7-vaiheinen sidosryhmien hallintasuunnitelman opas + mallipohja

Seuraava aloitteesi on siis hyväksytty, olet laatinut kaiken tuot dokumentaation ja olet valmis luovuttamaan sen suunnittelutiimille. 

Hetkinen! Saatat unohtaa kriittisen suunnittelun osa-alueen, joka voi ratkaista työsi onnistumisen tai epäonnistumisen: sidosryhmien hallintasuunnitelman. 

Jotta mikä tahansa projekti voisi onnistua, on määriteltävä selkeästi, kuka vastaa mistäkin, kuka hallinnoi viestintäkanavia ja kuinka paljon vaikutusvaltaa kullakin mukana olevalla tiimin jäsenellä eli ”sidosryhmällä” tulisi olla kussakin tuotekehityksen vaiheessa. Miten sidosryhmien hallintasuunnitelma siis laaditaan, ja miltä hyvä suunnitelma näyttää? 

Jatka lukemista nähdäksesi, kuinka helppoa sellaisen laatiminen seuraavaa tuotealoitettasi varten on.

Mikä on sidosryhmien hallintasuunnitelma?

Projektisi osallistujista käytetään myös nimitystä ”sidosryhmät”, koska heillä on ”panos” tai intressi nähdä projektin etenevän ja onnistuvan. 

Heidän käytännön osallistumisensa itse projektiin riippuu monista tekijöistä, kuten heidän asemastaan yrityksessäsi, erityisestä roolistaan ja niin edelleen. Näiden erojen ymmärtäminen ja dokumentointi yhdessä tiiminä on keskeinen suunnittelutoimenpide, joka tulisi tehdä ennen minkä tahansa merkittävän tuotealoitteen käynnistämistä. 

Sidosryhmien hallintasuunnitelmat ovat virallisia asiakirjoja, jotka tulisi jakaa koko projektitiimin kanssa ja laatia yhteistyössä sen kanssa. Ne sisältävät tietoa siitä, keitä sidosryhmät ovat ja miten he tarkalleen ottaen osallistuvat projektin toteuttamiseen. 

Tuotekehitystiimien yleisiä projektin sidosryhmiä voivat olla: 

• Tuotepäälliköt
• Projektipäälliköt
• Insinöörit tai verkkokehittäjät
• Käyttäjäkokemus- tai visuaaliset suunnittelijat
• Esihenkilöt, johtajat tai projektin toimeksiantaja
• Data-analyytikot

Sidosryhmien hallintasuunnitelmaan listattavat sidosryhmät vaihtelevat suunnittelemasi aloitteen tyypin mukaan. 

Esimerkiksi uuden etusivun suunnittelu vaatisi runsaasti suunnitteluresursseja, kun taas taustajärjestelmän ominaisuus, kuten uusi tietokannan tallennusjärjestelmä, ei välttämättä edellyttäisi lainkaan käyttäjäkokemuksen suunnittelun sidosryhmiä. Tee sidosryhmäluettelostasi projektikohtainen.

Joissakin projekteissa myös ulkoiset sidosryhmät on tarpeen listata. 

Työskentelet esimerkiksi ehkä tuotekumppanuuden parissa ulkoisen yrityksen kanssa, joka esitellään verkkosivustollasi. Varmista, että tunnistat kaikkien ulkoisten ryhmien sidosryhmät, joilla on intressi projektiasi kohtaan, jotta voit viestiä heidän kanssaan tehokkaasti.

Mitä sidosryhmien hallintasuunnitelmaan kuuluu?

Sidosryhmien hallintasuunnitelmasi tarvitsee useita erilaisia tietoja, jotta se voi tehokkaasti edistää projektisi etenemistä. 

Sidosryhmien hallintasuunnitelman keskeisiä osia ovat: 

• Projektin sidosryhmäluettelo: Luettelossa tulisi olla kaikkien niiden tiimin jäsenten nimet, jotka osallistuvat tuotteen jokaiseen kehitysvaiheeseen suunnittelusta julkaisuun. Pyri listaamaan jokainen sidosryhmä erikseen, jos mahdollista, sen sijaan että sisällyttäisit vain laajan ryhmän, kuten ”markkinointitiimin”. 
• Roolit ja vastuut: Luettelo siitä, mitä kultakin sidosryhmältä odotetaan, jotta projekti saadaan päätökseen aikataulussa. Ole mahdollisimman täsmällinen.
• Kiinnostuksen taso: Jokaisella sidosryhmällä on projektiin erilainen kiinnostuksen taso, joka perustuu heidän liiketoimintarooliinsa ja muihin prioriteetteihinsa. Määritä kunkin sidosryhmän kiinnostuksen taso asteikolla ”matala”–”korkea”.
• Viestinnän tiheys ja tapa: Joidenkin sidosryhmien on oltava jatkuvasti yhteydessä kanssasi, jotta projekti onnistuu, kun taas toisille riittää projektin tilanteen viikoittainen tai jopa kuukausittainen päivitys. Määritä myös, miten viestit kunkin sidosryhmän kanssa ja mitä tietoja jaat heidän kanssaan.

Milloin sellainen laaditaan?

Sidosryhmien hallintasuunnitelman laatiminen tiiminä ennen tuotekehityksen alkamista voi olla hyvä tapa varmistaa, että kaikki ovat yhtä mieltä projektia koskevan vastuunsa tasosta ja että jokainen ymmärtää selkeästi, mitä häneltä odotetaan koko kehitysprosessin ajan. 

Ihannetapauksessa sidosryhmien hallinta- ja viestintäsuunnitelma tulisi laatia yhdessä aloituskokouksessa, jossa mahdolliset ristiriidat tai huolenaiheet voidaan käsitellä avoimesti. Tämä lisää tiimin läpinäkyvyyttä ja vahvistaa tiimin jäsenten omistajuuden tunnetta.

Näin laadit sidosryhmien hallintasuunnitelman

1. Tunnista sidosryhmäsi

Laadi sidosryhmäanalyysi ja tunnista kaikki henkilöt, joiden panosta tuotteen julkaisu edellyttää. Kirjoita jokaisen nimi ja rooli johtamissuunnitelmaasi. Varmista myös, että sisällytät mukaan kaikki sidosryhmät, jotka eivät kuulu päivittäin kanssasi työskentelevään tiimiin. 

Et esimerkiksi välttämättä työskentele aina yrityksesi sähköpostimarkkinointitiimin kanssa, mutta tämä tuotejulkaisu saattaa edellyttää sähköpostimarkkinointikampanjaa osana julkaisua. Ota yhteyttä näihin monialaisiin sidosryhmiin mahdollisimman varhain, sillä heillä saattaa jo olla muita prioriteetteja, joiden parissa he työskentelevät muiden tiimien kanssa. 

2. Kirjaa heidän roolinsa ja vastuunsa

Tässä kohdassa kirjaat, mistä kunkin keskeisen sidosryhmän jäsenen vastuulla on huolehtia projektissa. Ole mahdollisimman täsmällinen ja muista dokumentoida jokaisen henkilön kaikki toimitettavat kokonaisuudet. Lisää projektidokumentaation linkit, jos uskot niiden olevan hyödyllisiä kullekin sidosryhmälle, ja sisällytä sekä päivittäiset vastuut, kuten yhteydenpito kanssasi päivittäisissä tilannekatsauksissa, että suuremmat toimitettavat kokonaisuudet, kuten ominaisuuden julkaiseminen tuotantoon. 

Se, mitä tässä dokumentoit, riippuu myös siitä, miten roolit ja vastuut on yrityksessäsi määritelty. Julkisella sektorilla kehitettävillä tuotteilla saattaa olla muodollisempi sidosryhmäjoukko, kun taas yksityisissä yrityksissä luettelo ei välttämättä ole yhtä tarkasti määritelty. 

Suuremmissa yrityksissä liiketoimintatoiminnot, kuten projektinhallinta, tuotehallinta ja data-analytiikka, on todennäköisemmin määritelty selkeästi, kun taas pienemmissä yrityksissä tai startup-yrityksissä nämä roolit voidaan yhdistää jollain tavalla. Voi olla, että yksi henkilö ”hoitaa monia tehtäviä” ja vastaa useista toimitettavista kokonaisuuksista. 

3. Määritä kiinnostuksen taso

Määritä jokaiselle sidosryhmälle kiinnostuksen taso: ”matala”, ”keskitasoinen” tai ”korkea”. Tämä auttaa sinua päättämään, kuinka usein heidän kanssaan viestitään, kuinka paljon yksityiskohtia he tarvitsevat ja kuinka tiiviisti heidät tulisi pitää ajan tasalla projektin tilanteesta. 

Esimerkiksi esihenkilölläsi voi olla projektia kohtaan suuri kiinnostus, mutta häntä ei välttämättä tarvitse ottaa mukaan päivittäiseen viestintään. Hänelle voidaan sen sijaan kertoa projektin etenemisestä viikoittain tai jopa kuukausittain.

4. Kirjaa viestinnän tiheys ja menetelmä

Jatkuva sidosryhmien osallistaminen vaihtelee henkilön roolin ja muiden vastuiden mukaan. Kirjaa jokaisen keskeisen sidosryhmän osalta, kuinka usein viestit hänen kanssaan, mitä kanavaa käytät (Slack, sähköposti, sidosryhmien hallintaohjelmisto jne.) ja mitä viestintä sisältää. 

Annatko heille esimerkiksi vain yleisluontoisen yhteenvedon projektin tilanteesta vai jaatko erittelyn tehtävistä, jotka kehitystiimi on saanut valmiiksi kunkin sprintin aikana? Tämä voi vaihdella sidosryhmän ja hänen tehtäväalueensa mukaan. Viestintäsuunnitelman laatiminen siten, että kaikki ovat siihen tyytyväisiä, on ratkaisevan tärkeää projektisi onnistumisen kannalta.

On tärkeää ottaa tässä huomioon kunkin sidosryhmän vaikutusvalta projektissa. Varmista, että kaikki projektiin osallistuvat johtajat tai projektin toimeksiantajat saavat tietoa projektin etenemisestä ja että heillä on riittävästi mahdollisuuksia antaa palautetta ja osallistua mahdolliseen ylätason päätöksentekoon. 

Vaikutusvaltaisten sidosryhmien ei tarvitse osallistua jokaiseen projektia koskevaan päivittäiseen keskusteluun, mutta heille on tiedotettava projektin virstanpylväistä säännöllisesti. Tasapainon löytäminen on tässä avainasemassa.

Lisäksi kannattaa kirjata, kenen vastuulla on päivittää tiimisi käyttämät tilanteen seurantaan tarkoitetut ohjelmistot, kuten Jira tai Monday, jotta tehtävät ovat aina ajan tasalla.

5. Julkaise ja jaa suunnitelma

Sidosryhmien hallintasuunnitelma voidaan dokumentoida monessa muodossa yksinkertaisesta Excel- tai Google-taulukosta yksityiskohtaisempaan kaavioon tai taulukkoon. Pidä se yksinkertaisena ja helppolukuisena, jotta jokainen keskeinen sidosryhmä voi helposti käyttää sitä ja seurata sitä.

Muista julkaista valmis sidosryhmien hallintasuunnitelmamalli paikassa, jossa jokainen tiimin jäsen voi käyttää sitä ja tutustua siihen tarpeen mukaan, esimerkiksi laajemmassa tuotemäärittelyssä tai projektidokumentaatiossa. Tämä varmistaa läpinäkyvyyden koko tiimissä ja auttaa varmistamaan, ettei mitään jää huomaamatta. 

6. Pyydä palautetta

Muutoshallinta on keskeinen osa onnistunutta sidosryhmien hallintastrategiaa, ja suunnitelmaasi saatetaan joutua hienosäätämään projektin edetessä. 

Jotkut sidosryhmät saattavat haluta saada tietoa useammin tai harvemmin, tai jonkun on ehkä otettava lisävastuuta, jotta projekti saadaan valmiiksi ajoissa. Muista pyytää säännöllisesti palautetta kaikilta sidosryhmiltä siitä, mikä toimii ja mitä pitäisi muuttaa.

Voit kerätä palautetta jakamalla erityisen kirjallisen kyselyn tai ottaa palautteen säännölliseksi aiheeksi päivittäisissä tai muissa säännöllisissä tilannepalavereissa. Toimi tiimillesi parhaiten sopivalla tavalla ja valitse menetelmä, joka kannustaa sidosryhmiä mahdollisimman aktiiviseen osallistumiseen projektiin.

7. Varaudu ristiriitoihin

Suuret ja pienet projektit, riippumatta siitä, kuinka tärkeitä ne ovat sinulle henkilökohtaisesti, eivät välttämättä ole yhtä tärkeitä toiselle tiimille, josta saatat olla riippuvainen määräaikasi saavuttamiseksi. Tunnista nämä ristiriitaiset prioriteetit etukäteen, jos mahdollista, jotta ne eivät pääse yllättämään sinua myöhemmin kehityssyklin aikana. 

Saatat myös joutua tilanteeseen, jossa useat tiimin jäsenet ajattelevat olevansa vastuussa samasta toimitettavasta tuotoksesta tai joku ei ehkä pidä omaa rooliaan vastuullisena hänelle annetusta tehtävästä. 

Aloituskokouksen järjestäminen projektin suunnitteluprosessin alussa, jolloin tällaiset kysymykset voidaan käsitellä, auttaa ratkaisemaan nämä ristiriidat ennen niiden syntymistä ja auttaa sinua laatimaan tehokkaamman sidosryhmien hallinta- ja viestintäsuunnitelman.

Saatat pitää myös tästä: 10 parasta sidosryhmien hallintaohjelmistoa

Hanki sidosryhmien hallintasuunnitelman mallipohjamme

Etsitkö sidosryhmien hallintasuunnitelman mallipohjaa, jota voit alkaa hyödyntää tulevissa projekteissasi? Tutustu ilmaiseen sidosryhmien hallinnan mallipohjaamme täällä.

Tässä esimerkissä olemme luoneet yksinkertaisen hallintasuunnitelman Google Sheets -taulukkoon projektille, jossa verkkosivuston etusivulle julkaistaan uusi ulkoasu. Se sisältää keskeiset projektiin osallistuvat sidosryhmät, heidän roolinsa ja vastuunsa, kiinnostuksen tasonsa, viestintätiheyden sekä viestintämenetelmän. Voit vapaasti muokata sitä tuotetiimisi tarpeisiin sopivaksi. 

Jos haluat kopioida ja muokata mallipohjaa omaa käyttöäsi varten Google Sheetsissä, valitse Tiedosto ja Tee kopio tallentaaksesi version Google Driveesi. Jos haluat ladata kopion Excelissä käytettäväksi, valitse Tiedosto ja Lataa ja valitse sen jälkeen haluamasi muoto.

Miksi sidosryhmien hallintasuunnitelmat ovat tärkeitä

Yhtenäisen sidosryhmien hallintasuunnitelman laatimisesta on useita hyötyjä. Tämä asiakirja ei ainoastaan auta rajoittamaan ja vähentämään projektin aikatauluihin kohdistuvia riskejä, vaan se myös parantaa kaikkien projektiin osallistuvien sidosryhmien välistä viestintää. 

Kun jokaisen tiimin jäsenen vastuut ovat tiedossa projektin alusta alkaen, voidaan varmistaa, ettei mikään yksityiskohta jää huomaamatta ja että tiimisi pysyy erittäin sitoutuneena ja motivoituneena. 

Haluatko lisää vinkkejä, joiden avulla voit olla tehokkaampi projektipäällikkö? Tilaa The CPO Clubin uutiskirje.