Zorlu Paydaşlarla Çalışan Ürün Yöneticileri İçin Hayatta Kalma Rehberi

Mükemmel bir dünyada, tüm çalışma arkadaşlarımızla kusursuz bir profesyonel uyum içinde olurduk. Ama ne yazık ki dünya mükemmel değil; mükemmele yakın bile sayılmaz. Neyse ki, bazı paydaşlarla diğerlerine kıyasla daha az uyumlu olsanız bile kişilik çatışmasının üstesinden gelmek ve ilerlemenin bir yolunu bulmak neredeyse her zaman mümkündür.

İşte en zor ekip arkadaşlarınızla onlara karşı değil, onlarla birlikte çalışırken en yararlı bulduğum ipuçları.

Ekibinizi Kuzey Yıldızınıza Erken ve Sık Sık Yönlendirin

Kuzey Yıldızınızın tam olarak nelerden oluşması gerektiğini size söylemek için burada değilim; ancak bir Kuzey Yıldızına ihtiyacınız olduğunu söylemek için buradayım. Ekibinizin açıkça tanımlanmış, ilham veren bir tasavvuru, amacı veya var olma nedeni yoksa yönünü kaybeder. 

Kuzey Yıldızı olmadan ekipler kendilerini sürekli yeniden ayarlamak ve yeniden yönlendirmek zorunda kalır; böylece ilerideki rotayı belirlemek ve yeni bir şey inşa etmek için harcanabilecek değerli enerjiyi tüketirler. 

Kuzey Yıldızınız ekibinizin uyum sağlamasına, ivme kazanmasına ve iş birliğini güçlendirmesine yardımcı olur. Bu çalışmalar, mecazi teleskobu doğru yöne çevirmeye yardımcı olabilir.

Görsel hâle getirin 

Bir Kuzey Yıldızı tanımladıktan sonra, ekibinizin sık sık başvurabileceği bir tür belgeye (herhangi bir tür olabilir!) mutlaka kaydedin. Kelimelerin tek başına yetersiz kaldığı durumlarda görseller ortak bir anlayış oluşturur. 

Ekibinizin ulaşmaya çalıştığı Kuzey Yıldızını temsil edecek bir belge oluşturun. Bu, ekibe ilham vermek için bir tasarımcı tarafından hazırlanmış bir tasarım veya hedef müşterinizin hayatının çalışmalarınız sonucunda nasıl dönüşeceğini gösteren bir hikâye panosu olabilir. Henüz görselleriniz yoksa ancak bir vizyon bildiriminiz, OKR'larınız, KPI'larınız ya da ekibinizi geleceğe dair ortak bir anlayışa yönlendirecek başka bir yönteminiz varsa bunları basit ve görsel bir belgeye ekleyin.

Ekibinize başını kaldırıp bakmasını hatırlatın

Günlük hayatımızın ayrıntıları içinde kaybolup gökyüzünün büyüsüne bakmayı unutabildiğimiz gibi, ekibiniz de işlerine kendini kaptırıp amacını gözden kaçırabilir.

Yön eksikliği, ekiplerin farklı yönlere çekiştiren insanlarla veya ortak bir hedefe doğru ilerleme kaydedemeden tıkanıp kalmasıyla sonuçlanmasının başlıca nedenlerinden biridir. Peki, insanların yönlerini korumalarını nasıl sağlayabilirsiniz? Toplantılara Kuzey Yıldızınızı gözden geçirerek başlayın.  

Planlama ve değerlendirme toplantılarına sürekli olarak Kuzey Yıldızınızı hatırlatarak başladığınızda ekibiniz nereye yöneldiğine dair ortak bir anlayışı korur. Bu, ortak bir amaç duygusuna da katkıda bulunarak önünüzdeki işe enerji ve anlam kazandırır. Ayrıca ekiplere Kuzey Yıldızlarını hatırlatmak, raydan çıkaran soru ve konuşmaları yeniden yönlendirmeye yardımcı olabilir; böylece dikkatinizi hızla yürütülen göreve yeniden odaklayabilirsiniz.

Yakın zamanda gerçekleştirdiğim bir atölye çalışmasında, bir liderin çalışmayı raydan çıkarabilecek sorusunu, gruptaki herkesin birlikte oluşturduğu problem ifadesini ve başarı ölçütlerini hatırlatarak ele alabildim (bunlar herkesin görebileceği şekilde tahtaya uygun biçimde yazılmıştı). Sorununun geçerli olduğunu kabul ettim; ancak dikkatini yapılması gereken işe yeniden odaklayabildim ve ekibin üzerinde çalıştığı, üzerinde mutabık kalınmış yönü ona hatırlatabildim. 

Grubu Kuzey Yıldızınız etrafında yönlendirdiğinizde ekibin rotasında kalmasını sağlamak çok daha kolaydır.

Rolleri ve Rutinleri Tanımlayın 

Büyük ve köklü kuruluşlardan küçük ve yeni kurulmuş girişimlere kadar çeşitli şirketler ve ekipleriyle çalışma fırsatı buldum. Boyutları veya yaşları ne olursa olsun hedefim her zaman aynı: ekiplerin birlikte daha verimli ve etkili çalışmasına yardımcı olmak. Gözlemlediğim yaygın bir arzu, çoğu insanın sihirli bir formül veya kullanıma hazır bir çalışma yöntemi (her derde deva bir çözüm) istemesidir.

Hayatta zaman zaman bunu kim istemez ki? Hepimiz sorunlarımıza hızlı çözümler arama konusunda suçluyuz.

Ancak gerçek şu ki birlikte çalıştığım her ekip, kendine özgü ve gelişen ihtiyaçlarına dayalı olarak kendi yaklaşımını geliştirmek zorunda kaldı.

Bu gerçeğin zorluğu, ekibiniz için doğru yaklaşımı tanımlamanın çaba gerektirmesidir: rolleri, sorumlulukları ve rutinleri belirlemek. Bu çalışmayı yapmamak karmaşaya, verimsizliğe, hayal kırıklığına ve kızgınlığa yol açar.

Peki ekibinize uygun bir çalışma biçimini nasıl tanımlayabilirsiniz? 

Zaman ayırın

İşin kendisine doğrudan dalmak isterken nasıl çalışacağınızı tanımlamak için değerli zaman harcamak zahmetli gelebilir; ancak çaba göstermek ekibiniz için daha iyi sonuçlar ve daha olumlu bir çalışma deneyimi sağlayacaktır. Girişimlerin ve erken aşamadaki şirketlerin, rolleri açıkça tanımlamadan işe koyulmak istemeye özellikle yatkın olduğunu fark ettim; bu yaklaşım başlangıçta işe yarasa da uzun vadede sürdürülebilir değildir. Girişimden ölçeklenmeye geçişte zorlanan ekiplerle ortak çalışmalar yürüttüm. Bu aşamadaki en önemli çalışma nedir? Roller konusunda netlik sağlamak ve etkili rutinler oluşturmak. Sonuç nedir? Günlük işlerde daha az zorluk ve hayal kırıklığı, büyümeye giden daha sorunsuz bir yol.

İşe yarayanların üzerine inşa edin

Geçmişte iyi işleyen bir süreciniz varsa onunla başlayın. Etkili olanları ve iyileştirilebilecek alanları belirleyin. Rolleri net olan kişiler varsa bunları belgeleyin.

Sorunlu noktaları ele alın

Müşterilerimizin sorunlu noktalarını belirlediğimiz gibi, ekip olarak karşılaştığımız zorlukları da ele almamız gerekir.

Olası sorunlardan bazıları şunları içerebilir:

• Son teslim tarihlerine uymak
• QA sürecini kolaylaştırmak
• Kurallara uymayan liderlerden gelen girdileri yönetmek
• Tekrarlanan çalışmalardan kaçınmak

Geliştirmek için iş birliği yapın

Çözümleri tanımlama ve mevcut uygulamaları geliştirme yollarını bulma sürecine ekibinizi dahil edin. Ortak yaratıcı bir tasarım oturumuna benzer şekilde, birlikte çalışmanın en uygun yaklaşımını tasarlamak için iş birliği yapın. Kendileri için neyin işe yaradığını tanımlayan ekiplerin, kendilerine bir yaklaşım dayatılan ekiplerden daha başarılı olma ihtimalinin yüksek olduğuna kesinlikle inanıyorum.

Yazılı hâle getirin

Kararlarınızı verdikten sonra bunları belgeleyin. Ekip üyelerinin rollerini ve sorumluluklarını ana hatlarıyla gösteren bir organizasyon şeması oluşturun. Doldurulması gereken boşluklar varsa bunları açıkça belirtin. Uygulayacağınız rutinleri belgeleyin ve düzenli toplantıları veya ekiple yapılacak iletişimi kimin yöneteceğini belirtin.

Düzenli olarak gözden geçirin

Yaklaşımınızı sürekli olarak (üç ayda bir yapmanızı öneririm) gözden geçirin ve olup bitenlere dayanarak yaklaşımı geliştirmek için ekiple oturumlar düzenleyin.

Zor Sorunlar Nasıl Ele Alınır?

Diyelim ki bir Kuzey Yıldızınız, net rolleriniz ve rutinleriniz var, ancak yıkıcı davranışlar devam ediyor. İnsanların karmaşık ve kusurlu olduğunu unutmamak önemlidir. Ekibinizin çalışma modeli ne kadar iyi tanımlanmış olursa olsun, aksama, raydan çıkma ve rahatsızlık yaşanan durumlar olacaktır.

Bir ürün lideri olarak, etkili iş birliğini engelleyen sorunları ele almak ve zor konuları ele alma cesaretini göstermek sizin sorumluluğunuzdur (çalışmanın ve ekibin yararı için).

Yaygın senaryolar: 

Konuyu Raydan Çıkaran Soru Sorucu 

Direnç, konuyu raydan çıkaran sorular şeklinde ortaya çıkabilir ("Neden buradayız?" "Biz ne yapıyoruz ki?"). Kişiye grubun daha önce vardığı anlaşmayı hatırlatarak bununla doğrudan yüzleşebilirsiniz. 

İlgisini Kaybetmiş Paydaş

İlgisizlik; tam olarak katılmama, dikkati dağılmış şekilde gelme ya da fiziksel olarak orada bulunup zihinsel olarak orada olmama şeklinde ortaya çıkabilir. Bir ekip üyesi ilgisini kaybettiğinde, bu sorunu herkesin önünde ele alıp alamayacağınızı veya özel bir görüşmenin daha uygun olup olmayacağını belirlemek için sağduyunuzu kullanın. Ondan çalışmaya ve ekibe yeniden bağlılık göstermesini istemeniz, enerjisini değiştirmeye yetebilir. Bir cihazla ilgileniyorsa veya gözle görülür şekilde dikkati dağılmışsa, ilgilenmesi gereken bir şey olup olmadığını ve bu iş çözüldüğünde tamamen katılım sağlayıp sağlayamayacağını sorun. Şikâyetlerini dile getirmesi veya hayal kırıklıklarını paylaşması gerekebilir. Durum buysa, söyleyeceklerini dinleyin ve ardından yeniden katılmaya istekli olup olmadığını görün. Bazen yalnızca dinlenildiğini hissetmek bile büyük fark yaratabilir.

Öngörülemez Katkı Sağlayan Kişi

İster bir lider, ister yaratıcı bir kişi, ister satış elemanı ya da başka biri olsun, ortaya çıkan ve öngörülemez katkılar sağlayan kişiler, ekibin dikkatini başka yöne çekebilecekleri için son derece yıkıcı olabilirler.

Katkı sağlayan kişi konumunu öne sürebileceği veya fikrinin önemli miktarda satış ve gelir getireceğini iddia edebileceği için bu davranışı ele almak zor olabilir. Genellikle heyecanlı ve istekli olurlar; birçok fikirle veya tamamen beklenmedik bir şeyle ortaya çıkabilirler. Bu anlarda önerilerini ve heyecanlarını kabul edin, ancak mevcut odağın farklı olduğunu ifade edin. Toplantılar sırasında ortaya çıkan fikirler için bir beyaz tahta kullanarak bir "fikir park alanı" oluşturun veya bu katkıları kaydetmek için paylaşılan iş birliği aracınızda bir fikir birikimi listesi tutun.

Zor konuşmalara hazırlanın

Kendinizi kontrol edin

Zor bir konuşma yapacağınızı veya bir toplantıda yıkıcı davranan bir ekip üyesinin bulunacağını öngörüyorsanız, kendi enerjinizi değerlendirmek için bir an durun. Olumsuz hissederken zorlu bir konuşmayı yönetmek daha zordur. Öncesinde kendinizi dengelemeye öncelik verin; tek başınıza birkaç derin nefes almak veya temiz hava almak için kısa bir yürüyüş yapmak, hazırlıklı ve sakin bir şekilde toplantıya katılmanıza büyük ölçüde yardımcı olabilir.

Amacınızı göz önünde bulundurun

Zor sorunları ele almanın ve bu ekiple zorlukların üstesinden gelmenin amacı nedir? Kuzey Yıldızınız burada yeniden devreye girer. Birlikte bir misyon yürütüyorsunuz ve amaç herhangi bir kişinin kazanması veya haklı çıkması değil, iş birliği yapmak ve dikkate değer bir şey ortaya koymaktır. Bunu hatırlamak, aksi hâlde zor bir etkileşim gibi hissedilebilecek durumdan sağlıklı bir mesafe almanızı sağlayabilir.

Bunu kişisel algılamayın

Uygulamada zorlayıcı olsa da bu yaklaşım önemli bir fark yaratır. Birisi uygunsuz davrandığında, bunun nedeni nadiren sizsinizdir. Fikrinin ilgi görmemesinden dolayı hayal kırıklığına uğramış olabilir ya da sizin düzenlediğiniz toplantıya veya çalıştaya katılmaya direnç gösteriyor olabilir. Savunmaya geçmek veya tepki vermek yerine sorular sorup empati göstererek gergin durumları yatıştırmaya çalışın.

"Cliff’in Notları"

Bir ürün yöneticisi olarak zorlu paydaşlarla çalışmak; açık iletişimin, tanımlanmış rollerin ve rutinlerin yanı sıra zor konuları ele alma becerisinin bir bileşimini gerektirir.

• Her şeyden önce, ekibinizi ortak bir Kuzey Yıldızı etrafında yönlendirmek çok önemlidir. Bu, herkesin arkasında birleşebileceği net bir vizyona veya amaca sahip olmak anlamına gelir. Böylece uyum sağlayacak, ivme kazanacak ve iş birliğini teşvik edeceksiniz.
• İkinci olarak, ekibiniz içindeki rolleri ve rutinleri tanımlayın. Net sorumluluklar ve çalışma biçimleri oluşturmak için zaman ayırmak; karmaşayı, verimsizliği ve hayal kırıklığını önleyecektir. Önemli olan, kendine özgü ekibiniz için en iyi olanı bulmak ve bunu sürekli geliştirmektir.
• Üçüncü olarak, zor konuları doğrudan ele almak önemlidir. Hiçbir ekip yıkıcı davranışlara karşı bağışık değildir. Konuyu saptıran sorularla, ilgisini kaybetmiş ekip üyeleriyle veya öngörülemeyen katkı sağlayan kişilerle uğraşmak söz konusu olduğunda, bu zorlukları ele alma cesaretine sahip olmak etkili iş birliği için kritik öneme sahiptir. Bu zor konuşmaları yaparken kendi enerjinizi ve yaklaşımınızı gözden geçirmeniz çok önemlidir. Kendinizi toparlamak için bir an durun ve amacın kazanmak ya da haklı olmak değil, birlikte iş birliği yaparak olağanüstü bir şey ortaya koymak olduğunu hatırlayın. En önemlisi, yıkıcı davranışları kişisel algılamamaya çalışın. Bunun nedeni nadiren sizsinizdir; bu nedenle sorular sorup empati göstererek gergin durumları yatıştırın.

Bu stratejileri uygulayarak zorlukların üstesinden gelmek ve paydaşlarınızla daha etkili çalışmak için daha donanımlı olacaksınız. Öyleyse etkili iş birliğini teşvik edin ve harika bir şey ortaya koyun!

Ürün Yöneticisi topluluğunun sunduğu tüm bilgelik ve bilgilerden haberdar olmak ister misiniz? Bültenimize abone olun!