Slik strukturerer du produktteam for å optimalisere resultatene

De mest vellykkede produktteamstrukturene gjør det mulig å utvikle nye produktfunksjoner som dekker kundenes behov, og levere verdi så raskt som mulig.

Disse teamene er smidige, forstår kundeprofiler, er samkjørte med målene til produktorganisasjonen og er satt opp for å oppnå forretningsstrategien.

Selv om slike produktteam er vanlige i oppstartsbedrifter, har ikke alle produktorganisasjoner oppnådd optimale produktteamstrukturer.

Men ikke bekymre deg, jeg har mye erfaring med å jobbe med fantastiske (og mindre fantastiske) produktteam. Her er alle mine innsikter og erfaringer om hva som gjør en produktteamstruktur fantastisk, slik at du raskt kan finne veien til suksess.

Hvorfor er produktteamstrukturer viktige?

Måten produktteam struktureres på, har stor betydning for verdien de leverer. En effektiv produktteamstruktur gjør det mulig å løse problemer på best mulig måte, levere raskt og forbedre kommunikasjonen i produktorganisasjonen.

Hvis strukturen er feil, kan du ende opp med:

• Spenninger i produktorganisasjonen
• Arbeid i siloer, som betyr flere feil og lengre prosesser for å levere kode
• Manglende koordinering av mål, noe som betyr at de viktigste produktfunksjonene ikke blir levert
• Lengre beslutningsprosesser

De viktigste faktorene for effektive eller ineffektive produktteamstrukturer er:

• Å samle de riktige personene rundt de riktige initiativene
• Å gi teamene tid til å formes og legge til rette for egen suksess

Slik velger du de riktige personene til produktteamet ditt

Avsløring: Noen roller er virkelig avgjørende for produktorganisasjonen, mens andre bare ...ikke er det. La oss begynne med de viktige personene.

Hvem er de viktigste personene som trengs for en effektiv produktteamstruktur?

Flotte produktteam består av noen få kjernepersoner. De kan ha flere teammedlemmer, avhengig av hva du prøver å levere og hvilken smidig prosess du følger.

De mest velfungerende produktteamene jeg har jobbet med, hadde følgende tverrfunksjonelle teamstruktur:

• En produktleder (PM)
• En teknisk leder
• Fire utviklere
• En testutvikler
• Én UX-designer eller produktdesigner
• En analytiker

De tre sistnevnte rollene (testutvikler, UX-designer og analytiker) kan ivaretas av produktlederen og utviklerne i team med strengere ressursbegrensninger. 

Produktledere og utviklere er imidlertid ikke spesialister på disse områdene. Det betyr at hvis de påtar seg disse rollene, vil det gå ut over kapasiteten deres til annet arbeid, slik at de ikke kan levere like mye. (En av de mange utfordringene ved å jobbe med et ufullstendig produktteam!)

Derfor anbefaler jeg å innlemme disse individuelle rollene i produktteamstrukturen. Når disse rollene jobber tett sammen, for eksempel i et integrert produktteam med felles mål, reduserer dere siloer, fremskynder beslutningstakingen og oppnår initiativene deres. 

Jeg syntes også det var nyttig å ha en brukerforskningsavdeling som kan anbefale de beste metodene for brukerforskning. Vanligvis kan brukerforskning gjennomføres av produktutviklingsteamet, slik at de får førstehåndsinnsikt som gjør dem i stand til å oppfylle kundenes behov.

Andre tradisjonelle roller som du kan ha behov for i produktutviklingsprosessen

Dette er noen ekstra mulige roller (som jeg egentlig ikke vil anbefale – beklager SCRUM!):

En Scrum-master 

Personlig foretrekker jeg å ikke ha en Scrum-master. Jeg mener at teamene bør få myndighet til å fjerne sine egne hindringer og løse sine egne problemer. Jeg vet at mange fortsatt mener at denne rollen er avgjørende for produktledelsesteamet dersom de følger SCRUM-prosessen for produktutvikling.

En forretningsanalytiker (BA)

Forretningsanalytikere finnes for å bryte ned krav og skrive brukerhistorier. Hvis du følger et komplekst prosjekt, kan en forretningsanalytiker bidra ved å hjelpe til med dette. Jeg vil imidlertid hevde at du arbeider i prosjektmodus, ikke produktmodus. 

Igjen mener jeg at ingeniørene er i stand til å samle inn krav og skrive sine egne oppgaver. Etter min erfaring gir dette ingeniørene mulighet til å skape løsninger basert på kunnskapen sin, forstå kravene og gjennomføre dem fullt ut.

Disse rollene var en viktig del av programvareutviklingsprosessen da folk begynte å ta i bruk smidig utvikling. Mange team følger fortsatt denne prosessen i dag og har en produkteier, en Scrum Master, en forretningsanalytiker og et utviklingsteam.

Selv om disse rollene kan være en god måte å komme i gang på og gjøre det mulig for et team å gå fra prosjektledelse til produktledelse, er grunnen til at jeg ikke anbefaler disse rollene at jeg mener de skaper flere siloer og kommunikasjonspunkter i et team. Hvis teamet er riktig satt opp for å forstå målene og kravene og arbeide som én enhet, kan de enkelt fylle disse rollene selv og i tillegg ha fullstendig eierskap til og forståelse av hele prosessen.

Andre roller som kan være nyttige for produktutviklingsprosessen

En av de viktigste nye rollene det snakkes mye om (hovedsakelig i sammenheng med hvorvidt de bør være en del av produktteamet), er en produktmarkedsføringsansvarlig.

Airbnb gjorde nylig endringer for å slå sammen rollen som produkteier med rollen som produktmarkedsføringsansvarlig. I deres tilfelle gjør dette det mulig for produkteieren å styre prosessen fra ende til ende, fra å identifisere en produktmulighet til å føre tilsyn med produktlanseringen.

Avhengig av hvilket stadium produktet ditt er på, eller omfanget av rollen, kan kompetanse innen produktmarkedsføring være avgjørende for å nå målene dine. Hvis det er tilfelle, bør du innlemme dette i kompetansen til produktlederen din eller utvide produktteamet med en produktmarkedsføringsansvarlig.

Utvidede produktteam

Produktteamstrukturer kan også utvides til bredere tverrfunksjonelle produktteam – dette gjør det virkelig mulig å redusere siloer og gjennomføre målene dine. Nøkkelen til å strukturere disse ligger i å forstå forretningsstrategien og målene dine, og samordne de riktige personene for å oppnå dette. 

Disse produktteamene kan settes sammen på flere måter. For eksempel som kjerneteam eller utvidede produktteam.

Jeg har jobbet med produktledere som har utvidet produktteamene sine for å skape størst mulig effekt ved å legge til salg, kundeopplevelse eller en annen skreddersydd rolle i teamet. I stedet for at disse rollene fungerer som interessenter, er de en del av teamet med en felles produktvisjon.

Målet er igjen alltid å redusere siloer og skape team rundt felles forretningsmål, slik at de kan lykkes.

Slik legger du til rette for at produktteamene dine skal lykkes

Hvordan setter du egentlig opp produktteamet ditt slik at det kan skape størst mulig verdi?

Ved å sette opp produktteamene dine på en effektiv måte kan du bygge bro mellom produktstrategien og den faktiske leveransen. Du bør skape team som er samkjørte rundt de strategiske prioriteringene dine, fokuserer på de riktige måleverdiene og har de rette ferdighetene til å gjennomføre dette. Oppnå disse tingene, så vil strategien din bli omsatt til virkelighet.

1. Sett mål og måleverdier

For at produktteamene skal skape størst mulig verdi, må de være samkjørte rundt de riktige målene og måleverdiene.

Produktteamstrukturer kan settes opp for å levere på ulike måter:

• Basert på en del av kundereisen/trakten
• Frontend kontra backend
• For å arbeide med bestemte brukerbehov (noe som betyr at de kan operere på tvers av flere deler av trakten)
• Basert på et kundesegment

La oss anta at du kjenner forretningsstrategien din og hvordan den skal brytes ned. I så fall kan du (som produktleder) velge den beste organisasjonsstrukturen for å gjennomføre forretningsmålene og nå måleverdiene du ønsker.

2. Sett opp produktteamene dine ved hjelp av riktig organisasjonsstruktur for å nå målene dine

Bestem hvordan du skal sette opp produktteamene dine

Avhengig av størrelsen på produktorganisasjonen din kan det være lurt å følge «Spotify-modellen» – produkt-«arbeidsgrupper», med mindre team i hver arbeidsgruppe.

Ideen bak Spotify-modellen er at du har flere team som er samkjørt rundt et felles område, og team med egne produktmål innenfor disse.

Utover størrelsen på produktorganisasjonen din vil produktteamstrukturen også avhenge av hvordan du har valgt å dele opp teamene for å oppnå produktsuksess.

Hvis teamet for eksempel fokuserer på backend-arbeid, kan det hende du trenger en mer teknisk produktleder for å gjøre det mulig å utvikle de riktige løsningene på problemene.

Hvis teamet ditt er grensesnittorientert, kan en dedikert person for UX (brukeropplevelse) og analyse være til stor hjelp, siden vedkommende kan hjelpe deg med å oppnå de riktige produktresultatene på riktig måte. Vedkommende kan virkelig hjelpe deg med å gjennomføre markedsundersøkelser og utarbeide et produktveikart som oppfyller de ulike produktmålene dine. Produktlederen kan samarbeide tett med dem om å opprette en arbeidskø og prioritere funksjoner slik at de samsvarer med teamets KPI-er.

Dannelse av produktteam

Den beste måten jeg har funnet for å danne/etablere produktteam på, er:

• Informer alle om målene for hele produktorganisasjonen for de neste 6 månedene/året
• Informer teammedlemmene om hvilke mindre team de skal være en del av
• La små team/«produktgrupper» ha mer inngående samtaler om målene sine, hvordan de ønsker å jobbe, og om de trenger å samarbeide med andre team
• Hvis de trenger støtte, gi teamene rom til å gi virksomheten tilbakemelding om dette

3. Arbeidsmåter

Produktteam fungerer best når de får myndighet til å utforme sine egne arbeidsmåter.

Vanligvis ville jeg gjennomført en oppstartssamling med et team for å gå gjennom:

• Arbeidsflyt (SCRUM, Kanban, XP osv.).
• Retningslinjer for teamet* (hvordan kommunisere, hvor ofte, hvordan de gir tilbakemeldinger, osv.).
• Hvilke produktstyringsverktøy de skal bruke.
• Teamroller og ansvarsområder.

*Når disse er tydelige og eksplisitte fra starten av, gir det teamet et solid grunnlag å begynne arbeidet på.

Dette bør være en heldags arbeidsøkt for å gi teamet ordentlig anledning til å bli kjent med hverandre og skape et sammensveiset fellesskap.

Hver gang vi bytter ut et teammedlem, gjennomfører vi en lignende introduksjonssamling for å oppdatere vedkommende på beslutninger som er tatt, og gi dem mulighet til å komme med ideer om hvordan ting kan endres/forbedres.

Å involvere alle, gjøre teamrollene tydelige og gi teammedlemmene innflytelse på hvordan teamet arbeider er avgjørende for produktsuksess. Det er også viktig å gi folk dette handlingsrommet, slik at de får mulighet til å kontinuerlig forbedre dynamikken i teamarbeidet.

4. Reflekter og lær

Dette er et av de viktigste elementene for et produktteams prestasjoner. Team trenger alltid mulighet til å gi tilbakemeldinger og optimalisere hvordan de arbeider.

De beste måtene team kan reflektere og lære på, er gjennom:

• Daglige retrospektiver: En refleksjon på slutten av hver dag over hva som gikk bra, og hva som kunne vært forbedret, slik at de konsekvent kan gjøre små endringer for å optimalisere prestasjonene sine.
• Retrospektiver for spesifikke funksjoner: Hvis nye funksjoner tok lengre tid enn forventet/ikke ga resultatene du håpet på, kan dere reflektere over hvorfor, og om dere kan optimalisere nødvendige iterasjoner for å bli bedre neste gang.
• En kvartalsvis refleksjon: Dette er en flott anledning til å gjøre en større omstart og se om dere ønsker å gjøre større endringer i arbeidsmetodikken når dere går inn i en ny arbeidsfase.

Et nytt teammedlem gir også tid til refleksjon og et nytt perspektiv på hva de mener fungerer og ikke fungerer, og dere bør alltid være åpne for slike tilbakemeldinger!

Som en del av denne tilbakemeldingen kan dere også innse at dere ikke hadde de riktige ferdighetene som trengtes for å nå målene deres. Hvis dette er tilfellet, bør dette bringes videre til virksomheten, slik at dere kan oppdatere strukturen for produktteamet.

Hvor ofte bør strukturen for produktteam endres?

Det enkle svaret er hvert halvår til hvert år.

Det lengre svaret:

Strukturen for produktteam bør ikke endres for ofte. Team trenger alltid tid til å etablere seg og formes. Jo oftere du endrer teamstrukturen, desto mer tid må du sette av til at disse endringene skal innarbeides.

Du må imidlertid også sørge for at du faktisk endrer strukturen for produktteam ofte nok til at du har de riktige ferdighetene for å nå målene dine.

Jeg forventer at strukturen for produktteam endres hvert halvår til hvert år. Dette gir deg nok tid til å arbeide med problemene dine og de nåværende delene av produktstrategien, men lar deg også gjøre endringer ved behov for å arbeide mot de riktige målene. Hver gang du gjør fremskritt med én del av produktstrategien, kan det hende du trenger en omstrukturering.

De viktigste ingrediensene for at en effektiv produktteamstruktur faktisk skal lykkes

Det finnes mye forskning på dysfunksjonelle team. Ofte når jeg har sett team mislykkes, har det skyldtes:

• Manglende samsvar fra starten
• Egoer/personlighetskonflikter
• Manglende kommunikasjon

Stol på meg, disse teamene har ikke vært hyggelige for noen av de involverte. Alt føles som hardt arbeid, og ingen liker å dra på jobb!

Selv om jeg ikke tror at alle disse problemene kan løses, og noen ganger fungerer produktteam rett og slett ikke sammen, vil du bli glad for å høre at jeg også har opplevd det stikk motsatte. 

Selv med et mangfold av personligheter har jeg jobbet med noen ekstremt motiverte, positive og omsorgsfulle produktteam som har vært en ren drøm å jobbe med hver dag.

Etter å ha jobbet med over 20 ulike team fant jeg at de viktigste elementene som gir deg best mulighet til å lykkes, er:

• Psykologisk trygghet: Alle behandler hverandre med respekt og kan uttrykke meningene sine på en sunn og produktiv måte
• Felles mål: Jeg har vært i team der alle har sine egne mål (UX-design, data, produkt og utvikling), og dette kan føre til mye konflikt. Det er viktig å ta med perspektiver fra alle disse områdene, men dette må samsvare med det overordnede oppdraget til teamet og produktorganisasjonen.
• Tillit: Alle stoler på at de andre gjør jobben sin godt og etter beste evne. Vi vil likevel alltid gi tilbakemeldinger og komme med innspill på hverandres ansvarsområder – tross alt er fire øyne bedre enn to når det gjøres på en positiv måte og med alles beste i tankene.
• Kontinuerlig kommunikasjon: I teamet og​ med andre deler av virksomheten​. Et produktteam er bare én del av organisasjonen. Det er sjelden at et produktteam kan utføre arbeidet sitt fullstendig isolert. Det er svært sannsynlig at de må samarbeide godt med resten av organisasjonen. 

Heia, team!

Det er svært viktig å få strukturen på produktteamene riktig. De påvirker ikke bare evnen din til å levere programvare som virkelig dekker kundenes behov, men også motivasjonen og trivselen til teamet ditt (og resten av virksomheten!).

Nøkkelen til å skape effektive produktteamstrukturer ligger i å forstå virksomhetsstrategien din og hvordan du ønsker å sette opp teamene for å gjennomføre den, og deretter følge den riktige prosessen for å etablere produktteam og gi dem fundamentet de trenger for å ha best mulig sjanse til å lykkes.

Hvis du kombinerer de riktige personene og ferdighetene som trengs for å nå produktmålene dine, og gir teamene dine verktøyene, tiden og rommet de trenger for å finne sin form (og reflektere og lære!), vil du lykkes med å bygge en svært velfungerende produktorganisasjon.

Lykke til på reisen!

For mer innsikt om produktledelse, abonner på nyhetsbrevet til CPO Club.