Uma Aula Magistral sobre Equipas de Produto Integradas

As organizações orientadas para o produto dependem de equipas de Produto inteligentes, colaborativas e multifuncionais para criar valor. As equipas mais eficazes têm autonomia para tomar decisões, trabalham bem em conjunto, evoluem continuamente as suas formas de trabalhar e contribuem com os seus conhecimentos especializados.

A desvantagem para muitas equipas de Produto é a necessidade de coordenar-se com outras partes interessadas da organização. Isto revela-se frequentemente difícil devido a prioridades e agendas concorrentes, bem como a formas de trabalhar completamente diferentes.

Já passei certamente por isso, sentindo-me frustrado e bloqueado relativamente a diferentes entregáveis. 

Uma solução fantástica para este problema é utilizar a abordagem de equipa de produto integrada (ou equipas de projeto integradas, se a empresa não estiver orientada para o produto). 

O objetivo de uma equipa de produto integrada é incluir mais áreas funcionais na equipa de Produto, para que o produto seja verdadeiramente bem-sucedido.

O que é uma equipa de produto integrada (IPT)?

Uma equipa de produto integrada (IPT) é uma equipa de Produto multidisciplinar que trabalha para alcançar um objetivo comum. Para além da equipa de Produto habitual, composta pelos departamentos de gestão de produto, engenharia e UX, uma IPT inclui também qualquer outra função necessária para alcançar os objetivos da equipa.

Quando falo de equipas de produto integradas, refiro-me a equipas de Produto alargadas que trabalham como uma só para alcançar objetivos comuns. Existem variações menos integradas das equipas de produto integradas que também podem beneficiar algumas organizações. Abordarei todas estas opções abaixo. Em essência, não existe uma configuração «correta» para uma IPT — tudo depende de compreender os seus objetivos e os conjuntos de competências necessários para os concretizar.

Quando precisa de equipas de produto integradas?

As equipas de produto integradas tiveram origem em equipas de gestão de programas de grandes organizações, como o Departamento de Defesa (DOD). Atualmente, também são muito aplicáveis à gestão de software em todos os tipos de organizações.

À medida que as organizações de produto crescem e amadurecem, é necessário um maior alinhamento entre equipas e entre diferentes departamentos. Tradicionalmente, este trabalho era liderado pela gestão de projetos. Atualmente, no mundo orientado para o produto, as estruturas IPT são o melhor método para crescer à escala e alinhar vários departamentos.

Quais são os benefícios de uma equipa de produto integrada?

Uma IPT pode ajudar verdadeiramente a eliminar silos, alcançar o sucesso mais rapidamente e gerar as melhores soluções através de aprendizagens partilhadas.

Trabalhei em várias organizações sem equipas de produto integradas. As equipas de engenharia e de Produto trabalhavam em silos, tinham frequentemente conflitos de comunicação e encontravam mais dificuldades em alcançar um objetivo comum. Ao criar equipas multidisciplinares com o conjunto exato de competências necessário para ter sucesso, terá muito mais probabilidades de fazer as coisas certas no prazo adequado.

Os benefícios de uma IPT incluem:

• Foco alinhado
• Comunicação melhorada
• Resolução mais rápida de problemas
• Tomada de decisões mais rápida
• Uma compreensão partilhada do sucesso
• Pensamento otimizado através de equipas multidisciplinares

Quais são as principais funções necessárias para uma equipa de produto integrada?

Uma IPT é composta por uma estrutura de equipa de Produto padrão, nomeadamente:

• Gestor de produto
• Responsável de engenharia
• 3-4 engenheiros
• UX
• Analista

Além disso, funções adicionais de outras áreas da empresa, por exemplo:

• Arquiteto de soluções
• Vendas
• Sucesso do cliente

As funções que pretende adicionar à sua IPT dependem dos objetivos da equipa e da organização. Trabalhei em organizações que adicionaram um especialista em sustentabilidade, um especialista em operações e um especialista jurídico. No DOD, existem IPT que trabalham em diferentes áreas, como aquisições e determinação de custos.

Um exemplo de configuração de uma IPT

Se estiver a desenvolver um novo produto para lançar num novo mercado, é provável que precise de cumprir os requisitos legais, de ter a situação financeira assegurada, de gerar uma solução escalável e de dispor dos conhecimentos especializados que o mercado exige para efetuar vendas. Assim, poderá querer uma equipa de produto «tradicional», bem como o contributo de:

• Um especialista jurídico
• Um especialista financeiro
• Um arquiteto de soluções
• Um ou mais representantes comerciais

Como decidir quais as funções necessárias para a sua IPT

Comece por identificar a sua estratégia. Quais são as oportunidades em que pretende trabalhar? De que competências necessita para alcançar estes objetivos e quais são as funções na sua organização que possuem essas competências? Estas funções passarão a fazer parte da sua equipa de produto integrada. Parece simples, mas pode ser difícil de implementar na prática!

1. Comece pela sua estratégia e pelos seus objetivos
   Se estiver a abordar o produto de uma forma bem estruturada, saberá quais são os seus principais objetivos enquanto organização. Esta estratégia pode ser dividida em objetivos anuais e objetivos trimestrais.
2. Recolha contributos de diferentes departamentos e equipas
   Ao identificar os objetivos anuais, pode envolver equipas de toda a organização para compreender o que poderá ser necessário para ter sucesso nesta área. Poderá ter IPT abrangentes que envolvam membros de equipas multidisciplinares responsáveis pelo produto a este nível.
   Quando souber o que será necessário para ter sucesso em cada área, deverá identificar as funções que precisam de contribuir para tal, com base nos contributos das diferentes equipas.
3. Estabeleça IPT com objetivos claros
   Ao estabelecer uma IPT, os seus membros devem ter bem claro o principal objetivo para o qual irão trabalhar. Enquanto grupo, com o conhecimento combinado sobre o que será necessário para alcançar o sucesso, poderão decompor esse objetivo em metas mais específicas (OKR).
4. Reavalie e faça evoluir continuamente as suas IPT
   A configuração da equipa poderá evoluir e mudar ao longo do tempo, tal como acontece com qualquer outra equipa de produto, com base nos requisitos existentes nesse momento.

Se quiser saber mais sobre como passar com sucesso da estratégia à execução, escrevi sobre isso aqui.

Quais são as diferentes estruturas de equipas de produto integradas?

As estruturas das equipas de produto integradas podem variar entre configurações bastante flexíveis e estruturas totalmente integradas. Cada abordagem tem vantagens, dependendo do que está a tentar alcançar.

As três principais abordagens são:

• Grupos de trabalho
• Equipas-núcleo
• Equipas de produto totalmente integradas

Grupos de trabalho

Um grupo de trabalho é a abordagem menos estruturada que pode ser adotada para uma IPT.

Nesta configuração, apenas os membros principais da equipa de produto trabalham no produto a tempo inteiro. Todos os outros membros da IPT estão afetos ao produto, mas também têm outras prioridades.

Esta configuração funciona extremamente bem se a equipa de produto puder operar, em grande medida, de forma independente para alcançar os seus objetivos. Se ocasionalmente precisar de apoio de outra área, terá as pessoas certas disponíveis para o prestar.

A vantagem de um grupo de trabalho é ter as pessoas certas afetas ao processo, permitindo tomar decisões rápidas para concretizar os objetivos do produto.

Ao criar grupos de trabalho, deve:

• Envolver todas as pessoas na criação dos objetivos do produto e na definição do sucesso
• Chegar a acordo sobre as formas de trabalhar e de comunicar
• Chegar a acordo sobre as expectativas e prioridades
• Garantir que todas as pessoas estão sempre a par das decisões importantes e das alterações a qualquer abordagem

Os membros da equipa que não fazem parte da equipa de produto principal só participarão nas conversas conforme acordado nas formas de trabalhar. Fora disso, o seu tempo é dedicado a atividades externas relacionadas com a sua função.

Se precisar de mais tempo dedicado por parte dessas pessoas, se forem essenciais para o sucesso do objetivo do produto, terá de explorar configurações de equipas mais integradas.

Equipas-núcleo

O núcleo de produto básico inclui UX, um responsável de engenharia e um gestor de produto. Todas estas partes interessadas têm um papel na decisão da direção e das prioridades do produto. Estas três funções reúnem-se com mais regularidade do que a equipa alargada para discutir informações, aprendizagens e abordagens a adotar.

A abordagem baseada em núcleos pode ser alargada para incluir outras funções essenciais para o sucesso do produto. Por exemplo, poderá incluir as áreas comercial, de dados ou de sucesso do cliente, dependendo da área em que está a trabalhar.

Com núcleos, pode formar um grupo de trabalho mais coeso, que se reúne com mais regularidade do que aconteceria de outra forma. Estas pessoas poderão continuar a ter outras prioridades, mas estarão mais dedicadas ao sucesso deste produto do que estariam enquanto parte de um grupo de trabalho. Poderão ter objetivos pessoais que realcem a prioridade do trabalho que estão a realizar para este produto.

As pessoas neste espaço devem estar totalmente empenhadas e disponíveis para garantir o sucesso do pilar.

A melhor forma de estabelecer uma equipa nuclear é:

• Definir metas e objetivos em conjunto
• Chegar a acordo sobre as formas de trabalhar (com reuniões bastante regulares)
• Contribuir para o sucesso do Produto e trazer ativamente ideias para ajudar o Produto a crescer
• Assumir a responsabilidade por quaisquer elementos da sua área de intervenção e comunicar ativamente o seu progresso
• Contribuir para o suporte ao produto

Os estilos de trabalho específicos, a frequência das reuniões e as funções envolvidas dependem das preferências de cada equipa.

Equipas de produto totalmente integradas

Esta é a melhor abordagem quando é necessário envolver intensamente pessoas de diferentes áreas no sucesso de um Produto. 

A ideia subjacente às equipas de produto totalmente integradas é:

• Estas pessoas partilham exatamente os mesmos objetivos
• Todas partilham a responsabilidade pelo sucesso do roteiro do produto
• Trabalham em conjunto como um só grupo, em vez de pertencerem a grupos diferentes de pessoas que dependem uns dos outros
• Colaboram continuamente, partilham aprendizagens e contribuem para definir o que farão a seguir
• Integram o desenvolvimento do produto e dos processos

Esta é uma excelente abordagem para a execução de programas de grande escala, pois permite reunir muitas equipas multifuncionais.

Os perigos de operar neste espaço podem incluir demasiadas pessoas e demasiados contributos. Existe também o risco de envolver pessoas na equipa de produto sem que compreendam plenamente como fazer bem gestão de produto.

Poderá querer seguir este caminho apenas se tiver uma organização de produto muito madura, que adote uma abordagem orientada pelo produto e na qual todos compreendam o que isso implica.

Como garantir o sucesso da sua equipa de produto integrada

O trabalho em equipa é crucial para o sucesso de uma EPI. Eis quatro áreas fundamentais que contribuirão para esse sucesso:

1. Seja claro quanto aos objetivos da equipa
   Para que a equipa de Produto integrada tenha sucesso, precisa de ter pelo menos um objetivo comum claro pelo qual trabalhar. Idealmente, este deveria ser escrito num formato semelhante ao de um OKR. O objetivo de alto nível pode ser claro (ou seja, lançar-se no mercado X e aumentar as vendas em Y), mas a equipa deverá conseguir decompor os seus OKR individuais para demonstrar como alcançará esse objetivo.
2. Todos precisam de conhecer a sua função e contribuição
   Poderá ter alguns membros da equipa totalmente dedicados à equipa e outros que também têm objetivos e responsabilidades diferentes. Nem sempre poderá tomar decisões por comité, pelo que precisa de saber quem é o principal responsável pela decisão. Deve deixar isto claro desde o início e chegar a acordo sobre as prioridades de cada pessoa e sobre a forma como contribuirão para os objetivos da equipa.
3. Defina canais de comunicação claros
   Estes podem ser acordados no início e evoluir ao longo do ciclo de vida da equipa de Produto. É importante explicitar estes canais para que a equipa crie ciclos regulares de feedback, especialmente se alguns membros não estiverem totalmente dedicados à EPI.

4. Saiba como vão trabalhar em conjunto.
   Trabalhar em conjunto não diz respeito apenas à forma como comunicam, mas inclui também os vossos valores, princípios e processos. 

• Como podem trabalhar em conjunto o suficiente para compreender plenamente o cliente e o produto, mas continuar a trabalhar individualmente e a depender da área de especialização de cada pessoa? 
• Vão seguir metodologias Agile típicas? 
• Que ferramentas de gestão de produto vão utilizar para apoiar as vossas formas de trabalhar?

Alguns recursos úteis para criar uma equipa de produto integrada:

• Tela da equipa
• Tela das formas de trabalhar

Pode sempre otimizar as suas formas de colaboração à medida que avança, com base no que está e não está a funcionar.

Mais do que a soma das suas partes.

Se depende de diferentes departamentos da sua organização ou precisa de coordenar várias equipas para concretizar os objetivos do seu produto, experimente utilizar equipas de Produto integradas para acelerar o processo e obter resultados mais eficazes.

Existem muitas formas diferentes de formar equipas de produto integradas, dependendo do nível de envolvimento necessário por parte das diferentes pessoas.

E, esperemos, depois de ler este artigo, saberá também exatamente o que fazer para preparar as equipas para o sucesso!

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