7 Adımlı Paydaş Yönetimi Planı Rehberi + Şablon

Böylece bir sonraki girişiminiz onaylandı, tüm ürün belgelerini oluşturdunuz ve işleri mühendislik ekibine devretmeye hazırsınız. 

Bir dakika! Çalışmanızın başarısını belirleyebilecek kritik bir planlama unsurunu gözden kaçırıyor olabilirsiniz: paydaş yönetim planı. 

Herhangi bir projenin başarılı olabilmesi için kimin neyden sorumlu olduğunun, iletişim kanallarının kimin sorumluluğunda bulunduğunun ve dahil olan her ekip üyesinin veya "paydaşın" her ürün geliştirme aşamasında ne kadar etkiye sahip olması gerektiğinin net biçimde tanımlanması gerekir. Peki bir paydaş yönetim planını nasıl hazırlarsınız ve iyi bir plan neye benzer? 

Bir sonraki ürün girişiminiz için bunu hazırlamanın ne kadar kolay olduğunu görmek üzere okumaya devam edin.

Paydaş Yönetim Planı Nedir?

Projenize dahil olan ekip üyeleri, projenin ilerlemesini ve başarılı olmasını sağlamak konusunda bir "payları" veya çıkarları bulunduğundan "paydaşlar" olarak da adlandırılır. 

Projeye uygulamalı katılımları; şirketinizdeki konumları, özel rollerinin ne olduğu ve benzeri birçok faktöre bağlıdır. Bu farklılıkları anlamak ve ekip olarak belgelemek, herhangi bir büyük ürün girişimini başlatmadan önce gerçekleştirilmesi gereken önemli bir planlama faaliyetidir. 

Paydaş yönetim planları, tüm proje ekibiyle paylaşılması ve birlikte oluşturulması gereken resmî belgelerdir. Bu belgeler, her bir paydaşın kim olduğu ve projenizin yürütülmesine tam olarak nasıl dahil olacağı hakkında bilgiler içerir. 

Ürün geliştirme ekiplerindeki yaygın proje paydaşı türleri şunları içerebilir: 

• Ürün yöneticileri
• Proje yöneticileri
• Mühendisler veya web geliştiricileri
• UX veya görsel tasarımcılar
• Yöneticiler, direktörler veya proje sponsoru
• Veri analistleri

Paydaş yönetim planınızda hangi paydaşların listeleneceği, planladığınız girişimin türüne bağlı olarak değişir. 

Örneğin yeni bir ana sayfa tasarımının kullanıma sunulması kapsamlı tasarım kaynakları gerektirirken, yeni bir veri tabanı depolama sistemi gibi arka uç özellikleri UX tasarımından hiçbir paydaş gerektirmeyebilir. Paydaş listenizi projenize özgü şekilde hazırlayın.

Bazı projelerde harici paydaşların da listelenmesi gerekir. 

Örneğin web sitenizde yer alacak harici bir şirketle ürün ortaklığı üzerinde çalışıyor olabilirsiniz. Projenizle ilgilenen tüm harici gruplardan paydaşları belirlediğinizden emin olmalısınız; böylece onlarla etkili bir şekilde iletişim kurabilirsiniz.

Paydaş Yönetim Planında Neler Yer Alır?

Paydaş yönetim planınızın projenizi ilerletme konusunda başarılı olabilmesi için birkaç farklı bilgi unsuruna ihtiyacı vardır. 

Paydaş yönetim planının temel bileşenleri şunlardır: 

• Proje paydaşlarının listesi: Bunlar, planlamadan kullanıma sunmaya kadar ürünün geliştirilmesinin her aşamasında yer alacak tüm ekip üyelerinin bireysel adları olmalıdır. Mümkünse yalnızca "pazarlama ekibi" gibi geniş bir grubu dahil etmek yerine her paydaşı ayrı ayrı listelemeye çalışın. 
• Roller ve sorumluluklar: Projenin zamanında tamamlanabilmesi için her bir paydaştan beklenenlerin listesi. Mümkün olduğunca spesifik olun.
• İlgi düzeyi: Her paydaşın, iş rolüne ve diğer önceliklerine bağlı olarak projeye farklı bir ilgi düzeyi olacaktır. Her paydaşın ilgi düzeyini "düşük" ile "yüksek" arasında belirlemelisiniz.
• İletişim sıklığı ve yöntemi: Projenin başarılı olabilmesi için bazı paydaşlarla sürekli iletişim halinde olmanız gerekirken, diğerleri projenin durumu hakkında yalnızca haftalık veya hatta aylık bir güncellemeye ihtiyaç duyabilir. Ayrıca her paydaşla nasıl iletişim kuracağınızı ve onlarla hangi bilgileri paylaşacağınızı da belirleyin.

Bunu Ne Zaman Hazırlamalıyım?

Ürün geliştirme başlamadan önce paydaş yönetim planını ekip olarak oluşturmak, herkesin projedeki sorumluluk düzeyi konusunda hemfikir olmasını ve her kişinin geliştirme süreci boyunca kendisinden ne beklendiğini net biçimde anlamasını sağlamanın harika bir yolu olabilir. 

İdeal olarak paydaş yönetimi ve iletişim planınız, herhangi bir anlaşmazlığın veya endişenin açık bir ortamda ele alınabileceği bir başlangıç toplantısında grup olarak oluşturulmalıdır. Bu, ekibiniz içinde şeffaflık ve sahiplenme duygusu oluşturur.

Paydaş Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur?

1. Paydaşlarınızı belirleyin

Paydaş analizi gerçekleştirin ve ürün lansmanınızı mümkün kılacak kişilerin her birini belirleyin. Her birinin adını ve rolünü yönetim planınıza yazın. Ayrıca günlük olarak birlikte çalıştığınız ekibin parçası olmayan paydaşları da dahil ettiğinizden emin olun. 

Örneğin, şirketinizin e-posta pazarlama ekibiyle her zaman birlikte çalışmayabilirsiniz; ancak bu ürün sürümü, lansmanın bir parçası olarak bir e-posta pazarlama kampanyası gerektirebilir. Bu işlevler arası paydaşlarla mümkün olduğunca erken iletişim kurduğunuzdan emin olun; çünkü başka ekiplerle üzerinde çalıştıkları başka öncelikleri zaten olabilir. 

2. Rollerini ve sorumluluklarını belgeleyin

Bu bölümde, her bir kilit paydaşın proje kapsamında gerçekleştirmekten sorumlu olacağı işleri yazarsınız. Mümkün olduğunca spesifik olun ve her kişi için her teslimatı belgelediğinizden emin olun. Her paydaş için yararlı olacağını düşünüyorsanız proje belgelerine bağlantılar ekleyin; ayrıca günlük sorumlulukları, örneğin günlük toplantılarda sizinle durum kontrolü yapmayı ve özelliği üretim ortamında kullanıma sunmak gibi daha büyük teslimatları da dahil edin. 

Burada belgeledikleriniz, şirketinizdeki rol ve sorumlulukların nasıl tanımlandığına da bağlıdır. Kamu sektöründe geliştirilen ürünler daha katı bir paydaş kümesine sahip olabilirken, özel şirketlerde liste bu kadar belirli olmayabilir. 

Daha büyük şirketlerde proje yönetimi, ürün yönetimi ve veri analitiği gibi işlevler daha net tanımlanmış olur; daha küçük şirketlerde veya yeni girişimlerde ise bu roller bir şekilde birleştirilebilir. Bir kişinin “birden fazla şapka takması” ve birden çok teslimattan sorumlu olması mümkündür. 

3. İlgi düzeyini belirleyin

Her paydaş için “düşük”ten “orta”ya ve “yüksek”e kadar bir ilgi düzeyi belirleyin. Bu, onlarla ne sıklıkta iletişim kuracağınızı, ne kadar ayrıntıya ihtiyaç duyduklarını ve projenin durumundan ne ölçüde haberdar olmaları gerektiğini önceliklendirmenize yardımcı olur. 

Örneğin yöneticiniz projeye yüksek düzeyde ilgi duyabilir; ancak günlük iletişimlere dahil edilmesine gerek olmayabilir ve projenin nasıl ilerlediği hakkında yalnızca haftalık, hatta aylık olarak bilgilendirilmek isteyebilir.

4. İletişim sıklığını ve yöntemini belgeleyin

Süregelen paydaş iletişimi, kişinin rolüne ve diğer sorumluluklarına bağlı olarak değişir. Her kilit paydaş için, onlarla ne sıklıkta iletişim kuracağınızı, hangi kanalı kullanacağınızı (Slack, e-posta, bir paydaş yönetimi yazılımı vb.) ve iletişimlerin neleri içereceğini belgeleyin. 

Örneğin, onlara yalnızca proje durumunun genel bir özetini mi vereceksiniz, yoksa mühendislik ekibinin her sprintte tamamladığı iş kayıtlarının ayrıntılı dökümünü mü paylaşacaksınız? Bu, paydaşa ve işlevine göre değişebilir. Herkesin rahat edeceği bir iletişim planı geliştirmek, projenizin başarısı açısından kritik öneme sahiptir.

Her paydaşın projedeki etki düzeyini burada göz önünde bulundurmak önemlidir. Projeye dahil olan direktörlerin veya proje sponsorlarının projenin ilerleyişi hakkında bilgi sahibi olmalarını, geri bildirimde bulunmaları ve alınması gereken üst düzey karar süreçlerine dahil olmaları için yeterli fırsata sahip olmalarını sağlamalısınız. 

Etkili paydaşların projeyle ilgili her günlük görüşmeye dahil edilmesi gerekmeyebilir; ancak projenin kilometre taşları hakkında düzenli olarak bilgilendirilmeleri gerekir. Burada dengeyi bulmak çok önemlidir.

Bununla bağlantılı olarak, görevlerin her zaman güncel olması için ekibinizin kullandığı Jira veya Monday gibi herhangi bir durum izleme yazılımını güncellemekten kimin sorumlu olacağını da belgelemek isteyeceksiniz.

5. Planı yayımlayın ve paylaşın

Bir paydaş yönetimi planı, basit bir Excel veya Google E-Tablolar dosyasından daha kapsamlı bir grafik ya da çizelgeye kadar pek çok biçimde belgelenebilir. Her kilit paydaşın plana kolayca erişip takip edebilmesi için planı basit ve okunması kolay tutun.

Tamamlanmış paydaş yönetimi planı şablonunu, her ekip üyesinin erişebileceği ve gerektiğinde başvurabileceği bir yerde, örneğin daha kapsamlı bir ürün özeti veya proje belgeleri içinde yayımladığınızdan emin olun. Bu, ekip genelinde şeffaflık sağlar ve hiçbir şeyin gözden kaçırılmamasına yardımcı olur. 

6. Geri bildirim isteyin

Değişim yönetimi, başarılı bir paydaş yönetimi stratejisinin temel bileşenidir ve projeniz ilerledikçe planınızda değişiklik yapmanız gerekebilir. 

Belki bazı paydaşlar daha sık veya daha seyrek bilgilendirilmek istiyordur ya da projenin zamanında tamamlanabilmesi için birinin ek sorumluluklar üstlenmesi gerekiyordur. Neyin işe yaradığı ve nelerin değiştirilmesi gerektiği konusunda tüm paydaşlardan düzenli olarak geri bildirim aldığınızdan emin olun.

Geri bildirimleri dağıtacağınız belirli bir yazılı anket aracılığıyla alabilir veya günlük ya da düzenli ayakta toplantılarınızda bunu düzenli olarak ele alabilirsiniz. Ekibiniz için en iyi sonucu verecek ve projenizde en yüksek düzeyde paydaş katılımını teşvik edecek yöntemi kullanın.

7. Çatışmalara hazırlıklı olun

Büyük veya küçük projeler, kişisel olarak sizin için ne kadar önemli olurlarsa olsunlar, son teslim tarihinize yetişmenize yardımcı olması gereken başka bir ekipteki biri için aynı derecede önemli olmayabilir. Daha sonra geliştirme döngüsünde bu durumun sizi hazırlıksız yakalamasını önlemek için mümkünse bu çelişen öncelikleri önceden belirleyin. 

Ayrıca birden fazla ekip üyesinin aynı çıktının sorumluluğunu üstlenmesi gerektiğini düşündüğü veya birinin kendi rolünün kendisine verilen görevden sorumlu olmaması gerektiğini düşündüğü bir durumla da karşılaşabilirsiniz. 

Proje planlama sürecinin başında, bu tür soruların ele alınabileceği bir başlangıç toplantısı düzenlemek, bu çatışmaları daha başlamadan çözmeli ve daha etkili bir paydaş yönetimi ve iletişim planı geliştirmenize yardımcı olmalıdır.

Bunlar da ilginizi çekebilir: En İyi 10 Paydaş Yönetimi Yazılımı

Paydaş Yönetimi Planı Şablonumuzu Edinin

Yaklaşan projelerinizde kullanmaya başlayabileceğiniz bir paydaş yönetimi planı şablonu mu arıyorsunuz? Ücretsiz paydaş yönetimi şablonumuza buradan erişin.

Bu örnekte, bir web sitesinin ana sayfasında yeni bir tasarımın kullanıma sunulmasını içeren bir proje için Google E-Tablolar'da basit bir yönetim planı oluşturduk. Planda projeye dahil olan temel paydaşlar, rolleri ve sorumlulukları, ilgi düzeyleri, iletişim sıklığı ve iletişim yöntemi listelenmektedir. Bunu ürün ekibinizin ihtiyaçlarına uyacak şekilde düzenlemekten çekinmeyin. 

Şablonu Google E-Tablolar'da kendi kullanımınız için kopyalayıp değiştirmek için Dosya'yı ve ardından Kopya oluştur'u seçerek bir sürümünü Google Drive'ınıza kaydedin. Alternatif olarak, Excel'de kullanmak üzere bir kopya indirmek için Dosya'yı ve ardından tercih ettiğiniz biçimi seçmeden önce İndir'i seçin.

Paydaş Yönetimi Planları Neden Önemlidir?

Uyumlu bir paydaş yönetimi planı oluşturmanın çeşitli faydaları vardır. Bu belge yalnızca proje takviminiz açısından riski sınırlamanıza ve azaltmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda dahil olan tüm paydaşlar arasındaki iletişimi de iyileştirir. 

Bir projenin başlangıcında her ekip üyesinin nelerden sorumlu olduğunu bilmek, hiçbir ayrıntının gözden kaçmamasını sağlamaya yardımcı olur ve yüksek düzeyde ilgili ve motive bir ekiple çalışmanızı sağlar. 

Daha etkili bir PM olmanıza yardımcı olacak daha fazla ipucu mu istiyorsunuz? The CPO Club bültenine abone olun.