Gestão do Roteiro do Produto: 7 Melhores Práticas

Benjamin Franklin disse uma vez: “Se não planear, está a planear falhar.” Isto aplica-se certamente nos dias de hoje quando se trata do lançamento de um produto ou serviço. A palavra “mapa” é apropriada. Descreve a sua finalidade como um guia para passar de uma visão à concretização. No entanto, esse caminho serve outro propósito. Mantém o foco no destino.

Gerir com sucesso um roteiro de produto

Um roteiro de produto não é um plano universal. A gestão de projetos envolve frequentemente a coordenação de mais do que uma equipa. Existem dependências entre tarefas e objetivos empresariais. O roteiro de produto separa o que é relevante do que é irrelevante, o que é essencial do que não será incluído. Agilidade e flexibilidade estão integradas num plano de produto bem-sucedido.

Definição de um roteiro de produto

Um roteiro de produto resume os passos necessários para criar um plano para um verdadeiro lançamento de produto. Idealmente, o roteiro de produto também cumpre todos estes critérios:

• Incorpora a visão, o “porquê” e a direção geral do seu produto.
• Coloca todos os membros da equipa e partes interessadas em sintonia.
• Inclui também uma estratégia empresarial com marcos para acompanhar o processo de desenvolvimento.
• Utiliza muitas das características dos objetivos SMART.
• É específico quanto ao resultado pretendido.
• É mensurável através de métricas de sucesso do produto que mostram o seu progresso.
• O seu objetivo é alcançável, mas também é ágil para responder a consequências não intencionais, tendências e à evolução do mercado.
• O seu objetivo é satisfazer uma necessidade ou procura dos consumidores.
• Tem também um prazo, mas não é dogmático nem inflexível. A sua funcionalidade inclui a capacidade de mudar de direção quando necessário.

Creio que um roteiro é melhor descrito como um protótipo da estratégia atual da sua empresa ou do seu produto.

Embora não possa ter em conta todos os ventos favoráveis que poderá enfrentar, um roteiro de produto mantém o projeto em andamento ao facilitar a comunicação entre equipas e partes interessadas. Todos conhecem a visão do produto e o caminho a seguir para a alcançar.

Como o roteiro de produto beneficia a sua organização

Um dos principais benefícios de um plano de produto deste tipo é promover a responsabilização e a colaboração. Os membros da equipa conhecem os seus papéis no panorama geral. A gestão e as principais partes interessadas compreendem os objetivos que têm de alcançar. Cria confiança dentro de uma organização quando todos compreendem que a responsabilização pessoal não é apenas solicitada, mas esperada. Isto contribui para que o seu produto esteja alinhado com os objetivos da empresa. 

E, quando é feito corretamente, é a sua melhor ferramenta para conseguir que todas as partes interessadas apoiem o seu excelente produto!

Para os líderes, um roteiro de produto poupa tempo e dinheiro valiosos. Mantém todos focados e reduz ineficiências que poderiam afetar os seus resultados. Ter o processo documentado garante a existência de consenso entre os membros da equipa. De acordo com o Relatório da Gallup sobre o Estado do Local de Trabalho, os indivíduos valorizam a clareza e têm 2,5 vezes mais probabilidades de estar envolvidos no ambiente e na cultura adequados.

Naturalmente, um roteiro de produto terá um aspeto diferente consoante o seu público. Por exemplo, os interesses da liderança estarão centrados em iniciativas de alto nível e na posição no mercado. Do mesmo modo, os investidores querem ver valor para a organização. As equipas de vendas e de desenvolvimento querem expectativas claras e informações que lhes permitam alcançar os seus objetivos.

Começar com um modelo gratuito de roteiro de produto irá satisfazer estas necessidades e simplificar o processo até à concretização. Irá coordenar a gestão de tarefas entre as partes interessadas internas. Envolve todas as partes interessadas no processo, permitindo-lhes assumir a responsabilidade pelo sucesso do produto. O processo fornece um excelente plano para desenvolver outros projetos ou modelos empresariais.

Passos para criar um roteiro de produto

É essencial não se precipitar na criação de um roteiro de produto. Em vez disso, criar um roteiro de produto bem-sucedido e útil é um processo ponderado. Isto é particularmente verdade se estiver a lançar um produto novo. As águas inexploradas tornam o processo ainda mais crítico. No entanto, o tempo que passa na fase de planeamento é bem empregue se proteger os resultados da sua organização e a motivação dos colaboradores.

Passo 1. Defina a visão do produto.

Um bom roteiro de produto alcança os seus objetivos quando todas as partes interessadas podem participar no planeamento. Cada grupo traz uma nova perspetiva que pode acrescentar valor ao plano. Por isso, os primeiros passos envolvem a visão do produto. Faça perguntas como:

• Qual é o público-alvo?
• Que necessidade ou problema dos consumidores irá resolver?
• Como se alinha com a missão e os Objetivos e Resultados-Chave (OKRs) da empresa?

Lembre-se de que cada produto ou serviço é um tijolo na fundação da marca de uma organização. O objetivo é fazer algo melhor do que a concorrência com o seu produto. Esta definição colaborativa de objetivos proporcionará a base para o desenvolvimento do seu produto.

Parte do desenvolvimento de um roteiro de produto consiste em garantir que todos na organização tenham uma compreensão clara de como o define. Determinar o que significa para a sua empresa e o que deve conter deve ser discutido se esta for a sua primeira incursão neste tipo de planeamento empresarial. Conheça os objetivos do roteiro antes de começar.

Passo 2. Solicite contributos das partes interessadas.

A recolha de informação é um elemento fundamental do processo. É mais fácil se a sua organização for um local de trabalho psicologicamente seguro, onde todos se sintam à vontade para expressar a sua opinião. Todos têm a sua perspetiva sobre o desenvolvimento de um produto e a sua eventual compra pelos clientes. As equipas de desenvolvimento podem fornecer informações sobre a viabilidade e as tarefas necessárias da sua parte para desenvolver o produto.

A equipa de vendas pode contribuir com informações sobre o grau em que as funcionalidades do produto satisfazem as necessidades dos clientes. Também pode dar conselhos sobre marketing e estratégias de preços. Até os funcionários que trabalham no serviço de apoio ao cliente podem contribuir para a conversa. Afinal, estão na linha da frente, a receber diretamente as opiniões dos compradores.

Também é OBRIGATÓRIO obter contributos das partes interessadas externas, como os seus clientes (ou seja, opiniões dos clientes). Inquéritos (satisfação, NPS, etc.) e discussões nas redes sociais podem fornecer uma grande quantidade de informação sobre as funcionalidades que eles querem num novo produto. Esta recolha de informação pode ajudar a sua organização a dar prioridade às tarefas para simplificar a gestão do produto a longo prazo.

Passo 3. Defina as suas prioridades

Uma estrutura útil para a definição de prioridades é a metodologia MoSCoW. Esta sigla representa obrigatório, deveria ter, poderia ter e não terá. Os contributos que receber pode ajudá-lo a determinar o valor global de várias funcionalidades e se vale a pena o esforço da sua equipa de produto para as explorar. Também pode orientar o desenvolvimento dos objetivos do produto e de um calendário atualizado.

Outras estruturas populares de definição de prioridades incluem RICE (Retorno, Impacto, Confiança, Facilidade), QFD (Desdobramento da Função Qualidade) e WSJF (Primeiro o Trabalho Mais Curto Ponderado). O desenvolvimento de produtos não é uma tarefa fácil. Nem o caminho para alcançar os objetivos do produto. Isso torna esta parte vital para o sucesso de um lançamento.

Passo 3. Desenvolva uma estratégia de produto.

Os contributos que recebeu, tendo em mente a visão do seu produto, proporcionarão uma base sólida para criar a sua estratégia de produto. Sem dúvida, esta variará de acordo com a equipa. Os programadores e engenheiros trabalharão a um nível mais detalhado e estarão menos focados nas receitas. Os profissionais de marketing procurarão saber como vender um novo produto aos consumidores e apresentarão os seus argumentos a favor das funcionalidades de resolução de problemas.

Pode criar diferentes versões que se alinhem com os seus objetivos. Ainda assim, com a sua visão e estratégia, o roteiro de produto manterá o produto no rumo certo. Assim que tiver a sua lista de prioridades, pode começar a elaborar o seu plano.

Passo 4. Determine um prazo geral para o seu lançamento.

Se a pandemia nos ensinou alguma coisa, foi que as coisas podem mudar num instante. Não é prático planear demasiado para o futuro. Em vez disso, concentre-se em 4–6 meses. Dê prioridade às suas tarefas para concluir primeiro as mais importantes com um roteiro prático.

Também recomendo recolher contributos da sua equipa sobre cargas de trabalho razoáveis. Expectativas irrealistas são o berço do esgotamento profissional. Um objetivo subjacente de um roteiro de produto é gerar entusiasmo por um projeto — isso não acontecerá se as suas pessoas estiverem sobrecarregadas e sujeitas a um prazo rigoroso. O tempo volta a assumir um papel central ao decidir o prazo geral do plano.

Vale a pena salientar que um roteiro de produto é, por definição, um trabalho em curso. A necessidade de redefinir ocasionalmente as prioridades das iniciativas faz simplesmente parte do trabalho. É aí que entra a flexibilidade. Pense em quantas empresas tiveram de redesenhar os seus planos quando os problemas da cadeia de abastecimento e a escassez de mão de obra lançaram a proverbial chave inglesa para o meio das engrenagens! Uma estratégia empresarial crítica que deve incorporar no seu roteiro de produto é a capacidade de mudar de direção.

Passo 5. Crie o roteiro do produto.

A criação do seu plano envolve elaborar um roteiro visual do seu cronograma. Deve ser fácil de ler e compreender. Lembre-se de que o seu objetivo é orientar o processo e garantir que todos estejam alinhados relativamente às suas tarefas, marcos e objetivos principais.

Se estiver a financiar a sua startup com recursos próprios, provavelmente irá procurar ferramentas gratuitas para criar roteiros de produtos. No entanto, existem muitas ferramentas para criar roteiros de produtos que lhe oferecem funcionalidades avançadas a baixo custo. Se as ferramentas não forem a sua prioridade neste momento, também pode criar o seu próprio roteiro utilizando um modelo ou uma folha de cálculo.

As melhores práticas de gestão de roteiros de produtos que sigo

Um roteiro de produto é único para cada organização e lançamento. Estes passos são apenas o início do processo. Eis alguns dos hábitos de gestão de roteiros de produtos que me têm sido úteis ao longo da minha carreira.

1. Sugestões para partilhar com as partes interessadas

O roteiro será pouco útil se não estiver visível. É por isso que precisa de o partilhar com todas as partes interessadas. Recomendo vivamente a utilização de uma ferramenta baseada na Web, incluindo uma que se integre com o Jira ou com a sua ferramenta de SDLC, para que possa sincronizar o progresso em tempo real. Se essa não for uma opção, utilizar ferramentas como o PowerPoint, gráficos de Gantt, o Google Sheets ou o MS Excel online pode ser uma boa forma de ter um local centralizado para as atualizações. Ou, se for necessário, pode utilizar um meio que não esteja na nuvem, como o Excel ou um PDF, para distribuir e recolher comentários.

O essencial é que todos tenham acesso ao roteiro. Este é o princípio fundamental das equipas Ágeis. Vê-lo reforça a sua mensagem. É também uma oportunidade para o editar ou alterar caso algo tenha sido ignorado durante a fase de desenvolvimento.

Pode utilizar uma versão modificada para publicar no site da sua organização ou nas redes sociais. Isso pode contribuir bastante para criar entusiasmo em torno de um novo produto e ajudar a impulsionar as vendas iniciais quando este for lançado, em paralelo com o seu roteiro interno. Sugiro que o utilize como uma plataforma para reiterar a missão da sua marca. No entanto, também recomendo que evite especificar datas para um público muito abrangente. Um roteiro Agora/Seguinte/Mais tarde pode ser perfeito para atualizações de alto nível.

Um aviso curto, mas objetivo, é uma decisão sensata. No mínimo, deve dizer: “Sujeito a alterações.” É provável que os seus consumidores/partes interessadas/equipas de desenvolvimento estejam habituados aos problemas associados à entrega de Épicos/Histórias/Tarefas, uma vez que o desenvolvimento de software é altamente complexo.

2. Valor > Funcionalidades

O principal argumento de venda de um produto deve assentar no seu valor e não nos seus extras e funcionalidades. Isso irá alimentar o entusiasmo e gerar comentários e interesse dos clientes relativamente ao seu lançamento. O roteiro deve salientar este ponto ao longo do processo de desenvolvimento e marketing. Afinal, o principal objetivo é que o produto seja bem-sucedido. Dar prioridade ao valor garantirá o seu sucesso, sobretudo num mercado concorrencial.

3. Um roteiro = Um responsável

O valor de um roteiro de produto reside no seu cronograma e no foco em cumprir as suas iniciativas. Embora o primeiro possa mudar devido a circunstâncias a curto prazo, o segundo deve permanecer igual, salvo alguma situação imprevista.

Por isso, deve garantir que apenas um utilizador ou grupo tenha acesso de edição ao documento final do roteiro interno. Isso pode eliminar a possibilidade de alguém alterar os objetivos ou criar a temida situação de “cozinheiros a mais na cozinha”.

Vale a pena mencionar novamente que equipas diferentes terão objetivos distintos. Embora não estejam necessariamente em conflito com os das outras equipas, algumas podem tentar acelerar o processo com tarefas nas quais não estão envolvidas. Limitar o acesso ao roteiro resolverá esse problema pela raiz.

4. Atualize o roteiro frequentemente

A flexibilidade entra em jogo quando chega o momento de rever o seu roteiro de produto. Lembre-se de que a sua equipa o criou sem conhecer o resultado de várias iniciativas. As coisas acontecem e, depois, mudam. É muito mais fácil corrigir um problema menor do que um problema que passou despercebido durante algum tempo. Isso também reforça os objetivos do produto.

Sugiro que crie o hábito de fazer uma revisão mensal ou até quinzenal, dependendo da natureza do produto e do trabalho envolvido. Também deve informar a sua equipa quando o roteiro for atualizado. Deve ainda incentivar os membros da sua equipa a consultá-lo frequentemente, para que todos se mantenham no caminho certo. Grande parte disto pode acontecer automaticamente se utilizar uma ferramenta de roteiros online que sincronize com o seu software de gestão de projetos.

5. Não descure a sua lista de pendências!

Algumas iniciativas provavelmente não chegaram ao seu roteiro do produto. No entanto, não deve ignorá-las. À medida que atinge marcos, pode libertar recursos para realizar tarefas, redefinindo as prioridades da sua lista de pendências. Esta pode ser uma excelente fonte de material ao atualizar o seu plano atual. É essencial revê-las frequentemente para que não se percam no buraco negro das ideias esquecidas.

As circunstâncias, as tendências e o estado de espírito coletivo da sua base de clientes evoluem. O que pode não ter funcionado no início pode tornar-se o próximo elemento viral. Essas possibilidades podem facilmente transformar-se em necessidades essenciais.

6. A importância de uma relação profunda com a engenharia

Uma dinâmica frequentemente ignorada no processo de uma empresa para criar um roteiro do produto é o nível de alinhamento necessário com a engenharia. É fundamental que as equipas de produto desenvolvam uma relação profunda com a engenharia em torno do seu roteiro interno. Isto garantirá que as novas funcionalidades sejam planeadas de acordo com o seu nível de esforço (LOE) e prazo estimado. Além disso, permite à empresa garantir que entra em cada sprint ou lançamento de produto com uma compreensão do nível de risco.

7. Como dizer “NÃO!”

Outro ponto fundamental a recordar é que é saudável, e até necessário, dizer “NÃO” durante o processo de criação do roteiro. Algumas funcionalidades específicas não estarão de acordo com a visão do seu produto, as necessidades dos seus clientes ou as necessidades mais abrangentes do seu produto. Lembre-se de que não há problema em dizer “não”, pois, ao dizer não, está a dizer sim ao que é prioritário no seu roteiro e a proteger o tempo das suas equipas de desenvolvimento.

Considerações finais

O sucesso de um produto depende muitas vezes mais da preparação que antecede o seu lançamento do que do próprio lançamento do produto. Um roteiro do produto proporciona uma forma ideal de desenvolver um plano e uma estratégia que otimizem as competências da sua equipa. Garante uma comunicação e expectativas claras para minimizar problemas evitáveis. No entanto, é também um documento vivo que responde às mudanças. É ágil e flexível. Lembre-se de que é um protótipo da estratégia atual da sua empresa. Uma ferramenta que pode utilizar para suscitar opiniões e unir as pessoas.

Embora o foco esteja no produto, um roteiro proporciona muitos benefícios indiretos a uma organização. Promove uma cultura de colaboração, ao mesmo tempo que cria confiança e responsabilidade. Os colaboradores que trabalham em direção a um objetivo comum cultivam o trabalho em equipa e reforçam o espírito de equipa. Pode ser um dos documentos mais importantes que a sua empresa cria.

Para saber mais sobre roteiros, gestão de produto e muito mais, não se esqueça de subscrever o nosso boletim informativo!