Guía del Plan de Gestión de Interesados en 7 Pasos + Plantilla
Así que tu próxima iniciativa ha sido aprobada, has creado toda la documentación del producto y estás listo para entregar todo al equipo de ingeniería.
¡Espera! Podrías estar perdiéndote una pieza crucial de la planificación que podría determinar el éxito o fracaso de tu trabajo: un plan de gestión de interesados.
Para que cualquier proyecto tenga éxito, debe haber definiciones claras sobre quién es responsable de qué, quién dirige los canales de comunicación y cuánta influencia debe tener cada miembro involucrado del equipo, o "interesado", en cada etapa del desarrollo del producto. Entonces, ¿cómo se elabora un plan de gestión de interesados y cómo es uno bueno?
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Sigue leyendo para ver lo fácil que es hacer uno para tu próxima iniciativa de producto.
¿Qué es un Plan de Gestión de Interesados?
Los miembros del equipo que participan en tu proyecto también se conocen como “interesados”, ya que tienen un “interés” en que el proyecto avance y tenga éxito.
Su participación directa en el proyecto depende de muchos factores, como su puesto en la empresa, cuál es su rol específico, etc. Comprender estas diferencias y documentarlas como equipo es una actividad clave de planificación que debería hacerse antes de comenzar cualquier gran iniciativa de producto.
Los planes de gestión de interesados son documentos formales que deben compartirse y crearse junto con todo el equipo del proyecto, y contienen información sobre quién es cada interesado y cómo participará exactamente en la ejecución del proyecto.
Los tipos comunes de interesados en equipos de desarrollo de productos incluyen:
- Gerentes de producto
- Jefes de proyecto
- Ingenieros o desarrolladores web
- Diseñadores UX o visuales
- Gerentes, Directores o un Patrocinador del Proyecto
- Analistas de datos
Los interesados que incluyas en tu plan de gestión de interesados variarán según el tipo de iniciativa que estés planificando.
Por ejemplo, lanzar un nuevo diseño para la página principal requerirá muchos recursos de diseño, mientras que una función de backend como un nuevo sistema de almacenamiento de base de datos puede que no requiera ningún interesado de UX. Haz tu lista de interesados específica para tu proyecto.
Algunos proyectos también requerirán la inclusión de interesados externos.
Por ejemplo, puede que estés trabajando en una alianza de producto con una empresa externa que aparecerá en tu sitio web. Deberás identificar interesados de cualquier grupo externo que tenga interés en tu proyecto para que puedas comunicarte con ellos de manera efectiva.
¿Qué Incluye un Plan de Gestión de Interesados?
Tu plan de gestión de interesados necesita algunos elementos diferentes para ser eficaz a la hora de impulsar tu proyecto.
Los componentes clave de un plan de gestión de interesados incluyen:
- Lista de interesados del proyecto: Estos deben ser los nombres de todos los miembros del equipo que participarán en cada etapa del desarrollo del producto, desde la planificación hasta el lanzamiento. Trata de listar a cada interesado individualmente si es posible, en vez de incluir solo un grupo general como “equipo de marketing”.
- Roles y responsabilidades: Una lista de lo que se espera de cada interesado para que el proyecto se complete a tiempo. Sé lo más específico posible.
- Nivel de interés: Cada interesado tendrá un nivel de interés diferente en el proyecto, dependiendo de su rol en la empresa y sus otras prioridades. Deberías identificar el nivel de interés de cada interesado, de "bajo" a "alto".
- Frecuencia y método de comunicación: Algunos interesados necesitarán estar en contacto constante contigo para que el proyecto tenga éxito, mientras que otros solo requerirán una actualización semanal o incluso mensual sobre el estado del proyecto. También identifica cómo te comunicarás con cada interesado y qué información compartirás con ellos.
¿Cuándo debo crear uno?
Crear el plan de gestión de interesados como equipo antes de comenzar el desarrollo del producto puede ser una excelente manera de asegurar que todos estén de acuerdo con su nivel de responsabilidad en el proyecto y que cada persona tenga una comprensión clara de lo que se espera de ella durante el proceso de desarrollo.
Idealmente, tu plan de gestión y comunicación de interesados debería crearse en grupo en una reunión inicial, donde puedan abordarse abiertamente cualquier conflicto o inquietud. Esto genera transparencia en el equipo y sentido de pertenencia dentro del mismo.
Cómo Crear un Plan de Gestión de Interesados
1. Identifica a tus interesados
Realiza un análisis de interesados e identifica a cada una de las personas individuales que harán posible el lanzamiento de tu producto. Escribe cada uno de sus nombres y roles en tu plan de gestión. También deberás asegurarte de incluir a cualquier interesado que no forme parte del equipo con el que trabajas a diario.
Por ejemplo, puede que no trabajes habitualmente con el equipo de email marketing de tu empresa, pero quizás este lanzamiento de producto requiera una campaña de email marketing como parte de su puesta en marcha. Asegúrate de involucrar a estos interesados interfuncionales lo antes posible, ya que es posible que ya tengan otras prioridades en las que estén trabajando con otros equipos.
2. Documenta sus roles y responsabilidades
Aquí es donde debes escribir de qué será responsable cada interesado clave dentro del proyecto. Sé lo más específico posible y asegúrate de documentar cada entregable para cada persona. Incluye enlaces a la documentación del proyecto si crees que esto sería útil para cada interesado e incluye tanto las responsabilidades diarias, como hacer check-in contigo en los standups, como los entregables más importantes, como lanzar la funcionalidad en producción.
Lo que documentes aquí también depende de cómo se definan los roles y responsabilidades en tu empresa. Los productos que se desarrollan en el sector público pueden tener un conjunto de interesados más rígido, mientras que en empresas privadas la lista puede no estar tan definida.
Las empresas más grandes tienden a tener funciones empresariales claramente definidas, como gestión de proyectos, gestión de productos y analítica de datos, mientras que estos roles pueden combinarse de alguna manera en empresas más pequeñas o startups. Es posible que una persona "lleve varios sombreros" y sea responsable de varios entregables.
3. Aplica el nivel de interés
Incluye un nivel de interés para cada interesado, que varíe de “bajo” a “medio” a “alto”. Esto te ayudará a priorizar con qué frecuencia comunicarte con ellos, cuántos detalles necesitan y en qué medida deben estar al tanto del estado del proyecto.
Por ejemplo, tu gerente puede tener un alto interés en el proyecto, pero quizá no necesite estar incluido en las comunicaciones diarias y prefiera ser informado semanal o incluso mensualmente sobre el progreso del proyecto.
4. Documenta la frecuencia y el método de comunicación
El involucramiento continuo de los interesados variará según el rol de la persona y otras responsabilidades. Para cada interesado clave, documenta con qué frecuencia te comunicarás con él, qué canal utilizarás (slack, correo electrónico, un software de gestión de interesados, etc.) y qué contendrán las comunicaciones.
Por ejemplo, ¿les darás solo un resumen de alto nivel del estado del proyecto o compartirás un desglose de los tickets completados por el equipo de ingeniería en cada sprint? Esto puede variar según el interesado y su función laboral. Desarrollar un plan de comunicación con el que todos se sientan cómodos es fundamental para el éxito de tu proyecto.
El nivel de influencia de cada interesado en el proyecto es importante tenerlo en cuenta aquí. Querrás asegurarte de que cualquier director involucrado o patrocinador del proyecto tenga visibilidad sobre el progreso del proyecto y cuente con amplias oportunidades para aportar comentarios y participar en cualquier toma de decisión de alto nivel que se deba realizar.
Los interesados influyentes pueden que no necesiten estar involucrados en todas las conversaciones diarias sobre el proyecto, pero deben estar informados periódicamente de los hitos principales. Encontrar un equilibrio aquí es clave.
Asimismo, también deberás documentar quién será responsable de actualizar cualquier software de seguimiento de estado que utilice tu equipo, como Jira o Monday, para que las tareas estén siempre actualizadas.
5. Publica y comparte el plan
Un plan de gestión de interesados se puede documentar de muchas formas, desde un simple excel u hoja de Google, hasta un gráfico o tabla más robustos. Mantenlo simple y fácil de leer, de manera que cada interesado clave pueda acceder y seguirlo fácilmente.
Asegúrate de publicar la plantilla completa del plan de gestión de interesados en un lugar donde cada miembro del equipo pueda acceder y consultarla cuando sea necesario, como parte de un briefing de producto más amplio o documentación del proyecto. Esto garantiza transparencia en todo el equipo y asegurará que no se pase por alto nada.
6. Solicita comentarios
La gestión del cambio es un componente clave de una estrategia de gestión de interesados exitosa, y es posible que tu plan deba ajustarse a medida que avance el proyecto.
Tal vez ciertos interesados quieran ser informados con más o menos frecuencia, o quizás alguien deba asumir responsabilidades adicionales para que el proyecto se complete a tiempo. Asegúrate de solicitar retroalimentación de todos los interesados de manera regular sobre lo que está funcionando y lo que necesita ser cambiado.
Puedes obtener retroalimentación a través de una encuesta escrita específica que distribuyas, o puedes incluirlo como un tema habitual a revisar en tus reuniones diarias o standups regulares. Haz lo que mejor funcione para tu equipo y lo que fomente el mayor nivel de participación de los interesados en tu proyecto.
7. Prepárate para el conflicto
Los proyectos, tanto grandes como pequeños, sin importar cuán importantes sean para ti personalmente, pueden no ser tan importantes para alguien de otro equipo del que dependas para cumplir con tu fecha límite. Identifica estos conflictos de prioridades con anticipación si es posible, para evitar que te sorprendan más adelante en el ciclo de desarrollo.
También te puedes encontrar en una situación en la que varios miembros del equipo piensan que deberían ser responsables del mismo entregable, o quizás alguien no está de acuerdo con que su rol sea responsable de lo que se le ha asignado.
Realizar una reunión de arranque al inicio del proceso de planificación del proyecto donde se puedan abordar este tipo de preguntas debería resolver estos conflictos antes de que siquiera comiencen, y te ayudará a desarrollar un plan más efectivo de gestión y comunicación con los interesados.
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En este ejemplo, hemos creado un plan de gestión sencillo en una hoja de Google para un proyecto que implica el lanzamiento de un nuevo diseño en la página de inicio de un sitio web. Enumera los principales interesados, sus roles y responsabilidades, nivel de interés, frecuencia de comunicación y método de comunicación. Siéntete libre de adaptarlo a las necesidades de tu equipo de producto.
Para copiar y modificar la plantilla para tu propio uso en Google Sheets, solo selecciona Archivo y Hacer una copia para guardar una versión en tu Google Drive. O, si deseas descargar una copia para usarla en Excel, selecciona Archivo y Descargar antes de elegir tu formato preferido.
Por qué importan los planes de gestión de interesados
Existen varios beneficios al crear un plan de gestión de interesados cohesivo. Este documento no solo te ayuda a limitar y reducir los riesgos en los plazos de tus proyectos, también ayuda a mejorar la comunicación entre todos los interesados involucrados.
Saber de antemano de qué es responsable cada miembro del equipo solo puede ayudar a asegurarte de que ningún detalle pase desapercibido y te quedarás con un equipo altamente comprometido y motivado.
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