Guía de supervivencia para PMs que trabajan con partes interesadas difíciles
En un mundo perfecto, tendríamos una química profesional ideal con todos nuestros colegas. Pero, por desgracia, no es un mundo perfecto —ni de lejos. Afortunadamente, incluso si hay ciertos responsables con los que encajas menos que con otros, casi siempre es posible superar el choque de personalidades y encontrar un camino a seguir.
Aquí tienes los consejos que he encontrado más útiles para trabajar con, y no contra, tus compañeros más difíciles.
Orienta a tu equipo hacia su "Estrella del Norte" pronto y con frecuencia
No estoy aquí para decirte exactamente de qué debe estar compuesta tu Estrella del Norte, pero sí para decirte que necesitas una. Si tu equipo no tiene una imagen aspiracional, un propósito o una razón de ser claramente definidos, sufrirá desorientación.
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Sin una Estrella del Norte, los equipos se encontrarán recalibrando y reorientándose constantemente, gastando energía valiosa que podría emplearse en trazar el rumbo y construir algo nuevo.
Tu Estrella del Norte ayuda a que tu equipo se alinee, genere impulso y fomente la colaboración. Estos ejercicios pueden ayudar a apuntar el telescopio metafórico en la dirección correcta.
Hazlo visual
Una vez tengas definida tu Estrella del Norte, asegúrate de que esté recogida en algún tipo de documento (¡cualquiera!) al que tu equipo pueda recurrir con frecuencia. Los recursos visuales crean entendimiento compartido cuando las palabras no son suficientes.
Crea un documento que represente esa Estrella del Norte por la que tu equipo se esfuerza. Puede ser un diseño elaborado por un diseñador para inspirar al equipo, o una historieta que ilustre cómo la vida de tu cliente objetivo se transformará como resultado de vuestro trabajo. Si todavía no tienes recursos visuales pero sí una declaración de visión, OKRs, KPIs u otra forma de orientar a tu equipo hacia una comprensión compartida del futuro, inclúyelos en un documento que sea simple y visual.
Recuerda a tu equipo mirar hacia arriba
Así como nos quedamos atrapados en los detalles de la vida diaria y olvidamos mirar la magia del cielo, tu equipo puede absorberse tanto en su trabajo que pierda de vista el propósito.
La falta de orientación es una de las principales razones por las que los equipos terminan con personas tirando en direcciones diferentes o estancadas sin avanzar hacia un objetivo común compartido. Entonces, ¿cómo puedes mantener la orientación de las personas? Comienza las reuniones revisando vuestra Estrella del Norte.
Al empezar de forma constante las reuniones de planificación y revisión recordando la "Estrella del Norte", tu equipo mantendrá una imagen compartida de hacia dónde se dirige. Esto también contribuye a un sentido de propósito común, aportando energía y razón al trabajo por delante. Además, recordar a los equipos su estrella del norte puede ayudar a redirigir preguntas y conversaciones que puedan desviar el rumbo, permitiendo reenfocarse rápidamente en la misión principal.
En un taller reciente, pude abordar la pregunta potencialmente descarriladora de una líder recordándole la declaración del problema y los criterios de éxito que el grupo había creado en conjunto (que, convenientemente, estaba escrito en la pizarra a la vista de todos). Reconocí que su pregunta era válida, pero pude reenfocar su atención en el trabajo por hacer y recordarle la dirección acordada hacia la que el equipo estaba trabajando.
Cuando mantienes al grupo orientado alrededor de la Estrella del Norte, resulta mucho más fácil mantener al equipo en el camino correcto.
Define roles y rutinas
He tenido la oportunidad de trabajar con una variedad de empresas y sus equipos, desde grandes organizaciones consolidadas hasta pequeñas startups recién formadas. Independientemente del tamaño o la edad, mi objetivo siempre es el mismo: ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más eficiente y efectiva. Un anhelo común que he observado es que la mayoría de la gente desea una fórmula mágica o una manera lista para usar de trabajar (una bala de plata).
¿Y quién no anhela eso de vez en cuando en la vida? Todos hemos buscado soluciones rápidas para nuestros problemas.
Sin embargo, la realidad es que cada equipo con el que he trabajado ha tenido que desarrollar su propio enfoque, basado en sus necesidades únicas y cambiantes.
El desafío de esta realidad es que definir el enfoque adecuado para tu equipo requiere esfuerzo: determinar roles, responsabilidades y rutinas. No hacer este trabajo resulta en confusión, ineficiencia, frustración y resentimiento.
Entonces, ¿cómo puedes definir una forma de trabajar que se ajuste a tu equipo?
Invierte tiempo
Aunque pueda parecer poco conveniente gastar un tiempo valioso definiendo cómo vais a trabajar cuando simplemente queréis sumergiros en el trabajo en sí, dedicar ese esfuerzo dará mejores resultados y una experiencia de trabajo más positiva para tu equipo. He notado que las startups y empresas en etapas iniciales tienden especialmente a lanzarse al trabajo sin definir claramente los roles, y aunque esto puede funcionar al principio, no es sostenible a largo plazo. He colaborado con equipos que luchan por hacer la transición de startup a escala. ¿El trabajo más crucial en esta etapa? Claridad sobre los roles y el establecimiento de rutinas eficaces. ¿El resultado? Menos dolor y frustración en el trabajo cotidiano y un camino más fluido hacia el crecimiento.
Construye sobre lo que ya funciona
Si ya tienes un proceso que ha funcionado bien antes, comienza por ahí. Identifica qué es efectivo y qué áreas se pueden mejorar. Si hay personas cuyos roles están claros, documéntalos.
Abordar los puntos problemáticos
Así como identificamos puntos problemáticos para nuestros clientes, necesitamos abordar los desafíos que enfrentamos como equipo.
Algunos problemas potenciales pueden incluir:
- Cumplimiento de plazos
- Optimización del proceso de QA
- Gestionar aportes de líderes poco alineados
- Evitar trabajos duplicados
Colaborar para mejorar
Involucra a tu equipo en la definición de soluciones y en la búsqueda de maneras de mejorar las prácticas actuales. Al igual que en una sesión de diseño cocreativa, colaboren para diseñar el enfoque óptimo para trabajar juntos. Creo firmemente que los equipos que definen lo que les funciona tienen mucha más probabilidad de éxito que aquellos a los que se les impone una forma de trabajar.
Ponlo por escrito
Una vez que hayan tomado decisiones, documéntalas. Crea un organigrama que defina los roles y responsabilidades de los miembros del equipo. Si existen vacíos que hay que llenar, indícalo claramente. Documenta las rutinas que seguirán y especifica quién liderará las reuniones periódicas o las comunicaciones al equipo.
Revisar periódicamente
Revisa tu enfoque de manera continua (recomiendo hacerlo trimestralmente) y organiza sesiones con el equipo para refinarlo según lo que vaya ocurriendo.
Cómo abordar temas difíciles
Supongamos que ya tienes una Estrella Polar, roles y rutinas claras, y aun así persiste un comportamiento disruptivo. Es importante recordar que las personas somos complejas e imperfectas. Por muy bien definido que esté el modelo operativo de tu equipo, habrá ocasiones de interrupciones, desvíos e incomodidad.
Como líder de producto, es tu responsabilidad (por el bien del trabajo y del equipo) abordar los problemas que obstaculizan la colaboración efectiva y tener el coraje de enfrentar temas difíciles.
Escenarios comunes:
El que desvía con preguntas
La resistencia puede manifestarse en forma de preguntas que desvían el rumbo ("¿Por qué estamos aquí?" "¿Qué estamos haciendo exactamente?"). Puedes confrontar esto directamente recordándole a la persona el acuerdo previo del grupo.
El miembro desvinculado
La desvinculación puede mostrarse como una falta de participación total, aparecer distraído o estar presente físicamente pero ausente mentalmente. Cuando un miembro del equipo está desvinculado, usa tu criterio para determinar si puedes abordar este asunto públicamente o si sería más apropiada una conversación privada. Su actitud podría cambiar si simplemente le pides que se comprometa nuevamente con el trabajo y el equipo. Si está usando un dispositivo o se le ve distraído, pregunta si hay algo a lo que necesita atender y si podrá sumarse de lleno una vez resuelto. Puede necesitar expresar molestias o compartir frustraciones; si es así, escucha lo que tenga que decir y luego evalúa si está dispuesto a volver a comprometerse. A veces, basta con ser escuchado para lograr grandes avances.
El contribuidor impredecible
Ya sea un líder, una persona creativa, un vendedor o cualquier otro, aquellos que intervienen y resultan contribuyentes impredecibles pueden ser muy disruptivos, pues pueden desviar la atención del equipo.
Abordar este comportamiento puede ser complicado porque el contribuidor podría hacer valer su jerarquía o afirmar que su idea generará ventas y ganancias significativas. Normalmente se muestran entusiastas, ansiosos y pueden llegar con muchas ideas o con sugerencias inesperadas. En estos momentos, reconoce sus ideas y entusiasmo, pero comunica que la prioridad actual es otra. Usa una pizarra para crear un "estacionamiento" de ideas que surjan en las reuniones, o mantén un backlog de ideas en tu herramienta de colaboración compartida para registrar esas aportaciones.
Prepara conversaciones difíciles
Haz una autoevaluación
Si anticipas una conversación difícil o la presencia de un miembro disruptivo en una reunión, tómate un momento para evaluar tu propia energía. Es difícil manejar una conversación complicada si te encuentras con ánimos negativos. Prioriza estabilizarte previamente; unas respiraciones profundas a solas o una caminata corta al aire libre pueden ayudarte mucho a llegar preparado y con serenidad.
Considera tu objetivo
¿Cuál es el propósito de abordar temas difíciles y enfrentar desafíos con este equipo? Aquí entra en juego nuevamente tu Estrella Polar. Están en una misión juntos, y el objetivo no es que alguien gane ni tenga razón, sino colaborar y construir algo destacable. Recordar esto te puede ayudar a mantener una sana distancia de lo que, de otro modo, podría percibirse como una interacción difícil.
No te lo tomes como algo personal
Aunque es un reto en la práctica, esta mentalidad marca una diferencia significativa. Cuando alguien se comporta de manera inapropiada, rara vez se trata de ti. Puede que estén frustrados porque su idea no está ganando impulso o que se resistan a participar en la reunión o taller que organizaste. En vez de ponerte a la defensiva o reaccionar impulsivamente, intenta calmar las situaciones tensas haciendo preguntas y mostrando empatía.
El "resumen ejecutivo"
Trabajar con partes interesadas difíciles como gerente de producto requiere una combinación de comunicación clara, roles definidos y rutinas, y la capacidad de abordar asuntos complicados.
- Ante todo, es fundamental orientar a tu equipo hacia una "Estrella del Norte" compartida. Esto significa tener una visión o propósito claro que todos puedan respaldar. Así lograrás alinear al equipo, generar impulso y fomentar la colaboración.
- En segundo lugar, define los roles y rutinas dentro de tu equipo. Dedicarse a establecer responsabilidades claras y formas de trabajo evitará confusiones, ineficiencia y frustraciones. Se trata de encontrar lo que mejor se adapta a tu equipo y de mejorarlo continuamente.
- En tercer lugar, es importante abordar los problemas difíciles de manera directa. Ningún equipo está exento de comportamientos problemáticos. Ya sea lidiando con preguntas que desvían el tema, miembros del equipo poco comprometidos o colaboradores impredecibles, tener el coraje de enfrentar estos retos es fundamental para colaborar de forma eficaz. Cuando llegue el momento de tener esas conversaciones difíciles, es esencial verificar tu propia energía y mentalidad. Tómate un momento para centrarte y recuerda que el objetivo no es ganar o tener razón, sino colaborar y construir algo extraordinario juntos. Y lo más importante: intenta no tomarte el comportamiento disruptivo como algo personal. Casi nunca se trata de ti, así que calma los momentos tensos preguntando y mostrando empatía.
Al poner en práctica estas estrategias, estarás mejor preparado para superar desafíos y trabajar de manera más efectiva con tus partes interesadas. Así que adelante, fomenta la colaboración efectiva ¡y construye algo increíble!
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