolver para o utilizador. Considero útil predefinir algumas “categorias abrangentes” antes de o grupo começar a organizar os elementos, mas isto é opcional, dependendo do tempo disponível e do volume de tópicos que pretende categorizar. Algumas categorias abrangentes populares incluem pontos problemáticos dos clientes, necessidades e até mesmo tarefas a realizar.
Depois de determinadas as categorias abrangentes, o grupo pode começar a categorizar os tópicos em subcategorias que se enquadrem em cada categoria abrangente. Esta é frequentemente a parte mais divertida e interativa do workshop. Embora o facilitador deva procurar orientar a discussão, é melhor deixar o grupo seguir o rumo que a sua imaginação lhe indicar.
A hierarquia deverá ser semelhante a esta:
Esta atividade também pode ser facilmente realizada virtualmente com o Miro ou o Mural.
Depois de os tópicos terem sido organizados nas respetivas categorias abrangentes e subcategorias, o facilitador do workshop pode optar por se concentrar numa categoria abrangente ou realizar o exercício de mapeamento por afinidade dentro de cada categoria, dependendo dos objetivos do workshop, do âmbito e da dimensão do grupo.
As categorias e subcategorias com mais notas autocolantes por baixo representam os pontos mais urgentes e prementes a abordar para o utilizador final, que avançará então para a fase seguinte: Resolução de problemas.
Veja o vídeo abaixo para obter um exemplo de um exercício de mapeamento por afinidade concluído.
Author's Tip
Se o grupo for suficientemente grande para que nem todas as ideias possam avançar para a fase de Resolução de problemas do workshop, a votação com pontos é uma excelente forma de reduzir as opções.
Se estiverem presencialmente, pode distribuir autocolantes, fichas de bingo ou qualquer outro material disponível para criar “pontos” que os participantes utilizarão para votar nas ideias que devem avançar para a fase seguinte. Se estiver a realizar um workshop digital, esta ferramenta pode ser facilmente adaptada para utilização no Miro ou no Mural, recorrendo a formas circulares de pontos como “autocolantes” e “notas autocolantes” digitais.
Este exercício é mais eficaz quando é atribuído aos participantes um número limitado de pontos (votos), obrigando-os a ponderar cuidadosamente cada ideia.
Parte 3: Resolução de problemas:
As atividades de resolução de problemas levam o trabalho teórico de design UX à sua conclusão prática. Enquanto gestores de produto, estamos predispostos a procurar soluções, mas pode ser difícil identificar o momento em que foi concluída análise teórica suficiente para tomar decisões.
A verdade é que poderíamos analisar um problema para sempre. Para evitar isso, parte do nosso papel consiste em tomar decisões com informação incompleta. Teremos sempre a oportunidade de iterar sobre estas ideias através da realização de testes de usabilidade ou do ajustamento posterior da experiência do utilizador.
As atividades que exploro nesta secção ajudam os participantes do workshop a transformar o seu conhecimento profundo do utilizador final numa lista priorizada de trabalhos de desenvolvimento do produto.
Declarações «Como poderíamos...»
Esta atividade pode ser realizada no início ou no final de um workshop e é mais eficaz num contexto de grupo. Normalmente, começa com uma pergunta «como poderíamos...» ou uma declaração do problema e permite aos participantes desenvolver ideias inovadoras que conduzem a soluções.
Existem muitas formas diferentes de realizar com sucesso uma atividade «como poderíamos...», que pode ser concluída como parte de um workshop maior ou autonomamente, como um simples exercício de ideação.
No formato de workshop descrito acima, o grupo trabalharia em conjunto para criar declarações «como poderíamos...» a partir dos pontos problemáticos, necessidades ou tarefas a realizar identificados no exercício de Mapeamento por Afinidades.
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Por exemplo...
Imaginemos que se descobriu que a principal «tarefa a realizar» de um cliente consiste em partilhar documentação dentro da sua organização para efeitos de colaboração em tempo real, mas que as permissões e o acompanhamento das alterações eram pontos problemáticos que o impediam de atingir esse objetivo. Neste cenário, uma declaração «como poderíamos...» poderia ser algo semelhante a isto:
«Como poderíamos permitir que os nossos utilizadores colaborassem facilmente com os seus colegas, garantindo simultaneamente que as pessoas certas têm acesso à documentação adequada no momento certo?»
Depois de selecionar as principais declarações «como poderíamos...», é altura de avançar para a ideação de funcionalidades. Pode parecer um salto demasiado grande, mas, nesta fase, os participantes estão tão imersos na experiência do utilizador que é provável que já tenham algumas ideias para partilhar.
Existem muitas formas de ajudar o grupo a dar este salto. Dois métodos a que recorro frequentemente são a redação de cenários e o desenho.
A redação de cenários consiste em pedir a cada participante do workshop que imagine como o utilizador final poderá interagir com a aplicação e, em última análise, qual será a sua experiência ao utilizá-la. Em seguida, cada participante escreverá uma história curta que descreva a sua visão sobre a forma como o produto ou a funcionalidade responde à declaração «como poderíamos...» para o utilizador.
O desenho também proporciona ao grupo uma oportunidade para ser criativo, permitindo-lhe imaginar e desenhar o fluxo de trabalho ou a interface de utilizador de uma funcionalidade que responda à declaração «como poderíamos...». Pode optar por utilizar ferramentas digitais como o Balsamiq ou outras ferramentas de UX para o exercício de desenho. Estes desenhos acabam frequentemente por constituir o início de um design centrado no utilizador.
Dependendo do tamanho do grupo, também pode optar por disponibilizar ambas as opções e permitir que os participantes escolham aquela com que se sentem mais à vontade. Em ambos os exercícios, deve ser dado ao grupo cerca de 10-20 minutos de tempo tranquilo para refletir individualmente sobre as discussões do dia e decidir qual a melhor forma de responder à declaração «como poderíamos...».
Esta deve ser a parte menos estruturada do seu workshop. Os membros do grupo têm agora os conhecimentos necessários para abordar os objetivos por si próprios.
Lembre-se de guardar todos os resultados deste e dos exercícios anteriores para os consultar enquanto avalia ideias. Mesmo as ideias que não forem selecionadas desta vez podem transformar-se em projetos de design interessantes no futuro.
Impacto vs. Esforço:
Uma ferramenta para priorizar o trabalho de acordo com o esforço e o impacto. Depois de definidas as ideias de funcionalidades, coloque-as na matriz de Impacto vs. Esforço.
A matriz de Impacto vs. Esforço (também conhecida como matriz de Valor vs. Esforço) é uma ferramenta popular entre os gestores de produto, além de ser a minha forma preferida de terminar um workshop.
Com as ideias fantásticas que, sem dúvida, surgiram das discussões do dia, é altura de avaliar cada uma das ideias mais bem classificadas relativamente ao impacto que poderá ter no cliente e ao esforço necessário para a concretizar.
Em conjunto, o grupo deve discutir cada ideia e chegar a um consenso sobre o local onde deve ser colocada na matriz. Realizar este exercício em grupo é fundamental, porque tende a equilibrar qualquer viés que os participantes individuais possam ter relativamente ao impacto das suas próprias ideias.
No final deste exercício, deverá ser fácil distinguir quais os itens que se qualificam como “vitórias rápidas” daqueles itens de elevado impacto que poderão exigir mais tempo e recursos. Mais importante ainda, deverá ser claro quais os itens que têm um impacto demasiado reduzido e exigem demasiado esforço para valer a pena realizá-los.
Apanhar um relâmpago numa garrafa!
Num mundo perfeito, os gestores de produto teriam sempre a oportunidade de realizar um workshop de design longo, que incluísse todas estas atividades, antes de elaborarem os seus PRDs. Infelizmente, raramente é esse o caso.
A vantagem das atividades acima descritas é serem altamente adaptáveis. Podem ser realizadas como atividades individuais ou combinadas. Podem também ser realizadas com grupos virtuais, com grupos de diferentes dimensões, de forma assíncrona ou ao longo de vários dias.
Independentemente do tempo de que dispõe, ou de que os seus colegas dispõem, envolver-se regularmente em exercícios criativos é uma parte necessária do trabalho de um gestor de produto.
Embora possa não parecer nos dias mais preenchidos, o nosso principal papel não consiste simplesmente em gerir o backlog. O que nos distingue no nosso setor é a nossa capacidade de canalizar a nossa criatividade — e a criatividade dos outros — para ideias de produtos de elevada qualidade.
Com apenas algumas horas disponíveis por dia, a abordagem da Inovação Estruturada aos workshops de pensamento de design simplesmente aumenta as suas probabilidades de apanhar um relâmpago numa garrafa.
Se gostou deste artigo, não deixe de consultar o nosso boletim informativo para ter acesso a conteúdos de referência sobre gestão de produto!
