Doğru Şekilde Hazırlanmış 3 Ürün İş Listesi Örneği (+ Yapılmaması Gerekenler)

Hiç birikmiş iş listenize bakıp içindeki her şeyi silmek ve sıfırdan başlamak istediğiniz oldu mu? Ürün iş listeleri oluşturmak ve bunları sürdürmek kolay bir iş olmadığından, ben bu duyguyu birden fazla kez yaşadım. Ancak size iş listelerini doğru şekilde nasıl oluşturacağınızı göstermek ve kendi listenizi temizlemeniz için ilham vermek amacıyla, sizinle dört olağanüstü ürün iş listesi örneği paylaşmama izin verin.

Çevik Yaklaşım ve Scrum'da Ürün İş Listesi Nedir?

Ürün İş Listesi, ürün ekibinin, scrum yöneticisinin ve mühendislik ekibinin ürünlerini oluşturmak için üzerinde çalışmayı planladığı tüm öğeleri içeren, sürekli güncellenen bir belgedir.

Yeni özellikler, teknik borç görevleri, son retrospektifinizden elde edilen teknik süreç iyileştirmeleri, kalite güvence otomasyonu görevleri ve daha fazlası dahil olmak üzere ürününüzü oluşturmak ve sürdürmek için ihtiyaç duyduğunuz her şeyi kapsar.

Bir ürün iş listesinin temel özelliği, önceliklendirilmiş bir liste olmasıdır. Listenin en üstündeki öğeler en yüksek önceliğe sahiptir ve ekip sprintlerini planlarken (veya kanban panosunda boş yer olduğunda) öncelikle bunları ele almalıdır.

Ürün İş Listesi ile Sprint İş Listesi ve Ürün Yol Haritası Arasındaki Fark Nedir?

Çevik proje yönetiminde ve özellikle scrum metodolojisinde ürün iş listesi, ürün sahibinin geliştirme ekibiniz için oluşturduğu tek öğe listesi değildir. Ayrıca Sprint İş Listesi ve Ürün Yol Haritası da vardır. Peki aralarındaki fark nedir? Gelin anlayalım.

Sprint İş Listesi: Bu, daha büyük iş listesinin bir alt kümesidir ve yalnızca scrum ekibinin bir sprint planlama toplantısı sonucunda bir sonraki sprinte veya başka bir yineleme türüne dahil ettiği öğeleri içerir. Buradaki öğeler genellikle iyi bir şekilde düzenlenmiş olur ve hikâye puanlarını içerir.

Ürün Yol Haritası: Bu, ürünün temel özelliklerini ve kilometre taşlarını gösteren, üst düzey ve genel bakış sunan bir belgedir. Daha taktik nitelikte olan ve özellik açıklamalarını içeren iş listesinin aksine, ürün yol haritası stratejiktir ve ekip üyelerine ve paydaşlara ürünün hangi yönde ilerlediğini ve en yüksek öncelikli odak alanlarının neler olduğunu göstermeye hizmet eder.

Artık siz ve temel kavramlar gerektiği gibi tanıtıldığına göre, doğrudan ürün iş listenizi nasıl yöneteceğinizi (ve nasıl yönetmemeniz gerektiğini) açıklamaya geçmeme izin verin.

Doğru Yapmamanız Gerekenler: İşte Korkunç Bir Ürün İş Listesi Örneği

Ürün iş listeleri oluşturmanın ve yönetmenin hatalı uygulamalarını anlamak, en iyi uygulamaları öğrenmek kadar önemli olabilir. Bunun nedeni, bir şeyin hatalı bir uygulama olduğunu bilmiyorsanız, onu iş listenizde bulundurma ve bunun normal ve sıradan bir şey olduğunu düşünme riskinizin olmasıdır.

İş listenizin kalitesini önemli ölçüde düşürebilecek bazı uygulamaları incelemek için aşağıdaki örneğe bakalım.

Örneğimize geri dönelim. Lütfen incelemek için acele etmeyin ve dikkatlice gözden geçirin.

Korkunç görünüyor, değil mi? Aslında çoğumuz bu iş listesine baktığımızda iki duygu yaşayacağız:

1. Bu iş listesindeki öğelerin dağınıklığından kaynaklanan tiksinti.
2. Suçluluk, çünkü kabul edelim, hepimizin bunun gibi görünen bir iş listesi olmuştur (elbette benim de).

Şimdi bu iş listesinde bulunan sorunları ayrıntılı olarak inceleyelim.

Ürün İş Listesi Öğelerinin Aşırı Yüklenmesi

Bu iş listesinde 665 sorun olduğunu fark ettiniz mi? Benim yönetme “mutluluğuna” eriştiğim en büyük iş listesinde 2.500'den fazla öğe vardı.

Aşırı yüklü bir iş listesinin sorunu, listedeki her bir öğenin ne olduğunu ve onu iş listenizde neden belirli bir konuma/önceliğe yerleştirdiğinizi hatırlayamama ihtimalinizin çok yüksek olmasıdır. Bu görevlerin ne hakkında olduğu konusunda hiçbir fikriniz olmadığından, onları bir sonraki iyileştirme toplantınıza getirmeniz, ayrıntılarını tartışmanız ve yaklaşan sprinte dahil etmeniz pek olası değildir.

Sonuç olarak, sürekli büyüyen ve yönetilemez hâle gelen devasa bir karmaşayla karşı karşıya kalırsınız.

Yanlış İş Listesi Önceliklendirmesi

Bu iş listesinde fark etmiş olabileceğiniz bir diğer sorun da “En Düşük” ve “Düşük” önceliğe sahip iş öğelerinin, “En Yüksek” önceliğe sahip öğelerin üzerinde, listenin en üstünde yer almasıdır.

Bu, iş listeniz düzgün şekilde önceliklendirilmediğinde ortaya çıkan tipik durumu gösterir. Bunun birçok nedeni olabilir, ancak en olası neden, “Yüksek” önceliğe sahip bir öğenin iş listesindeki konumunu aşağı çekerek önceliğini düşürmeniz, fakat öncelik alanını değiştirmeyi unutmanızdır.

Author's Tip

Önceliklerin neden karmaşık hâle geldiği fark etmeksizin, bu durum ürününüze ve ekibinize zarar verebilir. İş listenizin herkes için bir “tek gerçek kaynağı” olarak hizmet etmesi gerektiğini unutmayın. Bu nedenle, üzerinde yanlış bir öncelik belirlenmiş bir öğe varsa (örneğin, olması gerekenden daha yüksek bir önceliğe sahipse), ekibinizin bu öğe üzerinde çalışmaya başlayıp daha önemli diğer görevleri göz ardı etmesi riskini alırsınız.

Yeterli Ayrıntı Eksikliği

“Tüm sosyal medya platformlarıyla sorunsuz bir entegrasyon istiyorum” diyen öğeyi fark ettiniz mi? Hedeflediği kapsamın muazzam boyutu düşünüldüğünde bu, doğru düzgün bir kullanıcı hikâyesi bile değil. Kapsam o kadar geniş ki pratikte, bunu kapsayan birkaç epik oluşturmalı ve her epik içinde bir sosyal medya platformuna ait hikâyelere yer vermelisiniz.

Bu öğeyle ilgili sorun, muazzam kapsamının yanı sıra (aslında bu iş listesindeki her öğede olduğu gibi), belirsiz olmasıdır. Kullanıcı hikâyelerinin belirli bir kullanıcı deneyimini ve eylemini açıklaması gerekir.

Bu hikâyeyi Çevik ekibinizle yapacağınız iş listesi iyileştirme toplantısına götürdüğünüzü düşünün. Hikâyenin neredeyse her yönüyle ilgili bir soru yağmuruyla karşılaşırsınız.

“Sorunsuz derken neyi kastediyorsunuz?” “Entegrasyon nasıl görünecek?” “Hangi sosyal medya platformlarıyla entegrasyon yapıyoruz?!”

“Her şeyi istiyorum, hem de şimdi”

İş listesinde fark etmiş olabileceğiniz bir diğer uyarı işareti, öğelerin %70’inin “En Yüksek” önceliğe sahip olmasıydı. Bu da öncelikleri belirlerken, bunları nesnel olarak değerlendirmeye ve listedeki diğer öğelerle önemlerini karşılaştırmaya çalışmadan yalnızca paydaşlarınızın görüşlerine güvendiğinizde ortaya çıkan tipik bir durumdur (her paydaş kendi öğelerini önemli görür).

kötü bir iş listesinin nasıl göründüğünü tanımladığımıza göre, şimdi bunu düzeltelim ve dört iyi iş listesi örneğini ele alalım... böylece iş listenizi yeniden harika hâle getirebilirsiniz.

İş Listelerinin Doğru Şekilde Hazırlandığı 3 Örnek

Bu örnekleri göstermeden önce, harika bir iş listesi oluşturmanın tek bir doğru yolu olmadığını belirtmek istiyorum. İş listenizin görünümü; ürününüzün niteliğine, olgunluk düzeyine, şirketinizin/ekibinizin büyüklüğüne vb. bağlı olacaktır.

Gerçekte harika bir iş listesi, ürününüzün mevcut ve yaklaşan kapsamı konusunda herkes arasında netlik ve uyum sağlayabilen iş listesidir.

Ancak iş listenizi daha düzenli ve herkes için daha kolay kullanılabilir hâle getirecek, onu yönetmenin genel geçer yolları vardır. Aşağıdaki örneklerin her biri böyle bir en iyi uygulamayı temsil eder.

Örnek 1: Bölümlere Ayrılmış Bir İş Listesi

Üzerinde yüzlerce veya binlerce öğe bulunan bir iş listesine sahip olmak neredeyse hiçbir zaman doğru değildir. Bununla birlikte, yaklaşık 100 öğenin bulunması genellikle oldukça yaygın ve normaldir. Ancak iş listenizde yüz öğe olsa bile, her birinin neyle ilgili olduğunu unutmak veya yaklaşan sprintlerinize eklemeden uzun süre bekletmek kolaydır.

İş listenizi daha düzenli hâle getirmek için onu bölümlere ayırmayı düşünebilirsiniz.

Bazı ürün yöneticileri, öğeleri odak alanlarına veya kilometre taşlarına göre gruplandırmak için bölümleri kullanmayı tercih eder. Ben şahsen bunun için görevlerde Sürüm, Epik ve Bileşen etiketlerini kullanmayı ve iş listemi yaklaşan sprintlerin kapsamına göre bölümlere ayırmayı tercih ediyorum. 

Bu, iş listenizdeki öğelerin büyük çoğunluğu için bir sprint (veya en azından kabaca bir uygulama zaman çizelgesi) belirlemenin ve hiçbir görevin ihmal edilmemesini sağlamanın harika bir yoludur.

Bölümlerle iş listesi yönetmenin bir diğer yaygın yolu, öğeleri iyileştirme durumuna/iş akışına göre gruplandırmaktır (bu, iş listesi yönetiminde yapay zekânın yardımcı olabileceği bir konudur). Bu durumda sürecinizi aşağıdaki bölümlerle düzenlersiniz:

• Mevcut Sprint
• Planlamaya Hazır
• İyileştirmeye Hazır
• İş Listesi

Bu durumda yaptığınız şey, iş listesindeki öğeler için ürün gereksinimleri ve açıklamalar eklemektir. Gereksinimler hazır olduğunda, bunları bir sonraki iyileştirme toplantısının kapsamını oluşturan “İyileştirmeye Hazır” bölümüne gönderirsiniz.

Bir öğeyi iyileştirdikten sonra, hazır olduğunu ve ekibin onu yaklaşan sprintine dâhil edebileceğini belirtmek için “Planlamaya Hazır” bölümüne taşırsınız.

Örnek #2: Bileşenleri, Epikleri ve Sürümleri Doğru Şekilde Yerleştirilmiş Bir İş Listesi

İş listenizi bölümlere ayırmak, onu kesinlikle daha temiz ve düzenli hâle getirir. Ancak yalnızca bölümlere ayırmanın sınırlaması, iş listenizi sadece tek bir kritere göre düzenleyebilmenizdir (ör. sprintler, iyileştirme durumu vb.).

Neyse ki modern ürün iş listesi araçları, ürün geliştirme yapılacaklar listenizi birden fazla kritere göre düzenlemeniz için size çok daha geniş bir seçenek yelpazesi sunar. Şu göz alıcı iş listesine bir bakın.

Düzenli ve göze hoş gelen bir görünümü yok mu? Bu özel durumda, iş listemizi daha yönetilebilir hâle getirmek için aşağıdaki özelliklerden yararlandık:

Bileşenler

Bu alan/özellik, geleneksel olarak söz konusu özelliği eklemek istediğiniz ürün alanını tanımlar. Yukarıdaki örnekte bileşenler, Grammarly’yi oluşturan ayrı ürünlerdir.

Bileşenleri kullanmanın bir diğer yaygın yolu, hikâyeleri/görevleri özelliği oluşturmak için gereken teknolojiye göre düzenlemektir. Örneğin web uygulamalarında, istemci tarafı veya sunucu tarafı geliştirmede uzmanlaşmış mühendisler arasındaki çalışmaları ve bağımlılıkları düzenlemenize yardımcı olması için Ön Uç/Arka Uç bileşenlerine sahip olabilirsiniz.

Sürümler/Yayınlar

Bu özellikle, Scrum ekibinizin ürününüzün belirli bir sürümüyle birlikte yayınlayacağı tüm özellikleri ve hata düzeltmelerini belgelersiniz. İş listesinde sürüm takibi yapmanın son derece değerli iki faydası vardır.

1. Sprintlerinizi ve yayınlarınızı planlamanıza yardımcı olur. Örneğin 2 hafta içinde bir yayın planlıyorsanız, planlama toplantısında bu sürüm için planlanan tüm görevleri sprinte dâhil ettiğinizden emin olmalısınız.
2. Ekibinizin belirli bir sürüme eklediği her şeyi belgelemenizi sağlar ve üretimde bir sorun yaşandığında sorunları kolayca geriye doğru izleyebilirsiniz.

Örneğin, insanların en yeni 1.3.2 sürümünde kayıt akışınızda Captcha hataları almaya başladığını düşünün. Ekibinizin captcha yapılandırmalarında değişiklik yapmak için kullandığı görevi aradığınızda, bunun 1.3.1 sürümüne ait olduğunu görüyorsunuz. Bu, ya 1.3.0 sürümüne geri dönmeniz ya da bir acil düzeltme yapmanız gerektiği anlamına gelir.

Epikler

Bir epikin ne olduğunu ve onu kullanmanın faydalarının neler olduğunu açıklamam gerektiğini düşünmüyorum. Ancak epiklerle ilgili en iyi uygulamaları ve ince ayrıntıları derinlemesine öğrenmek istiyorsanız, bununla ilgili epik rehberimize (kelime oyunu amaçlı) göz atabilirsiniz.

Örnek #3: Her Bölüm İçin Doğru Ayrıntı Miktarına Sahip Bir İş Listesi

Bu, Çevik ve ürün yönetimi hakkındaki pek çok kitapta ve kuramsal yazıda karşılaşmış olabileceğiniz bir en iyi uygulamadır. Deneyim kazandıkça kuramsal kavramlara karşı biraz daha kuşkucu olma eğiliminde olsak da bu uygulama pratikte gerçekten faydalıdır.

Buradaki fikir, listenin üst kısmındaki öğelerin çok sayıda ayrıntıya sahip olması ve ideal olarak onları en az bir kez ürün iş listesi iyileştirme sürecinden geçirmiş olmanızdır. Öte yandan iş listesinin alt kısmındaki öğeler az sayıda ayrıntıya sahip olmalıdır; çünkü ürününüz ve son kullanıcılarınız hakkında yeni bir şey öğrenme ve bu öğenin geçerliliğini yitirme olasılığı yüksektir.

Bu, iş listenizin en üstündeki öğe şöyle görünüyorsa (veya bundan daha ayrıntılıysa) şu anlama gelir:

İş listenizin alt kısmındaki hikâyeler çok daha az ayrıntıya sahip olmalı ve şöyle görünmelidir:

İş listenizin ortasında bulunan hikâyeler ve girişimler ise orta düzeyde ayrıntıya sahip olacaktır.

Örnek #4: Bunun Açıkça Görüldüğünü Biliyorum, Ama… Temiz Bir İş Listesi

İş listenizi temiz tutmanın kolay olmadığını biliyorum. Ben de bunu birçok kez yaşadım ve bunun bir angarya gibi hissettirdiğini biliyorum. Ancak iş listenizdeki her şeyi gözden geçirmemek ve güncelliğini yitirmiş öğelerden kurtulmayı hatırlamamak, iş listenizin kalitesini belirleyen başlıca etkenlerdir.

İş listenizden bazı şeyleri silmek her zaman kolay değildir. Bir gün gerçekleştirmeyi umduğunuz gerçekten güzel özellikler vardır (özellikle olması güzel olacak türden özellikler) ve bazen bunlardan gerçekten kurtulmak istemezsiniz. Ancak belirli bir noktada, gerçeklerle yüzleşelim: bunu asla uygulamayacağınızı bilirsiniz. Uygulasanız bile bu, yüksek öncelikli özelliklerinizin tükendiği anlamına gelir ki bu da genel olarak iyi bir işaret değildir.

Bazen iş listenizdeki bu güncelliğini yitirmiş öğeleri oluşturanlar paydaşlarınızdır. Bunları kaldırmadan önce, taleplerinin hâlâ geçerli olup olmadığını sormayı denersiniz ve verdikleri yanıt neredeyse her zaman evettir. Ancak talep 6 aydan daha eskiyse ve onlar da bunu çoktan unutmuşsa, bunun acil bir konu olmadığına onları ikna edin (öyle olsaydı konunun takibini birden çok kez yaparlardı) ve talebi silin.

Harika Bir İş Listesi, Sizin İçin En İyi Sonuç Veren İş Listesidir

Buradaki en iyi uygulamaların tümünü dikkate alsaydınız harika bir iş listeniz olur muydu? Bunlar size yardımcı olacaktır, ancak mükemmelliği garanti etmez.

İş listesinin amacının herkes için tek doğru bilgi kaynağı olduğunu unutmayın. Bu nedenle, bu en iyi uygulamaların yanı sıra ekibinizin ve paydaşlarınızın ihtiyaçlarını ve çalışma tarzını da dikkate almalı, iş listenizi herkesin aynı anlayışta kalmasına yardımcı olacak şekilde oluşturmalısınız.

Harika iş listeleri hakkındaki bu rehber, Çevik yaklaşımın tüm unsurlarını ele alan daha geniş bir serinin parçasıdır. Bunun gibi daha fazla rehber ve içgörünün iki haftada bir gelen kutunuza ulaşması için bültenimize abone olun!