6 Schritte zum Schreiben von Produktspezifikationen (+ Beispiele)
Wenn Sie neu im Produktmanagement sind und noch nie eine Produktspezifikation schreiben mussten, sind Sie hier genau richtig.
Auch wenn Sie vielleicht bereits die Grundlagen des Schreibens einer Produktspezifikation gelernt haben, ist die Umsetzung eine ganz andere Sache und erfordert Überlegung sowie einen strukturierten Prozess. Hier ist eine Anleitung, was Sie wissen müssen und wie Sie eine Produktspezifikation erstellen, die flexibel und korrekt ist.
Wir erklären, was Produktspezifikationen sind und wofür sie verwendet werden, zusammen mit mehreren Beispielen für Produktspezifikationen. Sie erfahren, was in Ihrem Produktspezifikationsdokument enthalten sein sollte, den Prozess zum Schreiben einer Produktspezifikation – vom Definieren einer Produktübersicht über das Überarbeiten basierend auf Kundenfeedback und begrenzten Nutzertests, bis hin zum Start Ihres Produkts auf dem Weg zur Produktion oder zu Software-Entwicklungsprozessen.
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Wir haben außerdem eine Produktspezifikationsvorlage beigefügt, die Sie beim Erstellen von Produktspezifikationsdokumenten verwenden können.
Was sind Produktspezifikationen?
Um eine Produktspezifikation zu schreiben, müssen Sie zunächst verstehen, was das ist. Eine Produktspezifikation ist ein Bauplan, der das Produkt beschreibt, das Sie erstellen wollen, wie es aussehen wird sowie die genauen Produktanforderungen und Funktionen. Sie kann auch die Persona oder den Nutzer beschreiben, für den das Produkt gedacht ist.
Diese Spezifikation muss:
- Sehr klar
- Leicht verständlich
- Eine Übersicht über alle Informationen, die Ihr Design-Team und Ihre Produktteam-Mitglieder benötigen
Schließen Sie so viele Informationen wie möglich ein, um sicherzustellen, dass die Vorgaben für Ihr Produktteam nicht zu vage ausfallen. Eine Tabelle oder eine Übersicht aller Spezifikationen hilft, Details schnell auffindbar zu machen. Bedenken Sie jedoch, dass dies lediglich das Produktspezifikationsblatt ist – Produktions- und Umsetzungsdetails können Sie später Ihren Teammitgliedern überlassen. Tools wie Jira und Confluence sind hilfreich, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu bündeln.
Ich liebe die Atlassian Suite – ich finde sie großartig. Mir gefällt, dass man in Confluence eine Produktanforderung erstellen und diese dann mit Jira Stories verknüpfen kann…im Grunde kann man sie direkt einbetten.
3 Beispiele für Produktspezifikationen
Es gibt viele Beispiele, sowohl als harte Kopie als auch online. Hier ist ein einfaches Beispiel für eine Online-Spezifikation, die Sie für Ihr Team anpassen und verwenden können.
Hier ist ein weiteres Beispiel mit Platz für Testergebnisse sowie ein Flussdiagramm, das den Produktentwicklungsprozess umreißt.
Dieses dritte Beispiel bietet ebenfalls Platz zur Erfassung der Testergebnisse sowie für bekannte Probleme, die während des Produktentwicklungsprozesses aufgetreten sind oder auftreten können.
Wofür werden Produktspezifikationen verwendet?
Eine Produktspezifikation dient als Leitfaden für die Anforderungen an das Produkt für das Produktteam. Sie wird in der Regel von der Produktmanagerin oder dem Produktmanager erstellt und enthält alle Informationen, die benötigt werden, um ein Produkt mit bestimmten Funktionen und Features zu entwickeln. Sie bietet eine technische Beschreibung, eine Leistungsspezifikation und die einzuhaltenden technischen Standards sowie weitere Details. Diese Übersicht dient dazu, Informationen über Nutzer, geschäftliche Vorgaben und alle weiteren Kriterien zu vermitteln, die Ihr Team bei der Konzeption und Entwicklung eines Produkts unterstützen.
Was sollte in einem Pflichtenheft für ein Projekt enthalten sein?
Jede Produktspezifikation basiert auf technischen Anforderungen, technischen Spezifikationen und anderen Details, die spezifisch für das jeweilige Produkt sind. Im Allgemeinen sollten jedoch folgende Punkte in jeder guten Produktspezifikation enthalten sein:
- Zusammenfassung – Hierbei handelt es sich um einen Gesamtüberblick über das Produkt. Sie beginnt mit einer Skizzierung der Produktidee und gibt eine kurze Beschreibung, um das Produkt und sein Gesamtkonzept vorzustellen. Sie erklärt außerdem, warum das Produkt entwickelt wird. Die Produktzusammenfassung beschreibt, wie das Endprodukt aussehen wird, über welche Funktionen es verfügen wird und wie lange die Entwicklung voraussichtlich dauern wird.
- Business Case – Im nächsten Schritt deines Pflichtenhefts steht der Business Case hinter der Entwicklung des Produkts. Er beschreibt die Vorteile oder den Nutzen, den das Produkt dem Unternehmen auf dem Markt bietet. Ebenso werden Budget und weitere Ressourcen betrachtet, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden.
- User Stories – Das sind kurze Beschreibungen aus Sicht des Endnutzers. Sie erläutern, welche Funktionen die Nutzer im neuen Produkt sehen möchten. Es ist zudem ratsam, Akzeptanzkriterien zu den User Stories hinzuzufügen – das sind die Bedingungen, die bestimmen, ob eine User Story durch das Produkt erfüllt wurde, beispielsweise ob eine gewünschte Funktion enthalten ist.
- User Personas – Hier wird beschrieben, für wen dieses Produkt entwickelt wird und die Zielgruppe bestimmt. Es werden Details über die Zielgruppe und deren Herausforderungen aufgeführt, die das Produkt lösen soll. Das genaue Verständnis der Zielgruppe sorgt dafür, dass die Arbeit stets kundenorientiert bleibt.
- Funktionale Spezifikation – Dieses Dokument beschreibt, wie das kommende Produkt aussehen und welche Fähigkeiten es haben soll. Es sollte auch darlegen, wie Nutzer mit dem Produkt interagieren. Es dient dem Produktentwicklungsteam als Referenz, wenn es seine Arbeit beginnt. Hier kann es sinnvoll sein, ein flexibles technisches Spezifikationsdokument für das Team hinzuzufügen.
Produktdesign-Spezifikation
Es ist außerdem wichtig, im Pflichtenheft auch Hinweise zum Produktdesign zu geben. Hier braucht es technische Spezifikationen, Skizzen und Mockups. Das Design kann während des Produktentwicklungsprozesses angepasst werden. Es muss noch nicht perfekt sein, aber es braucht eine visuelle Darstellung, um das Produktmanagement-Team durch den frühen Entwicklungsprozess zu leiten. Hier ist ein guter Ort für technische Details und möglicherweise Einkaufsspezifikationen.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie du Designinformationen in dein Pflichtenheft integrieren kannst. Dazu können Renderings oder Illustrationen, Screenshots oder Fotos eines Prototyps gehören oder auch einfache Notizen zu Größe, Abmessungen oder zum Look & Feel des Produkts.
Wie schreibt man ein Pflichtenheft für ein Produkt?
1. Definiere das Problem.
Welches Problem oder welche Herausforderung wird dieses Produkt für die Nutzer lösen? Es macht keinen Sinn, Produkte zu bauen, die keine spezifischen Geschäfts- oder Kundenbedürfnisse adressieren. Stelle sicher, dass die Bedürfnisse und Probleme, die das Produkt lösen soll, in der Produktzusammenfassung aufgeführt werden.
2. Kundenmeinungen verstehen.
Was wünschen sich die Kunden von einem neuen Produkt? User Stories geben dir ein Ziel für das neue Produkt und eine Einschätzung, wie es den Zielnutzern helfen wird. Nutze das Feedback der Kunden zu bestehenden oder ähnlichen Produkten als Anhaltspunkt.
3. Beziehe das gesamte Unternehmen mit ein.
Stakeholder sollten ein Mitspracherecht haben und sind oft eine wertvolle Hilfe im Entwicklungsprozess. Dadurch erhältst du viele hilfreiche Anregungen und mehr Unterstützung, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Gleichzeitig haben die Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie zum Projekt beitragen können, was die Motivation und Teamarbeit stärkt.
4. Wähle aus, welche Produktspezifikationen übernommen werden.
Bestimmte Anforderungen und Spezifikationen sind für die Produktentwicklung unabdingbar, damit das Produkt sicher und nutzbar ist. Dazu gehören beispielsweise Maße, Sicherheitsstandards, Haltbarkeitsangaben und eine umfassende Produktspezifikation. Diese Angaben erleichtern den Start der Produktentwicklung. Andere Anforderungen, wie spezifische UI/UX-Überlegungen oder Farbgebung, kannst du später im Product Backlog festlegen.
5. Durchführung von Nutzertests.
Sobald ein Plan für Design und Entwicklung steht, erstelle einen Prototyp. Achte darauf, dass das Produkt den Bedürfnissen deiner Kunden entspricht. Lass sie es testen, ausprobieren und bewerten. Prüfe den Gebrauch oder das Fehlen nützlicher Funktionen und auf Elemente, die schwer zu bedienen oder störend sind. Funktioniert alles wie vorgesehen?
6. Überarbeiten Sie auf Grundlage dessen, was Ihre Nutzer für sinnvoll oder nicht sinnvoll halten.
Entscheiden Sie, was gemocht, nicht gemocht, kompliziert oder überflüssig ist, und beheben Sie Probleme und überarbeiten Sie die Spezifikationen nach Bedarf auf Basis der Ergebnisse Ihres Nutzer-Tests und aller weiteren relevanten Kennzahlen. Überlegen Sie sorgfältig, welche Funktionen oder Bereiche Nutzer in Schwierigkeiten bringen – wie können Sie diese verbessern? Sollte die eine oder andere Funktion komplett verworfen werden?
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