Um Guia de Sobrevivência para Gestores de Produto que Trabalham com Partes Interessadas Desafiantes

Num mundo perfeito, teríamos uma química profissional perfeita com todos os nossos colegas. Mas, infelizmente, este não é um mundo perfeito — nem de perto. Felizmente, mesmo que haja determinados intervenientes com quem tenhamos menos afinidade do que com outros, é quase sempre possível ultrapassar os conflitos de personalidade e encontrar uma forma de avançar.

Eis as dicas que considero mais úteis para trabalhar com os seus colegas de equipa mais difíceis, e não contra eles.

Oriente a sua equipa para a sua Estrela Polar desde cedo e com frequência

Não estou aqui para lhe dizer exatamente de que deve ser constituída a sua Estrela Polar, mas estou aqui para lhe dizer que precisa de uma. Se a sua equipa não tiver uma imagem, um propósito ou uma razão de ser aspiracional claramente definidos, sofrerá de desorientação. 

Sem uma Estrela Polar, as equipas terão de recalibrar e reorientar-se constantemente, gastando energia preciosa que poderia ser utilizada para traçar o caminho a seguir e construir algo novo. 

A sua Estrela Polar ajuda a sua equipa a alinhar-se, a criar dinâmica e a promover a colaboração. Estes exercícios podem ajudar a apontar o telescópio proverbial na direção certa.

Torne-a visual 

Depois de definir uma Estrela Polar, certifique-se de que esta é registada num documento de algum tipo (qualquer tipo!) ao qual a sua equipa possa consultar frequentemente. Os elementos visuais criam uma compreensão partilhada quando as palavras, por si só, não são suficientes. 

Crie um documento que represente a Estrela Polar que a sua equipa procura alcançar. Pode ser um design criado por um designer para inspirar a equipa, ou um guião gráfico que ilustre como a vida do seu cliente-alvo será transformada em resultado do seu trabalho. Se ainda não tiver elementos visuais, mas tiver uma declaração de visão, OKRs, KPIs ou qualquer outra forma de orientar a sua equipa para uma compreensão partilhada do futuro, inclua-os num documento simples e visual.

Lembre a sua equipa de olhar para cima

Tal como podemos deixar-nos absorver pelas minudências da nossa vida quotidiana e esquecer-nos de olhar para cima, para a magia do céu, a sua equipa pode ficar absorvida pelo trabalho e perder de vista o seu propósito.

A falta de orientação é uma das principais razões pelas quais as equipas acabam por ter pessoas a puxar em direções diferentes ou ficam paralisadas, sem progressos rumo a um objetivo comum. Então, como pode manter as pessoas orientadas? Comece as reuniões com uma revisão da sua Estrela Polar.  

Ao começar consistentemente as reuniões de planeamento e revisão com um lembrete da sua Estrela Polar, a sua equipa manterá uma imagem partilhada do rumo que está a seguir. Isto também contribui para um sentido partilhado de propósito, trazendo energia e razão ao trabalho que tem pela frente. Além disso, lembrar as equipas da sua Estrela Polar pode ajudar a redirecionar perguntas e conversas que estejam a desviar-se, permitindo-lhe recentrar rapidamente a atenção na missão em causa.

Num workshop recente, consegui responder a uma pergunta potencialmente desviadora de uma líder, lembrando-lhe a formulação do problema e os critérios de sucesso que o grupo tinha criado em conjunto (e que estavam convenientemente escritos no quadro, para todos verem). Reconheci que a pergunta era válida, mas consegui recentrar a atenção dela no trabalho a realizar e lembrar-lhe a direção acordada para a qual a equipa estava a trabalhar. 

Quando mantém o grupo orientado em torno da sua Estrela Polar, é muito mais fácil manter a equipa no caminho certo.

Defina funções e rotinas 

Tive a oportunidade de trabalhar com várias empresas e respetivas equipas, desde organizações grandes e estabelecidas a startups pequenas e recém-criadas. Independentemente da dimensão ou da idade, o meu objetivo é sempre o mesmo: ajudar as equipas a trabalhar em conjunto de forma mais eficiente e eficaz. Um desejo comum que tenho observado é que a maioria das pessoas gostaria de ter uma fórmula mágica ou uma forma de trabalhar pronta a utilizar (uma solução milagrosa).

E quem é que, ocasionalmente, não anseia por isso na vida? Todos somos culpados de procurar soluções rápidas para os nossos problemas.

No entanto, a realidade é que todas as equipas com que trabalhei tiveram de desenvolver a sua própria abordagem, com base nas suas necessidades únicas e em constante evolução.

O desafio desta realidade é que definir a abordagem certa para a sua equipa exige esforço: determinar funções, responsabilidades e rotinas. Não realizar este trabalho resulta em confusão, ineficiência, frustração e ressentimento.

Então, como pode definir uma forma de trabalhar adequada à sua equipa? 

Invista tempo

Embora possa parecer inconveniente dedicar tempo valioso a definir como irão trabalhar quando apenas quer começar o trabalho propriamente dito, o esforço investido produzirá melhores resultados e uma experiência de trabalho mais positiva para a sua equipa. Tenho notado que as startups e as empresas em fase inicial são particularmente propensas a querer começar sem definir claramente as funções e, embora esta abordagem possa funcionar inicialmente, não é sustentável a longo prazo. Trabalhei com equipas que enfrentavam dificuldades na transição de startup para uma fase de crescimento. O trabalho mais importante nesta fase? Clareza relativamente às funções e o estabelecimento de rotinas eficazes. O resultado? Menos sofrimento e frustração no trabalho quotidiano, e um caminho mais tranquilo para o crescimento.

Baseie-se no que funciona

Se tiver um processo que tenha funcionado bem no passado, comece por aí. Identifique o que é eficaz e as áreas que poderiam ser melhoradas. Se houver pessoas cujas funções sejam claras, documente-as.

Abordar os pontos problemáticos

Tal como identificamos os pontos problemáticos dos nossos clientes, precisamos de abordar os desafios que enfrentamos enquanto equipa.

Alguns problemas potenciais podem incluir:

• Cumprir prazos
• Simplificar o processo de garantia de qualidade
• Gerir contributos de líderes que agem por conta própria
• Evitar trabalho duplicado

Colaborar para melhorar

Envolva a sua equipa na definição de soluções e na procura de formas de melhorar as práticas atuais. À semelhança de uma sessão de design cocriativo, colabore para definir a abordagem ideal ao trabalho em conjunto. Acredito firmemente que as equipas que definem o que funciona para si próprias têm mais probabilidades de sucesso do que aquelas às quais é imposta uma abordagem.

Registar por escrito

Assim que tiver tomado decisões, documente-as. Crie um organograma que defina os papéis e as responsabilidades dos membros da equipa. Se existirem lacunas que precisem de ser colmatadas, indique-o claramente. Documente as rotinas que irão seguir e especifique quem irá liderar as reuniões regulares ou as comunicações com a equipa.

Reavaliar regularmente

Reavalie continuamente a sua abordagem (recomendo fazê-lo trimestralmente) e realize sessões com a equipa para a aperfeiçoar com base no que está a acontecer.

Como abordar questões difíceis

Suponhamos que tem uma Estrela Polar, papéis e rotinas claros e, ainda assim, o comportamento perturbador persiste. É importante recordar que as pessoas são complexas e imperfeitas. Por mais bem definido que esteja o modelo operacional da sua equipa, haverá situações de perturbação, desvio e desconforto.

Enquanto líder de produto, é da sua responsabilidade (em prol do trabalho e da equipa) abordar as questões que dificultam uma colaboração eficaz e ter a coragem de abordar temas difíceis.

Cenários comuns: 

O questionador que desvia a conversa 

A resistência pode manifestar-se através de perguntas que desviam a conversa ("Porque estamos aqui?" "O que estamos sequer a fazer?"). Pode confrontar diretamente esta situação, recordando à pessoa o acordo prévio do grupo. 

A parte interessada descomprometida

O descomprometimento pode manifestar-se através de uma participação incompleta, de uma presença distraída ou de uma presença física sem atenção mental. Quando um membro da equipa está descomprometido, use o seu discernimento para determinar se pode abordar esta questão publicamente ou se será mais apropriada uma conversa privada. A sua atitude pode mudar se simplesmente lhe pedir que volte a comprometer-se com o trabalho e com a equipa. Se estiver a utilizar um dispositivo ou visivelmente distraído, pergunte se há algo de que precise de tratar e se poderá envolver-se plenamente quando isso estiver resolvido. Poderá precisar de expressar queixas ou partilhar frustrações. Se for esse o caso, ouça o que tem para dizer e depois veja se está disposto a voltar a envolver-se. Por vezes, o simples facto de ser ouvido pode fazer uma grande diferença.

O colaborador imprevisível

Quer se trate de um líder, de uma pessoa criativa, de um vendedor ou de qualquer outra pessoa, aqueles que aparecem e contribuem de forma imprevisível podem ser altamente perturbadores, pois podem desviar a atenção da equipa.

Abordar este comportamento pode ser difícil, pois o colaborador pode invocar a sua posição hierárquica ou afirmar que a sua ideia irá gerar vendas e receitas significativas. Normalmente, está entusiasmado, é motivado e pode aparecer com muitas ideias ou com algo aparentemente completamente inesperado. Nesses momentos, reconheça as suas sugestões e o seu entusiasmo, mas comunique que o foco atual é outro. Utilize um quadro branco para criar um "estacionamento" de ideias que surjam durante as reuniões ou mantenha uma lista de ideias pendentes na sua ferramenta de colaboração partilhada, para registar estes contributos.

Prepare-se para conversas difíceis

Avalie o seu próprio estado

Se prevê uma conversa difícil ou a presença de um membro perturbador da equipa numa reunião, reserve um momento para avaliar o seu próprio estado de espírito. É mais difícil gerir uma conversa desafiante quando se sente negativo. Dê prioridade a centrar-se antes da conversa; algumas respirações profundas ou uma breve caminhada ao ar livre podem ajudá-lo bastante a apresentar-se de forma bem preparada e serena.

Considere o seu objetivo

Qual é o objetivo de abordar questões difíceis e resolver desafios com esta equipa? É aqui que a sua Estrela Polar volta a assumir importância. Estão juntos numa missão e o objetivo não é que uma determinada pessoa ganhe ou tenha razão, mas sim colaborar e construir algo extraordinário. Recordar isto pode promover um distanciamento saudável relativamente ao que, de outra forma, poderia parecer uma interação difícil.

Não leve isso a peito

Embora seja uma atitude difícil de aplicar na prática, esta forma de pensar faz uma diferença significativa. Quando alguém reage mal, raramente é por sua causa. Pode estar frustrado por a sua ideia não estar a ganhar força ou mostrar resistência em participar na reunião ou na sessão de trabalho que organizou. Em vez de ficar na defensiva ou reagir impulsivamente, tente desanuviar situações tensas fazendo perguntas e demonstrando empatia.

As «Notas de Cliff»

Trabalhar com partes interessadas difíceis enquanto gestor de produto exige uma combinação de comunicação clara, funções e rotinas definidas, e capacidade para lidar com questões difíceis.

• Antes de mais, é crucial orientar a sua equipa para uma Estrela Polar comum. Isto significa ter uma visão ou um propósito claro que una todos. Ao fazê-lo, criará alinhamento, ganhará dinamismo e promoverá a colaboração.
• Em segundo lugar, defina funções e rotinas dentro da sua equipa. Dedicar tempo a estabelecer responsabilidades claras e formas de trabalhar evitará confusão, ineficiência e frustração. Trata-se de descobrir o que funciona melhor para a sua equipa única e de melhorar continuamente.
• Em terceiro lugar, é importante enfrentar diretamente as questões difíceis. Nenhuma equipa está imune a comportamentos perturbadores. Quer se trate de lidar com perguntas que desviam a conversa, membros da equipa desinteressados ou colaboradores imprevisíveis, ter a coragem de enfrentar estes desafios é crucial para uma colaboração eficaz. Quando chegar o momento de ter essas conversas difíceis, é essencial verificar o seu próprio estado de espírito e a sua atitude. Reserve um momento para se recentrar e lembre-se de que o objetivo não é vencer nem ter razão, mas colaborar e construir algo extraordinário em conjunto. E, acima de tudo, tente não levar o comportamento perturbador a peito. Raramente é por sua causa, por isso desanuvie situações tensas fazendo perguntas e demonstrando empatia.

Ao implementar estas estratégias, estará mais bem preparado para enfrentar desafios e trabalhar de forma mais eficaz com as suas partes interessadas. Por isso, promova uma colaboração eficaz e construa algo extraordinário!

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