Guía del Plan de Gestión de Interesados en 7 Pasos + Plantilla

Sigue leyendo para ver lo fácil que es hacer uno para tu próxima iniciativa de producto.

¿Qué es un plan de gestión de stakeholders?

Los miembros del equipo que están involucrados en tu proyecto también se conocen como “stakeholders”, ya que tienen un “interés” o participación en que el proyecto avance y tenga éxito. 

Su grado de implicación práctica en el proyecto depende de muchos factores, como su posición en tu empresa, cuál es su función específica, etc. Entender estas diferencias y documentarlas en equipo es una actividad clave de planificación que debe realizarse antes de iniciar cualquier iniciativa importante de producto. 

Los planes de gestión de stakeholders son documentos formales que deben ser compartidos y creados junto con todo tu equipo de proyecto, y contienen información sobre quién es cada stakeholder y cómo exactamente participará en la ejecución de tu proyecto. 

Los tipos comunes de stakeholders en los equipos de desarrollo de producto pueden incluir: 

• Product managers
• Project managers
• Ingenieros o desarrolladores web
• Diseñadores UX o visuales
• Gerentes, Directores o un Patrocinador del Proyecto
• Analistas de datos

Los stakeholders que aparecen en tu plan de gestión de stakeholders variarán según el tipo de iniciativa que estés planeando. 

Por ejemplo, lanzar un nuevo diseño de página de inicio requeriría amplios recursos de diseño, mientras que una funcionalidad de backend como un nuevo sistema de almacenamiento de base de datos puede que no requiera stakeholders de UX en absoluto. Haz tu lista de stakeholders específica para tu proyecto.

Algunos proyectos también requerirán incluir stakeholders externos. 

Por ejemplo, tal vez estés trabajando en una colaboración de producto con una empresa externa que se presentará en tu sitio web. Querrás asegurarte de identificar stakeholders de cualquier grupo externo que tenga interés en tu proyecto para poder comunicarte con ellos de manera efectiva.

¿Qué incluye un plan de gestión de stakeholders?

Tu plan de gestión de stakeholders necesita varios tipos de información para impulsar con éxito tu proyecto hacia adelante. 

Los componentes clave de un plan de gestión de stakeholders incluyen: 

• Lista de stakeholders del proyecto: Deben ser los nombres individuales de todos los miembros del equipo que participarán en cada etapa del desarrollo del producto, desde la planificación hasta el lanzamiento. Intenta listar cada stakeholder de manera individual si es posible, en lugar de solo incluir un grupo amplio como “equipo de marketing”. 
• Roles y responsabilidades: Una lista de lo que se espera de cada stakeholder para que el proyecto se complete de manera oportuna. Sé lo más específico posible.
• Nivel de interés: Cada stakeholder tendrá un nivel de interés diferente en el proyecto, según su puesto en la empresa y sus otras prioridades. Debes identificar el nivel de interés para cada stakeholder, desde “bajo” hasta “alto”.
• Frecuencia y método de comunicación: Algunos stakeholders necesitarán estar en comunicación constante contigo para que el proyecto tenga éxito, mientras que otros solo requerirán una actualización semanal o incluso mensual sobre el estado del proyecto. También identifica cómo vas a comunicarte con cada stakeholder y qué información compartirás con ellos.

¿Cuándo debo hacer uno?

Crear el plan de gestión de stakeholders en equipo antes de empezar el desarrollo del producto puede ser una excelente forma de asegurarse de que todos estén de acuerdo con su nivel de responsabilidad en el proyecto y que cada persona tenga claro lo que se espera de ella durante todo el proceso de desarrollo. 

Idealmente, tu plan de gestión y comunicación con stakeholders debe crearse en grupo durante una reunión de lanzamiento, donde cualquier conflicto o inquietud pueda abordarse en un foro abierto. Esto genera transparencia y un sentido de pertenencia dentro del equipo.

Cómo crear un plan de gestión de stakeholders

1. Identifica a tus stakeholders

Realice un análisis de stakeholders e identifique a cada una de las personas individuales que harán posible el lanzamiento de su producto. Escriba cada uno de sus nombres y el rol que desempeñan en su plan de gestión. También querrá asegurarse de incluir a cualquier parte interesada que no forme parte del equipo con el que trabaja a diario. 

Por ejemplo, es posible que normalmente no trabaje con el equipo de email marketing de su empresa, pero puede que este lanzamiento de producto requiera una campaña de email marketing como parte del mismo. Asegúrese de involucrar a estos stakeholders interfuncionales lo antes posible, ya que pueden tener otras prioridades en las que ya estén trabajando junto a otros equipos. 

2. Documente sus roles y responsabilidades

Aquí es donde debe escribir de qué será responsable cada stakeholder clave dentro del proyecto. Sea lo más específico posible y asegúrese de documentar cada entregable para cada persona. Incluya enlaces a la documentación del proyecto si cree que pueden ser útiles para cada stakeholder, e incluya tanto responsabilidades diarias, como registrar su asistencia en los standups, como entregables más importantes, como lanzar la funcionalidad a producción. 

Lo que documente aquí también dependerá de cómo estén definidas las funciones y responsabilidades en su empresa. Los productos que se desarrollan en el sector público pueden tener un conjunto de stakeholders más rígido, mientras que en empresas privadas, la lista puede no estar tan definida. 

Las empresas grandes suelen tener funciones de negocio claramente definidas, como gestión de proyectos, gestión de productos y análisis de datos, mientras que estos roles pueden combinarse de alguna forma en empresas pequeñas o startups. Puede que una persona "use muchos sombreros" y sea responsable de varios entregables.

3. Aplique el nivel de interés

Incluya un nivel de interés para cada stakeholder, clasificándolo de "bajo" a "medio" o "alto". Esto le ayudará a priorizar con qué frecuencia debe comunicarse con ellos, cuántos detalles necesitan y cómo deben estar informados sobre el estado del proyecto. 

Su gerente, por ejemplo, puede tener un alto interés en el proyecto, pero no necesita estar incluido en las comunicaciones diarias, y puede preferir recibir un informe semanal o incluso mensual sobre el avance del proyecto.

4. Documente la frecuencia y el método de comunicación

El compromiso continuo con los stakeholders variará según el rol de la persona y otras responsabilidades. Para cada stakeholder clave, documente con qué frecuencia se comunicará con él, qué canal utilizará (Slack, correo electrónico, un software de gestión de stakeholders, etc.) y qué incluirán las comunicaciones. 

Por ejemplo, ¿sólo les dará un resumen general del estado del proyecto o compartirá un desglose de los tickets que el equipo de ingeniería ha completado en cada sprint? Esto puede variar según el stakeholder y su puesto. Desarrollar un plan de comunicación con el que todos estén cómodos es fundamental para el éxito del proyecto.

El nivel de influencia que cada stakeholder tiene en el proyecto es importante tenerlo presente aquí. Querrá asegurarse de que cualquier director involucrado o patrocinador del proyecto tenga visibilidad sobre el progreso y suficientes oportunidades de aportar feedback y participar en las decisiones de alto nivel que deban tomarse. 

Los stakeholders influyentes no necesitan participar en cada conversación diaria sobre el proyecto, pero deben estar informados periódicamente sobre los hitos alcanzados. Encontrar el equilibrio aquí es fundamental.

En la misma línea, también debe documentar quién será el responsable de actualizar el software de seguimiento de estado que utilice su equipo, como Jira o Monday, para que las tareas siempre estén al día.

5. Publique y comparta el plan

Un plan de gestión de stakeholders se puede documentar de muchas formas, desde un simple Excel o una hoja de Google, hasta un gráfico o diagrama más elaborado. Manténgalo simple y fácil de leer, para que cada stakeholder clave pueda acceder y seguirlo fácilmente.

Asegúrese de publicar la plantilla finalizada del plan de gestión de stakeholders en un lugar donde todos los miembros del equipo puedan acceder a ella y consultarla cuando sea necesario, como en un briefing de producto más amplio o en la documentación del proyecto. Esto garantiza la transparencia en el equipo y asegura que no se pase nada por alto. 

6. Solicite retroalimentación

La gestión del cambio es un componente clave de una estrategia exitosa de gestión de stakeholders, y puede que su plan necesite ajustes a medida que avance su proyecto. 

Tal vez ciertos interesados quieren estar informados con mayor o menor frecuencia, o quizás alguien necesite asumir responsabilidades adicionales para que el proyecto se complete a tiempo. Asegúrate de solicitar comentarios regularmente a todos los interesados sobre lo que funciona y lo que necesita cambiarse.

Puedes obtener retroalimentación mediante una encuesta escrita específica que distribuyas, o puedes incluir este tema de forma regular en tus reuniones diarias o standups periódicos. Haz lo que funcione mejor para tu equipo y lo que fomente la mayor participación posible de los interesados en tu proyecto.

7. Prepárate para el conflicto

Los proyectos, tanto grandes como pequeños, sin importar cuán importantes sean para ti personalmente, pueden no ser tan importantes para alguien de otro equipo del que dependas para cumplir tu plazo. Identifica estos conflictos de prioridades con antelación, si es posible, para evitar que te tomen por sorpresa más adelante en el ciclo de desarrollo. 

También puedes encontrarte en una situación en la que varios miembros del equipo crean que deberían ser responsables del mismo entregable, o quizás alguien no crea que su rol deba encargarse de lo que le ha sido asignado. 

Realizar una reunión de lanzamiento al inicio del proceso de planificación del proyecto donde se aborden este tipo de cuestiones debería resolver estos conflictos antes de que comiencen, y te ayudará a desarrollar un plan de gestión y comunicación con los interesados más efectivo.

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¿Buscas una plantilla de plan de gestión de interesados que puedas empezar a utilizar en tus próximos proyectos? Accede a nuestra plantilla gratuita para gestión de interesados aquí.

En este ejemplo, hemos creado un plan de gestión sencillo en una hoja de Google para un proyecto que implica el lanzamiento de un nuevo diseño en la página de inicio de un sitio web. Enumera los principales interesados involucrados, sus roles y responsabilidades, nivel de interés, frecuencia de comunicación y método de comunicación. Siéntete libre de adaptar esto a las necesidades de tu equipo de producto. 

Para copiar y modificar la plantilla para tu propio uso en Google Sheets, solo selecciona Archivo y Hacer una copia para guardar una versión en tu Google Drive. O, para descargar una copia para usar en Excel, selecciona Archivo y Descargar antes de elegir tu formato preferido.

Por Qué Importan los Planes de Gestión de Interesados

Existen varios beneficios al crear un plan de gestión de interesados coherente. Este documento no solo te ayuda a limitar y reducir los riesgos en los plazos de tu proyecto, sino que también mejora la comunicación entre todos los interesados involucrados. 

Saber de antemano de qué es responsable cada miembro del equipo solo puede ayudar a asegurar que no se pase ningún detalle por alto, y así contar con un equipo muy motivado y comprometido. 

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