Hoe je productteams structureert om de output te optimaliseren
Met de succesvolste productteamstructuren kun je nieuwe productfuncties creëren die voldoen aan de behoeften van je klanten en zo snel mogelijk waarde leveren.
Deze teams zijn Agile, begrijpen klantpersona’s, zijn afgestemd op de doelstellingen van de productorganisatie en zijn zo ingericht dat ze de bedrijfsstrategie kunnen realiseren.
Hoewel deze productteams gebruikelijk zijn in start-ups, hebben niet alle productorganisaties optimale productteamstructuren bereikt.
Want more from The CPO Club?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Maak je echter geen zorgen: ik heb volop ervaring met het werken met geweldige (en minder geweldige) productteams. Hier zijn al mijn inzichten en lessen over wat een productteamstructuur geweldig maakt, zodat je sneller succesvol kunt worden.
Waarom zijn productteamstructuren belangrijk?
De manier waarop productteams zijn gestructureerd, maakt een enorm verschil voor de waarde die ze leveren. Met een effectieve productteamstructuur kun je problemen op de best mogelijke manier oplossen, snel leveren en de communicatie binnen je productorganisatie verbeteren.
Als de structuur niet goed is ingericht, kun je te maken krijgen met:
- Spanningen binnen de productorganisatie
- Silo’s in het werk, wat leidt tot meer fouten en langere processen om code te leveren
- Een gebrek aan afstemming over doelstellingen, waardoor de belangrijkste productfuncties niet worden geleverd
- Langere besluitvormingsprocessen
De belangrijkste factoren die bijdragen aan effectieve of ineffectieve productteamstructuren zijn:
- De juiste mensen rond de juiste initiatieven bij elkaar brengen
- Teams de tijd geven om zich te vormen en zichzelf klaar te stomen voor succes
De juiste mensen kiezen voor je productteam
Vooruitblik: sommige rollen zijn echt essentieel voor de productorganisatie en andere juist...niet. Laten we beginnen met de belangrijke mensen.
Welke belangrijke mensen zijn nodig voor een effectieve productteamstructuur?
Geweldige productteams bestaan uit een aantal kernpersonen. Afhankelijk van wat je probeert te leveren en welk Agile-proces je volgt, kunnen ze extra teamleden hebben.
De best presterende productteams waarmee ik heb gewerkt, hadden deze multidisciplinaire teamstructuur:
- Een productmanager (PM)
- Een engineeringmanager
- Vier engineers
- Een testengineer
- Eén UX-ontwerper of productontwerper
- Een analist
De laatste drie rollen (testengineer, UX-ontwerper & analist) kunnen worden uitgevoerd door de PM en de engineers in teams met strengere beperkingen op het gebied van middelen.
PM’s en engineers zijn echter geen specialisten op die gebieden. Dat betekent dat het vervullen van deze rollen ten koste gaat van hun capaciteit voor ander werk, waardoor ze minder kunnen leveren. (Een van de vele uitdagingen van het werken met een onvolledig productteam!)
Daarom raad ik aan om deze afzonderlijke rollen op te nemen in je productteamstructuur. Wanneer deze rollen nauw samenwerken, bijvoorbeeld in een geïntegreerd productteam met gedeelde doelstellingen, verminder je silo’s, versnel je de besluitvorming en realiseer je je initiatieven.
Ik vond het ook nuttig om een afdeling voor gebruikersonderzoek te hebben die de beste benaderingen voor gebruikersonderzoek kan aanbevelen. Gewoonlijk kan gebruikersonderzoek worden uitgevoerd door het productontwikkelingsteam, waardoor het team uit eerste hand inzicht krijgt om aan de behoeften van klanten te voldoen.
Andere traditionele rollen die je mogelijk nodig hebt voor je productontwikkelingsproces
Dit zijn enkele aanvullende mogelijke rollen (die ik eigenlijk niet zou aanraden—sorry SCRUM!):
Een Scrum Master
Mijn persoonlijke voorkeur is om geen Scrum Master te hebben. Ik geloof erin teams in staat te stellen hun eigen belemmeringen weg te nemen en hun eigen problemen op te lossen. Ik weet dat veel mensen nog steeds geloven dat deze rol essentieel is voor het productmanagementteam als ze het SCRUM-productontwikkelingsproces volgen.
Een bedrijfsanalist (BA)
BA’s bestaan om vereisten op te splitsen en gebruikersverhalen te schrijven. Als je een complex project volgt, kan een BA waarde toevoegen door hierbij te helpen. Ik zou echter beargumenteren dat je projectmatig werkt en niet productmatig.
Nogmaals, ik denk dat ingenieurs in staat zijn om vereisten te verzamelen en hun eigen tickets te schrijven. Mijn ervaring is dat dit ingenieurs in staat stelt oplossingen te creëren op basis van hun kennis om de vereisten te begrijpen en deze volledig uit te voeren.
Deze rollen waren een belangrijk onderdeel van het softwareontwikkelingsproces toen mensen Agile begonnen te gebruiken. Veel teams volgen dit proces vandaag de dag nog steeds en hebben een Product Owner, Scrum Master, Businessanalist en ontwikkelingsteam.
Hoewel deze rollen een goede manier kunnen zijn om een team op te starten en het team in staat te stellen de overstap te maken van projectmanagement naar productmanagement, raad ik deze rollen niet aan omdat ik geloof dat ze extra silo's en communicatiepunten binnen een team creëren. Als het team goed is ingericht om de doelen en vereisten te begrijpen en als één geheel te werken, kunnen de teamleden deze rollen gemakkelijk zelf vervullen. Bovendien hebben ze dan het extra voordeel dat ze het volledige proces zelf in eigendom hebben en begrijpen.
Andere rollen die je productontwikkelingsproces ten goede kunnen komen
Een van de belangrijkste nieuwe rollen waar veel over wordt gesproken (voornamelijk in de context van de vraag of deze onderdeel zou moeten zijn van het productteam) is een Productmarketingmanager.
Airbnb heeft onlangs wijzigingen doorgevoerd om de rol van Product Owner samen te voegen met die van Productmarketingmanager. In hun geval stelt dit de Product Owner in staat het end-to-endproces te beheren, van het identificeren van een productkans tot het toezicht houden op de productlancering.
Afhankelijk van de fase waarin je product zich bevindt of de omvang van de rol, kan productmarketingdeskundigheid essentieel zijn om je doelen te bereiken. Als dat het geval is, neem deze deskundigheid dan op in de vaardigheden van je productmanager of breid je productteam uit met een Productmarketingmanager.
Uitgebreide productteams
Productteamstructuren kunnen ook worden uitgebreid naar bredere cross-functionele productteams—hiermee kun je silo's echt verminderen en je doelen realiseren. De sleutel tot het structureren hiervan ligt in het begrijpen van je bedrijfsstrategie en -doelen, en het samenbrengen van de juiste mensen om dit te bereiken.
Deze productteams kunnen op meerdere manieren worden gevormd. Bijvoorbeeld als kernteams of uitgebreide productteams.
Ik heb samengewerkt met productleiders die hun productteams hebben uitgebreid om maximale impact te bereiken door sales, klantervaring of een andere specifieke rol aan hun team toe te voegen. In plaats van dat deze rollen als belanghebbenden optreden, maken ze deel uit van het team met een gedeelde productvisie.
Nogmaals, het doel is altijd om silo's te verminderen en teams rond gemeenschappelijke bedrijfsdoelen te creëren, zodat ze succesvol kunnen zijn.
Je productteams inrichten voor succes
Hoe richt je je productteam daadwerkelijk zo in dat het maximale waarde kan leveren?
Door je productteams effectief in te richten, kun je de kloof overbruggen tussen je productstrategie en daadwerkelijke uitvoering. Je wilt teams creëren die zijn afgestemd op je strategische prioriteiten, zich richten op de juiste meetwaarden en over de juiste vaardigheden beschikken om dit uit te voeren. Bereik je deze zaken, dan komt je strategie tot leven.
1. Stel doelen en meetwaarden vast
Om maximale waarde te leveren, moeten productteams zijn afgestemd op de juiste doelen en meetwaarden.
Productteamstructuren kunnen op verschillende manieren worden ingericht:
- Op basis van een deel van de klantreis/-trechter
- Front-end versus back-end
- Om aan specifieke gebruikersbehoeften te werken (wat betekent dat ze mogelijk binnen meerdere delen van de trechter actief zijn)
- Op basis van een klantsegment
Stel dat je je bedrijfsstrategie kent en weet hoe deze wordt opgesplitst. In dat geval kun je als productleider de beste organisatiestructuur kiezen om de bedrijfsdoelen en meetwaarden die je wilt bereiken uit te voeren.
2. Richt je productteams in met de juiste organisatiestructuur om je doelen te bereiken
Bepalen hoe je je productteams inricht
Afhankelijk van de omvang van je productorganisatie wil je misschien het ‘Spotify-model’ volgen: productsquads, met kleinere teams binnen elke squad.
Het idee achter het Spotify-model is dat je meerdere teams hebt die op één gemeenschappelijk gebied zijn afgestemd, met elk hun eigen productdoel.
Naast de omvang van je productorganisatie hangt je productteamstructuur ook af van de manier waarop je ervoor hebt gekozen je teams op te splitsen voor productsucces.
Als het team zich bijvoorbeeld richt op back-endwerk, heb je mogelijk een meer technische PM nodig om de juiste oplossingen voor problemen te kunnen ontwikkelen.
Als je team voornamelijk op front-end is gericht, kan een toegewijde UX-persoon (gebruikerservaring) en iemand voor analyses echt helpen, omdat zij je kunnen helpen om de juiste productresultaten op de juiste manier te behalen. Zij kunnen je echt helpen bij het uitvoeren van marktonderzoek en het opstellen van een productroadmap waarmee je je verschillende productdoelen kunt bereiken. De productmanager kan nauw met hen samenwerken om een backlog op te stellen en prioriteit te geven aan functies die aansluiten bij de KPI's van het team.
Productteams vormen
De beste manier die ik heb gevonden om productteams te vormen/op te zetten is:
- Informeer iedereen over de doelen voor de volledige productorganisatie voor de komende 6 maanden/het komende jaar
- Laat teamleden weten van welke kleinere teams zij deel zullen uitmaken
- Geef kleine teams/“productsquads” de ruimte om diepgaandere gesprekken te voeren over hun doelen, hoe ze willen werken en of ze met andere teams moeten samenwerken
- Als ze ondersteuning nodig hebben, geef teams dan de ruimte om dit bij de organisatie aan te kaarten
3. Werkwijzen
Productteams werken het best samen wanneer ze de vrijheid krijgen om hun eigen werkwijzen te creëren.
Meestal organiseer ik een startsessie met een team om het volgende te bespreken:
- Werkmethode (SCRUM, Kanban, XP enzovoort).
- Richtlijnen voor het team* (hoe te communiceren, hoe vaak, hoe feedback wordt gegeven, enz.).
- Welke productmanagementtools ze zullen gebruiken.
- Rollen en verantwoordelijkheden binnen het team.
*Door deze vanaf het begin duidelijk en expliciet te maken, leg je een sterke basis van waaruit het team kan gaan werken.
Dit moet een workshop van een volledige dag zijn, zodat het team elkaar echt kan leren kennen en een hechte band kan opbouwen.
Telkens wanneer we een teamlid wisselen, organiseren we een vergelijkbare introductiesessie om diegene op de hoogte te brengen van de genomen beslissingen en ruimte te geven om ideeën aan te dragen over hoe zaken kunnen worden veranderd/verbeterd.
Iedereen betrekken, de teamrollen duidelijk maken en teamleden inspraak geven in de manier waarop het team werkt is essentieel voor productsucces. Het is ook essentieel om mensen deze ruimte te bieden, zodat ze voortdurend mogelijkheden hebben om de samenwerkingsdynamiek te verbeteren.
4. Reflecteren en leren
Dit is een van de meest essentiële elementen voor de prestaties van een productteam. Teams hebben altijd de mogelijkheid nodig om feedback te geven en hun manier van werken te optimaliseren.
De beste manieren voor teams om te reflecteren en te leren zijn:
- Dagelijkse terugblikken: Een reflectie aan het einde van elke dag op wat goed ging en wat beter kon, zodat ze voortdurend kleine veranderingen kunnen aanbrengen om hun prestaties te optimaliseren.
- Terugblikken op specifieke functies: Als nieuwe functies langer duurden dan verwacht of niet de resultaten opleverden waarop je had gehoopt, kun je nagaan waarom dat zo was en of je benodigde iteraties kunt optimaliseren om het de volgende keer beter te doen.
- Een kwartaalreflectie: Dit is een uitstekende gelegenheid om een grotere herstart te maken en te bekijken of je grotere wijzigingen in je methodologie wilt aanbrengen wanneer je aan een nieuwe werkfase begint.
Een nieuw teamlid biedt ook tijd voor reflectie en een frisse blik om te beoordelen wat volgens diegene wel en niet werkt, en je moet altijd openstaan voor die feedback!
Als onderdeel van deze feedback realiseer je je misschien ook dat je niet over de juiste vaardigheden beschikte die nodig waren om je doelen te bereiken. Als dat het geval is, moet dit worden teruggekoppeld aan de organisatie, zodat je de structuur van je productteam kunt bijwerken.
Hoe vaak moeten productteamstructuren veranderen?
Het eenvoudige antwoord is: elke zes maanden tot een jaar.
Het langere antwoord:
De structuren van je productteams moeten niet te vaak veranderen. Teams hebben altijd tijd nodig om zich te ontwikkelen en vorm te krijgen. Hoe vaker je teamstructuren verandert, hoe meer tijd je moet uittrekken om deze veranderingen te laten beklijven.
Je wilt er echter ook voor zorgen dat je de structuren van je productteams vaak genoeg verandert, zodat je over de juiste vaardigheden voor je doelen beschikt.
Ik verwacht dat productteamstructuren elke zes maanden tot een jaar veranderen. Dit geeft je voldoende ruimte om aan je problemen en de huidige onderdelen van je productstrategie te werken, maar stelt je ook in staat om indien nodig te veranderen en naar de juiste doelen toe te werken. Telkens wanneer je vooruitgang boekt op een onderdeel van je productstrategie, kan een herstructurering nodig zijn.
De essentiële ingrediënten voor een effectieve productteamstructuur die daadwerkelijk succesvol is
Er is veel onderzoek gedaan naar disfunctionele teams. Vaak ligt de oorzaak van het falen van teams die ik heb meegemaakt bij:
- Een gebrek aan afstemming vanaf het begin
- Ego's/persoonlijkheidsconflicten
- Een gebrek aan communicatie
Geloof me, deze teams waren voor niemand die erbij betrokken was prettig. Alles voelt er zwaar en moeizaam door, en niemand gaat met plezier naar het werk!
Hoewel ik niet geloof dat al deze problemen kunnen worden opgelost en productteams soms gewoon niet goed samenwerken, zul je blij zijn om te horen dat ik ook het tegenovergestelde heb ervaren.
Zelfs met een diverse mix van persoonlijkheden heb ik met enkele uiterst gemotiveerde, positieve en zorgzame productteams gewerkt, met wie het elke dag een absolute droom was om samen te werken.
Door met meer dan 20 verschillende teams te werken, ontdekte ik dat de essentiële elementen die je de beste kans op succes geven, zijn:
- Psychologische veiligheid: Iedereen behandelt elkaar met respect en kan op een gezonde en productieve manier zijn of haar mening geven
- Afgestemde doelen: Ik heb in teams gewerkt waarin iedereen zijn eigen doelstellingen had (UX-ontwerp, Data, Product, Engineering), en dit kan tot veel conflicten leiden. Het is belangrijk om inzichten vanuit al deze invalshoeken mee te nemen, maar deze moeten wel afgestemd zijn op de algehele missie van het team en de productorganisatie.
- Vertrouwen: Iedereen vertrouwt erop dat de anderen hun werk goed en zo goed mogelijk doen. We zullen elkaar altijd feedback geven en input leveren op elkaars werkgebieden—twee paar ogen zien immers meer dan één als dit op een positieve manier gebeurt en ieders belang vooropstaat.
- Voortdurende communicatie: Binnen het team en met andere onderdelen van de organisatie. Een productteam is slechts één onderdeel van de organisatie. Het komt zelden voor dat een productteam zijn werk volledig geïsoleerd kan uitvoeren. De kans is groot dat het goed moet samenwerken met de rest van de organisatie.
Ga, team!
De structuur van productteams is ontzettend belangrijk om goed in te richten. Deze structuur beïnvloedt niet alleen je vermogen om software te leveren die echt aan de behoeften van klanten voldoet, maar ook de motivatie en het werkplezier van je team (en van de rest van de organisatie!).
De sleutel tot het creëren van effectieve productteamstructuren ligt in het begrijpen van je bedrijfsstrategie en van de manier waarop je teams wilt inrichten om deze uit te voeren. Vervolgens moet je het juiste proces volgen om productteams op te zetten en hun de fundamenten te bieden die ze nodig hebben om de beste kans op succes te hebben.
Als je de juiste mensen en vaardigheden combineert die nodig zijn om je productdoelen te bereiken, en je teams de hulpmiddelen, tijd en ruimte geeft die ze nodig hebben om zich te vormen (en te reflecteren en te leren!), dan zul je erin slagen een uiterst succesvolle productorganisatie te worden.
Veel succes op je reis!
Voor meer inzichten over productmanagement kun je je abonneren op de nieuwsbrief van The CPO Club.
