Qu’est-ce qu’une feuille de route de portefeuille ? Construisez la vôtre en 7 étapes
Félicitations ! Si vous lisez ce guide, vous êtes probablement en train de commencer la planification produit à long terme pour votre entreprise, ce qui signifie que la direction a reconnu vos compétences en réflexion stratégique. Ou bien, vous venez de lancer votre propre gamme de produits et souhaitez élaborer un plan complet pour réussir.
Peu importe votre situation, vous êtes au bon endroit. Ensemble, nous allons approfondir la notion de feuille de route de portefeuille, et vous apprendrez à en créer une vous-même.
Qu’est-ce qu’une feuille de route de portefeuille ?
Une feuille de route de portefeuille est un type de feuille de route visuelle qui représente le résultat de vos efforts de planification stratégique. Elle met en avant tous les produits que vous devez développer ou améliorer afin d’atteindre vos objectifs stratégiques, selon une échelle temporelle.
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Une feuille de route de portefeuille type ressemblera à ceci :
Sur la feuille de route, vous présenterez les différentes initiatives prévues pour chaque produit à améliorer, ainsi que vos étapes clés, dates de lancement et livrables pour chaque initiative.
En plus des éléments déjà évoqués, les feuilles de route de portefeuille visualisent également les ressources consacrées à l’ensemble du projet, réparties par équipes et divisions. Cela vous aide à obtenir une vue d’ensemble pour mieux allouer vos ressources et exploiter efficacement le temps et les efforts de votre équipe.
Objectifs d’une feuille de route de portefeuille produit
Parlons maintenant des buts à atteindre grâce à la création d’une feuille de route de portefeuille. En général, une telle feuille de route sert à :
- Communiquer votre vision à vos parties prenantes et à votre équipe
- Mettre en place un plan d’action que votre entreprise pourra exécuter
- Comprendre le calendrier et les ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs stratégiques
Enfin, elle vous aide à prioriser et à optimiser des blocs de travail importants dans le périmètre de votre feuille de route.
Les avantages d’une feuille de route de portefeuille
Je dirais que la gestion du portefeuille produit à l’aide d’une feuille de route est l’une des tâches les plus impactantes qu’une équipe produit puisse réaliser. Après tout, vous définissez la trajectoire que va suivre l’ensemble de l’entreprise, ou bien une grande division, dans un avenir proche.
En outre, une feuille de route bien construite vous permet d’obtenir les bénéfices suivants :
- Meilleure prise de décision grâce à une vue d’ensemble visuelle de tout le projet
- Meilleure transparence puisque chaque membre de l’équipe a une compréhension claire de ce qui doit être fait
- Réduction des risques car vous pouvez suivre l’avancée de vos équipes et réévaluer le plan si des imprévus surviennent
- Meilleure concentration car l’ensemble de l’entreprise ou de la division travaillera sur des actions qui contribuent à l’objectif de la feuille de route
Évidemment, il ne faut pas oublier la facilité de communication avec les parties prenantes. Il est beaucoup plus facile de comprendre un plan lorsqu’il est présenté sous forme visuelle, plutôt qu’en lisant un long document de plusieurs milliers de mots.
Quand une feuille de route de portefeuille est-elle utile ?
Faut-il préparer une feuille de route de portefeuille pour chaque produit, dans chaque entreprise ? Non !
Créer et maintenir une feuille de route de portefeuille demande beaucoup de temps. Cet effort n’est justifié que si vous avez plusieurs équipes œuvrant ensemble vers un objectif commun.
Si vous travaillez dans une petite startup avec une seule équipe de 5 personnes, la plupart des avantages d’une feuille de route ne leur seront pas utiles. L’équipe étant très réduite, il n’est pas nécessaire d’aligner son travail avec d’autres entités. Dans ce cas, il sera bien plus simple de partager une vision produit à l’aide d’une présentation et d’une feuille de route simple, plutôt que de passer des semaines à préparer une feuille de route de portefeuille complète.
Comment construire une feuille de route de portefeuille
Même si cela prend du temps à réaliser, la démarche pour créer une feuille de route de portefeuille est assez simple puisqu’elle se compose seulement de sept étapes faciles à comprendre.
Étape 1 : Identifiez votre objectif principal
Toute initiative réussie en entreprise (ou ailleurs) commence par un objectif clairement défini.
Quel résultat souhaitez-vous obtenir en mobilisant vos équipes pour créer plusieurs produits interconnectés ? Une réponse claire à cette question vous permettra d’aligner les efforts de toutes vos équipes produit vers votre objectif et de l’atteindre avec succès.
Traditionnellement, votre objectif principal est soit votre vision produit, soit une grande étape claire qui vous rapproche de cette vision.
Imaginons que nous sommes en 2015, et que vous travaillez pour Tesla, planifiant les efforts de vos équipes pour l’année qui vient ou plus. Vous commenceriez par examiner votre vision – des voitures électriques abordables pour tous. Ensuite, vous réfléchiriez à la prochaine grande étape à franchir vers cet objectif. Peut-être s’agit-il enfin de faire tomber le prix de la Model 3 à 35 000 $ sans aucune astuce ?
Cela ressemble à un objectif clair. Oui, c’est un défi difficile à relever, mais au moins il est explicite. Les équipes développement hardware et software qui travaillent sur différents produits dans votre entreprise vont désormais voir la vision d’ensemble et tendre vers celle-ci.
Étape 2 : Rassembler les informations du projet
Notre prochaine étape après la définition d’un objectif sera de comprendre l’ampleur du travail nécessaire pour atteindre ledit objectif.
Généralement, vous découperez votre objectif final en sous-parties (par exemple, une Tesla à 35 000 $ exige des batteries moins chères et un cycle de production intégré), ce qui permet de comprendre :
- Les gammes de produits concernées (par exemple, la production de batteries)
- Les produits individuels à développer, qu’ils soient nouveaux ou existants
- Le retour client sur les produits existants afin d’évaluer si des améliorations sont nécessaires
- L’ampleur du travail pour chaque produit individuel
Cette phase impliquera beaucoup de collaboration avec vos chefs de projet, l’équipe produit, les ingénieurs, les designers, ainsi que la direction.
Étape 3 : Comprenez vos livrables clés et jalons
De la même façon que nous devons définir un objectif global pour l’ensemble de l’initiative, nous allons également fixer des objectifs pour chaque sous-produit et pour chaque équipe.
Plus concrètement, au niveau plus tactique, il faudra clairement définir les livrables de chaque équipe. Bien sûr, ces livrables doivent être alignés et contribuer à atteindre notre principal objectif business.
Un exemple de livrable dans le cas de Tesla serait de construire une nouvelle usine de batteries au Mexique afin de réduire les coûts de production, ou encore de signer un partenariat avec Panasonic pour accéder à leur technologie de batteries.
En plus des livrables, nous devrons également fixer des jalons-clés qui permettront à nos chefs de projet de coordonner le travail attendu des équipes.
Pour notre exemple Tesla, un bon jalon serait d’expédier 10 000 batteries par mois avant la fin de l’année.
Étape 4 : Gérez l’allocation des ressources
Je ne me rappelle pas d’un seul cas où une entreprise disposait de ressources illimitées pour un projet. La plupart du temps, c’est tout l’inverse : trop de projets à mener à bien avec trop peu de ressources.
Il n’y a donc pas d’autre choix que d’être extrêmement vigilant quant à l’utilisation des ressources dans votre planification de portefeuille. Là encore, nous aurons besoin de l’aide de nos équipes projet, produit et ingénierie pour obtenir une estimation du nombre de collaborateurs nécessaires à nos plans ainsi que des délais approximatifs pour chaque partie du plan.
Mon conseil ici est de considérer trois critères essentiels lors de l’allocation des ressources : l’alignement avec la stratégie produit à long terme, la valeur ajoutée, et le volume de ressources requis.
Étape 5 : Identifiez les interdépendances
Lorsque vous préparez un plan produit important constitué de plusieurs sous-produits, impliquant le travail de nombreuses équipes, vous serez très probablement confronté à des situations où une équipe ne pourra commencer son travail que si une autre a terminé le sien.
Pour cela, vous devrez cartographier toutes les dépendances entre équipes et grands épiques, puis organiser la charge de travail de manière à ne bloquer aucune équipe.
Heureusement, les outils modernes de gestion de portefeuille et de feuille de route proposent désormais des fonctionnalités natives permettant d’organiser automatiquement le travail selon les interdépendances. Advanced Roadmaps dans Jira en est un exemple.
Au-delà de l’agencement automatique des épiques et la prise en charge des backlogs Agile, cet outil vous alertent également chaque fois que vous positionnez manuellement un épique sur la timeline (même s’il se trouve sur une autre piste) avant l’épic dont il dépend.
Étape 6 : Rendez-le visuel
Votre objectif final avec la gestion de la feuille de route du portefeuille est de communiquer votre plan à vos parties prenantes et à votre équipe. Oui, vous l’utiliserez par la suite pour suivre les progrès et avoir une vue d’ensemble de l’alignement de votre feuille de route stratégique avec la réalité actuelle. Cependant, la communication est la première et la plus importante étape à gérer.
Bien sûr, vous pouvez créer des visuels en dessinant manuellement sur votre feuille de route avec PowerPoint ou Miro, mais je ne le recommande pas. À la place, je suggère d’utiliser un logiciel spécialisé en gestion de feuille de route produit, doté d’un tableau Kanban intégré, de diagrammes de Gantt, du support pour différents types de feuilles de route, de la gestion des idées produit, du suivi de métriques/indicateurs clés de performance, et d’autres fonctionnalités.
Étape 7 : Communiquez votre Feuille de Route
Une fois la représentation visuelle de votre feuille de route prête, il est temps de planifier une grande réunion avec toutes vos parties prenantes pour la présenter et recueillir leurs retours.
Si vous avez plus de 10 personnes avec qui la partager, vous devriez reconsidérer l’idée de tenir une seule présentation. En effet, le nombre théorique maximal de participants à une réunion efficace ne dépasse pas 10.
Ainsi, lorsqu’il y a un plus grand nombre de personnes, envisagez d’organiser des réunions séparées avec les groupes concernés (direction, équipe de développement, équipe produit, etc.).
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Une feuille de route de portefeuille est un excellent outil pour communiquer votre vision à toute l’entreprise et s’assurer que les efforts sont axés sur vos objectifs stratégiques. Bien que sa création prenne du temps, les bénéfices en retirés dépassent de loin les ressources engagées.
Disposer d’une feuille de route de portefeuille produit est un atout, mais ce n’est qu’un des nombreux livrables que les chefs de produit doivent préparer. Pour découvrir les autres, inscrivez-vous à notre newsletter.
