Een meesterklas over geïntegreerde productteams
Productgerichte organisaties vertrouwen op slimme, samenwerkende, cross-functionele productteams om waarde te leveren. De meest effectieve teams krijgen de bevoegdheid om beslissingen te nemen, goed samen te werken, hun manier van werken voortdurend te ontwikkelen en hun expertise in te brengen.
Het nadeel voor veel productteams is de noodzaak om af te stemmen met andere belanghebbenden binnen de organisatie. Dit blijkt vaak lastig door concurrerende prioriteiten en agenda’s en volledig verschillende manieren van werken.
Ik heb dit zeker zelf meegemaakt: ik voelde me gefrustreerd en geblokkeerd bij verschillende opleveringen.
Want more from The CPO Club?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Een geweldige oplossing voor dit probleem is het toepassen van de aanpak van een geïntegreerd productteam (of geïntegreerde projectteams als het bedrijf niet productgericht is).
Het doel van een geïntegreerd productteam is om meer functionele disciplines in het productteam samen te brengen, zodat het product echt een succes wordt.
Wat is een geïntegreerd productteam (IPT)?
Een geïntegreerd productteam (IPT) is een multidisciplinair productteam dat naar een gemeenschappelijk doel toewerkt. Naast het standaardproductteam, bestaande uit de afdelingen productmanagement, engineering en UX, omvat een IPT ook elke andere rol die nodig is om de doelstellingen van het team te bereiken.
Wanneer ik het heb over geïntegreerde productteams, bedoel ik uitgebreide productteams die als één geheel samenwerken om gemeenschappelijke doelen te bereiken. Er bestaan lossere varianten van geïntegreerde productteams die ook bepaalde organisaties voordeel kunnen opleveren. Ik behandel ze hieronder allemaal. In essentie bestaat er niet één ‘juiste’ opzet voor een IPT: het draait erom dat je je doelen begrijpt en weet welke vaardigheden je nodig hebt om die te realiseren.
Wanneer heb je geïntegreerde productteams nodig?
Geïntegreerde productteams ontstonden als programmamanagementteams in enorme organisaties zoals het Amerikaanse ministerie van Defensie (DOD). Tegenwoordig zijn ze ook zeer geschikt voor softwaremanagement binnen alle soorten organisaties.
Naarmate productorganisaties groeien en volwassener worden, is er meer afstemming nodig tussen teams en verschillende afdelingen. Traditioneel werd dit aangestuurd door projectmanagement. In de productgerichte wereld zijn IPT-structuren nu de beste methode om op schaal te groeien en meerdere afdelingen op één lijn te brengen.
Wat zijn de voordelen van een geïntegreerd productteam?
Een IPT kan echt helpen om silo’s te doorbreken, sneller succes te behalen en dankzij gedeelde inzichten de beste oplossingen te ontwikkelen.
Ik heb in verschillende organisaties zonder geïntegreerde productteams gewerkt. De engineering- en productteams werkten in silo’s, hadden vaak communicatieconflicten en vonden het moeilijker om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Door multidisciplinaire teams samen te stellen met precies de vaardigheden die nodig zijn om succesvol te zijn, is de kans veel groter dat je de juiste dingen binnen de juiste termijn gedaan krijgt.
De voordelen van een IPT zijn onder andere:
- Afgestemde focus
- Verbeterde communicatie
- Snellere oplossing van problemen
- Snellere besluitvorming
- Een gedeeld begrip van succes
- Geoptimaliseerde denkkracht dankzij multidisciplinaire teams
Welke belangrijke rollen zijn nodig voor een geïntegreerd productteam?
Een IPT bestaat uit een standaard structuur van een productteam, namelijk:
- Productmanager
- Technisch lead
- 3-4 technici
- UX
- Analist
Plus aanvullende rollen uit andere delen van het bedrijf, bijvoorbeeld:
- Oplossingsarchitect
- Verkoop
- Klantsucces
De rollen die je aan je IPT wilt toevoegen, hangen af van de doelen van het team en de organisatie. Ik heb gewerkt in organisaties die een duurzaamheidsexpert, een operationeel expert en een juridisch expert toevoegden. Bij DOD zijn er IPT’s die over verschillende gebieden heen werken, zoals inkoop en kostprijsberekening.
Een voorbeeld van een IPT-opzet
Als je een nieuw product ontwikkelt om op een nieuwe markt te lanceren, is de kans groot dat je aan wettelijke voorschriften moet voldoen, de financiën op orde moet hebben, een schaalbare oplossing moet ontwikkelen en moet beschikken over de expertise die de markt vereist om verkopen te realiseren. Je hebt daarom mogelijk een ‘traditioneel’ productteam nodig, aangevuld met de inbreng van:
- Een juridisch expert
- Een financieel expert
- Een oplossingsarchitect
- Een of meer salesmedewerkers
Hoe bepaal je welke rollen nodig zijn voor je IPT?
Begin met het vaststellen van je strategie. Aan welke kansen wil je werken? Welke vaardigheden heb je nodig om deze doelen te bereiken, en welke rollen binnen je organisatie beschikken over die vaardigheden? Deze rollen vormen je geïntegreerde productteam. Het klinkt eenvoudig, maar het kan in de praktijk lastig zijn om dit te implementeren!
- Begin met je strategie en je doelen
Als je Product op een goed gestructureerde manier benadert, weet je wat je belangrijkste organisatiedoelen zijn. Deze strategie kan worden opgesplitst in jaarlijkse doelen en kwartaaldoelen. - Verzamel input van verschillende afdelingen en teams
Bij het vaststellen van de jaarlijkse doelen kun je teams uit de hele organisatie betrekken om te begrijpen wat er nodig kan zijn om op dit gebied succesvol te zijn. Mogelijk heb je overkoepelende IPT's waarin multidisciplinaire teamleden samenwerken die op dit niveau toezicht houden op het Product.
Wanneer je weet wat ervoor nodig is om op elk gebied succesvol te zijn, moet je bekijken welke rollen hieraan moeten bijdragen, op basis van input van verschillende teams. - Stel IPT's op met duidelijke doelen
Bij het opzetten van een IPT moet duidelijk zijn wat het belangrijkste doel is waar ze naartoe werken. Als groep kunnen ze, met hun gecombineerde kennis van wat nodig is om succesvol te zijn, dit opsplitsen in meer gedetailleerde doelen (OKR's). - Evalueer en ontwikkel je IPT's voortdurend
De samenstelling van het team kan zich in de loop van de tijd ontwikkelen en veranderen, net als bij elk ander Productteam, op basis van de vereisten op dat moment.
Als je meer wilt weten over hoe je succesvol van strategie naar uitvoering gaat, heb ik hier iets over geschreven.
Welke verschillende structuren voor geïntegreerde productteams zijn er?
Structuren voor geïntegreerde productteams kunnen variëren van vrij los georganiseerd tot volledig geïntegreerd. Elke aanpak heeft voordelen, afhankelijk van wat je probeert te bereiken.
De drie belangrijkste aanpakken zijn:
- Werkgroepen
- Nucleusteams
- Volledig geïntegreerde productteams
Werkgroepen
Een werkgroep is de meest los georganiseerde aanpak die je voor een IPT kunt kiezen.
In deze opzet werken alleen de kernleden van het productteam fulltime aan het product. Alle andere leden van het IPT zijn aan het Product toegewezen, maar hebben ook andere prioriteiten.
Deze opzet werkt bijzonder goed als het productteam grotendeels zelfstandig kan werken om zijn doelen te bereiken. Als het team af en toe ondersteuning van een andere discipline nodig heeft, zijn de juiste mensen beschikbaar om die ondersteuning te bieden.
Het voordeel van een werkgroep is dat de juiste mensen aan het proces zijn toegewezen, zodat ze snel beslissingen kunnen nemen om de doelen van het Product te realiseren.
Bij het opzetten van werkgroepen moet je:
- Iedereen betrekken bij het opstellen van de Productdoelen en het definiëren van succes
- Afspraken maken over de manier van werken en communicatie
- Afspraken maken over verwachtingen en prioriteiten
- Ervoor zorgen dat iedereen altijd op de hoogte is van belangrijke beslissingen en wijzigingen in een aanpak
Teamleden die geen deel uitmaken van het kernproductteam nemen alleen deel aan gesprekken zoals afgesproken in de manier van werken. Daarnaast richten zij hun tijd op externe activiteiten die bij hun rol horen.
Als je meer toegewijde tijd van mensen nodig hebt, omdat ze cruciaal zijn voor het behalen van het productdoel, moet je de meer geïntegreerde teamopzetten verkennen.
Nucleusteams
De basis van een productnucleus bestaat uit UX, een technisch leider en een productmanager. Al deze partijen hebben inspraak in het bepalen van de richting en prioriteiten van het Product. Deze drie functies komen regelmatiger samen dan het bredere team om inzichten, lessen en te volgen aanpakken te bespreken.
De nucleusteamaanpak kan worden uitgebreid met andere functies die cruciaal zijn voor het succes van het product. Afhankelijk van het gebied waarop je werkt, kan het bijvoorbeeld gaan om commerciële functies, data of klantensucces.
Met nucleusteams kun je een hechtere werkgroep vormen die regelmatiger bijeenkomt dan anders het geval zou zijn. Deze mensen kunnen nog steeds andere prioriteiten hebben, maar zijn meer toegewijd aan het succes van dit product dan wanneer ze deel zouden uitmaken van een werkgroep. Ze kunnen persoonlijke doelstellingen hebben waarin de prioriteit van het werk dat ze voor dit product doen duidelijk naar voren komt.
Mensen in dit domein moeten volledig betrokken en beschikbaar zijn om van de pijler een succes te maken.
De beste manier om een nuclei-team op te zetten is:
- Stel samen doelen en doelstellingen vast
- Spreek werkafspraken af (met vrij regelmatige vergaderingen)
- Draag bij aan het succes van het product en breng actief ideeën naar voren om het product te helpen groeien
- Neem verantwoordelijkheid voor alle elementen binnen hun bevoegdheidsgebied en communiceer actief over de voortgang
- Draag bij aan productondersteuning
De specifieke werkstijlen, vergaderfrequentie en betrokken rollen hangen af van de voorkeuren van elk team.
Volledig geïntegreerde productteams
Dit is de beste aanpak wanneer mensen uit verschillende disciplines sterk betrokken moeten zijn bij het succes van een product.
Het idee achter volledig geïntegreerde productteams is:
- Deze mensen delen precies dezelfde doelen
- Ze zijn allemaal gezamenlijk verantwoordelijk voor het succes van de productroadmap
- Ze werken samen als één groep, in plaats van als verschillende groepen mensen die van elkaar afhankelijk zijn
- Ze werken voortdurend samen, delen inzichten en leveren input voor wat ze vervolgens doen
- Ze hebben geïntegreerde product- en procesontwikkeling
Dit is een geweldige aanpak voor de uitvoering van grootschalige programma's, omdat hiermee veel multidisciplinaire teams kunnen worden samengebracht.
De gevaren van het werken binnen deze aanpak kunnen zijn dat er te veel mensen en te veel input zijn. Er bestaat ook het gevaar dat mensen bij het productteam worden betrokken terwijl ze niet volledig begrijpen hoe ze goed aan productontwikkeling kunnen doen.
Misschien wil je dit pad alleen inslaan als je een zeer volwassen productorganisatie hebt die een productgestuurde aanpak hanteert en iedereen begrijpt wat dat inhoudt.
Zo zorg je ervoor dat je geïntegreerde productteam succesvol is
Teamwork is cruciaal voor het succes van een IPT. Hier zijn vier belangrijke gebieden die het succes ondersteunen:
- Wees duidelijk over de doelen van het team
Om succesvol te zijn, moet het geïntegreerde productteam ten minste één duidelijk gemeenschappelijk doel hebben om naartoe te werken. Idealiter wordt dit opgesteld in een soort OKR-indeling. De doelstelling op hoog niveau kan duidelijk zijn (bijvoorbeeld een lancering in markt X en een omzetgroei van Y), maar het team moet in staat zijn om hun individuele OKR's zelf uit te werken om te laten zien hoe ze dit zullen bereiken. - Iedereen moet zijn rol en bijdrage kennen
Je hebt misschien teamleden die volledig aan het team zijn toegewijd, en anderen die ook andere doelen en verantwoordelijkheden hebben. Je kunt misschien niet altijd beslissingen nemen via een commissie, dus je moet weten wie de belangrijkste beslisser is. Maak dit vanaf het begin duidelijk en spreek af wat de prioriteiten van elke persoon zijn en hoe zij zullen bijdragen aan de doelen van het team. - Zorg voor duidelijke communicatiekanalen
Deze kunnen aan het begin worden afgesproken en zich gedurende de levenscyclus van het productteam ontwikkelen. Het is belangrijk om hier expliciet over te zijn, zodat het team regelmatige feedbacklussen creëert, vooral als sommige teamleden niet volledig aan het IPT zijn toegewijd.
- Weet hoe jullie gaan samenwerken.
Samenwerken gaat niet alleen over hoe je communiceert, maar omvat ook jullie waarden, principes en processen.
- Hoe werken jullie voldoende samen om de klant en het product volledig te begrijpen, maar werken jullie tegelijkertijd individueel en vertrouwen jullie op ieders expertisegebied?
- Volgen jullie typische Agile-methodologieën?
- Welke productmanagementtools gebruiken jullie om jullie werkafspraken te ondersteunen?
Enkele nuttige hulpmiddelen voor het opbouwen van een geïntegreerd productteam:
Je kunt jullie samenwerkingsvormen altijd optimaliseren naarmate jullie vorderen, op basis van wat wel en niet werkt.
Meer dan de som der delen.
Als je afhankelijk bent van verschillende afdelingen binnen je organisatie of meerdere teams moet coördineren om je productdoelen te realiseren, probeer dan geïntegreerde productteams in te zetten om het proces te versnellen en effectiever resultaten te leveren.
Er zijn veel verschillende manieren om geïntegreerde productteams te vormen, afhankelijk van hoeveel betrokkenheid je van verschillende mensen nodig hebt.
En hopelijk weet je na het lezen van dit artikel ook precies wat je moet doen om de teams succesvol op te zetten!
Vergeet niet je te abonneren op onze nieuwsbrief voor meer bronnen en handleidingen over productmanagement, plus de nieuwste podcasts, interviews en andere inzichten van marktleiders en experts.
