Product Backlog vs Sprint Backlog: Diferencias Clave
Los backlogs son la columna vertebral de los flujos de trabajo ágiles, guiando a los equipos desde las ideas hasta la ejecución. Pero un error común es no diferenciar entre los product backlogs y los sprint backlogs, un fallo que puede desembocar en prioridades desalineadas, sprints ineficientes y equipos frustrados.
Aunque muchos tenemos experiencia trabajando con software para la gestión de backlogs, usar incorrectamente estas dos herramientas distintas puede causar más confusión que claridad.
Entonces, ¿cómo aseguramos que nuestros backlogs trabajen para nosotros, y no en contra? Comprender sus funciones únicas no es solo cuestión de definiciones: se trata de resolver problemas comunes del flujo de trabajo y optimizar la colaboración del equipo. Analicemos sus diferencias y cómo usarlos de manera efectiva.
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¿Qué es un product backlog?
Una explicación breve y sencilla de qué es un product backlog: es el conjunto de todas las características y actividades que tú y tu equipo de desarrollo planean trabajar.
Para una definición más estructurada, consultemos a Atlassian.
Quizás notaste que el equipo de Atlassian hizo hincapié en dos conceptos importantes al definir el backlog.
1. Está priorizado.
Si solo haces una lista simple de cosas por construir, acabarás con un gran desorden o con un producto que no será capaz de resolver de verdad los problemas de tus usuarios. Así que un listado de funcionalidades no es realmente un product backlog a menos que esté priorizado.
2. Es un derivado del roadmap.
He visto muchísimos backlogs que simplemente resultan de que todos compartan sus ideas de funcionalidades y las agreguen al backlog. Esto termina siendo un caos y un producto que parece el monstruo de Frankenstein. Si quieres que los elementos de tu backlog logren un objetivo de producto o de negocio concreto, tienes que construirlo a partir de tu roadmap y visión de producto.
La razón fundamental de tener un backlog es crear una fuente de verdad única para todos en la empresa. Siempre debe haber un solo backlog, y todos deben consultarlo para decidir qué hacer después.
Además, el product backlog también es una excelente herramienta para facilitar la priorización tanto para ti como para tus stakeholders, ya que tienes todo lo que necesitas hacer en una sola lista.
¿Qué debe incluir un backlog?
Asumiendo que utilizas uno de los marcos de trabajo ágiles, tu product backlog consistirá en los siguientes elementos:
- Épicas: Grandes funcionalidades que te ayudan a alcanzar objetivos específicos del producto, como incrementar la conversión, resolver un dolor concreto de usuario o mejorar su recorrido a través de tu producto. La función de comentarios en Google Docs es un ejemplo de esto. Las épicas suelen dividirse en “sub-funcionalidades” más pequeñas llamadas historias de usuario.
- Historias de usuario: Funcionalidades pequeñas o elementos de una funcionalidad que son útiles para tus clientes. En el ejemplo anterior de Google Docs, "mencionar a alguien en un comentario" o "resolver un comentario" serían ejemplos típicos de historias bajo esa épica.
- Tareas técnicas: Trabajos que tu equipo de desarrollo debe llevar a cabo y que no están relacionados con las funcionalidades de tu backlog. Ejemplos de estas tareas son configurar una base de datos de respaldo, refactorizar un microservicio u optimizar la velocidad de las consultas.
- Errores: Un backlog no es real si no contiene errores. Por mucho que desarrolles y pruebes tus funcionalidades, estos pequeños parásitos siempre aparecerán. Por lo tanto, debes guardarlos, rastrearlos y gestionarlos en algún sitio. La mejor práctica es mantenerlos en tu backlog y priorizarlos como cualquier otro elemento.
Así es como suele verse un product backlog típico:
P.D. Lee nuestro artículo sobre 3 ejemplos de un product backlog bien hecho si buscas más orientación.
Ahora, veamos el papel del product manager respecto al trabajo con el backlog.
¿Quién es responsable de gestionar el backlog?
En resumen: el product manager es el dios del backlog. Tiene las llaves de lo que se construye, en qué orden y por qué. El backlog es su dominio, y es en última instancia responsable de asegurar que se mantenga alineado con la visión del producto, las necesidades de los usuarios y los objetivos de negocio.
Eso no significa que el PM sea el único que toca el backlog. Ingenieros, diseñadores y otros miembros del equipo pueden sugerir o incluso añadir elementos, pero cualquier cambio debe darse bajo la supervisión del PM. Al fin y al cabo, un backlog caótico genera un producto caótico.
Las responsabilidades principales de un PM respecto al backlog incluyen:
- Priorizar el backlog: asegurarse de que se aborde primero el trabajo más valioso y de mayor impacto.
- Refinarlo con el equipo: revisar, actualizar y desglosar elementos de forma regular para que el trabajo sea claro y accionable.
- Comunicar prioridades y cambios del backlog: mantener a los interesados informados para que no haya sorpresas.
Como el backlog es un documento vivo, evoluciona constantemente. Surgen nuevas ideas, las prioridades cambian y algunas funcionalidades se eliminan por completo. Esta fluidez es un principio clave de Agile: el backlog debe reflejar la realidad más actual, no un plan rígido y obsoleto.
Un backlog bien gestionado no es solo una lista de tareas; es una herramienta estratégica que ayuda a los equipos a construir el producto correcto en el momento adecuado. ¿Y en el centro de todo? El product manager, con las llaves en la mano.
Creación y gestión de un backlog de producto 101
Empiezas a construir la versión inicial de tu backlog tan pronto como terminas tu hoja de ruta de producto. Normalmente, tomarás todas las funcionalidades significativas y bloques de trabajo de la hoja de ruta y los transformarás en épicas en el backlog.
Después, empiezas a desarrollar los documentos de requisitos de producto para cada uno de ellos y crear épicas basadas en el desglose de funcionalidades dentro de tu PRD.
Pero, como consecuencia natural del desarrollo de producto, acabarás cambiando constantemente esas épicas, añadiendo historias sueltas y bugs, hasta tener un backlog que se parece al que la mayoría de nosotros trabajamos. Es decir, uno desordenado.
Pero, es bastante fácil mantener tu backlog si haces lo siguiente.
- Realizas sesiones periódicas de refinamiento de backlog.
- Dedicas tiempo en el próximo sprint para arreglar bugs de forma masiva y limpiar tu backlog de ellos.
- No permites que cualquiera agregue ideas al backlog sin consultarlo contigo primero.
- Priorizas tu backlog de forma constante.
- Utilizas user story mapping para tener una visión clara de lo que hay que hacer.
En cuanto a la última, aquí tienes dos técnicas principales de priorización que te sugiero usar basándome en mi experiencia de haber probado muchas de ellas.
MoSCoW
Esta es una técnica bastante simple que agrupa los elementos del backlog en estas tres categorías:
- Must-have: Cuando la funcionalidad es parte de un recorrido de usuario central y no puedes resolver sus necesidades sin ella. Por ejemplo, las playlists de Spotify son un must-have.
- Should-have: Una mejora significativa del recorrido de usuario. En el caso de Spotify, sería la capacidad de buscar playlists pre-hechas según tu estado de ánimo o actividad.
- Could-have: Algo que es agradable para el usuario, pero cuya ausencia no es un problema. Spotify podría permitir cambiar la canción con gestos en lugar de botones.
- Won’t-have: Funcionalidades o iniciativas que tú, tus interesados o el equipo consideran innecesarias durante las reuniones de refinamiento o priorización.
Como puedes ver, MoSCoW es una técnica bastante simple. Y esa es una de las razones por las que me gusta usarla, porque es muy fácil de explicar a todos en la sala y lograr que también la utilicen cuando seleccionan tareas de baja o alta prioridad de la lista de elementos en los que estás trabajando.
Kano
Otra técnica sencilla que te permite observar las funcionalidades en cuestión desde la perspectiva de las necesidades de tus usuarios. Aquí agrupas tus funcionalidades en estas categorías:
- Necesidades básicas: La ausencia de esto es un factor decisivo para el usuario. En una habitación de hotel, sería la presencia de sábanas limpias en la cama.
- Necesidades de rendimiento: Características cuya cantidad o presencia incrementa directamente la satisfacción del usuario. Esto sería el diseño interior de la habitación del hotel o la presencia de servicios de lavandería o desayuno.
- Necesidades de entusiasmo: La ausencia de estas no disminuye la satisfacción. Pero su presencia sin duda la aumentará. Esto es, por ejemplo, la figura de cisne hecha con una toalla en tu cama del hotel.
A continuación, un gráfico que ilustra la relación de estos tipos de características con la satisfacción del usuario según Kano.
En resumen, el product backlog es la lista de tareas pendientes del equipo que el product manager (o el equipo de producto) crea y mantiene utilizando una amplia variedad de herramientas y técnicas de gestión de backlog.
¿Qué es un Sprint Backlog?
Ahora que la naturaleza del product backlog está clara, vamos a entender de qué trata el sprint backlog (pista: no involucra ejercicio).
Scrum.org define el sprint backlog como el subconjunto del product backlog que el equipo scrum ha seleccionado para terminar durante el próximo sprint. En el marco de trabajo scrum, es uno de los principales artefactos con los que trabaja todo el equipo.
Como sugiere la definición, el objetivo principal del sprint backlog es definir claramente el alcance del trabajo en el que el equipo debe enfocarse durante el sprint.
El proceso de construcción del sprint backlog suele ocurrir durante la reunión de planificación del sprint. En ella, típicamente se observan las siguientes actividades:
- El product manager define el objetivo del sprint.
- El equipo comienza a seleccionar una lista alcanzable de entregables que les ayude a lograr ese objetivo.
- El equipo descompone las historias en tareas técnicas y las estima.
- Revisan su capacidad y velocidad de sprints anteriores para validar que el sprint backlog es alcanzable.
A diferencia del product backlog, donde el PM es el único responsable, la responsabilidad de crear y mantener el sprint backlog recae en el equipo scrum. Como son quienes ejecutan las tareas necesarias para construir las funcionalidades, son los más capacitados para decidir el tamaño y el alcance del sprint backlog.
A diferencia de muchos otros artefactos scrum que algunos equipos pueden decidir ignorar (lo cual está perfectamente bien, se adapta scrum al equipo y no al revés), el sprint backlog parece ser el que casi todos utilizan. Hay buenas razones para ello. Específicamente, el sprint backlog te proporciona:
- Claridad de alcance: El equipo tiene una comprensión adecuada del trabajo que se espera realicen en la siguiente iteración.
- Mejor enfoque: Con un alcance de trabajo claro y un scrum master que evita los intentos de añadir nuevas tareas al sprint, el equipo puede enfocarse únicamente en los ítems del sprint backlog.
- Mejor seguimiento del progreso: Como no hay ítems entrando o saliendo del sprint backlog, es bastante sencillo ver qué tan bien avanza tu equipo hacia el objetivo del sprint.
En relación al tercer punto, la mayoría de las herramientas Agile tienen funciones integradas de reportes de sprint que rastrean automáticamente el progreso de tu equipo. Uno de los reportes más populares para esto es el gráfico de burndown.
Este gráfico consta de dos líneas que descienden. La línea gris es el progreso ideal hipotético de tu equipo. La línea roja, en cambio, muestra el progreso real. Jira (la herramienta mostrada en la captura) calcula estas líneas según la cantidad total de story points que quedan por completar. Así, cuando alguien cierra una tarea, la línea roja desciende en una cantidad igual a los story points estimados de esa tarea.
Creación y gestión de un Sprint Backlog
El proceso de crear un sprint backlog comienza con un product backlog que aún no ha sido refinado. Los product owners realizan periódicamente reuniones de refinamiento del backlog (también conocidas como grooming) donde el equipo:
- Le hacen preguntas al PM sobre el diseño y los requisitos para tener una comprensión clara de lo que el equipo de producto espera que construyan.
- Cuestionan algunos de los puntos de los requisitos si son muy laboriosos de realizar o pueden generar dificultades técnicas.
- Asignan la responsabilidad de cada ítem del backlog al compañero que crean más adecuado para esa tarea en particular.
- Estiman el tamaño de la tarea/historia utilizando alguna de las técnicas populares como los números de Fibonacci junto con Planning Poker.
Suponiendo que el equipo haya refinado suficientes tareas para la siguiente iteración, realizarán una reunión de planificación del sprint en la que se comprometen a cierta cantidad de tareas del product backlog. En el momento en que el equipo se compromete y comienza el sprint, este grupo de tareas pasa a ser el sprint backlog.
Para gestionar el sprint backlog, la metodología Agile nos proporciona varias herramientas, incluyendo:
- Daily standups donde cada miembro del equipo muestra su progreso y reporta cualquier impedimento que los esté retrasando.
- Gráficas burn up y burn down que visualizan el progreso general del equipo.
- Reuniones de demo al final del sprint donde el equipo muestra los resultados de su trabajo al equipo de producto y recibe retroalimentación accionable sobre el diseño y la funcionalidad de las características desarrolladas.
Finalmente, tienes las reuniones de retrospectiva. Estas no te ayudan directamente a gestionar tu sprint backlog, pero te permiten discutir procesos que mejorarán la calidad y eficiencia en su gestión.
Diferencias Clave Entre Product Backlogs y Sprint Backlogs
Para comprender mejor las diferencias entre estos conceptos aparentemente similares, te presento una visión comparativa de cómo difieren, y después explicaré cada elemento en más detalle.
Aunque la visión comparativa puede explicar fácilmente cómo son diferentes, aún podrías tener preguntas sobre aspectos específicos. Así que, permíteme revisarlos uno por uno.
Plazo: Los product backlogs representan tu plan a mediano y largo plazo, ya que reflejan la hoja de ruta y visión de tu producto. Por lo tanto, su horizonte de planificación puede variar desde varios sprints hasta un par de años.
Por otro lado, los sprint backlogs tienen un plazo muy corto, ya que representan los ítems que tu equipo planea entregar en el próximo sprint (normalmente de 1 a 4 semanas).
Responsabilidad: Como mencionamos antes, la persona responsable final del product backlog es alguien del equipo de producto (generalmente el product owner asignado a ese equipo). El equipo Scrum puede contribuir al backlog, pero solo a través del PM.
La situación es diferente con el sprint backlog. La única forma en que un PM puede influir en él es estableciendo el objetivo del sprint. Fuera de eso, es el equipo Scrum quien tiene la autoridad para crearlo y gestionarlo.
Nivel de detalle: Dado que los elementos en un product backlog pueden representar el trabajo de varios trimestres o incluso años, no es realista que el PM describa a detalle cada elemento. De hecho, lo desaconsejo firmemente, ya que siempre existe la posibilidad de terminar eliminando muchas funciones y sería una pérdida de tiempo describirlas meticulosamente.
Normalmente, tendrás un alto nivel de detalle para los elementos de máxima prioridad, y una descripción general para el resto.
Sin embargo, para que las historias entren en el sprint backlog, deben incluir todos los detalles necesarios. De lo contrario, el equipo Scrum se negará a implementarlas si no entienden claramente lo que se espera de ellos.
Propósito: El product backlog es el “intermediario” entre los planes estratégicos muy vagos y los detalles técnicos sumamente específicos. Sirve como tu herramienta para expresar tus planes estratégicos en forma de lista de tareas.
Por su parte, los sprint backlogs son de naturaleza altamente táctica y buscan dar al equipo un plan de acción claro y de corto plazo, así como el alcance del trabajo.
Flexibilidad: Los product backlogs son documentos vivos que cambian constantemente. Dada su naturaleza a largo plazo, deben cambiar según las nuevas prioridades, retroalimentación de usuarios y condiciones de mercado para que tu producto siga siendo viable.
Los sprint backlogs son lo opuesto a eso. Mientras te animo a evolucionar continuamente el product backlog, modificar los elementos de un sprint backlog está absolutamente desaconsejado, ya que terminarías rompiendo todos los compromisos y planes de tu equipo.
Cómo Funcionan Juntos el Product Backlog y el Sprint Backlog
Como se mencionó, el sprint backlog es el subconjunto más preciso y aclarado del product backlog. Todavía se considera parte del backlog hasta que termine tu sprint actual. Después de eso, las historias completadas salen del backlog y las incompletas vuelven a entrar en la parte superior de la lista de prioridades.
Así que, en cuanto al flujo de funcionalidades entre estos dos backlogs, no solo puedes poblar el sprint backlog con elementos del product backlog, sino también a la inversa.
No importa hacia dónde vayan las historias, asegurar una transferencia fluida es clave. Esto es a lo que te sugiero que prestes atención:
- Todo lo que entre en el sprint backlog debe contener preguntas abiertas para el equipo Scrum. De lo contrario, te convertirás en un obstáculo para el progreso del sprint. La mejor forma de gestionar esto es crear una lista de Definición de Listo (DoR) junto con tu equipo y seguirla.
- Todo lo que ingrese en el sprint backlog debe tener estimaciones. De lo contrario, los compromisos y planes de tu equipo serán incorrectos. También sería difícil usar burndown charts para monitorear el progreso.
- Al construir el sprint backlog, pregunta siempre claramente al equipo si se sienten cómodos con la carga de trabajo. Las personas tienden a sobrecargarse y terminan con sprints a medio terminar.
- Al retirar los elementos incompletos del sprint al final, asegúrate siempre de hacer un seguimiento de ello en la reunión retrospectiva. De este modo, podrás detectar la ineficiencia en el proceso y eliminarla.
En general, así es como se ve todo el proceso.
Además de los consejos para conectar ambos, déjame ayudarte a gestionar correctamente los dos con algunas buenas prácticas de mi experiencia.
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Mejores prácticas para la gestión del product backlog
Ser responsable de un product backlog puede ser gratificante o una pesadilla, dependiendo de lo bien que lo administres. Esto es lo que hago según años de experiencia:
- Limpiezas constantes: Encuentra el valor de eliminar elementos del backlog que muy probablemente no llegarán a la fase de desarrollo.
- Comunicación con interesados: Realiza reuniones periódicas de priorización de alto nivel con los stakeholders. Así, el plan que tienen en mente estará alineado con lo que tienes en el backlog.
- Lista separada para elementos con futuro incierto: A veces tú o tu stakeholder tendrán ideas que tal vez se desarrollen o no. Para evitar llenar tu backlog con ellas, mantenlas en una lista aparte en otro lugar. Solo agrégalas al backlog cuando sepas que realmente se van a construir.
Por último, te sugiero que aproveches las muchas herramientas y plantillas que existen para el product backlog y así agilices el proceso de creación. Aquí tienes varias de ClickUp que puedes usar.
En caso de que quieras leer más sobre mejores prácticas de producto, te sugiero que revises nuestra guía dedicada.
Mejores prácticas para la gestión del sprint backlog
El sprint backlog representa el alcance de un incremento específico. Por ello, los consejos para gestionarlo correctamente son algo diferentes:
- Evita la sobreplanificación: Los humanos son muy malos estimando sus propias capacidades. Si tu equipo se compromete con un sprint backlog mucho mayor de lo habitual, debes ayudarles a quitar algunos elementos.
- Resuelve los bloqueadores a diario: Nunca he visto un sprint sin complicaciones en mi carrera (y han sido cientos). Siempre aparecerán bloqueadores. Y si no los resuelves de inmediato, tus posibilidades de completar el sprint caen en picado. Así que presta mucha atención a lo que tu equipo comparte en los daily standups.
- Usa herramientas especializadas: Internet está lleno de software para mejorar la eficiencia y efectividad de tus procesos Ágiles. Aprovéchalos.
Respecto al último punto, aquí tienes algunas herramientas con todas las funciones indispensables que puedes considerar usar.
Atlassian Jira: Herramienta Ágil con muchas funciones, ideal para flujos de trabajo complejos y equipos grandes.
Trello: Herramienta ligera de gestión de tareas con plugins Ágiles (Kanban y Scrum) ideal para equipos pequeños y startups.
Monday.com: Está entre Jira y Trello. Dispone de muchas funciones pero es fácil de adaptar a procesos ligeros y equipos pequeños.
Para más información, asegúrate de revisar nuestra lista de mejores herramientas para gestión de producto.
Errores Comunes y Desafíos de la Gestión del Backlog
He perdido la cuenta de los fracasos miserables que he tenido gestionando mis backlogs a lo largo de mi carrera. Aunque cometer errores es inevitable (así es como se aprende), aún quiero señalar algunos significativos con la esperanza de que los evites (a diferencia de mí).
Creer que lo sabes todo: Esto es especialmente válido cuando eres junior (hola efecto Dunning-Kruger). Lees algunos artículos sobre gestión de backlogs y crees que sabes hacerlo mejor que nadie. Casi siempre termina en un gran error. Así que, si tienes alrededor gestores de producto con más experiencia, no dudes en pedirles ayuda. Alternativamente, también puedes revisar ejemplos de backlogs de producto bien hechos.
Dejar de aprender: El mundo Ágil evoluciona rápidamente. Si dejas de aprender sobre nuevas prácticas y herramientas, acabarás enfrentándote a problemas que ya tienen soluciones nuevas disponibles. Así que, apúntate a cursos o seminarios web sobre Agile y suscríbete a nuestro boletín para acceder a muchos recursos y guías de gestión de producto.
Pensar que los PM no forman parte del equipo Ágil: Si crees que los PM no tienen nada que ver con los elementos del sprint, lo más probable es que fracases en la mayoría de tus sprints. Siempre surgen preguntas y aclaraciones relacionadas con el producto durante la implementación de las historias. Cuanto más rápido las resuelvas, mejores resultados tendrás en la revisión del sprint.
Todo es una prioridad y la fecha límite fue ayer: También conocida como “la enfermedad del CEO”, esta es una señal de que tu backlog carece de prioridades. Una forma sencilla de mitigar esto es tener el valor de decirle a tu CEO “No, no tenemos la capacidad, por favor dime cuál es más importante”. Créeme, la mayoría de los CEOs te escucharán y te darán una prioridad clara.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un backlog de producto y un backlog de sprint?
El backlog de producto es una lista en constante evolución de características que representan tu estrategia y los planes de desarrollo a largo plazo. Los backlogs de sprint, en cambio, son subconjuntos del backlog de producto que el equipo está listo para abordar durante el próximo sprint. A diferencia de los backlogs de producto, son de naturaleza táctica y de alcance fijo.
¿Quién es responsable del backlog de producto?
Los gestores de producto son las personas responsables de crear, gestionar y asumir la responsabilidad de todo lo que ocurre con el backlog de producto.
¿Con qué frecuencia se debe actualizar el backlog de producto?
Una buena regla general es tener reuniones semanales de refinamiento del backlog de producto para actualizar la división de historias y reuniones mensuales de priorización para cambiar las prioridades de las funcionalidades en el backlog.
¿El backlog de sprint puede cambiar durante el sprint?
No lo recomiendo a menos que sea una emergencia. Cambiar el backlog de sprint disminuirá las probabilidades de que tu equipo lo entregue, ya que no se comprometieron con los elementos que has añadido.
¿Cómo funcionan juntos el backlog de producto y el backlog de sprint?
El equipo Scrum refina las tareas de mayor prioridad del backlog de producto durante una reunión de grooming. Luego, realizan una reunión de planificación de sprint donde transfieren elementos del backlog de producto al backlog de sprint, los estiman y se comprometen a terminarlos al final del sprint.
