Jak organizować zespoły produktowe, aby optymalizować wyniki

Najskuteczniejsze struktury zespołów produktowych pozwalają tworzyć nowe funkcje produktu, które odpowiadają na potrzeby klientów, oraz dostarczać wartość tak szybko, jak to możliwe.

Zespoły te działają zgodnie z metodyką Agile, rozumieją persony klientów, są zgodne z celami organizacji produktowej i są przygotowane do realizacji strategii biznesowej.

Chociaż takie zespoły produktowe są typowe dla start-upów, nie wszystkie organizacje produktowe osiągnęły optymalne struktury zespołów produktowych.

Nie martw się jednak — mam duże doświadczenie we współpracy ze świetnymi (i nie aż tak świetnymi) zespołami produktowymi. Oto wszystkie moje spostrzeżenia i wnioski dotyczące tego, co sprawia, że struktura zespołu produktowego jest świetna, abyś mógł szybko osiągnąć sukces.

Dlaczego struktury zespołów produktowych są ważne?

Sposób organizacji zespołów produktowych ma ogromny wpływ na wartość, jaką dostarczają. Skuteczna struktura zespołu produktowego pozwala rozwiązywać problemy w najlepszy sposób, szybko dostarczać rozwiązania i usprawniać komunikację w organizacji produktowej.

Jeśli struktura jest nieprawidłowa, mogą pojawić się:

• Napięcia w organizacji produktowej
• Praca w silosach, czyli więcej błędów i dłuższe procesy wdrażania kodu
• Brak koordynacji celów, co oznacza, że najważniejsze funkcje produktu nie są dostarczane
• Dłuższe procesy podejmowania decyzji

Największy wpływ na skuteczne lub nieskuteczne struktury zespołów produktowych mają:

• Skupienie właściwych osób wokół właściwych inicjatyw
• Zapewnienie zespołom czasu na uformowanie się i przygotowanie do osiągnięcia sukcesu

Wybór odpowiednich osób do zespołu produktowego

Uwaga, zdradzam szczegóły: niektóre role są naprawdę kluczowe dla organizacji produktowej, a niektóre po prostu...nie są. Zacznijmy od tych ważnych osób.

Jakie kluczowe osoby są potrzebne do stworzenia skutecznej struktury zespołu produktowego?

Świetne zespoły produktowe składają się z kilku kluczowych osób. Mogą mieć dodatkowych członków, zależnie od tego, co próbujesz dostarczyć, oraz od procesu Agile, zgodnie z którym pracujesz.

Najlepiej działające zespoły produktowe, z którymi pracowałem, miały następującą wielofunkcyjną strukturę:

• Menedżer produktu (PM)
• Menedżer ds. inżynierii
• Czterech inżynierów
• Inżynier ds. testów
• Jeden projektant UX lub projektant produktu
• Analityk

Trzy ostatnie role (inżynier ds. testów, projektant UX i analityk) mogą być realizowane przez PM-a i inżynierów w zespołach, w których ograniczenia zasobów są większe. 

PM-owie i inżynierowie nie są jednak specjalistami w tych obszarach. Oznacza to, że podjęcie się tych ról ograniczy ich możliwości wykonywania innych zadań, przez co nie będą w stanie dostarczyć tak wiele. (To jedno z wielu wyzwań związanych z pracą z niepełnym zespołem produktowym!)

Dlatego zalecam uwzględnienie tych indywidualnych ról w strukturze zespołu produktowego. Kiedy te role ściśle ze sobą współpracują, na przykład w zintegrowanym zespole produktowym ze wspólnymi celami — ograniczysz pracę w silosach, przyspieszysz podejmowanie decyzji i zrealizujesz swoje inicjatywy. 

Uważam również, że przydatne jest posiadanie działu badań użytkowników, który może zalecać najlepsze podejścia do prowadzenia takich badań. Zazwyczaj badania użytkowników może prowadzić zespół ds. rozwoju produktu, dzięki czemu jego członkowie zyskują bezpośredni wgląd w potrzeby klientów i mogą je spełniać.

Inne tradycyjne role, które mogą być potrzebne w procesie rozwoju produktu

Oto kilka dodatkowych potencjalnych ról (których w rzeczywistości nie polecałbym — przepraszam, SCRUM!):

Mistrz Scrum 

Osobiście wolę, aby nie było roli mistrza Scrum. Wierzę we wzmacnianie zespołów, aby samodzielnie usuwały przeszkody i rozwiązywały własne problemy. Wiem, że wiele osób nadal uważa, iż ta rola jest niezbędna w zespole zarządzania produktem, jeśli stosuje on proces rozwoju produktu SCRUM.

Analityk biznesowy (BA)

Analitycy biznesowi zajmują się rozkładaniem wymagań na mniejsze elementy i pisaniem historyjek użytkownika. Jeśli pracujesz nad złożonym projektem, analityk biznesowy może pomóc i wnieść dodatkową wartość. Twierdzę jednak, że działasz wtedy w trybie projektowym, a nie produktowym. 

Ponownie, uważam, że inżynierowie są w stanie zbierać wymagania i samodzielnie tworzyć własne zadania. Z mojego doświadczenia wynika, że pozwala to inżynierom tworzyć rozwiązania na podstawie wiedzy potrzebnej do zrozumienia wymagań i w pełni ich realizować.

Te role były kluczową częścią procesu tworzenia oprogramowania, gdy ludzie zaczęli korzystać z metodyki Agile. Wiele zespołów nadal stosuje ten proces i ma właściciela produktu, Scrum Mastera, analityka biznesowego oraz zespół deweloperski.

Chociaż te role mogą być świetnym sposobem na rozpoczęcie pracy zespołu i umożliwienie mu przejścia od zarządzania projektami do zarządzania produktem, nie zalecam ich, ponieważ uważam, że tworzą dodatkowe silosy i punkty komunikacji w zespole. Jeśli zespół jest właściwie zorganizowany, aby rozumieć cele i wymagania oraz działać jako jedna całość, może z łatwością samodzielnie pełnić te role, zyskując dodatkowo pełną kontrolę nad całym procesem i jego zrozumienie.

Inne role, które mogą przynieść korzyści procesowi rozwoju produktu

Jedną z kluczowych nowych ról, o których dużo się mówi (głównie w kontekście tego, czy powinny być częścią zespołu produktowego), jest menedżer marketingu produktu.

Firma Airbnb niedawno wprowadziła zmiany, łącząc rolę właściciela produktu z rolą menedżera marketingu produktu. W ich przypadku pozwala to właścicielowi produktu zarządzać całym procesem — od zidentyfikowania szansy produktowej po nadzorowanie wprowadzenia produktu na rynek.

W zależności od etapu rozwoju produktu lub zakresu roli — zestaw umiejętności z zakresu marketingu produktu może być niezbędny do osiągnięcia celów. Jeśli tak jest, włącz te umiejętności do zestawu kompetencji menedżera produktu lub rozszerz zespół produktowy o menedżera marketingu produktu.

Rozszerzone zespoły produktowe

Struktury zespołów produktowych można również rozszerzyć na większe, międzyfunkcyjne zespoły produktowe — pozwala to znacznie ograniczyć silosy i realizować cele. Kluczem do ich właściwego zorganizowania jest zrozumienie strategii i celów firmy oraz dopasowanie odpowiednich osób, aby je osiągnąć. 

Te zespoły produktowe można tworzyć na wiele sposobów. Na przykład jako zespoły rdzeniowe lub rozszerzone zespoły produktowe.

Współpracowałem z liderami produktu, którzy rozszerzyli swoje zespoły produktowe, aby osiągnąć maksymalny wpływ, dodając do zespołu sprzedaż, obsługę klienta lub inną niestandardową rolę. Zamiast działać jako interesariusze, osoby te stają się częścią zespołu, który ma wspólną wizję produktu.

Ponownie, celem jest zawsze ograniczenie silosów i tworzenie zespołów skupionych wokół wspólnych celów biznesowych, aby mogły odnosić sukcesy.

Przygotowanie zespołów produktowych do osiągnięcia sukcesu

Jak właściwie zorganizować zespół produktowy, aby dostarczał maksymalną wartość?

Skuteczne zorganizowanie zespołów produktowych pozwala wypełnić lukę między strategią produktu a faktycznym dostarczaniem rozwiązań. Należy tworzyć zespoły skupione wokół strategicznych priorytetów, skoncentrowane na właściwych wskaźnikach i posiadające odpowiedni zestaw umiejętności do realizacji tych celów. Osiągnij te elementy, a Twoja strategia zacznie być urzeczywistniana.

1. Ustal cele i wskaźniki

Aby zespoły produktowe dostarczały maksymalną wartość, muszą być skupione wokół właściwych celów i wskaźników.

Struktury zespołów produktowych można organizować na różne sposoby:

• Na podstawie fragmentu ścieżki klienta/lejka
• Warstwa interfejsu użytkownika kontra warstwa zaplecza
• Do pracy nad konkretnymi potrzebami użytkowników (co oznacza, że mogą działać w wielu częściach lejka)
• Na podstawie segmentu klientów

Załóżmy, że znasz strategię swojej firmy i wiesz, jak zostanie ona rozłożona na poszczególne elementy. W takim przypadku Ty (jako lider produktu) możesz wybrać najlepszą strukturę organizacyjną do realizacji celów biznesowych i wskaźników, które chcesz osiągnąć.

2. Zorganizuj zespoły produktowe, korzystając z odpowiedniej struktury organizacyjnej, aby osiągnąć cele

Podejmowanie decyzji dotyczących organizacji zespołów produktowych

W zależności od wielkości organizacji produktowej możesz chcieć zastosować „model Spotify” — zespoły produktowe, czyli mniejsze zespoły w ramach każdego zespołu.

Idea modelu Spotify polega na tym, że masz wiele zespołów skupionych wokół wspólnego obszaru, a każdy zespół ma w jego ramach własny cel produktowy.

Poza wielkością organizacji produktowej struktura zespołu produktowego będzie również zależeć od tego, w jaki sposób zdecydowano się podzielić zespoły, aby zapewnić sukces produktu.

Na przykład, jeśli zespół koncentruje się na pracy związanej z zapleczem systemu, możesz potrzebować bardziej technicznego menedżera produktu, który pomoże generować właściwe rozwiązania problemów.

Jeśli Twój zespół jest ukierunkowany na front-end, dedykowana osoba ds. UX (doświadczenia użytkownika) i analityki może naprawdę pomóc, ponieważ może wesprzeć Cię w osiąganiu właściwych rezultatów produktu we właściwy sposób. Może również znacznie ułatwić prowadzenie badań rynku i stworzenie mapy drogowej produktu, która pozwoli osiągnąć różne cele produktu. Menedżer produktu może ściśle z nimi współpracować przy tworzeniu backlogu i ustalaniu priorytetów funkcji zgodnie z kluczowymi wskaźnikami efektywności zespołu.

Tworzenie zespołów produktowych

Najlepszy sposób, jaki znalazłem na tworzenie i organizowanie zespołów produktowych, to:

• Przedstawienie wszystkim celów całej organizacji produktowej na najbliższe 6 miesięcy/rok
• Poinformowanie członków zespołu, do których mniejszych zespołów będą należeć
• Umożliwienie małym zespołom/„oddziałom produktowym” bardziej szczegółowego omówienia ich celów, sposobu pracy oraz tego, czy muszą współpracować z innymi zespołami
• Jeśli potrzebują jakiegokolwiek wsparcia, zapewnienie zespołom przestrzeni na przekazanie tej informacji firmie

3. Sposoby pracy

Zespoły produktowe najlepiej współpracują, gdy mają możliwość samodzielnego tworzenia własnych sposobów pracy.

Zwykle organizowałbym z zespołem sesję inauguracyjną, aby omówić:

• Przebieg pracy (SCRUM, Kanban, XP itp.).
• Wytyczne dla zespołu* (jak się komunikować, jak często oraz jak przekazywać informacje zwrotne, itp.).
• To, z jakich narzędzi do zarządzania produktem będą korzystać.
• Role i zakresy odpowiedzialności w zespole.

*Jasne i precyzyjne określenie tych kwestii na początku zapewnia zespołowi solidne podstawy do rozpoczęcia pracy.

Powinny to być całodniowe warsztaty, które rzeczywiście pozwolą zespołowi lepiej się poznać i zbudować spójną więź.

Za każdym razem, gdy zmieniamy członka zespołu, organizujemy podobną sesję wdrożeniową, aby zapoznać nową osobę z podjętymi decyzjami i umożliwić jej przedstawienie pomysłów na to, co można zmienić lub ulepszyć.

Zaangażowanie wszystkich, jasne określenie ról w zespole oraz zapewnienie członkom zespołu wpływu na sposób funkcjonowania zespołu są kluczowe dla sukcesu produktu. Równie ważne jest zapewnienie ludziom takiej przestrzeni, aby mieli możliwość ciągłego ulepszania dynamiki współpracy w zespole.

4. Refleksja i nauka

Jest to jeden z najważniejszych elementów wpływających na efektywność zespołu produktowego. Zespoły zawsze potrzebują możliwości przekazywania informacji zwrotnych i optymalizowania sposobu pracy.

Najlepsze sposoby na refleksję i naukę zespołów to:

• Codzienne retrospektywy: Podsumowanie pod koniec każdego dnia tego, co poszło dobrze i co można było ulepszyć, aby konsekwentnie wprowadzać drobne zmiany optymalizujące efektywność zespołu.
• Retrospektywy konkretnych funkcji: Jeśli wdrożenie nowych funkcji trwało dłużej, niż oczekiwano, lub nie przyniosło oczekiwanych rezultatów, warto zastanowić się, dlaczego tak się stało i czy można zoptymalizować potrzebne iteracje, aby następnym razem osiągnąć lepszy efekt.
• Kwartalna refleksja: To świetna okazja, aby przeprowadzić większe podsumowanie i sprawdzić, czy wraz z wejściem w nowy etap pracy chcesz wprowadzić większe zmiany w swojej metodyce.

Nowy członek zespołu zapewnia również czas na refleksję i świeże spojrzenie na to, co działa, a co nie, dlatego zawsze warto być otwartym na jego informacje zwrotne!

W ramach tych informacji zwrotnych możesz również zdać sobie sprawę, że nie dysponowałeś odpowiednimi umiejętnościami potrzebnymi do osiągnięcia swoich celów. Jeśli tak jest, należy przekazać tę informację firmie, aby można było zaktualizować strukturę zespołu produktowego.

Jak często należy zmieniać struktury zespołów produktowych?

Prosta odpowiedź brzmi: co sześć miesięcy do roku.

Dłuższa odpowiedź:

Struktury zespołów produktowych nie powinny zmieniać się zbyt często. Zespoły zawsze potrzebują czasu, aby się ugruntować i uformować. Im częściej zmieniasz struktury zespołów, tym więcej czasu musisz przeznaczyć na utrwalenie tych zmian.

Jednocześnie chcesz mieć pewność, że zmieniasz struktury zespołów produktowych wystarczająco często, aby zapewnić sobie odpowiednie zestawy umiejętności potrzebne do osiągnięcia celów.

Zakładam, że struktury zespołów produktowych będą zmieniać się co sześć miesięcy do roku. Daje to wystarczająco dużo czasu na pracę nad problemami i bieżącymi elementami strategii produktu, a jednocześnie pozwala wprowadzać zmiany, gdy jest to potrzebne do realizacji właściwych celów. Za każdym razem, gdy poczynisz postępy w jednym z elementów strategii produktu, może pojawić się potrzeba restrukturyzacji.

Niezbędne składniki skutecznej struktury zespołu produktowego, aby rzeczywiście odnieść sukces

Istnieje wiele badań dotyczących dysfunkcyjnych zespołów. Często, gdy obserwowałem porażki zespołów, wynikały one z:

• Braku wzajemnego zrozumienia od samego początku
• Konfliktów ego i osobowości
• Braku komunikacji

Zaufaj mi — praca w takich zespołach nie była przyjemna dla nikogo z zaangażowanych osób. Wszystko wydawało się trudne, a nikt nie cieszył się z przychodzenia do pracy!

Chociaż nie wierzę, że wszystkie te problemy można rozwiązać i czasami zespoły produktowe po prostu nie potrafią się zgrać, z przyjemnością informuję, że doświadczyłem również zupełnie odwrotnej sytuacji. 

Nawet przy różnorodnych osobowościach pracowałem z niezwykle zmotywowanymi, pozytywnie nastawionymi i troskliwymi zespołami produktowymi, z którymi praca każdego dnia była absolutną przyjemnością.

Pracując z ponad 20 różnymi zespołami, za najważniejsze elementy dające największą szansę na sukces uznałem:

• Bezpieczeństwo psychologiczne: Wszyscy traktują się nawzajem z szacunkiem i mogą wyrażać swoje opinie w zdrowy i produktywny sposób
• Wspólne cele: Pracowałem w zespołach, w których każdy miał własne cele (projektowanie UX, dane, produkt, inżynieria), co może prowadzić do wielu konfliktów. Ważne jest uwzględnienie perspektyw ze wszystkich tych obszarów, ale muszą one być zgodne z ogólną misją zespołu i organizacji produktowej.
• Zaufanie: Wszyscy ufają sobie nawzajem, wierząc, że każdy dobrze wykona swoją pracę, najlepiej jak potrafi. Nadal zawsze będziemy przekazywać sobie informacje zwrotne i wnosić wkład w obszary działania innych osób — w końcu czworo oczu widzi lepiej niż dwoje jeśli odbywa się to w pozytywny sposób i z uwzględnieniem najlepiej pojętego interesu wszystkich.
• Ciągła komunikacja: W zespole i​ z innymi obszarami firmy​. Zespół produktowy jest tylko jednym z elementów organizacji. Rzadko zdarza się, aby zespół produktowy mógł wykonywać swoją pracę w całkowitej izolacji. Bardzo prawdopodobne jest, że musi dobrze współpracować z resztą organizacji. 

Do boju, zespole!

Właściwe zaprojektowanie struktur zespołów produktowych jest niezwykle ważne. Wpływają one nie tylko na zdolność do dostarczania oprogramowania, które rzeczywiście odpowiada potrzebom klientów, lecz także na motywację i zadowolenie zespołu (oraz reszty firmy!).

Kluczem do tworzenia skutecznych struktur zespołów produktowych jest zrozumienie strategii firmy i sposobu, w jaki chcesz przygotować zespoły do jej realizacji, a następnie zastosowanie właściwego procesu tworzenia zespołów produktowych i zapewnienie im fundamentów potrzebnych do osiągnięcia jak największej szansy na sukces.

Jeśli połączysz odpowiednich ludzi i zestawy umiejętności niezbędne do osiągnięcia celów produktowych oraz zapewnisz zespołom narzędzia, czas i przestrzeń potrzebne do uformowania się (a także refleksji i nauki!), odniesiesz sukces w budowaniu niezwykle skutecznej organizacji produktowej.

Powodzenia na tej drodze!

Aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania produktem, zapisz się do newslettera The CPO Club.