11 najlepszych praktyk zdalnego zarządzania produktem w 2026 roku

Osobiście obserwowałem, jak tysiące menedżerów produktu przechodzi na zdalne zarządzanie produktem, a wszystko to z powodu pandemii koronawirusa.

Przejście od zarządzania produktem w jednym miejscu do zdalnego zarządzania produktem może być niezwykle trudne, zwłaszcza jeśli Ty i Twoi współpracownicy nigdy wcześniej tego nie robiliście.

Mogę osobiście potwierdzić, jak trudne to jest — choć wcześniej miałem doświadczenie w pracy ze zdalnymi zespołami, nigdy sam nie byłem zdalnym menedżerem produktu.

W trakcie przechodzenia na zdalne zarządzanie produktem poznałem kilka najlepszych praktyk zarządzania produktem, którymi chętnie się podzielę, aby Twoje przejście również przebiegło znacznie sprawniej. Mam nadzieję, że wyciągniesz wnioski z moich błędów i znajdziesz inspirację w moich własnych sposobach działania.

Istnieje wiele ogólnych porad dotyczących tworzenia zdalnych zespołów, ale poniżej omówię trzy obszary szczególnie istotne dla menedżera produktu, który niedawno przeszedł na pracę zdalną:

• Jak zdalnie pracować z klientami?
• Jak zdalnie pracować ze współpracownikami?
• Jak pracować ze sobą w tych nowych okolicznościach?

Przejdźmy do szczegółów.

Praca z klientami w ramach zdalnego zarządzania produktem

Praca z klientami nigdy nie była trudniejsza niż obecnie. Ze względu na znaczące zmiany w trendach makroekonomicznych zmieniły się priorytety i nawyki Twoich klientów. Uzyskanie informacji zwrotnych na temat produktu nie jest już tak łatwe jak dawniej.

Jednak praca ramię w ramię z klientami i dostarczanie im wartości jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Mają trudności, a Ty masz dobrą pozycję, aby złagodzić ich problemy. Omówmy więc, jak najlepiej pracować z klientami, gdy nie jesteś już ich najważniejszym priorytetem.

Empatyczny kontakt

Po pierwsze, zachowaj empatię. Zrozum, że są zajęci i że nie jesteś już na pierwszym planie ich uwagi.

Skontaktuj się z nimi i zapytaj, jak możesz pomóc, niezależnie od tego, czy chodzi o Twój obecny produkt. Zapytaj, co jest dla nich naprawdę najważniejsze, nawet jeśli nie chodzi o Ciebie. Zrób to ze szczerym współczuciem i ciekawością.

Oto przykład wiadomości, którą wysłałem swoim klientom:

„Cześć James, mam nadzieję, że Ty i Twoi bliscy jesteście bezpieczni i zdrowi. Zdaję sobie sprawę, że sytuacja jest teraz dość szalona, i rozumiem, że jesteś zajęty. Jestem pewien, że Twoje priorytety się zmieniły, i chcę je wspierać. Chętnie dowiem się więcej o tym, z jakimi problemami zmagasz się obecnie. Napisz do mnie, jeśli będziesz mieć chwilę!”

Nie obrażaj się, jeśli w ogóle nie odpowiedzą — ponownie, prawdopodobnie nie jesteś teraz priorytetem i mają inne problemy do rozwiązania.

Załóżmy jednak, że Twoi klienci odpowiedzą na Twoją wiadomość.

Otrzymasz jeden z dwóch rodzajów odpowiedzi. Albo będą mierzyć się z problemem, w którym nie możesz pomóc, albo będą stawiać czoła nowemu wyzwaniu, w którym możesz pomóc. 

Co, jeśli Twoi klienci nie potrzebują Cię teraz?

Załóżmy, że nie jesteś już w stanie pomóc żadnemu ze swoich klientów.

W porządku. Zrób krok wstecz i przygotuj się na przyszłość.

Zainwestuj w spłatę znacznej części długu technicznego, który mógł narosnąć w Twoim produkcie. Być może na przykład stworzyłeś kilka funkcji w sposób, który nie pozwala na skalowanie. Teraz jest dobry moment, aby umożliwić ich skalowanie!

Możesz również zacząć inwestować w przyszłościowe możliwości platformy, które przyniosą korzyści wszystkim Twoim produktom. Na przykład teraz jest dobry moment, aby zacząć udostępniać interfejsy API, tak aby w przyszłości inni mogli się z Tobą integrować. Teraz jest dobry moment, aby zainwestować w solidniejsze śledzenie danych i oprzyrządowanie. Teraz jest dobry moment, aby zająć się zaległościami w postaci ważnych, ale niepilnych zadań — niezależnie od tego, czy chodzi o uporządkowanie dokumentacji, czy o ponowne dostosowanie wszystkich komponentów React po stronie interfejsu użytkownika w celu zachowania spójności.

Co, jeśli Twoi klienci potrzebują Cię teraz?

Rozważmy odwrotny scenariusz. Załóżmy, że klient odpowiada nowym priorytetem, którym możesz się zająć. Kiedy mówię „czymś, czym możesz się zająć”, może chodzić o coś nieco wykraczającego poza Twoją specjalizację, co będzie wymagało od Ciebie dodatkowego wysiłku, aby sprostać tej potrzebie.

Na przykład Gillette jest producentem ostrzy i maszynek do golenia. Istnieje jednak ogromne zapotrzebowanie na osłony twarzy. Firma Gillette przestawiła się na produkcję osłon twarzy i środków dezynfekujących, aby wspierać społeczności, których jest częścią. Wykorzystuje swoje możliwości produkcyjne, łańcuch dostaw i możliwości dystrybucyjne, aby wywierać pozytywny wpływ w sposób, na którym wcześniej się nie koncentrowała.

Podobnie szukaj sposobów, by stanąć na wysokości zadania. Będziesz musiał się wysilić i będzie to bolesne, ale warto. Zaangażuj się i pokaż, że jesteś gotów wspólnie z klientami gasić pożary.

Jednym z wyzwań, przed którymi staniesz, będzie to, że Twoi klienci mogą nie mieć jasności co do tego, na czym polegają ich problemy. Mogą być tak zestresowani lub rozproszeni obecną sytuacją, że nie będą w stanie przekazać Ci wielu szczegółów.

Będziesz musiał wykazać się proaktywnością. Nie oczekuj, że ludzie odpowiedzą na Twoje ankiety lub odbiorą Twoje telefony. Nie oczekuj też, że klienci pozwolą Ci przyjechać do swojej siedziby i obserwować pracę użytkowników.

Jednym ze sposobów na proaktywne działanie jest przekierowanie zespołu ds. badań użytkowników z nowych inicjatyw badawczych do pracy w zespole obsługi klienta. Członkowie zespołu mogą natrafić na ogromną liczbę zgłoszeń dotyczących problemów, z jakimi wcześniej się nie spotkali, a także pomóc odkryć nowe spostrzeżenia i wyznaczyć nowe kierunki rozwoju produktu.

Gdy już zidentyfikujesz nowy problem, czas się z nim zmierzyć. Zamiast próbować traktować go jak pełnoprawny produkt, potraktuj go raczej jak hackathon.

Czas ma kluczowe znaczenie, a im szybciej dostarczysz coś użytecznego klientom zmagającym się z problemami, tym większy wpływ będziesz mieć na świat. Na przykład firmy z sektora technologii finansowych, takie jak PayPal i Square, zaczęły wypłacać czeki pomocowe od rządu Stanów Zjednoczonych.

Innym przykładem jest kilka firm, które zaczęły tworzyć listy dostępnych ofert pracy i pracowników, którzy niedawno zostali zwolnieni. Listy nie są wyszukane ani zautomatyzowane, ale odpowiadają na istniejącą potrzebę.

Jeszcze innym przykładem trafnej zmiany kierunku jest aplikacja społecznościowa SocialMama, która obrała nowy kierunek, wprowadzając funkcję o nazwie Expert Program. Umożliwia ona matkom kontakt z lekarzami, dentystami i innymi ekspertami w dziedzinie zdrowia.

Jakie są Twoje wyjątkowe kluczowe kompetencje i jak możesz wykorzystać je w innym kontekście, aby zwiększyć korzyści dla swojej bazy klientów? Jaki jest najszybszy sposób dostarczenia wartości?

Wyrzucenie wielu dotychczasowych zasad może wydawać się dziwne. Ale właśnie w tym rzecz — to już nie jest normalny czas.

Możesz zacząć dostarczać funkcjonalności bez specyfikacji i projektów. Możesz nie mieć solidnych danych statystycznych potwierdzających zwrot z inwestycji w Twój produkt. Możesz też dostarczyć produkt bez uruchamiania automatycznych przypadków testowych, śledzenia danych czy testów A/B.

To w porządku. Skup się po prostu na przeprowadzeniu klientów przez ten pożar.

Rozwijaj swoich klientów teraz, w tym trudnym czasie, a z pewnością będą rozwijać Twój biznes przez wiele kolejnych lat.

Współpraca z członkami zespołu w zdalnym zarządzaniu produktem

Menedżerowie produktu żyją i umierają wraz ze swoimi zespołami, dlatego niezwykle ważne jest, aby pozostawali ściśle zgrani z każdym członkiem zespołu. Jednak zdalne zarządzanie produktem jest szczególnie trudne, ponieważ pętle komunikacyjne są znacznie słabsze niż wcześniej.

Nie możesz już podejść do czyjegoś biurka, żeby porozmawiać, ani omówić problemu podczas lunchu. Nie możesz też szybko dołączyć innych osób do trwających rozmów grupowych.

Mimo że istnieją wideokonferencje i wirtualna praca wspólna, nadal będzie Ci brakować wielu niuansów i sygnałów ważnych dla menedżera produktu: mowy ciała, poziomu uwagi i spojrzeń innych osób w pomieszczeniu.

Aby poradzić sobie z problemem zdalnej koordynacji, zacznij przede wszystkim od empatii.

Nawiązywanie osobistych relacji z członkami zespołu

Wszyscy zmagamy się z traumą i żałobą, ponieważ wszyscy utraciliśmy poczucie normalności i stabilności.

Chcielibyśmy wrócić do biura i pracować ramię w ramię, ale nie jest to już możliwe. Tęsknimy za dawnymi zwyczajami, do których nie mamy już dostępu. Praca wydaje się mniej pełna energii, ponieważ nie możemy już spędzać czasu z bliskimi współpracownikami.

Pomóż ukoić emocjonalne rany członków swojego zespołu, okazując szczerość i wrażliwość.

Proaktywnie kontaktuj się z członkami zespołu, aby regularnie pytać, jak się mają jako ludzie, a nie jako zasoby. Pytaj o ich zdrowie i o to, co martwi ich na co dzień.

Upewnij się, że są w dobrym nastroju i nadal rozumieją misję Twojej firmy oraz produktu. Zagłęb się w problemy, z którymi się zmagają, i sprawdź, jak możesz pomóc je rozwiązać.

Jako menedżer produktu jesteś bijącym sercem swojego zespołu. Niezwykle ważne jest, abyś teraz włożył wysiłek emocjonalny w podtrzymywanie motywacji i zaangażowania ludzi.

Oczywiście osobiste relacje pomagają, ale nie są idealnym lekarstwem na wszystko. Będziesz musiał również rozwinąć swoje miękkie umiejętności koordynacyjne.

Skuteczna komunikacja w zdalnym zespole

Zmniejsz obciążenie mentalne innych osób, będąc proaktywnym komunikatorem — do tego stopnia, że możesz mieć wrażenie, iż się powtarzasz. Prowadź skuteczne spotkania, udostępniając agendę przed spotkaniem, następnie przedstawiając ją ponownie na początku spotkania i podsumowując spotkanie na jej podstawie na koniec.

Może się to wydawać powtarzalne, ale powtarzanie pomoże utrwalić normalność i spójność. Powtarzaj się wielokrotnie. Jeśli masz wrażenie, że masz zbyt wiele komunikatów do przekazania, prawdopodobnie przeciążasz zespół — zastanów się więc głęboko nad jednym lub dwoma komunikatami, które naprawdę mają znaczenie, i mocno je zaakcentuj.

Skoro mowa o spotkaniach, pamiętaj o sporządzaniu notatek ze spotkań. Gdy tylko spotkanie się zakończy, od razu po każdym spotkaniu roześlij notatki wraz z listą zadań do wykonania: kto co robi i do kiedy. Następnie przechowuj kopię notatek ze spotkania w miejscu publicznie dostępnym, aby każdy miał wspólny punkt odniesienia.

Wyzwaniem związanym z zarządzaniem produktem na odległość jest to, że ludzie mogą łatwo przestać działać zgodnie ze wspólnym kierunkiem, a Ty możesz tego nie zauważyć. Pamiętaj, że członkowie Twojego zespołu będą naturalnie oddalać się od wspólnego kierunku, ponieważ taka jest ludzka natura. Nie robią tego celowo ani złośliwie. Po prostu obecnie naprawdę trudno jest pracować, a oddalenie się od wspólnego kierunku jest łatwe.

Rób więc, co możesz, aby dokumentować swoje przemyślenia i decyzje.

Gdy przekazujesz jakiś komunikat, upewnij się, że zostanie on powtórzony wielokrotnie. Korzystaj z Zooma, Slacka i poczty elektronicznej, aby komunikować terminy i priorytety.

Zdalne udostępnianie priorytetów

Zarządzanie produktem na odległość nie polega wyłącznie na upewnianiu się, że codzienne mechanizmy działają sprawnie. Obecnie wielu menedżerów produktu zajmuje się planowaniem kwartalnym, co oznacza, że odpowiadamy za przygotowanie planów rozwoju produktu i dokumentów strategicznych.

W miarę jak przechodzimy przez te burzliwe czasy, nasze priorytety będą zmieniać się bardzo szybko. W tak niepewnych czasach o wiele ważniejsze jest, aby być transparentnym i komunikatywnym, niż aby prezentować się perfekcyjnie. Dziel się swoimi wstępnymi przemyśleniami, nawet jeśli nie są jeszcze gotowe, aby inni wiedzieli, w jakim kierunku zmierzasz.

Przyznam, że kiedyś czułem pewien dyskomfort związany z udostępnianiem mojego planu rozwoju produktu, dopóki nie otrzymałem wszystkich potrzebnych informacji od zespołów sprzedaży, zarządzania kontami, wdrożeń, wsparcia, inżynierii i projektowania.

Ale nie mamy już takiego luksusu. Każdy dysponuje innymi informacjami i nie mamy czasu, aby standardowe procesy zaczęły działać.

Dlatego niedawno udostępniłem bardzo wstępny plan rozwoju produktu.

W ogóle nie wyglądał profesjonalnie — nie zawierał oznaczeń naszej firmy, nie był przedstawiony w efektownej prezentacji i nie zawierał jasnego oszacowania potencjalnych korzyści ani kosztów.

Zamiast tego każda pozycja zawierała szczerą ocenę tego, na ile byłem przekonany lub nieprzekonany do danego pomysłu, a także uzasadnienie, dlaczego uważałem, że powinniśmy się nim zająć. Dało to innym przestrzeń do uzupełnienia luk w mojej wiedzy, dzięki czemu mogliśmy wspólnie określić, na czym powinniśmy skupić nasze wysiłki.

Oto link do tego szablonu. Nie jest efektowny, ale zainicjował wiele wartościowych rozmów wewnątrz firmy i pomógł mi znaleźć martwe pola, o których wcześniej nie wiedziałem.

Innym przykładem wczesnego i częstego udostępniania kierunków strategicznych jest moja koleżanka, która obecnie prowadzi cotygodniowe wirtualne dyżury, podczas których każdy może dołączyć, aby zapytać o istniejące funkcje oraz przyszłość jej produktów.

Otwarte fora komunikacji i debat są kluczowe, ponieważ jeden z członków zespołu może dysponować istotnym, nowym kontekstem, którego wcześniej nie znałeś.

Bądź otwarty na kwestionowanie Twojego planu rozwoju produktu. Wszyscy jesteśmy w tym razem.

Praca ze sobą jako zdalny menedżer produktu

Nie zapominaj o dbaniu o siebie w obliczu tych wszystkich zmian! Jesteś obecnie najważniejszym zasobem, z którego możesz korzystać. Omówię następujące sposoby dbania o siebie:

1. Zaplanuj czas dla siebie
2. Chroń swoją sferę zawodową
3. Dbaj o swoje ciało i umysł
4. Utrzymuj kontakt z bliskimi
5. Pozostań uważny, refleksyjny i proaktywny

Zaplanuj czas dla siebie

Po pierwsze, upewnij się, że znajdujesz czas dla siebie.

To, że Twój dom jest jednocześnie biurem, nie oznacza, że masz pracować bez końca. Stwórz rytuały wyznaczające granice między czasem pracy a czasem wolnym i trzymaj się ich.

Twoje rytuały mogą być tak proste jak spacer rozpoczynający pracę i kolejny spacer kończący pracę. Mogą też być tak złożone jak rutyna ćwiczeń, a do tego herbata, medytacja i prowadzenie dziennika. Niezależnie od tego, jaki rytuał działa w Twoim przypadku, zadbaj o stworzenie dwóch zestawów: jednego wyznaczającego przejście z czasu wolnego od pracy do pracy oraz drugiego wyznaczającego przejście z pracy do czasu wolnego od pracy.

Oto mój poranny rytuał. Budzę się o 7:30 i robię dwie filiżanki kawy — jedną dla siebie, a drugą dla mojej dziewczyny. Wspólnie przygotowujemy śniadanie i jemy w ciszy. Następnie myję filiżanki i naczynia, ponieważ jest to dla mnie uspokajający rytuał. Ona czyta mi na głos wiadomości, których słucham podczas zmywania naczyń. Potem przebieramy się w ubrania do pracy (tak, nawet jeśli nadal jesteśmy w domu!) i zaczynamy pracę.

Mój wieczorny rytuał wygląda tak. Ustawiam na Slacku status „z dala” i „wycisz powiadomienia”, a następnie idę na spacer z moją dziewczyną. Kiedy wracamy, przebieramy się z powrotem w piżamy, a następnie przygotowujemy kolację. Po kolacji nie wolno nam już wracać do żadnych spraw związanych z pracą — jesteśmy w trybie osobistym i pilnujemy nawzajem, żeby pozostać poza pracą aż do kolejnego porannego rytuału.

Rytuały są ważne, ponieważ pomagają mózgowi zrozumieć, że nadszedł czas na rozpoczęcie pracy albo zakończenie dnia. Bez fizycznych wyznaczników biura i bez otoczenia współpracowników nasze komputery mogą z łatwością uwięzić nas w trybie pracy na czas nieokreślony. Nie wpadnij w tę pułapkę!

Oto szybki obraz tego, jak wygląda to w moim kalendarzu.

Oto ustawienia mojego kalendarza.

A poniżej znajdują się moje ustawienia Slacka.

Chroń siebie podczas pracy

Po drugie, kiedy zajmujesz się pracą, zadbaj o ochronę siebie jako osoby pracującej.

Zadbaj o przygotowanie stanowiska, które będzie Ci odpowiadać. Jeśli mieszkają z Tobą inne osoby (np. współlokatorzy, partnerzy, małżonkowie, dzieci itp.), zadbaj o stworzenie pewnej granicy, która umożliwi Ci skupienie. Ustalcie wspólnie podstawowe zasady, aby uniknąć szaleństwa.

Nie zapomnij o ergonomicznym stanowisku! Ponieważ wiele z nas po raz pierwszy pracuje z domu, łatwo zapomnieć o odpowiednim ustawieniu wysokości monitora i krzesła.

Zadbaj również o czas na głęboką pracę. Zbyt łatwo można ugrzęznąć w nieskończonej liczbie e-maili i wiadomości na Slacku albo w niekończącym się ciągu rozmów na Zoomie. W końcu jesteśmy menedżerami produktu — niemal cały czas spędzamy na spotkaniach.

Ale nadal musisz działać strategicznie i rozważnie. Zadbaj o bloki czasu na głęboką pracę. Pamiętaj, że za każdym razem, gdy zmieniasz kontekst, tracisz znaczną część dynamiki. W miarę możliwości odwołuj spotkania, które nie przyczyniają się do realizacji Twoich inicjatyw. Jeśli musisz uczestniczyć w spotkaniach, spróbuj skonsolidować je w określonej porze dnia lub w konkretnym dniu tygodnia, aby poza tym blokiem spotkań mieć czas na skupienie.

Dbaj o ciało i umysł

Po trzecie, dbaj o swoje zdrowie. Nie chcę tu zachowywać się jak strofująca matka, lecz delikatnie przypomnieć Ci, że Twój mózg nie działa, jeśli Twoje ciało nie jest w dobrej formie — a utrzymanie zdrowia fizycznego jest trudniejsze niż kiedykolwiek.

Kiedy możesz, staraj się wybierać zdrowe jedzenie. Znajdź przyjemne sposoby na ćwiczenia, nawet w ramach obecnych ograniczeń. Znajdź czas na medytację.

Nie pozwól, aby cykl informacyjny przejął kontrolę nad Twoim umysłem, niezależnie od tego, czy dotyczy koronawirusa, gospodarki czy Twojej branży.

Udaje mi się być na bieżąco, a jednocześnie zachowywać pewien dystans, ponieważ starannie dobieram informacje. Zrezygnowałem z 99% newsletterów i przestałem obserwować wszystkich polityków w mediach społecznościowych. Jedyne wiadomości, jakie otrzymuję, pochodzą z mojego porannego rytuału, od rodziców i od brata.

Utrzymuj kontakt z bliskimi

Skoro mowa o rodzinie — moją czwartą sugestią jest zadbanie o swoje życie społeczne.

Chociaż izolacja fizyczna jest ważna, niezwykle istotne jest, aby pozostawać w kontakcie z osobami, na których Ci zależy. Znajdź czas na regularne spotkania z rodziną, nawet jeśli odbywają się one za pośrednictwem Zooma. Na przykład w każdą niedzielę wieczorem o 21:00 regularnie rozmawiam przez Skype'a z rodziną i jest to dla mnie niezwykle pocieszające. Co dwa tygodnie regularnie rozmawiam też przez Google Hangouts z określoną grupą przyjaciół.

To także świetny moment, aby odnowić kontakt z osobami, z którymi nie rozmawiałeś(-aś) od dłuższego czasu. Wszyscy i tak jesteśmy w pobliżu!

Zaangażuj się również w relacje ze współpracownikami. Częścią zdalnego zarządzania produktem jest stworzenie przestrzeni na nowe rytuały zespołowe, takie jak wirtualne godziny spotkań towarzyskich i wirtualne pogawędki w kuchni.

Na przykład mój zespół inżynieryjny co drugi dzień organizuje spotkanie na Zoomie „przy dystrybutorze wody”, podczas którego możemy swobodnie pogawędzić. Ja i moi koledzy menedżerowie produktu co tydzień organizujemy rotacyjne rozmowy przy kawie, aby lepiej się poznać. W moim zespole produktowym mamy rytuał „pytania tygodnia” oraz „słowa tygodnia”, który pozwala nam nawiązywać kontakt i rozmawiać o czymś niezwiązanym z pracą.

Bądź uważny, refleksyjny i proaktywny

Na koniec podchodź uważnie i świadomie do swoich nowych zachowań.

Rzetelnie oceniaj sposób działania w tym nowym środowisku i każdego dnia przeprowadzaj retrospekcję własnych działań. Powinieneś(-aś) móc znaleźć odpowiedzi na pytania takie jak:

• Jesteś rannym ptaszkiem czy nocnym markiem?
• Pracujesz zrywami czy przez długie okresy?
• Potrzebujesz więcej kontaktów społecznych czy mniej?
• Potrafisz samodzielnie się motywować czy potrzebujesz partnera do wzajemnego rozliczania się?

To wszystko wymaga wysiłku, ale uważność pomoże Ci zadbać o siebie, swoich bliskich, członków zespołu i klientów.

Podsumowanie

Chociaż jest to niezwykle trudny czas dla menedżera produktu, wszyscy mamy wiele do nauczenia się i możemy sprawić, że nasze produkty oraz zespoły staną się bardziej odporne.

Dzięki empatii, proaktywności i uważności możemy wzmocnić siebie w tym okresie ogromnego stresu.

A kiedy przez to przejdziemy — bo tak, to się kiedyś skończy! — wyjdziemy z tego po drugiej stronie z lepszymi wzorcami i zachowaniami.

Trzymaj się, bądź silny(-a) i pamiętaj, że wszyscy jesteśmy w tym razem!