Guia do plano de gestão das partes interessadas em 7 passos + modelo

Por isso, a sua próxima iniciativa foi aprovada, criou toda a documentação do produto e está pronto para passar tudo à equipa de engenharia. 

Espere! Pode estar a esquecer-se de uma peça fundamental do planeamento que pode determinar o sucesso ou o fracasso do seu trabalho: um plano de gestão das partes interessadas. 

Para que qualquer projeto seja bem-sucedido, é necessário definir claramente quem é responsável por cada tarefa, quem gere os canais de comunicação e quanta influência cada membro da equipa envolvido, ou “parte interessada”, deve ter em cada fase do desenvolvimento do produto. Então, como se cria um plano de gestão das partes interessadas e como deve ser um bom plano? 

Continue a ler para descobrir como é fácil criar um para a sua próxima iniciativa de produto.

O que é um plano de gestão das partes interessadas?

Os membros da equipa envolvidos no seu projeto também são designados por “partes interessadas”, uma vez que têm um interesse no avanço e no sucesso do projeto. 

O seu envolvimento direto no próprio projeto depende de vários fatores, como a sua posição na empresa, a sua função específica, entre outros. Compreender estas diferenças e documentá-las em equipa é uma atividade de planeamento fundamental que deve ser realizada antes de iniciar qualquer iniciativa de produto importante. 

Os planos de gestão das partes interessadas são documentos formais que devem ser partilhados e criados em conjunto com toda a equipa do projeto, contendo informações sobre quem é cada parte interessada e de que forma será envolvida na execução do projeto. 

Os tipos comuns de partes interessadas num projeto de equipas de desenvolvimento de produtos podem incluir: 

• Gestores de produto
• Gestores de projeto
• Engenheiros ou programadores web
• Designers de UX ou designers visuais
• Gestores, diretores ou um patrocinador do projeto
• Analistas de dados

As partes interessadas incluídas no seu plano de gestão das partes interessadas irão variar consoante o tipo de iniciativa que está a planear. 

Por exemplo, o lançamento de um novo design para a página inicial exigiria muitos recursos de design, enquanto uma funcionalidade de backend, como um novo sistema de armazenamento de bases de dados, pode não exigir quaisquer partes interessadas da área de design UX. Crie uma lista de partes interessadas específica para o seu projeto.

Alguns projetos também exigirão que sejam incluídas partes interessadas externas. 

Por exemplo, talvez esteja a trabalhar numa parceria de produto com uma empresa externa que será apresentada no seu website. Deve assegurar-se de que identifica as partes interessadas de qualquer grupo externo que tenha interesse no seu projeto, para que possa comunicar eficazmente com essas pessoas.

O que deve incluir um plano de gestão das partes interessadas?

O seu plano de gestão das partes interessadas precisa de incluir várias informações diferentes para conseguir impulsionar o projeto. 

Os principais componentes de um plano de gestão das partes interessadas incluem: 

• Lista das partes interessadas do projeto: Deve incluir os nomes individuais de todos os membros da equipa que estarão envolvidos em cada fase do desenvolvimento do produto, desde o planeamento até ao lançamento. Tente listar cada parte interessada individualmente, se possível, em vez de incluir apenas um grupo abrangente, como “equipa de marketing”. 
• Funções e responsabilidades: Uma lista das responsabilidades de cada parte interessada para que o projeto seja concluído atempadamente. Seja tão específico quanto possível.
• Nível de interesse: Cada parte interessada terá um nível de interesse diferente no projeto, com base na sua função profissional e nas suas outras prioridades. Deve identificar o nível de interesse de cada parte interessada, de “baixo” a “alto”.
• Frequência e método de comunicação: Algumas partes interessadas terão de comunicar constantemente consigo para que o projeto seja bem-sucedido, enquanto outras apenas precisarão de uma atualização semanal ou até mensal sobre o estado do projeto. Identifique também como irá comunicar com cada parte interessada e que informações irá partilhar.

Quando devo criar um?

Criar o plano de gestão das partes interessadas em equipa, antes do início do desenvolvimento do produto, pode ser uma excelente forma de garantir que todos concordam quanto ao seu nível de responsabilidade no projeto e que cada pessoa compreende claramente o que se espera dela ao longo do processo de desenvolvimento. 

Idealmente, o seu plano de gestão das partes interessadas e de comunicação deve ser criado em grupo durante uma reunião de lançamento, na qual quaisquer conflitos ou preocupações possam ser abordados num fórum aberto. Isto promove a transparência na equipa e um sentimento de responsabilidade relativamente ao projeto.

Como criar um plano de gestão das partes interessadas

1. Identifique as suas partes interessadas

Realize uma análise das partes interessadas e identifique cada uma das pessoas que tornarão possível o seu lançamento do produto. Escreva o nome e a função de cada uma no seu plano de gestão. Também deverá certificar-se de que inclui qualquer parte interessada que não faça parte da equipa com que trabalha diariamente. 

Por exemplo, pode não trabalhar sempre com a equipa de marketing por correio eletrónico da sua empresa, mas talvez este lançamento de produto exija uma campanha de marketing por correio eletrónico como parte do seu lançamento. Certifique-se de que envolve estas partes interessadas multifuncionais tão cedo quanto possível, uma vez que podem já ter outras prioridades nas quais estão a trabalhar com outras equipas. 

2. Documente as suas funções e responsabilidades

É aqui que deve registar aquilo por cuja execução cada parte interessada fundamental será responsável no âmbito do projeto. Seja tão específico quanto possível e certifique-se de que documenta cada entrega de cada pessoa. Inclua ligações para a documentação do projeto se considerar que isso seria útil para cada parte interessada e inclua tanto as responsabilidades diárias, como fazer o ponto de situação consigo nas reuniões diárias, como entregas maiores, como lançar a funcionalidade no ambiente de produção. 

Aquilo que documenta aqui também depende da forma como as funções e responsabilidades estão definidas na sua empresa. Os produtos desenvolvidos no setor público podem ter um conjunto mais rígido de partes interessadas, enquanto, nas empresas privadas, a lista pode não estar tão bem definida. 

As empresas maiores têm maior probabilidade de ter funções empresariais claramente definidas, como gestão de projetos, gestão de produtos e análise de dados, enquanto estas funções podem ser combinadas de alguma forma em empresas mais pequenas ou empresas em fase inicial. Pode acontecer que uma pessoa “desempenhe várias funções” e seja responsável por várias entregas. 

3. Aplique um nível de interesse

Inclua um nível de interesse para cada parte interessada, entre “baixo”, “médio” e “alto”. Isto ajudá-lo-á a definir a frequência com que deve comunicar com cada uma, o nível de detalhe de que necessita e o grau de envolvimento que deve ter no estado do projeto. 

O seu responsável, por exemplo, pode ter um elevado interesse no projeto, mas pode não precisar de ser incluído nas comunicações diárias, preferindo ser apenas informado semanal ou até mensalmente sobre o andamento do projeto.

4. Documente a frequência e o método de comunicação

O envolvimento contínuo das partes interessadas variará consoante a função e as outras responsabilidades de cada pessoa. Para cada parte interessada fundamental, documente a frequência com que comunicará com ela, o canal que utilizará (Slack, correio eletrónico, um software de gestão de partes interessadas, etc.) e o conteúdo das comunicações. 

Por exemplo, irá fornecer-lhes apenas um resumo geral do estado do projeto ou partilhará uma discriminação das tarefas que a equipa de engenharia concluiu em cada ciclo de desenvolvimento? Isto pode variar consoante a parte interessada e a sua função profissional. Desenvolver um plano de comunicação com o qual todos se sintam confortáveis é fundamental para o sucesso do seu projeto.

É importante ter em conta o nível de influência que cada parte interessada tem no projeto. Deverá garantir que quaisquer diretores ou patrocinadores do projeto envolvidos têm conhecimento do progresso do projeto e amplas oportunidades para fornecer comentários e participar em qualquer processo de tomada de decisões de alto nível que seja necessário. 

As partes interessadas influentes podem não precisar de participar em todas as conversas diárias sobre o projeto, mas devem ser informadas regularmente sobre os marcos do projeto. Encontrar um equilíbrio neste aspeto é fundamental.

Do mesmo modo, deverá também documentar quem será responsável por atualizar qualquer software de acompanhamento do estado utilizado pela sua equipa, como o Jira ou o Monday, para que as tarefas estejam sempre atualizadas.

5. Publique e partilhe o plano

Um plano de gestão das partes interessadas pode ser documentado de várias formas, desde uma simples folha de cálculo do Excel ou do Google até a um gráfico ou diagrama mais completo. Mantenha-o simples e fácil de ler, para que cada parte interessada fundamental possa aceder-lhe e consultá-lo facilmente.

Certifique-se de que publica o modelo de plano de gestão das partes interessadas concluído num local ao qual todos os membros da equipa possam aceder e que possam consultar conforme necessário, por exemplo, num documento de visão geral do produto mais abrangente ou na documentação do projeto. Isto garante a transparência em toda a equipa e assegura que nada é esquecido. 

6. Peça comentários

A gestão da mudança é uma componente fundamental de uma estratégia bem-sucedida de gestão das partes interessadas e pode acontecer que o seu plano precise de ser ajustado à medida que o projeto avança. 

Talvez algumas partes interessadas queiram ser informadas com maior ou menor frequência, ou talvez alguém precise de assumir responsabilidades adicionais para que o projeto seja concluído dentro do prazo. Certifique-se de solicitar regularmente feedback de todas as partes interessadas sobre o que está a funcionar e o que precisa de ser alterado.

Pode obter feedback sob a forma de um inquérito escrito específico que distribui, ou pode tornar essa questão num ponto regular a abordar nas suas reuniões diárias ou habituais. Faça o que funcionar melhor para a sua equipa e o que incentivar o maior nível de envolvimento das partes interessadas no seu projeto.

7. Prepare-se para conflitos

Os projetos, tanto grandes como pequenos, por mais importantes que possam ser para si pessoalmente, podem não ser tão importantes para alguém de outra equipa de quem possa depender para cumprir o seu prazo. Identifique antecipadamente estas prioridades conflituantes, se possível, para evitar ser surpreendido mais tarde no ciclo de desenvolvimento. 

Pode também deparar-se com uma situação em que vários membros da equipa considerem que devem ser responsáveis pelo mesmo resultado, ou talvez alguém não pense que a sua função deva ser responsável pelo que lhe foi atribuído. 

Realizar uma reunião inicial no princípio do processo de planeamento do projeto, na qual este tipo de questões possa ser abordado, deverá resolver estes conflitos antes mesmo de começarem e ajudá-lo-á a desenvolver um plano mais eficaz de gestão e comunicação com as partes interessadas.

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Obtenha o nosso modelo de plano de gestão das partes interessadas

Procura um modelo de plano de gestão das partes interessadas que possa começar a utilizar nos seus próximos projetos? Aceda aqui ao nosso modelo de gestão das partes interessadas gratuito.

Neste exemplo, criámos um plano de gestão simples numa folha do Google para um projeto que envolve o lançamento de um novo design na página inicial de um site. O plano apresenta as principais partes interessadas envolvidas, as respetivas funções e responsabilidades, o nível de interesse, a frequência da comunicação e o método de comunicação. Pode adaptá-lo livremente às necessidades da sua equipa de produto. 

Para copiar e modificar o modelo para utilização própria no Google Sheets, basta selecionar Ficheiro e Criar uma cópia para guardar uma versão no seu Google Drive. Em alternativa, para transferir uma cópia para utilização no Excel, selecione Ficheiro e Transferir antes de selecionar o formato pretendido.

Porque são importantes os planos de gestão das partes interessadas

A criação de um plano coeso de gestão das partes interessadas oferece vários benefícios. Este documento não só ajuda a limitar e reduzir os riscos para os prazos do projeto, como também contribui para melhorar a comunicação entre todas as partes interessadas envolvidas. 

Saber pelo que cada membro da equipa é responsável desde o início de um projeto só pode ajudar a garantir que nenhum detalhe passe despercebido e que fique com uma equipa altamente envolvida e motivada. 

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