Kuinka jäsentää tuotetiimit tuotoksen optimoimiseksi

Menestyksekkäimpien tuotetiimien rakenteiden avulla voit luoda uusia tuoteominaisuuksia, jotka vastaavat asiakkaidesi tarpeisiin, ja toimittaa arvoa mahdollisimman nopeasti.

Nämä tiimit ovat ketteriä, ymmärtävät asiakaspersoonia, ovat linjassa tuoteorganisaation tavoitteiden kanssa ja on rakennettu toteuttamaan liiketoimintastrategiaa.

Vaikka tällaiset tuotetiimit ovat tyypillisiä startup-yrityksissä, kaikki tuoteorganisaatiot eivät ole saavuttaneet optimaalisia tuotetiimien rakenteita.

Älä kuitenkaan huolehdi, sillä minulla on runsaasti kokemusta mahtavien (ja vähemmän mahtavien) tuotetiimien kanssa työskentelystä. Tässä ovat kaikki näkemykseni ja oppini siitä, mikä tekee tuotetiimin rakenteesta mahtavan, jotta voit nopeuttaa matkaasi kohti menestystä.

Miksi tuotetiimien rakenteet ovat tärkeitä?

Tuotetiimien rakenteella on suuri vaikutus siihen, kuinka paljon arvoa ne tuottavat. Tehokas tuotetiimin rakenne auttaa ratkaisemaan ongelmat parhaalla tavalla, toimittamaan nopeasti ja parantamaan viestintää tuoteorganisaatiossasi.

Jos rakenne on virheellinen, seurauksena voi olla:

• Jännitteitä tuoteorganisaatiossa
• Työskentelyn siiloutumista, mikä tarkoittaa useampia virheitä ja pidempiä prosesseja koodin toimittamisessa
• Tavoitteiden koordinoinnin puutetta, minkä seurauksena tärkeimpiä tuoteominaisuuksia ei toimiteta
• Pidempiä päätöksentekoprosesseja

Tehokkaisiin tai tehottomiin tuotetiimien rakenteisiin vaikuttavat eniten:

• Oikeiden ihmisten kohdentaminen oikeiden hankkeiden ympärille
• Tiimeille annettu aika muodostua ja luoda edellytykset menestykselle

Oikeiden ihmisten valitseminen tuotetiimiisi

Juonipaljastus: jotkin roolit ovat tuoteorganisaatiolle todella elintärkeitä, kun taas jotkin eivät...ole. Aloitetaan tärkeistä henkilöistä.

Keitä tarvitaan tehokkaaseen tuotetiimin rakenteeseen?

Mahtavat tuotetiimit koostuvat muutamasta ydinihmisestä. Niissä voi olla myös muita tiimin jäseniä riippuen siitä, mitä yrität toimittaa ja mitä ketterää prosessia noudatat.

Parhaiten suoriutuneilla tuotetiimeillä, joiden kanssa työskentelin, oli tämä monialainen tiimirakenne:

• Tuotepäällikkö (PM)
• Tekniikkapäällikkö
• Neljä ohjelmistokehittäjää
• Testausinsinööri
• Yksi käyttöliittymäsuunnittelija tai tuotesuunnittelija
• Analyytikko

PM ja tiimien ohjelmistokehittäjät voivat hoitaa kolme jälkimmäistä roolia (testausinsinööri, käyttöliittymäsuunnittelija & analyytikko) tiukempien resurssirajoitusten alaisissa tiimeissä. 

PM:t ja ohjelmistokehittäjät eivät kuitenkaan ole näiden alojen asiantuntijoita. Näiden roolien hoitaminen vie aikaa heidän muulta työltään, joten he eivät pysty toimittamaan yhtä paljon. (Tämä on yksi monista puutteellisen tuotetiimin kanssa työskentelyn haasteista!)

Siksi suosittelen sisällyttämään nämä yksittäiset roolit tuotetiimin rakenteeseen. Kun nämä roolit toimivat tiiviissä yhteistyössä, esimerkiksi integroidussa tuotetiimissä, jolla on yhteiset tavoitteet, vähennät siiloja, nopeutat päätöksentekoa ja saavutat hankkeesi tavoitteet. 

Pidin myös hyödyllisenä käyttäjätutkimusosastoa, joka voi suositella parhaita lähestymistapoja käyttäjätutkimukseen. Yleensä tuotteen kehitystiimi voi toteuttaa käyttäjätutkimuksen, jolloin se saa ensikäden tietoa asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi.

Muita perinteisiä rooleja, joita saatat tarvita tuotekehitysprosessissasi

Tässä on muutamia muita mahdollisia rooleja (joita en itse asiassa suosittelisi – anteeksi SCRUM!):

Scrum Master 

Henkilökohtainen mieltymykseni on, että ei käytetä Scrum Masteria. Uskon, että tiimeille tulee antaa valtuudet poistaa omat esteensä ja ratkaista omat ongelmansa. Tiedän, että monet uskovat edelleen tämän roolin olevan välttämätön tuotteenhallintatiimille, jos se noudattaa SCRUM-tuotekehitysprosessia.

Liiketoiminta-analyytikko (BA)

BA:t pilkkovat vaatimuksia ja kirjoittavat käyttäjätarinoita. Jos toteutat monimutkaista projektia, BA voi tuoda lisäarvoa auttamalla tässä. Väittäisin kuitenkin, että toimit projektitilassa etkä tuotetilassa. 

Jälleen kerran uskon, että insinöörit pystyvät keräämään vaatimukset ja kirjoittamaan omat työtehtävänsä. Kokemukseni mukaan tämä antaa insinööreille mahdollisuuden luoda ratkaisuja, jotka perustuvat heidän ymmärrykseensä vaatimuksista, ja toteuttaa ne kokonaisuudessaan.

Nämä roolit olivat keskeinen osa ohjelmistokehitysprosessia, kun ihmiset alkoivat käyttää ketterää kehitystä. Monet tiimit noudattavat tätä prosessia edelleen ja niissä on tuoteomistaja, Scrum Master, liiketoiminta-analyytikko ja kehitystiimi.

Vaikka nämä roolit voivat olla hyvä tapa käynnistää tiimin toiminta ja auttaa sitä siirtymään projektinhallinnasta tuotepohjaiseen johtamiseen, en suosittele näitä rooleja, koska uskon niiden luovan tiimiin lisää siiloja ja viestintäpisteitä. Jos tiimi on rakennettu oikein ymmärtämään tavoitteet ja vaatimukset ja työskentelemään yhtenä yksikkönä, se voi helposti hoitaa nämä roolit itse ja samalla hyötyä siitä, että se omistaa ja ymmärtää koko prosessin täysin.

Muut roolit, jotka voivat hyödyttää tuotekehitysprosessiasi

Yksi keskeisistä uusista rooleista, joista puhutaan paljon (pääasiassa siinä yhteydessä, pitäisikö niiden kuulua tuotetiimiin), on tuotemarkkinointipäällikkö.

Airbnb teki hiljattain muutoksia yhdistääkseen tuoteomistajan ja tuotemarkkinointipäällikön roolit. Heidän tapauksessaan tämä antaa tuoteomistajalle mahdollisuuden hallita päästä päähän ulottuvaa prosessia aina tuoteidean tunnistamisesta tuotteen lanseerauksen valvontaan asti.

Tuotteesi vaiheesta tai roolin laajuudesta riippuen tuotemarkkinoinnin osaaminen voi olla olennaista tavoitteidesi saavuttamiseksi. Jos näin on, sisällytä tämä osaaminen tuotepäällikön taitovalikoimaan tai laajenna tuotetiimiäsi ottamalla siihen mukaan tuotemarkkinointipäällikkö.

Laajennetut tuotetiimit

Tuotetiimien rakenteita voidaan myös laajentaa laajemmiksi monialaisiksi tuotetiimeiksi — tämä auttaa todella vähentämään siiloja ja toteuttamaan tavoitteesi. Näiden tiimien rakenteen perustana on liiketoimintastrategian ja tavoitteiden ymmärtäminen sekä oikeiden ihmisten kohdistaminen niiden saavuttamiseksi. 

Näitä tuotetiimejä voidaan muodostaa monin eri tavoin. Esimerkkejä ovat ydintiimit ja laajennetut tuotetiimit.

Olen työskennellyt tuotejohtajien kanssa, jotka ovat laajentaneet tuotetiimejään maksimaalisen vaikutuksen saavuttamiseksi lisäämällä tiimiinsä myynnin, asiakaskokemuksen tai jonkin muun räätälöidyn roolin edustajan. Sen sijaan, että nämä roolit toimisivat sidosryhminä, ne toimivat osana tiimiä, jolla on yhteinen tuotevisio.

Tavoitteena on jälleen aina vähentää siiloja ja luoda yhteisten liiketoimintatavoitteiden ympärille tiimejä, jotta ne voivat menestyä.

Tuotetiimien valmistaminen menestystä varten

Miten tuotetiimi käytännössä rakennetaan niin, että se voi tuottaa mahdollisimman paljon arvoa?

Tuotetiimien tehokas rakentaminen auttaa yhdistämään tuotestrategian ja käytännön toteutuksen. Tavoitteena on luoda tiimejä, jotka ovat linjassa strategisten prioriteettien kanssa, keskittyvät oikeisiin mittareihin ja joilla on tarvittavat taidot niiden toteuttamiseen. Kun saavutat nämä asiat, strategiasi herää eloon.

1. Aseta tavoitteet ja mittarit

Jotta tuotetiimit voivat tuottaa mahdollisimman paljon arvoa, niiden on oltava linjassa oikeiden tavoitteiden ja mittareiden kanssa.

Tuotetiimien rakenteet voidaan suunnitella tuottamaan tuloksia eri tavoin:

• Asiakaspolun/suppilon osaan perustuen
• Edustaan ja taustajärjestelmään perustuen
• Tiettyjen käyttäjätarpeiden parissa työskentelyyn perustuen (eli ne voivat toimia suppilon useissa eri osissa)
• Asiakassegmenttiin perustuen

Jos tunnet liiketoimintastrategiasi ja tiedät, miten se puretaan osiin, voit tuotepäällikkönä valita parhaan organisaatiorakenteen niiden liiketoimintatavoitteiden ja mittareiden saavuttamiseksi, joihin pyrit.

2. Rakenna tuotetiimisi käyttämällä oikeaa organisaatiorakennetta tavoitteidesi saavuttamiseksi

Tuotetiimien rakennustavan päättäminen

Tuoteorganisaatiosi koosta riippuen saatat haluta noudattaa ”Spotify-mallia” — tuotteen ”ryhmiä”, joiden sisällä on pienempiä tiimejä.

Spotify-mallin ajatuksena on, että sinulla on useita yhteisen alueen ympärille linjattuja tiimejä, joilla on lisäksi omat tuotetavoitteensa.

Tuoteorganisaatiosi koon lisäksi tuotetiimisi rakenne riippuu myös siitä, miten olet päättänyt jakaa tiimisi tuotteen menestyksen saavuttamiseksi.

Jos tiimi keskittyy esimerkiksi taustajärjestelmätyöhön, saatat tarvita teknisemmin suuntautunutta tuotepäällikköä, jotta voit tuottaa oikeanlaisia ratkaisuja ongelmiin.

Jos tiimisi on etupainotteinen, omistautunut UX- (käyttäjäkokemus) ja analytiikka-asiantuntija voi olla suureksi avuksi, sillä hän voi auttaa teitä saavuttamaan oikeat tuotetulokset oikealla tavalla. Hän voi auttaa teitä tekemään markkinatutkimusta ja laatimaan tuotestrategian, jonka avulla saavutetaan erilaiset tuotetavoitteet. Tuotepäällikkö voi työskennellä läheisesti heidän kanssaan työjonon laatimiseksi ja priorisoida ominaisuuksia niin, että ne vastaavat tiimin suorituskykyindikaattoreita.

Tuotetiimien muodostaminen

Paras tapa, jonka olen löytänyt tuotetiimien muodostamiseen ja perustamiseen, on seuraava:

• Kertokaa kaikille koko tuoteorganisaation seuraavan kuuden kuukauden tai vuoden tavoitteet
• Kertokaa tiimin jäsenille, mihin pienempiin tiimeihin he tulevat kuulumaan
• Antakaa pienille tiimeille eli ”tuoteryhmille” mahdollisuus keskustella syvällisemmin tavoitteistaan, työskentelytavoistaan ja siitä, tarvitsevatko ne yhteistyötä muiden tiimien kanssa
• Jos tiimit tarvitsevat tukea, antakaa niille tilaa kertoa siitä liiketoiminnalle

3. Työskentelytavat

Tuotetiimit tekevät parhainta yhteistyötä, kun niillä on valtuudet luoda omat työskentelytapansa.

Yleensä järjestän tiimin kanssa aloitustilaisuuden, jossa käsitellään seuraavat asiat:

• Työnkulku (SCRUM, Kanban, XP jne.).
• Tiimin ohjeet* (miten viestitään, kuinka usein ja miten palautetta annetaan, jne.).
• Mitä tuotehallinnan työkaluja he käyttävät.
• Tiimin roolit ja vastuut.

*Kun nämä asiat tehdään selkeiksi ja ilmaistaan yksiselitteisesti alussa, tiimille luodaan vahva perusta, jolta työskentely voidaan aloittaa.

Tämän tulisi olla koko päivän kestävä työpaja, jotta tiimin jäsenet voivat todella tutustua toisiinsa ja luoda yhtenäisen siteen.

Aina kun tiimin jäsen vaihtuu, järjestämme vastaavan perehdytystilaisuuden, jossa uusi jäsen perehdytetään tehtyihin päätöksiin ja hänelle annetaan mahdollisuus esittää ajatuksia siitä, miten asioita voitaisiin muuttaa tai parantaa.

Kaikkien osallistaminen, tiimin roolien selkeyttäminen ja tiimin jäsenten mahdollisuus vaikuttaa siihen, miten tiimi toimii ovat olennaisia tuotteen menestyksen kannalta. On myös tärkeää tarjota ihmisille tällainen tila, jotta heillä on jatkuvasti mahdollisuuksia parantaa tiimin yhteistyön dynamiikkaa.

4. Pohdi ja opi

Tämä on yksi tuotetiimin suorituskyvyn olennaisimmista osa-alueista. Tiimit tarvitsevat aina mahdollisuuden antaa palautetta ja optimoida työskentelytapojaan.

Parhaita tapoja tiimeille pohtia ja oppia ovat:

• Päivittäiset retrospektiivit: Jokaisen päivän lopussa tehtävä arvio siitä, mikä sujui hyvin ja mitä voitaisiin parantaa, jotta suorituskykyä voidaan jatkuvasti optimoida pienillä muutoksilla.
• Yksittäisten ominaisuuksien retrospektiivit: Jos uusien ominaisuuksien toteuttaminen kesti odotettua kauemmin tai ne eivät saavuttaneet toivottuja tuloksia, voitte pohtia, miksi näin kävi ja voisitteko optimoida tarvittavia iteraatioita parantaaksenne lopputulosta seuraavalla kerralla.
• Neljännesvuosittainen arviointi: Tämä on hyvä tilaisuus tehdä suurempi uudelleenarviointi ja pohtia, haluatteko tehdä menetelmiinne laajempia muutoksia siirtyessänne uuteen työskentelyvaiheeseen.

Uusi tiimin jäsen tarjoaa myös aikaa pohdinnalle ja uuden näkökulman sen arvioimiseen, mikä hänen mielestään toimii ja mikä ei. Tällaiselle palautteelle kannattaa aina olla avoin!

Osana tätä palautetta saatatte myös huomata, ettei teillä ollut tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavia oikeita osaamisalueita. Jos näin on, asiasta tulisi kertoa liiketoiminnalle, jotta voitte päivittää tuotetiimin rakennetta.

Kuinka usein tuotetiimien rakenteita tulisi muuttaa?

Yksinkertainen vastaus on kuuden kuukauden tai vuoden välein.

Pidempi vastaus:

Tuotetiimien rakenteita ei pitäisi muuttaa liian usein. Tiimit tarvitsevat aina aikaa vakiintuakseen ja muodostuakseen. Mitä useammin muutatte tiimien rakenteita, sitä enemmän aikaa tarvitsette, jotta nämä muutokset ehtivät vakiintua.

Toisaalta haluatte myös varmistaa, että muutatte tuotetiimien rakenteita riittävän usein, jotta teillä on tavoitteidenne saavuttamiseen tarvittavat oikeat osaamisalueet.

Odotan tuotetiimien rakenteiden muuttuvan kuuden kuukauden tai vuoden välein. Tämä antaa teille riittävästi aikaa työskennellä ongelmienne ja tuotestrategianne nykyisten osa-alueiden parissa, mutta mahdollistaa myös muutosten tekemisen tarvittaessa oikeiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Aina kun edistytte yhdessä tuotestrategianne osa-alueessa, saatatte tarvita uudelleenjärjestelyä.

Tehokkaan tuotetiimirakenteen olennaiset ainekset todellisen menestyksen saavuttamiseksi

Toimimattomista tiimeistä on tehty paljon tutkimusta. Usein kun olen nähnyt tiimien epäonnistuvan, syynä on ollut:

• Yhteisen linjauksen puute alusta alkaen
• Egojen ja persoonallisuuksien yhteentörmäykset
• Viestinnän puute

Usko pois, tällaiset tiimit eivät ole olleet miellyttäviä kenellekään osalliselle. Kaikki tuntuu raskaalta työltä, eikä kukaan nauti töihin menemisestä!

Vaikka en usko, että kaikkia näitä ongelmia voidaan ratkaista ja joskus tuotetiimit eivät vain toimi yhdessä, ilahdut varmasti kuullessasi, että olen kokenut myös täysin päinvastaista. 

Olen työskennellyt monenlaisten persoonallisuuksien kanssa ja joidenkin erittäin motivoituneiden, positiivisten ja välittävien tuotetiimien kanssa, joiden kanssa työskentely on ollut joka päivä aivan unelmaa.

Työskenneltyäni yli 20 erilaisen tiimin kanssa olen havainnut seuraavat keskeiset tekijät, jotka antavat parhaat mahdollisuudet onnistua:

• Psykologinen turvallisuus: Kaikki kohtelevat toisiaan kunnioittavasti ja voivat ilmaista mielipiteensä terveellä ja rakentavalla tavalla
• Yhteiset tavoitteet: Olen ollut tiimeissä, joissa kaikilla on omat tavoitteensa (UX-suunnittelu, data, tuote, ohjelmistokehitys), ja tämä voi aiheuttaa paljon ristiriitoja. On tärkeää ottaa huomioon näkökulmat kaikista näistä suunnista, mutta niiden on oltava linjassa tiimin ja tuoteorganisaation yleisen mission kanssa.
• Luottamus: Kaikki luottavat siihen, että muut hoitavat työnsä hyvin ja parhaansa mukaan. Annamme silti aina palautetta ja näkemyksiä toistemme vastuualueista – onhan neljä silmää parempi kuin kaksi kun tämä tehdään rakentavalla tavalla ja kaikkien etu sydämessä.
• Jatkuva viestintä: Tiimin sisällä ja​ organisaation muiden osa-alueiden kanssa​. Tuotetiimi on vain yksi organisaation osa. On harvinaista, että tuotetiimi pystyy tekemään työnsä täysin eristyksissä. On erittäin todennäköistä, että sen on tehtävä hyvää yhteistyötä muun organisaation kanssa. 

Hyvä, tiimi!

Tuotetiimien rakenteet on erittäin tärkeää suunnitella oikein. Ne eivät vaikuta ainoastaan kykyysi julkaista ohjelmistoja, jotka todella vastaavat asiakkaiden tarpeisiin, vaan myös tiimisi (ja muun liiketoiminnan!) motivaatioon ja tyytyväisyyteen.

Tehokkaiden tuotetiimirakenteiden luomisen avain on liiketoimintastrategiasi ymmärtämisessä ja siinä, miten haluat muodostaa tiimit toteuttamaan sitä. Tämän jälkeen on noudatettava oikeaa prosessia tuotetiimien perustamiseksi ja niiden varustamiseksi perustuksilla, joita ne tarvitsevat parhaiden onnistumismahdollisuuksien saavuttamiseksi.

Jos yhdistät oikeat ihmiset ja tuotetavoitteidesi saavuttamiseen tarvittavat taidot sekä annat tiimeillesi niiden tarvitsemat työkalut, ajan ja tilan muodostua (sekä pohtia ja oppia!), onnistut rakentamaan erittäin menestyvän tuoteorganisaation.

Onnea matkallesi!

Jos haluat lisää näkemyksiä tuotteenhallinnasta, tilaa The CPO Clubin uutiskirje.