Hoe benut je het volledige potentieel van je productstapel’s
Tijdens een van mijn eerste sollicitatiegesprekken voor een PM-functie stelde de CEO van het bedrijf één enkele vraag om te bepalen of ik goed bij het team paste—welke tools gebruik je?
Hij had een goede reden om deze vraag te stellen, want de soorten tools die je gebruikt, geven aan welke soorten productmanagementactiviteiten je regelmatig uitvoert en waarin je voldoende ervaring hebt.
Maar we gebruiken onze tools niet altijd op de juiste manier. Soms maken we ons schuldig aan het niet besteden van tijd aan het leren kennen van de nieuwste en beste functies die de wereld voor ons een betere plek zouden maken. In deze gids bespreek ik daarom enkele van de meestgebruikte producten in onze stack en help ik je er het maximale uit te halen.
Want more from The CPO Club?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Taakbeheer: Jira
Jira is waarschijnlijk een van de populairste tools voor bugtriage en taakbeheer als het gaat om het organiseren van het werk van softwareteams.
Hoewel er veel prima alternatieven voor Jira beschikbaar zijn, blijft het de belangrijkste keuze van Scrum Masters, professionals in projectmanagement en mensen die zich bezighouden met productontwikkeling. De belangrijkste reden is dat het zeer goed is afgestemd op het uitvoeren van het scrumproces met sprints, snelheden, story points enzovoort.
Jira is toevallig ook mijn favoriete tool voor taakbeheer. Ik heb het zelfs voor een paar bedrijven ingesteld en hun medewerkers geleerd ermee te werken.
Valkuilen bij het gebruik van Jira
Op basis van mijn ervaring is de belangrijkste valkuil waar mensen tegenaan lopen bij het gebruik van Jira dat ze het te uitgebreid configureren. Jira geeft je inderdaad veel controle over wie de status van de taak kan wijzigen, welke informatie verplicht moet worden ingevuld voordat je de taak naar QA stuurt, enzovoort.
Maar geloof me, je zult deze configuraties vrijwel zeker niet gebruiken. In plaats daarvan eindig je met een overgecompliceerd proces waarbij bepaalde mensen bepaalde handelingen op je taken moeten uitvoeren, waardoor je voortgang wordt belemmerd (bijvoorbeeld: alleen je PM kan taken sluiten en zij is op vakantie).
Kijk maar eens naar deze workflow van de verschillende statussen die een functie kan hebben.
Ziet het er niet verschrikkelijk complex uit? Waarom zou je niet gewoon “Te doen”, “In uitvoering”, “QA” en “Klaar” gebruiken? Ik bedoel, ik heb bedrijven miljoenen aan ARR zien behalen met een proces dat zo eenvoudig is.
In plaats van je tijd te besteden aan het creëren van aangepaste configuraties, adviseer ik productmanagers meestal om gebruik te maken van de fantastische sjablonen en standaardconfiguraties die Atlassian aanbiedt—zodat je het maximale uit Jira kunt halen zonder tijd te verspillen aan het instellen ervan.
Betekent dit dan dat Jira een overgecompliceerde tool is en dat je het gebruik ervan moet vermijden? Natuurlijk niet!
Wanneer gebruik je Jira?
Ja, complexe configuraties zijn het belangrijkste nadeel van Jira, maar ze zijn ook het belangrijkste voordeel. Misschien ben je geen team van 10 mensen dat aan een startup-MVP werkt, maar eerder een softwarebedrijf met 5.000 medewerkers, en heb je gedetailleerde controles en gestandaardiseerde processen nodig voor al deze mensen om alles georganiseerd te houden.
In dat geval zijn de complexe configuraties van Jira een uitkomst en kun je de tool precies afstemmen op de behoeften van je bedrijf.
Misschien ben je bijvoorbeeld een biotechnologiebedrijf en wil je dat je software-engineers een taaktype met de naam Bug hebben, maar zijn er ook microbiologen die een taaktype “experiment” nodig hebben. Jira kan deze aanpassing moeiteloos voor je uitvoeren.
Wanneer gebruik je iets anders?
Gezien de complexe configuraties en de relatief ingewikkelde installatie is Jira waarschijnlijk geen goede keuze voor kleine softwareteams en bedrijven die iets anders doen (bijvoorbeeld digitale marketingdiensten).
In plaats daarvan kun je lichtgewicht tools voor productmanagers overwegen, zoals Monday.com, Trello, Asana en andere.
Trello is bijvoorbeeld mijn keuze voor zeer kleine teams (en met “zeer klein” bedoel ik “slechts met z’n vieren of vijven”). Het is zo eenvoudig in gebruik dat je niet eens een PM nodig hebt om het voor je in te stellen en te beheren.
Analysetools: Mixpanel
Als iemand die digitale producten op de PLG-manier leidt, kan ik me mijn dagelijkse werk niet voorstellen zonder een goede gebeurtenisgebaseerde productanalysetool. Mixpanel was de eerste tool in deze categorie waarmee ik de kans kreeg te werken, en ik ben er dol op!
Valkuilen bij het gebruik van Mixpanel
Als gebeurtenisgebaseerde analysetool is Mixpanel relatief lichtgewicht—zowel wat betreft het ontwikkelen van scripts die gebeurtenissen binnen je product activeren als het maken van grafieken/rapporten in de tool om je belangrijkste statistieken bij te houden. Maar lichtgewicht betekent niet dat de tool geen geavanceerde analyses kan uitvoeren.
Feitelijk is de meest voorkomende valkuil bij Mixpanel onder productmanagers dat ze de cohortweergave van de retentieanalyse-grafiek die de tool biedt niet gebruiken.
De op cohorten gebaseerde uitsplitsing is een fantastisch hulpmiddel, omdat je hiermee het effect van je inspanningen om betrokkenheid en retentie in de loop der tijd te verbeteren kunt zien en kunt nagaan of je de juiste richting op gaat.
Wanneer MixPanel gebruiken
Dankzij de eenvoudige configuratie en het gebruiksgemak is Mixpanel een uitstekende optie voor nieuwe producten die hun product-marktfit nog moeten bereiken, of deze net hebben bereikt en zich in plaats daarvan zijn gaan richten op het verbeteren van acquisitie en activatie.
De reden is dat de standaardset van snel te maken grafieken van Mixpanel ruim voldoende is om in deze drie gebieden aan je behoeften te voldoen.
Voor beide heb je trechtergrafieken die je kunnen laten zien op welke plekken in je gebruikersreizen je product het vaakst faalt. Uit mijn ervaring hebben nieuwe producten doorgaans duidelijke en aanzienlijke uitval in hun acquisitie- en activatietrechters, die je snel kunt identificeren met behulp van gewone trechters.
Wanneer iets anders gebruiken
Mixpanel heeft geen magische analyse-staf waarmee je kunt zwaaien om allerlei inzichten uit je gegevens te verkrijgen. Als je dus iets geavanceerds moet doen, kun je beter voor een andere tool kiezen.
Als je bijvoorbeeld een acquisitielus opbouwt en de groeimultiplier ervan wilt meten (het totale aantal gebruikers dat je via een van je bestaande gebruikers krijgt), kun je dit niet met MixPanel doen.
Geen enkele gebeurtenisgebaseerde analysetool kan groeimultipliers berekenen (ik bespreek dit wat uitgebreider in mijn artikel over heatmapanalyse), omdat ze grafieken opbouwen op basis van de gebeurtenissen die een individuele gebruiker heeft uitgevoerd. Als de reis die je wilt meten meerdere gebruikers omvat (zoals bij lussen), moet je de klantgegevens in je backend gebruiken en kiezen voor een BI-toolkit zoals Tableau of PowerBI om dit voor elkaar te krijgen.
Productstrategie en roadmap: Aha!
Ik moet eerlijk zijn: ik heb nooit een speciale tool gebruikt voor het beheren van productroadmaps en strategie. Voor mij bestond alles uit documenten in Notion en visualisaties in Miro. Als ik zo'n tool wel zou gebruiken, zou het absoluut Aha! zijn.
In eerste instantie begon het als een eenvoudige tool voor roadmaps. Het bedrijf koos echter voor een alles-in-éénbenadering, waardoor het toepassingsgebied dat Aha! tegenwoordig kan afdekken enorm is. Als je op zoek bent naar alternatieven voor Aha!, zijn er verschillende gespecialiseerde opties die het overwegen waard zijn. Naast productroadmaps krijg je ook:
- Openbaar bord voor feedback en functieverzoeken waarmee je de ideeën van je gebruikers kunt verzamelen en meer te weten kunt komen over hun behoeften.
- Integraties met Intercom en Zendesk om de gebruikersfeedback die je klantenserviceteams ontvangen te verzamelen en te beheren.
- Directe integratie met Jira, Github, Bugzilla en andere tools waarmee je roadmapitems kunt omzetten in daadwerkelijke taken en eraan kunt gaan werken.
Valkuilen bij het gebruik van Aha!
Deze reeks functies is geweldig. Op basis van mijn ervaring met het adviseren van startups en productteams zou ik echter zeggen dat de meest voorkomende valkuil bij Aha! is dat mensen het gebruiken als een tool voor productroadmaps en het alles-in-éénkarakter ervan negeren. Mensen zijn er vooral goed in het tabblad voor strategie te negeren.
Het tabblad voor strategie biedt een breed scala aan tools om je productstrategie op hoog niveau op te stellen en te beheren.
Wanneer Aha! gebruiken
Als alles-in-één-tool heeft Aha! een interessante superkracht: het bevat de meeste informatie die het leidinggevende team doorgaans nodig heeft om strategische beslissingen te nemen met betrekking tot de functies, visie en gebruiksscenario's van het product.
Daarom zou ik stellen dat Aha! meer een strategische tool voor productmanagement is dan een tool voor roadmaps, en dat leidinggevenden van middelgrote tot grote softwarebedrijven de beste gebruikers ervan zijn.
Wanneer iets anders gebruiken
Een van de nadelen van alles-in-één tools is dat ze van alles een beetje kunnen, maar nergens echt in uitblinken. Dus als je iets geavanceerders wilt met betrekking tot een specifieke functie (laten we zeggen: routekaarten), dan zou Aha! dit waarschijnlijk niet voor elkaar krijgen.
Bovendien besteden gespecialiseerde routekaarttools ook meer aandacht aan de visuele en esthetische kant van de routekaarten die je maakt en deelt met je productleiders, belanghebbenden of het publiek. ProductPlan heeft bijvoorbeeld fantastisch uitziende routekaarten waar het gewoon een plezier is om naar te kijken.
Dus als je routekaarten wilt maken en je niet echt geeft om de andere functies van Aha!, kun je overwegen om in plaats daarvan voor een gespecialiseerd alternatief voor routekaartplanning te kiezen.
Professionele tips voor tools voor klantontwikkeling, ontwerp en samenwerking
Naast de belangrijkste tools in het arsenaal van productprofessionals bekijken we de veelvoorkomende valkuilen van andere tools die je waarschijnlijk tijdens je dagelijkse werk zult gebruiken en zien we hoe je er optimaal gebruik van kunt maken.
Enquêtetools: SurveyMonkey
Dit is een van de populairste tools voor het verzamelen van feedback van klanten, het uitvoeren van marktonderzoek en het leren kennen van je doelgroep. Veel productmanagers gebruiken de tool echter verkeerd door de vertakkingslogica te negeren.
Met deze logica kun je sommige items in je vragenlijst overslaan op basis van de antwoorden die gebruikers op eerdere vragen hebben gegeven, waardoor de tijd die mensen nodig hebben om je enquête in te vullen aanzienlijk wordt verkort.
Hoewel deze tool geweldig is, heeft hij een beperkte lijst met vraagtypen die je in je enquête kunt opnemen, naast een enigszins onhandige gebruikerservaring. Dus als je wilt dat je enquête op deze twee punten uitblinkt, kun je in plaats daarvan Typeform gebruiken.
Samenwerkingstools: Slack
De populariteit van Slack is onvoorstelbaar. Het is de standaard berichtentool en het digitale hoofdkwartier geworden voor vrijwel iedereen in de digitale wereld.
Ondanks zijn populariteit benut echter niet iedereen alle mogelijkheden van Slack. Zo hebben maar weinig bedrijven Slackbot ingeschakeld om herinneringen naar teamgenoten te sturen en andere geautomatiseerde taken uit te voeren. Slackbot is bijzonder krachtig voor het afhandelen van alledaags en mechanisch communicatiewerk.
Ik ben dol op Slack, maar helaas moesten we het in een van mijn bedrijven laten vallen en overstappen op Mattermost, omdat Slack geen lokale zakelijke oplossing kon bieden die mijn bedrijf op zijn eigen servers kon implementeren. Dus als je bij een bedrijf werkt waar beveiliging gevoelig ligt, probeer dan in plaats daarvan een opensourcelossing die lokaal kan worden geïmplementeerd.
Prototypen: Figma
Ik herinner me nog dat verschillende bedrijven en teams sterk uiteenlopende tools gebruikten voor het ontwerpen, prototypen en samenwerken aan gebruikersinterfaces, stroomdiagrammen, whiteboards en ontwerpdocumentatie. Er waren Sketch, InVision, Balsamiq en vele andere. Sterker nog, ik heb zelfs iemand UI-ontwerpen zien maken in Photoshop! (Doe dat alsjeblieft niet.)
Tegenwoordig doet echter iedereen dit met Figma en is het, net als Slack, de dominante tool op de markt geworden.
Een van de beste functies van Figma die mensen echter over het hoofd zien, is de overdracht aan ontwikkelaars: hiermee kunnen ontwikkelaars zonder gedoe alle noodzakelijke informatie uit het ontwerpbestand halen.
Hoewel het alles kan omvatten wat met ontwerp te maken heeft, is het ook weer een alleskunner die niet in staat is tot het geavanceerde prototypen dat je in Axure RP of vergelijkbare tools vindt.
Niet de tool maakt het verschil
...maar de paar vaardige handen en getalenteerde hersenen van de PM die ze gebruikt!
Vergeet niet dat tools bedoeld zijn om je werk te automatiseren en de alledaagse taken van je over te nemen. Ze zullen geen geweldige producten kunnen bouwen en er geen unicorns van kunnen maken. Alleen jij — de productmanager en je team — beschikt over de superkracht om dit te bereiken!
Voor meer nuttige inzichten en bronnen voor productprofessionals kun je je abonneren op de nieuwsbrief van The CPO Club!
