7-stegs guide till plan för intressenthantering + mall
Så din nästa satsning har godkänts, du har skapat all produktdokumentation och är redo att lämna över allt till utvecklingsteamet.
Vänta lite! Du kan ha missat en viktig del av planeringen som kan avgöra om ditt arbete blir framgångsrikt eller inte: en plan för intressenthantering.
För att ett projekt ska bli framgångsrikt måste det finnas tydliga definitioner av vem som ansvarar för vad, vem som äger kommunikationskanalerna och hur stort inflytande varje berörd teammedlem, eller ”intressent”, bör ha i varje utvecklingsfas av produkten. Så hur skapar man en plan för intressenthantering, och hur ser en bra sådan ut?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Fortsätt läsa för att se hur enkelt det är att skapa en sådan inför din nästa produktsatsning.
Vad är en plan för intressenthantering?
Teammedlemmar som är involverade i ditt projekt kallas också för ”intressenter”, eftersom de har ett ”intresse” av att se projektet gå framåt och lyckas.
Hur aktivt de deltar i själva projektet beror på många faktorer, till exempel deras position i företaget, deras specifika roll och så vidare. Att förstå dessa skillnader och dokumentera dem som ett team är en viktig planeringsaktivitet som bör genomföras innan en större produktsatsning inleds.
Planer för intressenthantering är formella dokument som bör delas med och skapas tillsammans med hela projektteamet. De innehåller information om vilka de olika intressenterna är och exakt hur de kommer att involveras i genomförandet av projektet.
Vanliga typer av projektintressenter i produktutvecklingsteam kan vara:
- Produktchefer
- Projektledare
- Ingenjörer eller webbutvecklare
- UX- eller visuella designers
- Chefer, direktörer eller en projektsponsor
- Dataanalytiker
Vilka intressenter som anges i planen för intressenthantering varierar beroende på vilken typ av satsning du planerar.
Att lansera en ny design för startsidan skulle till exempel kräva omfattande designresurser, medan en funktion i backend, som ett nytt system för databaslagring, kanske inte kräver några intressenter från UX-design alls. Anpassa listan över intressenter efter ditt projekt.
Vissa projekt kräver också att externa intressenter anges.
Du kanske till exempel arbetar med ett produktsamarbete med ett externt företag som ska presenteras på din webbplats. Du bör se till att identifiera intressenter från alla externa grupper som har ett intresse i projektet, så att du kan kommunicera effektivt med dem.
Vad ingår i en plan för intressenthantering?
Din plan för intressenthantering behöver innehålla flera olika typer av information för att effektivt kunna driva projektet framåt.
Viktiga delar i en plan för intressenthantering är:
- Lista över projektets intressenter: Dessa bör bestå av individuella namn på alla teammedlemmar som kommer att vara involverade i varje fas av produktutvecklingen, från planering till lansering. Försök att ange varje intressent individuellt om möjligt, i stället för att bara ta med en bred grupp, som ”marknadsföringsteamet”.
- Roller och ansvarsområden: En lista över vad som förväntas av varje intressent för att projektet ska kunna slutföras i tid. Var så specifik som möjligt.
- Grad av intresse: Varje intressent har olika stort intresse för projektet, baserat på sin yrkesroll och sina övriga prioriteringar. Du bör ange varje intressents grad av intresse, från ”lågt” till ”högt”.
- Kommunikationsfrekvens och kommunikationsmetod: Vissa intressenter behöver ha ständig kontakt med dig för att projektet ska bli framgångsrikt, medan andra bara behöver en veckovis eller till och med månadsvis uppdatering om projektets status. Ange också hur du kommer att kommunicera med varje intressent och vilken information du kommer att dela med dem.
När ska jag skapa en?
Att skapa planen för intressenthantering som ett team innan produktutvecklingen börjar kan vara ett bra sätt att säkerställa att alla är överens om sin grad av ansvar för projektet och att varje person har en tydlig förståelse för vad som förväntas av dem under hela utvecklingsprocessen.
Helst bör planen för intressenthantering och kommunikation skapas gemensamt under ett uppstartsmöte, där eventuella konflikter eller farhågor kan tas upp i ett öppet forum. Detta skapar transparens inom teamet och en känsla av ägarskap.
Så skapar du en plan för intressenthantering
1. Identifiera dina intressenter
Genomför en intressentanalys och identifiera alla enskilda personer som kommer att möjliggöra din produktlansering. Skriv ner deras namn och roller i din ledningsplan. Du bör också se till att inkludera alla intressenter som inte ingår i det team du arbetar med dagligen.
Du kanske till exempel inte alltid arbetar med företagets team för e-postmarknadsföring, men den här produktlanseringen kanske kräver en e-postmarknadsföringskampanj som en del av lanseringen. Se till att involvera dessa tvärfunktionella intressenter så tidigt som möjligt, eftersom de redan kan ha andra prioriteringar som de arbetar med tillsammans med andra team.
2. Dokumentera deras roller och ansvarsområden
Här skriver du ner vad varje viktig intressent ansvarar för att genomföra inom projektet. Var så specifik som möjligt och se till att dokumentera varje leverans för varje person. Inkludera länkar till projektdokumentation om du tror att det skulle vara till hjälp för respektive intressent, och ta med både dagliga ansvarsområden, som att stämma av med dig vid de dagliga avstämningarna, och större leveranser, som att lansera funktionen i produktionsmiljön.
Det du dokumenterar här beror också på hur roller och ansvarsområden definieras på ditt företag. Produkter som utvecklas inom offentlig sektor kan ha en mer strikt uppsättning intressenter, medan listan på privata företag kanske inte är lika tydligt definierad.
Större företag har oftare tydligt definierade affärsfunktioner, såsom projektledning, produktledning och dataanalys, medan dessa roller kan vara kombinerade på något sätt i mindre företag eller nystartade företag. Det kan hända att en person “bär många hattar” och ansvarar för flera leveranser.
3. Ange intressenivå
Inkludera en intressenivå för varje intressent, från “låg” till “medel” till “hög”. Detta hjälper dig att prioritera hur ofta du ska kommunicera med dem, hur mycket detaljer de behöver och hur insatta i projektets status de bör vara.
Din chef kan till exempel ha ett stort intresse för projektet, men behöver kanske inte inkluderas i den dagliga kommunikationen utan kanske bara informeras varje vecka eller till och med varje månad om hur projektet fortskrider.
4. Dokumentera kommunikationsfrekvens och kommunikationsmetod
Det löpande arbetet med intressenter varierar beroende på personens roll och övriga ansvarsområden. För varje viktig intressent ska du dokumentera hur ofta du kommer att kommunicera med dem, vilken kanal du kommer att använda (Slack, e-post, programvara för intressenthantering osv.) och vad kommunikationen kommer att innehålla.
Kommer du till exempel bara att ge dem en övergripande sammanfattning av projektstatusen, eller kommer du att dela en sammanställning av de ärenden som utvecklingsteamet har slutfört under varje sprint? Detta kan variera beroende på intressent och arbetsfunktion. Att ta fram en kommunikationsplan som alla känner sig bekväma med är avgörande för projektets framgång.
Det är viktigt att ta hänsyn till vilken påverkan varje intressent har på projektet. Du bör se till att alla berörda chefer eller projektsponsorer får insyn i projektets framsteg och har gott om möjligheter att ge återkoppling och delta i de övergripande beslut som behöver fattas.
Inflytelserika intressenter behöver kanske inte delta i varje dagligt samtal om projektet, men de måste regelbundet informeras om projektets milstolpar. Det är viktigt att hitta en balans här.
Du bör också dokumentera vem som ansvarar för att uppdatera den programvara för statusuppföljning som teamet använder, till exempel Jira eller Monday, så att uppgifterna alltid är uppdaterade.
5. Publicera och dela planen
En plan för intressenthantering kan dokumenteras i många olika format, från ett enkelt Excel- eller Google-kalkylblad till en mer omfattande graf eller tabell. Håll den enkel och lättläst, så att varje viktig intressent enkelt kan komma åt och följa den.
Se till att publicera den färdiga mallen för intressenthanteringsplanen på en plats där alla teammedlemmar kan komma åt den och hänvisa till den vid behov, till exempel i en större produktbeskrivning eller projektdokumentation. Detta skapar transparens inom teamet och säkerställer att inget förbises.
6. Be om återkoppling
Förändringsledning är en viktig del av en framgångsrik strategi för intressenthantering, och det kan hända att din plan behöver justeras i takt med att projektet fortskrider.
Vissa intressenter kanske vill informeras oftare eller mer sällan, eller så kanske någon behöver ta på sig ytterligare ansvar för att projektet ska kunna slutföras i tid. Se till att regelbundet be alla intressenter om återkoppling kring vad som fungerar och vad som behöver ändras.
Du kan samla in återkoppling i form av en specifik skriftlig enkät som du skickar ut, eller göra det till en återkommande punkt vid era dagliga eller regelbundna avstämningsmöten. Gör det som fungerar bäst för ditt team och som uppmuntrar till högsta möjliga grad av intressentengagemang i projektet.
More Articles
7. Förbered dig på konflikter
Projekt, både stora och små, kanske inte är lika viktiga för någon i ett annat team som du är beroende av för att hålla din deadline, oavsett hur viktiga de personligen är för dig. Identifiera dessa motstridiga prioriteringar i förväg om du kan, så att de inte överraskar dig senare i utvecklingscykeln.
Du kan också hamna i en situation där flera teammedlemmar anser att de bör ansvara för samma leverans, eller där någon inte tycker att deras roll bör ansvara för det de har tilldelats.
Att ha ett uppstartsmöte i början av projektplaneringsprocessen, där den här typen av frågor kan tas upp, bör lösa dessa konflikter innan de ens uppstår och hjälpa dig att utveckla en effektivare plan för intressenthantering och kommunikation.
Du kanske också gillar: De 10 bästa programvarorna för intressenthantering
Hämta vår mall för intressenthanteringsplan
Letar du efter en mall för intressenthantering som du kan börja använda i dina kommande projekt? Få tillgång till vår kostnadsfria mall för intressenthantering här.
I det här exemplet har vi skapat en enkel hanteringsplan i ett Google-kalkylark för ett projekt som omfattar lanseringen av en ny design på en webbplatsens startsida. Den listar de viktigaste intressenterna, deras roller och ansvarsområden, intressenivå, kommunikationsfrekvens och kommunikationsmetod. Anpassa den gärna efter produktteamets behov.
Om du vill kopiera och ändra mallen för eget bruk i Google Kalkylark väljer du bara Arkiv och Skapa en kopia för att spara en version på din Google Drive. Om du vill ladda ner en kopia för användning i Excel väljer du Arkiv och Ladda ned innan du väljer önskat format.
Varför planer för intressenthantering är viktiga
Det finns flera fördelar med att skapa en sammanhållen plan för intressenthantering. Dokumentet hjälper dig inte bara att begränsa och minska riskerna för projektets tidsplaner, utan förbättrar också kommunikationen mellan alla berörda intressenter.
Att från början av ett projekt veta vad varje teammedlem ansvarar för kan bara bidra till att säkerställa att ingen detalj faller mellan stolarna och att du får ett mycket engagerat och motiverat team.
Vill du ha fler tips som hjälper dig att bli en effektivare PM? Prenumerera på nyhetsbrevet från The CPO Club.
