Cómo Implementar la Gestión Ágil de Portafolio

Elementos más importantes de la gestión ágil de portafolios de productos

Si estás considerando implementar un software ágil para ayudar con la planificación de portafolios y la gestión de productos, deberás asegurarte de cubrir estos elementos en tu planificación:

• Definir los objetivos de un proyecto y establecer una estrategia (normalmente implementando una hoja de ruta del portafolio)
• Identificar y ayudar a tu equipo a comprender las necesidades del cliente
• Crear un esquema y asignar tareas a cada departamento implicado en el proyecto
• Detectar problemas con tu producto o servicio a través de la clasificación de errores, mejorando así el ciclo de vida del producto

¿Por qué Ágil es mejor que los métodos tradicionales?

Una de las mayores diferencias entre la gestión ágil de portafolios y los métodos tradicionales es la flexibilidad. Ágil es justamente eso: ágil. Es difícil, en muchos métodos tradicionales, realizar cambios durante la vida de un proyecto. Pero si utilizas un método y software de portafolio ágil, puedes acomodar solicitudes de clientes o ajustes de inventario a lo largo de cada proyecto.

Además, Ágil facilita la comunicación de tu equipo entre varios departamentos. Si usas un método tradicional, tus empleados podrían tener que encadenar correos electrónicos o llamadas telefónicas para seguir los avances del proyecto. Pero un sistema de gestión ágil de portafolios mantiene a todos al corriente del estado de cada proyecto, desde la fase de diseño hasta la gestión del proyecto y su finalización.

Principios de la gestión ágil de portafolios de productos

Tu negocio necesita las mejores herramientas de gestión de portafolios para ofrecer siempre resultados excelentes y mantenerse por delante de la competencia. Pero antes de implementar la gestión ágil de portafolios de productos en tu empresa, debes comprender los principios:

1. Prueba, aprende y adapta: Para seguir avanzando, tu empresa debe buscar constantemente la innovación. Ya sea creando nuevos productos o mejorando procesos actuales, la metodología ágil enfatiza la necesidad de probar ideas, aprender de los errores y hacer adaptaciones. En este sentido, piensa en cómo podrías usar la IA en la gestión de portafolios de productos.
2. Escalar la transparencia: La transparencia es un principio ágil vital, porque los problemas no pueden ser solucionados si no se comunican. Es especialmente importante cuando se utiliza un marco ágil escalado como Scrum o la gestión lean de portafolios, donde muchos equipos pequeños deben informar honestamente al jefe de proyecto o de portafolio.
3. Experimentación continua: La experimentación continua supervisa y prueba elementos del producto a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Al integrar esta práctica en tu gestión ágil del portafolio, puedes identificar y ajustar rápidamente los posibles problemas antes de que ocurran, asegurando la entrega exitosa del producto.

Objetivos de la gestión ágil de portafolios de productos

Aunque los objetivos cambian un poco según tu industria y las particularidades de tu empresa, lo más probable es que tu objetivo principal sea ofrecer resultados de calidad para mantener a tus clientes satisfechos y hacer crecer tu negocio.

La gestión ágil de carteras tiene el mismo objetivo principal. Cuando implementas con éxito la metodología Ágil, tu equipo puede asumir proyectos cada vez más difíciles y complejos, y ofrecer a tus clientes productos excepcionales.

Aumenta la eficiencia

Tu cartera de productos crece cada vez que asumes un nuevo cliente o creas un nuevo producto. Y tu equipo necesita mantenerse organizado y comunicado para poder ofrecer resultados y satisfacer a tus clientes. La gestión ágil de carteras aumenta la eficiencia desde el principio: identificando los roles y responsabilidades de tu equipo.

A veces, los empleados pueden confundirse sobre qué tareas deben completar para un proyecto en particular. ¿Cuáles son las responsabilidades de un product owner en comparación con un product manager? ¿Quién organiza el inventario o la logística de la cadena de suministro? ¿Y cómo se mantiene a todos actualizados sobre las comunicaciones y cambios del cliente? La gestión ágil de carteras responde a todas estas preguntas antes de que siquiera se hagan.

Reduce el riesgo

Desarrollar nuevos productos probablemente sea uno de tus objetivos estratégicos. Pero los nuevos productos conllevan ciertos riesgos. Es parte de hacer negocios y de expandir tu cartera de productos.

La gestión ágil de carteras de productos puede ayudar a reducir tus riesgos gestionando los costes e incluso identificando la demanda del mercado. En otras palabras, Ágil no solo ayuda a hacer crecer tu negocio, ¡también ayuda a protegerlo!

Asegura la capacidad de entrega

Dado que la gestión ágil de carteras divide cada proyecto en una serie de tareas, hace que cada proyecto sea más predecible. Puedes supervisar de cerca tus entregables a lo largo de cada proyecto. Esto te ayuda a garantizar que tus entregables sean previsibles. Sabrás cuánto inventario tienes entrante y saliente y recibirás alertas si cambian los requisitos de entrega del cliente.

Cómo implementar la gestión ágil de carteras de productos en tu organización

Tu organización merece las mejores herramientas para ayudarte a tener éxito. Los miembros de tu equipo de proyectos son los expertos en sus áreas. Así que ayúdales a sobresalir dándoles una forma fácil de comunicarse, organizarse y delegar. En otras palabras, ¡proporciónales la metodología Ágil!

Pero, ¿cómo implementas la gestión ágil de carteras de productos? ¿Cómo preparas a tu equipo para el cambio y qué errores debes evitar? Afortunadamente, las respuestas son más sencillas de lo que crees.

Decide si comprar o construir tu marco de trabajo

Scrum y scaled Agile framework son dos ejemplos de marcos de gestión de proyectos predefinidos. Es decir, toda la estructura ya viene diseñada. Está listo para ser usado cuando adquieres el software. Por el contrario, también puedes optar por construir tu propio marco personalizado.

No hay una respuesta fácil sobre cuál es mejor. En última instancia, dependerá de tu empresa y sus necesidades específicas. Sin embargo, hay algunos factores a considerar, como el tiempo y el dinero que tienes para implementarlo. Un marco personalizado requerirá menos trabajo inicial para ponerse en marcha, pero necesitará tiempo y dinero para evolucionar y añadir funcionalidades. No obstante, ofrece mayor flexibilidad si aún no sabes exactamente qué características vas a necesitar.

Crea una estrategia de implementación

Una vez que hayas elegido un marco de gestión de carteras, debes definir cómo lo integrarás en tu modelo de negocio actual. ¿Cuánto tiempo crees que tomará? ¿Qué empleados migrarán primero al nuevo modelo y cómo colaborarán con tus equipos tradicionales? Esto también incluye anticipar dónde puede haber dificultades con Ágil y preparar un plan para prevenir o resolver esos problemas. 

El enfoque Ágil ya promueve la flexibilidad y la transparencia, así que habla con tu equipo sobre los retos que prevén. Asegúrate de que haya una comunicación clara y organizada sobre cómo se realizará la integración. Ofrece formación en cualquier herramienta nueva, como un software Kanban que vaya a implementarse. Es mejor planificar sólo un proyecto para empezar, para no sobrecargarte a ti ni a tu equipo de trabajo. Ágil se trata de flexibilidad y organización; empieza a ser flexible y organizado incluso antes de implementarlo.

Prepara a tu organización para los nuevos procesos

Aunque la comunicación sea transparente, puede que a tu empresa le lleve algún tiempo adoptar la metodología Ágil. Es un cambio de cultura, y todos en tu organización —desde los directivos hasta el equipo de proyectos— deben entusiasmarse con este cambio para que funcione.

Asegúrate de motivar a tu equipo durante el proceso de implementación e incluso en los primeros proyectos. Trabajar en un nuevo sistema no siempre es fácil, y es normal experimentar un período de adaptación. Ten paciencia y apoya a tus empleados si sienten frustración. Una vez que se acostumbren al nuevo marco, su trabajo será mucho más fácil.

Triunfa con la gestión ágil de carteras

Cuando planifiques tu implementación ágil, lo más importante a evitar son las preguntas sin respuesta. Debes afrontar la implementación con entregables y expectativas claras. Aquí tienes algunos consejos:

• Defina sus metas y objetivos.
• Establezca un cronograma para la implementación.
• Colabore con los empleados clave para averiguar qué preguntas e inquietudes tienen y luego busque respuestas y soluciones.
• Delegue tareas a su equipo para garantizar que el proyecto se complete exitosamente.

Implementar la gestión ágil de portafolio puede aportar grandes beneficios a su empresa. Solo tiene que asegurarse de hacerlo de la manera correcta.

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