Wat is een portfolioroadmap? Bouw er zelf een in 7 stappen

Een typische portfolioroadmap ziet er ongeveer zo uit:

Op de roadmap toon je de verschillende initiatieven voor elk product dat je wilt verbeteren, samen met je belangrijkste mijlpalen, lanceringsdatums en opleveringen voor elk initiatief.

Naast de genoemde elementen visualiseren portfolioroadmaps ook de middelen die aan de volledige onderneming worden besteed, uitgesplitst naar teams en afdelingen. Dit helpt je om op hoofdlijnen te zien hoe je middelen kunt toewijzen en de tijd en inspanningen van je team effectief kunt inzetten.

Wat een productportfolioroadmap moet bereiken

Laten we het nu hebben over de doelen die je wilt bereiken door een portfolioroadmap op te stellen. Over het algemeen is een portfolioroadmap bedoeld om te helpen bij het volgende:

• Je visie communiceren met je belanghebbenden en team
• Een uitvoerbaar plan opstellen dat je bedrijf kan uitvoeren
• Inzicht krijgen in de tijdlijn en middelen die nodig zijn om je strategische doelen te bereiken

Tot slot helpt de roadmap je om grote hoeveelheden werk binnen de reikwijdte van je roadmap te prioriteren en te optimaliseren.

Voordelen van een portfolioroadmap

Ik zou willen beargumenteren dat het uitvoeren van productportfoliomanagement met behulp van een roadmap een van de meest impactvolle taken is die een productmanagementteam kan uitvoeren. Je bepaalt tenslotte de koers die het hele bedrijf, of een grote afdeling, in de nabije toekomst zal volgen.

Daarnaast stelt een goed geplande roadmap je in staat om de volgende voordelen te behalen:

• Betere besluitvorming, omdat je een visueel overzicht op hoofdlijnen hebt van de volledige onderneming
• Meer transparantie, omdat iedereen in je team duidelijk begrijpt wat er moet gebeuren
• Risicobeperking, omdat je de voortgang van je teams kunt volgen en het plan kunt herzien wanneer er iets onverwachts gebeurt met hun voortgang
• Meer focus, omdat het hele bedrijf of de hele afdeling werkt aan taken die bijdragen aan het doel van je roadmap

Natuurlijk mogen we ook het gemak van communicatie met belanghebbenden niet vergeten. Mensen kunnen het plan veel gemakkelijker begrijpen wanneer het visueel wordt gepresenteerd dan wanneer het in een lang document met duizenden woorden staat.

Wanneer is een portfolioroadmap nuttig?

Moet je voor elk product in elk bedrijf een portfolioroadmap opstellen? Nee!

Het opstellen en onderhouden van een portfolioroadmap kost aanzienlijk veel tijd. Deze inspanning is alleen de moeite waard wanneer meerdere teams naar een gemeenschappelijk doel toewerken.

Als je bij een kleine start-up met één team van 5 leden werkt, zijn de meeste voordelen van een roadmap voor hen niet relevant. Omdat het team zo klein is, hoeven de leden hun werk niet met veel anderen af te stemmen. In deze situatie kun je een productvisie dus veel gemakkelijker delen met een eenvoudige presentatie en een basisroadmap, in plaats van weken te besteden aan het voorbereiden van een volledige portfolioroadmap.

Een portfolioroadmap opstellen

Hoewel het aanzienlijk veel tijd kost om het proces te voltooien, is het opstellen van een portfolioroadmap vrij eenvoudig, omdat het uit slechts zeven gemakkelijk te begrijpen stappen bestaat.

Stap 1: Bepaal je primaire doelstelling

Elke succesvolle onderneming in het bedrijfsleven (en overal elders) begint met een duidelijk omschreven doel.

Wat wil je bereiken door teams in te zetten voor het bouwen van meerdere onderling verbonden producten? Een duidelijk antwoord hierop helpt je om de inspanningen van al je productteams op je doel af te stemmen en dit succesvol te bereiken.

Traditioneel gezien is je primaire doelstelling óf je productvisie óf een duidelijke grote stap die je dichter bij je visie brengt.

Laten we ons voorstellen dat het 2015 is en dat je voor Tesla werkt en de inspanningen van je teams voor het komende jaar of daaromheen plant. Je zou eerst naar je visie kijken –  betaalbare elektrische auto’s voor iedereen. Denk vervolgens na over de volgende grote stap die je moet zetten om die visie te verwezenlijken. Misschien gaat het erom eindelijk de prijs van de Model 3 te verlagen naar $35k zonder ingewikkelde omwegen?

Dat lijkt een duidelijk doel. Ja, het is moeilijk te bereiken, maar het is duidelijk. De hardware- en softwareontwikkelingsteams die aan verschillende producten binnen je bedrijf werken, zullen nu het grotere geheel zien en ernaar streven dit te bereiken.

Stap 2: Verzamel projectinformatie

Onze volgende stap na het vaststellen van een doel zou zijn om inzicht te krijgen in de omvang van het werk dat nodig is om dat doel te bereiken.

Je zult je uiteindelijke doel doorgaans opdelen in kleinere onderdelen (bijv. een Tesla van $35k vereist goedkopere batterijen en een geïntegreerde productiecyclus) en inzicht krijgen in:

• De betrokken productlijnen (bijv. batterijproductie)
• Individuele producten die ontwikkeling vereisen, waaronder bestaande en nieuwe producten
• Feedback van klanten over bestaande producten om te beoordelen of iets verbeterd moet worden
• De omvang van het werk voor elk afzonderlijk product

In deze fase zal er veel samenwerking nodig zijn met je projectmanagers, productteam, engineers, ontwerpers en leidinggevenden.

Stap 3: Begrijp je belangrijkste opleveringen en mijlpalen

Net zoals we een algemeen doel moeten vaststellen voor de gehele onderneming, definiëren we ook doelen voor elk subproduct en elk team.

Op tactischer niveau richten we ons specifiek op het duidelijk definiëren van de opleveringen voor elk team. Deze opleveringen moeten uiteraard op elkaar zijn afgestemd en bijdragen aan het bereiken van onze belangrijkste bedrijfsdoelstelling.

Een voorbeeld van een oplevering in het Tesla-geval zou zijn het bouwen van een nieuwe batterijfabriek in Mexico om de productiekosten te verlagen, of het sluiten van een partnerschap met Panasonic om toegang te krijgen tot hun batterijtechnologie.

Naast opleveringen moeten we ook belangrijke mijlpalen vaststellen die onze projectmanagers helpen het werk te coördineren dat van onze teams nodig is. 

Voor ons Tesla-voorbeeld zou een goede mijlpaal zijn om tegen het einde van het jaar maandelijks 10.000 batterijen te verzenden.

Stap 4: Regel de toewijzing van middelen

Ik kan me geen geval herinneren waarin een bedrijf onbeperkte middelen had om aan een project te besteden. Meestal is het precies het tegenovergestelde: te veel productontwikkelingsinitiatieven om te beheren met te weinig middelen.

Je hebt dus geen andere keuze dan uiterst zorgvuldig om te gaan met het gebruik van middelen bij het plannen van je portfolioroadmap. Nogmaals, we hebben de hulp nodig van onze project-, product- en engineeringteams om een schatting te maken van het aantal teamleden dat voor onze plannen nodig is, evenals van de geschatte tijdsduur die voor elk onderdeel van het plan nodig is.

Mijn suggestie is om bij het toewijzen van middelen naar drie kerncriteria te kijken: afstemming op de langetermijnstrategie voor het product, toegevoegde waarde en de hoeveelheid benodigde middelen.

Stap 5: Breng onderlinge afhankelijkheden in kaart

Wanneer je een groot productplan plant dat uit meerdere subproducten en het werk van talrijke teams bestaat, is de kans groot dat je situaties tegenkomt waarin het ene team niet aan zijn werk kan beginnen voordat het andere team het zijne heeft afgerond.

Hiervoor moet je alle afhankelijkheden tussen teams en grote epics in kaart brengen en het werk van je teamleden zo organiseren dat niemand wordt geblokkeerd.

Gelukkig beschikken moderne tools voor portfoliobeheer en roadmapping over ingebouwde functies die helpen het werk automatisch te organiseren op basis van onderlinge afhankelijkheden. Advanced Roadmaps in Jira is hier een voorbeeld van.

Naast de automatische ordening van epics en ondersteuning voor Agile-backlogs geeft de tool je ook een waarschuwing telkens wanneer je handmatig een epic op de tijdlijn plaatst (zelfs als deze zich op een andere swimlane bevindt) vóór een epic waarvan deze afhankelijk is.

Stap 6: Maak het visueel

Het uiteindelijke doel van het beheer van je portfolioroadmap is om je plan met je belanghebbenden en je team te communiceren. Ja, je zult deze later gebruiken om de voortgang bij te houden en op hoofdlijnen te zien hoe goed je strategische roadmap aansluit op de huidige realiteit. Communicatie is echter het eerste en belangrijkste onderdeel dat je moet aanpakken.

Je kunt natuurlijk visuals maken door handmatig op je roadmap te tekenen met PowerPoint of Miro, maar dat zou ik niet aanraden. In plaats daarvan raad ik aan gespecialiseerde software voor productroadmaps te gebruiken met een geïntegreerd Kanban-bord, Gantt-diagram, ondersteuning voor verschillende soorten roadmaps, beheer van productideeën, het bijhouden van metrieken/KPI's en andere functies.

Stap 7: Communiceer je roadmap

Zodra de visuele weergave van je roadmap klaar is, is het tijd om een grote vergadering met al je belanghebbenden in te plannen om deze te presenteren en hun feedback te verzamelen.

Als je deze met meer dan 10 mensen wilt delen, kun je overwegen om geen enkele presentatie te houden. Het theoretische maximumaantal deelnemers aan een effectieve vergadering is immers niet meer dan 10.

Wanneer het om een groter aantal mensen gaat, kun je daarom overwegen om afzonderlijke vergaderingen te houden met relevante groepen (management, ontwikkelingsteam, productteam enzovoort).

Ontvang meer inzichten in product- en portfoliomanagement

Een portfolioroadmap is een fantastisch hulpmiddel om je visie met iedereen in het bedrijf te communiceren en ervoor te zorgen dat hun inspanningen gericht zijn op je strategische doelen. Hoewel het enige tijd kost om er een op te stellen, wegen de voordelen die je ervan krijgt ruimschoots op tegen de middelen die je eraan besteedt.

Een productportfolioroadmap hebben is geweldig, maar het is slechts een van de vele resultaten die productmanagers moeten voorbereiden. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om meer te leren over de rest.