Guide du plan de gestion des parties prenantes en 7 étapes + modèle
Votre prochaine initiative a été approuvée, toute la documentation produit est prête, et vous êtes prêt à transmettre le projet à l'équipe d'ingénierie.
Attendez ! Il pourrait vous manquer un élément essentiel de planification qui peut faire la différence dans la réussite de votre travail : un plan de gestion des parties prenantes.
Pour qu’un projet soit une réussite, il faut absolument définir clairement qui est responsable de quoi, qui possède les canaux de communication, et quelle influence chaque membre impliqué, ou « partie prenante », doit avoir à chaque étape du développement produit. Alors, comment élaborer un plan de gestion des parties prenantes, et à quoi ressemble-t-il lorsqu'il est bien fait ?
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Qu’est-ce qu’un plan de gestion des parties prenantes ?
Les membres de l’équipe impliqués dans votre projet sont également appelés « parties prenantes », car ils ont un « enjeu », c’est-à-dire un intérêt à ce que le projet progresse et aboutisse avec succès.
Leur implication concrète dans le projet dépend de nombreux facteurs, comme leur poste dans l’entreprise, leur rôle spécifique, etc. Comprendre ces différences et les documenter en équipe est une étape de planification cruciale à réaliser avant de lancer toute initiative produit d’envergure.
Les plans de gestion des parties prenantes sont des documents formels qui doivent être partagés et élaborés avec toute l’équipe projet. Ils contiennent des informations sur chaque partie prenante et la manière dont elle sera impliquée dans l’exécution de votre projet.
Les types de parties prenantes courantes dans une équipe de développement produit incluent :
- Chefs de produit
- Chefs de projet
- Ingénieurs ou développeurs web
- Concepteurs UX ou designers graphiques
- Managers, directeurs ou commanditaires projets
- Analystes de données
Les parties prenantes listées dans votre plan de gestion varieront en fonction du type d’initiative que vous planifiez.
Par exemple, la mise en ligne d’un nouveau design de page d’accueil nécessiterait de nombreuses ressources en design, tandis qu’une fonctionnalité technique comme un nouveau système de stockage de base de données pourrait se passer de parties prenantes issues de l’UX design. Adaptez la liste de vos parties prenantes à votre projet.
Certains projets exigeront également d’identifier des parties prenantes externes.
Par exemple, vous travaillez peut-être sur un partenariat produit avec une entreprise externe qui sera mise en avant sur votre site web. Dans ce cas, vous voudrez identifier les parties prenantes de ces groupes externes afin de pouvoir communiquer efficacement avec elles.
Que doit contenir un plan de gestion des parties prenantes ?
Votre plan de gestion des parties prenantes a besoin de plusieurs informations pour permettre à votre projet d’avancer efficacement.
Les éléments clés d’un plan de gestion des parties prenantes incluent :
- Liste des parties prenantes du projet : Il s’agit de la liste nominative de tous les membres de l’équipe qui interviendront à chaque étape du développement, de la planification au lancement. Essayez d’indiquer chaque partie prenante individuellement, plutôt que d’indiquer un groupe général comme « équipe marketing ».
- Rôles et responsabilités : Listez ce qui est attendu de chaque partie prenante pour que le projet soit mené à bien dans les délais. Soyez aussi précis que possible.
- Niveau d’intérêt : Chaque partie prenante aura un niveau d’intérêt différent pour le projet, selon son rôle et ses autres priorités. Il faut identifier le niveau d’intérêt pour chaque personne, de « faible » à « élevé ».
- Fréquence et mode de communication : Certaines parties prenantes devront être en contact constant avec vous afin d’assurer la réussite du projet, tandis que d’autres se contenteront d’un point hebdomadaire voire mensuel sur l’avancée du projet. Identifiez également le moyen de communication utilisé pour chaque personne, ainsi que les informations que vous devrez leur transmettre.
Quand faut-il créer ce document ?
Élaborer le plan de gestion des parties prenantes collectivement avant le démarrage du développement produit est un excellent moyen de s’assurer que chacun connaît son niveau de responsabilité et comprend clairement ce qu’on attend de lui durant tout le processus.
Idéalement, le plan de gestion et de communication avec les parties prenantes doit être établi ensemble lors d’une réunion de lancement, afin de permettre de traiter ouvertement tout conflit ou point de friction. Cela instaurera transparence et esprit d’appropriation au sein de votre équipe.
Comment créer un plan de gestion des parties prenantes
1. Identifiez vos parties prenantes
Réalisez une analyse des parties prenantes et identifiez chacune des personnes individuelles qui rendront possible votre lancement de produit. Inscrivez leurs noms et leurs rôles dans votre plan de gestion. Vous voudrez également vous assurer d'inclure toute partie prenante qui ne fait pas partie de l'équipe avec laquelle vous travaillez au quotidien.
Par exemple, vous ne travaillez peut-être pas toujours avec l’équipe d’email marketing de votre entreprise, mais il se peut que ce lancement de produit nécessite une campagne d’emailing dans le cadre de son lancement. Assurez-vous d’impliquer ces parties prenantes transversales aussi tôt que possible, car elles peuvent déjà avoir d’autres priorités avec d’autres équipes.
2. Documentez leurs rôles et responsabilités
Vous devez ici noter ce dont chaque partie prenante clé sera responsable pendant le projet. Soyez aussi précis que possible, et veillez à documenter chaque livrable pour chaque personne. Ajoutez des liens vers la documentation du projet si vous pensez que cela serait utile, et incluez à la fois les responsabilités quotidiennes, comme faire un point avec vous aux stand-ups, et les livrables majeurs comme le lancement de la fonctionnalité en production.
Ce que vous documentez ici dépend aussi de la façon dont les rôles et responsabilités sont définis dans votre entreprise. Les produits développés dans le secteur public pourraient avoir un ensemble de parties prenantes plus rigide, tandis que dans des sociétés privées, la liste pourrait ne pas être aussi précise.
Les grandes entreprises auront plus probablement des fonctions métier clairement définies, comme la gestion de projet, la gestion de produit, ou l’analyse des données, alors que ces rôles peuvent être fusionnés dans les petites entreprises ou startups. Il se peut qu’une seule personne "porte plusieurs casquettes" et soit responsable de plusieurs livrables.
3. Attribuez un niveau d’intérêt
Indiquez pour chaque partie prenante un niveau d’intérêt, allant de « faible » à « moyen » à « élevé ». Cela vous aidera à prioriser la fréquence de vos échanges avec eux, le niveau de détail nécessaire et la mesure dans laquelle ils doivent être tenus au courant de l’avancement du projet.
Votre manager, par exemple, peut avoir un fort intérêt pour le projet, mais n’aura pas forcément besoin d'être inclus dans les communications quotidiennes, et préférera peut-être recevoir un compte rendu hebdomadaire ou mensuel de l'avancée du projet.
4. Documentez la fréquence et la méthode de communication
L’implication continue des parties prenantes variera selon le rôle et les autres responsabilités de la personne. Pour chaque partie prenante clé, notez à quelle fréquence vous communiquerez avec elle, par quel canal (slack, email, un logiciel de gestion des parties prenantes, etc.) et le contenu des communications.
Par exemple, donnerez-vous simplement une vue d’ensemble de l’état du projet ou partagerez-vous une répartition détaillée des tickets validés par l’équipe d’ingénierie à chaque sprint ? Cela peut varier selon la partie prenante et sa fonction. Développer un plan de communication auquel chacun adhère est essentiel pour la réussite de votre projet.
Il est important ici de prendre en compte le niveau d’influence de chaque partie prenante dans le projet. Vous voudrez vous assurer que tout directeur ou sponsor de projet impliqué ait une visibilité sur l’avancement et suffisamment d’occasions d’apporter ses retours et de participer aux prises de décisions de haut niveau qui devront être faites.
Les parties prenantes influentes n’ont pas besoin d’être impliquées dans chaque discussion quotidienne sur le projet, mais doivent être informées régulièrement des étapes franchies. Trouver le bon équilibre est clé.
De même, n’oubliez pas d’indiquer qui sera chargé de mettre à jour le logiciel de suivi de statut utilisé par votre équipe, comme Jira ou Monday, afin que les tâches soient toujours à jour.
5. Publiez et partagez le plan
Un plan de gestion des parties prenantes peut prendre plusieurs formes, d’un simple fichier excel ou google sheet à une représentation graphique ou un tableau plus détaillé. Gardez-le simple et facile à lire, pour que chaque partie prenante clé puisse facilement y accéder et le suivre.
Assurez-vous de publier le modèle final du plan de gestion des parties prenantes terminé à un endroit auquel chaque membre de l’équipe peut accéder et s’y référer en cas de besoin, par exemple dans une note de cadrage plus large ou dans la documentation du projet. Cela garantit la transparence au sein de l’équipe et permet de ne rien oublier.
6. Demandez des retours
La gestion du changement est un élément clé d’une stratégie de gestion des parties prenantes réussie, et il se peut que votre plan doive être ajusté au fil de l’avancée du projet.
Peut-être que certains acteurs souhaitent être informés plus ou moins fréquemment, ou qu’une personne doit assumer des responsabilités supplémentaires pour garantir que le projet soit terminé à temps. Veillez à solliciter régulièrement les retours de tous les acteurs sur ce qui fonctionne et sur ce qui doit être modifié.
Vous pouvez recueillir des retours via une enquête écrite spécifique que vous diffusez, ou faire de ce point un élément récurrent lors de vos réunions quotidiennes ou de vos points réguliers. Faites ce qui convient le mieux à votre équipe et à ce qui encouragera le plus grand niveau d’engagement des parties prenantes dans votre projet.
7. Préparez-vous aux conflits
Les projets, qu’ils soient grands ou petits, aussi importants soient-ils pour vous personnellement, peuvent ne pas l’être autant pour certains membres d'autres équipes sur lesquelles vous comptez pour respecter vos délais. Identifiez à l’avance ces priorités conflictuelles si possible, afin d’éviter qu’elles ne vous prennent au dépourvu plus tard dans le cycle de développement.
Il se peut également que plusieurs membres de l’équipe pensent devoir être responsables du même livrable, ou qu’une personne ne considère pas que son rôle doit prendre en charge ce qu’on lui a assigné.
La tenue d’une réunion de lancement au début du processus de planification du projet, où ces questions peuvent être abordées, permet généralement de résoudre ces conflits avant même qu’ils ne débutent, et vous aidera à élaborer un plan de gestion et de communication avec les acteurs plus efficace.
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Dans cet exemple, nous avons créé un plan de gestion simple dans une feuille Google Sheet pour un projet impliquant le lancement d’un nouveau design sur la page d’accueil d’un site web. Il liste les principaux acteurs impliqués, leurs rôles et responsabilités, leur niveau d’intérêt, la fréquence et le mode de communication. N’hésitez pas à l’adapter selon les besoins de votre équipe produit.
Pour copier et modifier le modèle pour l’utiliser sur Google Sheets, il suffit de sélectionner Fichier puis Créer une copie pour l’enregistrer dans votre Google Drive. Ou, pour télécharger une copie afin de l’utiliser dans Excel, sélectionnez Fichier puis Télécharger avant de choisir le format souhaité.
Pourquoi un plan de gestion des parties prenantes est important
Élaborer un plan cohérent de gestion des parties prenantes présente plusieurs avantages. Non seulement ce document vous aide à limiter et réduire les risques pour les délais de votre projet, mais il contribue aussi à améliorer la communication entre toutes les parties impliquées.
Savoir dès le départ de quoi chaque membre de l’équipe est responsable permet justement de s’assurer qu’aucun détail ne passe entre les mailles du filet, et vous disposerez ainsi d’une équipe très engagée et motivée.
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