Guide du plan de gestion des parties prenantes en 7 étapes + Modèle

Poursuivez votre lecture pour découvrir à quel point il est facile d’en élaborer un pour votre prochaine initiative produit.

Qu’est-ce qu’un plan de gestion des parties prenantes ?

Les membres de l’équipe impliqués dans votre projet sont également appelés « parties prenantes », car ils ont un « enjeu » ou un intérêt à voir ce projet avancer et réussir. 

Leur implication pratique dans le projet varie selon de nombreux facteurs, tels que leur position dans l’entreprise, leur rôle spécifique, etc. Comprendre ces différences et les consigner en équipe est une étape clé de planification à réaliser avant de lancer toute initiative produit majeure. 

Les plans de gestion des parties prenantes sont des documents formels qui doivent être partagés et élaborés avec toute l’équipe projet. Ils contiennent des informations sur chaque partie prenante et sur la façon dont elles seront impliquées dans l’exécution de votre projet. 

Parmi les types de parties prenantes courantes au sein des équipes de développement produit, on retrouve notamment : 

• Chefs de produit
• Chefs de projet
• Ingénieurs ou développeurs web
• Designers UX ou designers graphiques
• Managers, directeurs ou un sponsor de projet
• Analystes de données

Les parties prenantes figurant dans votre plan de gestion des parties prenantes varieront selon le type d’initiative que vous prévoyez. 

Par exemple, le lancement d’une nouvelle page d’accueil nécessiterait de nombreuses ressources en design, alors qu’une fonctionnalité backend comme un nouveau système de stockage de données pourrait ne demander aucune implication de la part de l’équipe UX. Adaptez votre liste de parties prenantes à votre projet.

Certains projets nécessitent également l’ajout de parties prenantes externes. 

Par exemple, vous travaillez peut-être sur un partenariat produit avec une entreprise externe qui sera présentée sur votre site web. Vous devrez identifier les parties prenantes parmi tout groupe externe ayant un intérêt dans votre projet afin de pouvoir communiquer efficacement avec chacune d’elles.

Que contient un plan de gestion des parties prenantes ?

Votre plan de gestion des parties prenantes doit comporter plusieurs éléments essentiels pour garantir la bonne marche de votre projet. 

Les éléments clés d’un plan de gestion des parties prenantes incluent : 

• Liste des parties prenantes du projet : Il doit s’agir des noms précis de tous les membres de l’équipe impliqués à chaque étape du développement du produit, de la planification jusqu’au lancement. Essayez de lister chaque partie prenante individuellement si possible, au lieu d’inclure un groupe large comme « équipe marketing ». 
• Rôles et responsabilités : Une liste des attentes envers chaque partie prenante pour garantir l’avancement du projet dans les délais. Soyez aussi précis que possible.
• Niveau d’intérêt : Chaque partie prenante aura un niveau d’intérêt différent pour le projet en fonction de son poste et d’autres priorités. Vous devez identifier le niveau d’intérêt de chaque partie prenante, de « faible » à « élevé ».
• Fréquence et méthode de communication : Certaines parties prenantes devront être en communication constante avec vous pour assurer la réussite du projet, tandis que d’autres n’auront besoin que d’un point hebdomadaire, voire mensuel, sur l’avancement. Indiquez également de quelle façon vous communiquerez avec chaque partie prenante et quelles informations leur seront transmises.

Quand rédiger ce plan ?

Élaborer ce plan de gestion des parties prenantes collectivement avant le début du développement peut être un excellent moyen de s’assurer que chacun s’accorde sur son niveau de responsabilité pour le projet et connaît clairement ce qui est attendu de lui tout au long du processus de développement. 

Idéalement, votre plan de gestion et de communication des parties prenantes devrait être établi lors d’une réunion de lancement en groupe, lors de laquelle les éventuels conflits ou préoccupations peuvent être abordés de manière ouverte. Cela favorise la transparence et un vrai sentiment d’appartenance au sein de l’équipe.

Comment créer un plan de gestion des parties prenantes 

1. Identifiez vos parties prenantes

Réalisez une analyse des parties prenantes et identifiez chacune des personnes qui rendront possible votre lancement de produit. Notez le nom et le rôle de chacun dans votre plan de gestion. Assurez-vous également d'inclure toute partie prenante qui ne fait pas partie de l'équipe avec laquelle vous travaillez au quotidien. 

Par exemple, vous ne travaillez peut-être pas toujours avec l’équipe d’email marketing de votre entreprise, mais il se peut que le lancement de ce produit nécessite une campagne d’emailing dans le cadre de la mise sur le marché. Veillez à impliquer ces parties prenantes interfonctionnelles le plus tôt possible, car elles peuvent déjà avoir d’autres priorités avec d’autres équipes. 

2. Documentez leurs rôles et responsabilités

C'est ici que vous notez ce dont chaque partie prenante clé sera responsable dans le cadre du projet. Soyez aussi précis que possible et veillez à détailler chaque livrable pour chaque personne. Ajoutez des liens vers la documentation du projet si cela peut être utile, et incluez à la fois les responsabilités quotidiennes, comme les points de suivi lors des standups, et les grands livrables, tels que le déploiement de la fonctionnalité en production. 

Ce que vous documentez ici dépend aussi de la façon dont les rôles et responsabilités sont définis dans votre entreprise. Les produits développés dans le secteur public peuvent avoir un ensemble d’acteurs plus rigide, alors que dans le privé, la liste des parties prenantes peut être moins figée. 

Les grandes entreprises ont le plus souvent des fonctions métier bien différenciées, comme la gestion de projet, la gestion de produit ou l’analyse de données. Ces rôles peuvent être regroupés dans une seule fonction dans les petites structures ou les startups. Parfois, une personne cumule plusieurs casquettes et prend en charge plusieurs livrables.

3. Évaluez le niveau d'intérêt

Attribuez un niveau d’intérêt pour chaque partie prenante, allant de « faible » à « moyen » ou « élevé ». Cela vous aidera à prioriser la fréquence de vos communications, la quantité de détails à fournir et le niveau d’implication nécessaire dans le suivi du projet. 

Votre manager, par exemple, peut avoir un intérêt élevé pour le projet sans pour autant être inclus dans toutes les communications quotidiennes. Il préférera peut-être un point hebdomadaire ou même mensuel sur l’avancement du projet.

4. Documentez la fréquence et le moyen de communication

L’implication continue des parties prenantes variera selon le rôle et les autres responsabilités de la personne. Pour chaque intervenant clé, précisez la fréquence de communication, le canal utilisé (slack, email, un outil de gestion des parties prenantes, etc.) et le contenu à transmettre. 

Par exemple, recevra-t-il uniquement un résumé global de l’état du projet ou un détail des tickets terminés par l’équipe d'ingénierie à chaque sprint ? Cela dépendra du rôle de la partie prenante dans le projet. Élaborer un plan de communication adapté à chacun est essentiel à la réussite du projet.

Le niveau d’influence de chaque partie prenante sur le projet est crucial ici. Vous devez vous assurer que tout directeur ou sponsor du projet reste informé de la progression et ait la possibilité de donner son avis ou de participer aux décisions stratégiques à prendre. 

Les parties prenantes influentes n’ont pas forcément besoin d’être associées à toutes les discussions quotidiennes, mais elles doivent être régulièrement informées des grandes étapes du projet. Trouver le bon équilibre est ici essentiel.

De plus, pensez à désigner la personne responsable de la mise à jour des logiciels de suivi des statuts utilisés par votre équipe, comme Jira ou Monday, afin que les tâches soient toujours actualisées.

5. Publiez et partagez le plan

Un plan de gestion des parties prenantes peut prendre différentes formes : un simple fichier excel ou google sheet, ou un graphique ou tableau plus élaboré. L’essentiel est de le garder simple et lisible afin que chaque acteur clé puisse facilement y accéder et le consulter.

Veillez à publier le modèle complété du plan de gestion des parties prenantes à un endroit accessible à chaque membre de l’équipe, par exemple intégré à un livrable produit ou dans la documentation du projet. Cela garantit la transparence pour tous et évite que des éléments ne soient oubliés. 

6. Demandez des retours

La gestion du changement est une composante essentielle d’une stratégie efficace de gestion des parties prenantes, et il se peut que votre plan doive être ajusté au fur et à mesure de l’avancée du projet. 

Peut-être que certaines parties prenantes souhaitent être informées plus ou moins fréquemment, ou qu’une personne doit assumer des responsabilités supplémentaires afin que le projet soit terminé à temps. Veillez à solliciter régulièrement les retours de toutes les parties prenantes sur ce qui fonctionne et sur ce qui doit être modifié.

Vous pouvez recueillir des retours sous la forme d’une enquête écrite spécifique que vous distribuez, ou en faire un point régulier à discuter lors de vos réunions quotidiennes ou réunions debout. Faites ce qui convient le mieux à votre équipe et ce qui encouragera le plus fort engagement des parties prenantes dans votre projet.

7. Préparez-vous aux conflits

Les projets, qu’ils soient grands ou petits, quelle que soit leur importance pour vous, peuvent ne pas avoir la même priorité pour d’autres équipes dont vous dépendez pour respecter vos échéances. Identifiez à l’avance ces priorités conflictuelles si possible, afin d’éviter d’être pris au dépourvu plus tard dans le cycle de développement. 

Vous pouvez également rencontrer une situation où plusieurs membres de l’équipe pensent devoir être responsables du même livrable, ou bien que quelqu’un estime que son rôle n’inclut pas la responsabilité qui lui a été assignée. 

Organiser une réunion de lancement au début du processus de planification du projet, où ce type de questions pourra être abordé, permettra de résoudre ces conflits avant même qu’ils ne surviennent, et vous aidera à développer un plan de gestion et de communication des parties prenantes plus efficace.

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Téléchargez notre modèle de plan de gestion des parties prenantes

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Dans cet exemple, nous avons créé un plan de gestion simple dans une feuille Google pour un projet impliquant le lancement d’un nouveau design sur la page d’accueil d’un site web. Il liste les parties prenantes clés impliquées, leurs rôles et responsabilités, le niveau d’intérêt, la fréquence de communication et le moyen de communication. N’hésitez pas à l’adapter aux besoins de votre équipe produit. 

Pour copier et modifier le modèle pour votre propre usage dans Google Sheets, sélectionnez simplement Fichier puis Créer une copie afin d’enregistrer une version dans votre Google Drive. Ou, pour télécharger une copie à utiliser avec Excel, sélectionnez Fichier puis Télécharger avant de choisir votre format préféré.

Pourquoi les plans de gestion des parties prenantes sont importants

Élaborer un plan de gestion des parties prenantes cohérent présente de nombreux avantages. Ce document vous permet non seulement de limiter et de réduire les risques pour le calendrier de votre projet, mais il améliore également la communication entre toutes les parties prenantes concernées. 

Savoir, dès le début d’un projet, de quoi chaque membre de l’équipe est responsable ne peut qu’aider à s’assurer qu’aucun détail ne sera oublié et que vous disposerez d’une équipe hautement engagée et motivée. 

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