Gids voor een stakeholdermanagementplan in 7 stappen + sjabloon

Lees verder om te zien hoe eenvoudig het is om er een te maken voor je volgende productinitiatief.

Wat is een plan voor belanghebbendenbeheer?

Teamleden die bij je project betrokken zijn, worden ook wel “belanghebbenden” genoemd, omdat ze een “belang” hebben bij het doorgaan en slagen van het project. 

Hun directe betrokkenheid bij het project zelf hangt af van veel factoren, zoals hun positie binnen je bedrijf, hun specifieke rol enzovoort. Het begrijpen van deze verschillen en het gezamenlijk vastleggen ervan is een belangrijke planningsactiviteit die moet worden uitgevoerd voordat je aan een belangrijk productinitiatief begint. 

Plannen voor belanghebbendenbeheer zijn formele documenten die met het volledige projectteam moeten worden gedeeld en samen met dat team moeten worden opgesteld. Ze bevatten informatie over wie elke belanghebbende is en hoe die persoon precies betrokken zal zijn bij de uitvoering van je project. 

Veelvoorkomende typen belanghebbenden in productontwikkelingsteams zijn onder andere: 

• Productmanagers
• Projectmanagers
• Engineers of webontwikkelaars
• UX- of visuele ontwerpers
• Managers, directeuren of een projectsponsor
• Data-analisten

Welke belanghebbenden in je plan voor belanghebbendenbeheer worden opgenomen, hangt af van het type initiatief dat je plant. 

Voor het lanceren van een nieuw ontwerp voor de homepage zijn bijvoorbeeld uitgebreide ontwerpmiddelen nodig, terwijl een backendfunctie zoals een nieuw systeem voor databaseopslag misschien helemaal geen belanghebbenden uit het UX-ontwerp vereist. Maak je lijst met belanghebbenden specifiek voor je project.

Voor sommige projecten moeten ook externe belanghebbenden worden opgenomen. 

Misschien werk je bijvoorbeeld aan een productpartnerschap met een extern bedrijf dat op je website wordt vermeld. Zorg ervoor dat je belanghebbenden identificeert binnen elke externe groep die belang heeft bij je project, zodat je effectief met hen kunt communiceren.

Wat staat er in een plan voor belanghebbendenbeheer?

Je plan voor belanghebbendenbeheer heeft verschillende soorten informatie nodig om je project succesvol vooruit te helpen. 

Belangrijke onderdelen van een plan voor belanghebbendenbeheer zijn: 

• Lijst met belanghebbenden van het project: Dit moeten de individuele namen zijn van alle teamleden die bij elke fase van de productontwikkeling betrokken zijn, van planning tot lancering. Probeer elke belanghebbende afzonderlijk te vermelden als dat mogelijk is, in plaats van alleen een brede groep op te nemen, zoals het “marketingteam”. 
• Rollen en verantwoordelijkheden: Een lijst van wat er van elke belanghebbende wordt verwacht om het project tijdig af te ronden. Wees zo specifiek mogelijk.
• Mate van interesse: Elke belanghebbende heeft, op basis van diens zakelijke rol en andere prioriteiten, een verschillende mate van interesse in het project. Je moet de mate van interesse voor elke belanghebbende aangeven, van “laag” tot “hoog”.
• Frequentie en methode van communicatie: Sommige belanghebbenden moeten voortdurend met je communiceren om het project succesvol te laten verlopen, terwijl anderen slechts wekelijks of zelfs maandelijks een update over de projectstatus nodig hebben. Bepaal ook hoe je met elke belanghebbende communiceert en welke informatie je met die persoon deelt.

Wanneer maak ik zo'n plan?

Door het plan voor belanghebbendenbeheer als team op te stellen voordat de productontwikkeling begint, zorg je er mogelijk voor dat iedereen het eens is over zijn of haar verantwoordelijkheidsniveau voor het project en dat elke persoon duidelijk begrijpt wat er gedurende het ontwikkelingsproces van hem of haar wordt verwacht. 

Idealiter stel je je plan voor belanghebbendenbeheer en communicatie als groep op tijdens een startbijeenkomst, waar eventuele conflicten of zorgen in een open forum kunnen worden besproken. Dit zorgt voor transparantie binnen het team en voor een gevoel van eigenaarschap binnen je team.

Een plan voor belanghebbendenbeheer maken

1. Identificeer je belanghebbenden

Voer een analyse van belanghebbenden uit en identificeer alle afzonderlijke personen die je productlancering mogelijk zullen maken. Noteer hun namen en functies in je managementplan. Zorg er ook voor dat je alle belanghebbenden opneemt die geen deel uitmaken van het team waarmee je dagelijks werkt. 

Je werkt bijvoorbeeld niet altijd samen met het e-mailmarketingteam van je bedrijf, maar misschien vereist deze productrelease een e-mailmarketingcampagne als onderdeel van de lancering. Zorg ervoor dat je zo vroeg mogelijk contact zoekt met deze functieoverschrijdende belanghebbenden, omdat zij mogelijk al andere prioriteiten hebben waaraan ze met andere teams werken. 

2. Documenteer hun functies en verantwoordelijkheden

Hier leg je vast waarvoor elke belangrijke belanghebbende verantwoordelijk is binnen het project. Wees zo specifiek mogelijk en documenteer voor elke persoon elke op te leveren prestatie. Voeg links naar projectdocumentatie toe als je denkt dat dit nuttig kan zijn voor de betreffende belanghebbende, en vermeld zowel dagelijkse verantwoordelijkheden, zoals contact met jou tijdens dagelijkse stand-ups, als grotere opleveringen, zoals het lanceren van de functie in productie. 

Wat je hier documenteert, hangt ook af van de manier waarop de functies en verantwoordelijkheden binnen je bedrijf zijn gedefinieerd. Bij producten die in de publieke sector worden ontwikkeld kan sprake zijn van een strikter gedefinieerde groep belanghebbenden, terwijl de lijst bij particuliere bedrijven mogelijk minder duidelijk is afgebakend. 

Grotere bedrijven hebben vaker duidelijk gedefinieerde bedrijfsfuncties, zoals projectmanagement, productmanagement en data-analyse, terwijl deze functies bij kleinere bedrijven of start-ups op een bepaalde manier gecombineerd kunnen zijn. Het kan zijn dat één persoon “veel petten draagt” en verantwoordelijk is voor meerdere opleveringen.

3. Geef het interesseniveau aan

Geef voor elke belanghebbende een interesseniveau aan, variërend van “laag” tot “gemiddeld” tot “hoog”. Dit helpt je prioriteiten te stellen voor hoe vaak je met hen communiceert, hoeveel details ze nodig hebben en in hoeverre ze op de hoogte moeten zijn van de status van het project. 

Je manager kan bijvoorbeeld zeer geïnteresseerd zijn in het project, maar hoeft mogelijk niet te worden opgenomen in de dagelijkse communicatie. Misschien is het voldoende om hem of haar wekelijks of zelfs maandelijks over de voortgang van het project te informeren.

4. Documenteer de frequentie en methode van communicatie

De voortdurende betrokkenheid van belanghebbenden verschilt afhankelijk van de functie en andere verantwoordelijkheden van de persoon. Documenteer voor elke belangrijke belanghebbende hoe vaak je met hem of haar communiceert, welk kanaal je gebruikt (Slack, e-mail, software voor het beheer van belanghebbenden, enzovoort) en wat de communicatie zal bevatten. 

Geef je bijvoorbeeld alleen een samenvatting op hoofdlijnen van de projectstatus, of deel je een overzicht van de tickets die het engineeringteam in elke sprint heeft voltooid? Dit kan per belanghebbende en functie verschillen. Het opstellen van een communicatieplan waar iedereen zich prettig bij voelt, is cruciaal voor het succes van je project.

Het is belangrijk om hier rekening te houden met de invloed die elke belanghebbende op het project heeft. Zorg ervoor dat alle betrokken directeuren of projectsponsors inzicht hebben in de voortgang van het project en voldoende mogelijkheden krijgen om feedback te geven en betrokken te zijn bij belangrijke besluitvorming die moet plaatsvinden. 

Invloedrijke belanghebbenden hoeven mogelijk niet bij elk dagelijks gesprek over het project betrokken te zijn, maar ze moeten wel regelmatig over de mijlpalen van het project worden geïnformeerd. Het vinden van de juiste balans is hierbij essentieel.

Daarnaast wil je ook documenteren wie verantwoordelijk is voor het bijwerken van de software voor het volgen van de status die je team gebruikt, zoals Jira of Monday, zodat taken altijd up-to-date zijn.

5. Publiceer en deel het plan

Een plan voor het beheer van belanghebbenden kan in veel vormen worden gedocumenteerd, van een eenvoudig Excel- of Google-spreadsheet tot een uitgebreidere grafiek of tabel. Houd het eenvoudig en goed leesbaar, zodat elke belangrijke belanghebbende het gemakkelijk kan openen en volgen.

Publiceer het ingevulde sjabloon voor het beheer van belanghebbenden op een plek waar elk teamlid er toegang toe heeft en het indien nodig kan raadplegen, bijvoorbeeld in een uitgebreidere productbeschrijving of projectdocumentatie. Dit zorgt voor transparantie binnen het team en voorkomt dat er iets over het hoofd wordt gezien. 

6. Vraag om feedback

Verandermanagement is een belangrijk onderdeel van een succesvolle strategie voor het beheer van belanghebbenden. Het kan nodig zijn om je plan aan te passen naarmate je project vordert. 

Misschien willen bepaalde belanghebbenden vaker of minder vaak worden geïnformeerd, of misschien moet iemand extra verantwoordelijkheden op zich nemen om ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt voltooid. Vraag alle belanghebbenden regelmatig om feedback over wat goed werkt en wat moet worden veranderd.

Je kunt feedback verzamelen in de vorm van een specifieke schriftelijke enquête die je verspreidt, of je kunt dit als vast agendapunt opnemen tijdens je dagelijkse of regelmatige stand-ups. Doe wat het beste werkt voor je team en wat de hoogste mate van betrokkenheid van belanghebbenden bij je project stimuleert.

7. Bereid je voor op conflicten

Projecten, zowel groot als klein, hoe belangrijk ze persoonlijk ook voor jou kunnen zijn, zijn misschien niet zo belangrijk voor iemand in een ander team van wie je afhankelijk bent om je deadline te halen. Breng deze tegenstrijdige prioriteiten vooraf in kaart als dat mogelijk is, om te voorkomen dat je hier later in de ontwikkelingscyclus door wordt verrast. 

Je kunt ook in een situatie terechtkomen waarin meerdere teamleden denken dat zij verantwoordelijk moeten zijn voor dezelfde oplevering, of waarin iemand vindt dat zijn of haar rol niet verantwoordelijk zou moeten zijn voor wat aan die persoon is toegewezen. 

Een kick-offvergadering aan het begin van het projectplanningsproces waarin dit soort vragen kan worden besproken, zou deze conflicten moeten oplossen voordat ze überhaupt ontstaan. Bovendien helpt dit je bij het ontwikkelen van een effectiever plan voor het beheer van belanghebbenden en de communicatie.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 beste softwareoplossingen voor het beheer van belanghebbenden

Download ons sjabloon voor een plan voor het beheer van belanghebbenden

Op zoek naar een sjabloon voor een plan voor het beheer van belanghebbenden dat je kunt gaan gebruiken voor je komende projecten? Je vindt hier gratis toegang tot ons sjabloon voor het beheer van belanghebbenden.

In dit voorbeeld hebben we een eenvoudig beheerplan gemaakt in een Google-spreadsheet voor een project waarbij een nieuw ontwerp op de homepage van een website wordt gelanceerd. Het bevat de belangrijkste betrokken belanghebbenden, hun rollen en verantwoordelijkheden, hun mate van interesse, de communicatie frequentie en de communicatiemethode. Je kunt dit gerust aanpassen aan de behoeften van je productteam. 

Zo kopieer en wijzig je het sjabloon voor eigen gebruik in Google Spreadsheets: selecteer Bestand en Een kopie maken om een versie op te slaan in je Google Drive. Als je een kopie wilt downloaden voor gebruik in Excel, selecteer je Bestand en Downloaden en kies je vervolgens de gewenste indeling.

Waarom plannen voor het beheer van belanghebbenden belangrijk zijn

Het opstellen van een samenhangend plan voor het beheer van belanghebbenden biedt verschillende voordelen. Dit document helpt niet alleen om risico's voor je projectplanning te beperken en te verminderen, maar verbetert ook de communicatie tussen alle betrokken belanghebbenden. 

Als je vanaf het begin van een project weet waarvoor elk teamlid verantwoordelijk is, helpt dat om ervoor te zorgen dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien en dat je uiteindelijk een zeer betrokken en gemotiveerd team hebt. 

Wil je meer tips om een effectievere PM te worden? Abonneer je op de nieuwsbrief van The CPO Club.