O Que É Um Roteiro de Portefólio? Crie o Seu em 7 Passos

Parabéns! Se está a ler este guia, é provável que esteja a começar a trabalhar no planeamento de produtos a longo prazo para a sua empresa, o que significa que a administração reconheceu as suas capacidades de pensamento estratégico. Em alternativa, acabou de iniciar a sua própria carteira de produtos e pretende criar um plano abrangente para alcançar o sucesso.

Seja qual for o caso, veio ao lugar certo. Juntos, iremos analisar aprofundadamente os roteiros de portefólio, e aprenderá a criar um para si.

O que é um roteiro de portefólio?

Um roteiro de portefólio é um tipo de roteiro visual que representa os resultados dos seus esforços de planeamento estratégico. Apresenta todos os produtos que precisa de criar ou melhorar para atingir os seus objetivos estratégicos ao longo do tempo.

Um roteiro de portefólio típico terá um aspeto semelhante a este:

No roteiro, apresentará as diferentes iniciativas associadas a cada produto que pretende melhorar, juntamente com os seus principais marcos, datas de lançamento e resultados de cada iniciativa.

Para além dos elementos mencionados, os roteiros de portefólio também representam visualmente os recursos investidos em todo o projeto, discriminados por equipas e divisões. Isto ajuda-o a obter uma visão geral de alto nível sobre como atribuir recursos e utilizar eficazmente o tempo e os esforços da sua equipa.

O que deve alcançar um roteiro de portefólio de produtos

Agora, vamos falar sobre os objetivos que pretende alcançar ao criar um roteiro de portefólio. De um modo geral, um roteiro de portefólio destina-se a ajudar no seguinte:

• Comunicar a sua visão às partes interessadas e à equipa
• Criar um plano acionável que a sua empresa possa executar
• Compreender o calendário e os recursos necessários para alcançar os seus objetivos estratégicos

Por fim, ajuda-o a definir prioridades e a otimizar grandes volumes de trabalho no âmbito do seu roteiro.

Benefícios de um roteiro de portefólio

Eu diria que realizar a gestão do portefólio de produtos com um roteiro está entre as tarefas mais impactantes que uma equipa de gestão de produtos pode executar. Afinal, está a definir o caminho que toda a empresa, ou uma grande divisão, seguirá num futuro previsível.

Para além disso, um roteiro bem planeado permitir-lhe-á obter os seguintes benefícios:

• Melhor tomada de decisões, uma vez que dispõe de uma visão geral visual de alto nível de todo o projeto
• Maior transparência, uma vez que todos os membros da sua equipa compreendem claramente o que precisa de ser feito
• Mitigação de riscos, uma vez que pode acompanhar o progresso das suas equipas e rever o plano quando algo inesperado acontece com esse progresso
• Maior foco, uma vez que toda a empresa ou divisão trabalhará em tarefas que contribuem para o objetivo do seu roteiro

Naturalmente, não devemos esquecer a facilidade de comunicação com as partes interessadas. É muito mais fácil para as pessoas compreenderem o plano quando este é apresentado visualmente, em vez de num longo documento com milhares de palavras.

Quando é útil um roteiro de portefólio?

Deve preparar um roteiro de portefólio para todos os produtos em todas as empresas? Não!

Criar e manter um roteiro de portefólio exige uma quantidade considerável de tempo. Este esforço só vale a pena quando tem várias equipas a trabalhar para um objetivo comum.

Se trabalha numa pequena empresa emergente com uma única equipa de 5 membros, a maioria dos benefícios de um roteiro será irrelevante para essa equipa. Como é tão pequena, não precisa de alinhar o seu trabalho com muitas outras pessoas. Assim, nesta situação, partilhar uma visão de produto será muito mais fácil através de uma apresentação simples acompanhada por um roteiro básico, em vez de passar semanas a preparar um roteiro de portefólio completo.

Como criar um roteiro de portefólio

Embora a sua conclusão exija bastante tempo, o processo de criação de um roteiro de portefólio é relativamente simples, uma vez que consiste apenas em sete passos fáceis de compreender.

Passo 1: Identifique o seu objetivo principal

Toda e qualquer iniciativa empresarial bem-sucedida (e em qualquer outra área) começa com um objetivo bem definido.

O que pretende alcançar como resultado da utilização de equipas para criar vários produtos inter-relacionados? Uma resposta clara a esta pergunta ajudá-lo-á a alinhar os esforços de todas as suas equipas de produto com o seu objetivo e a alcançá-lo com sucesso.

Tradicionalmente, o seu objetivo principal é a sua visão de produto ou um grande passo claro que o aproxime dessa visão.

Imaginemos que estamos em 2015 e que trabalha para a Tesla, a planear os esforços das suas equipas para o próximo ano, aproximadamente. Começaria por analisar a sua visão –  carros elétricos acessíveis para todos. Depois, pensaria no próximo grande passo que precisa de dar para a concretizar. Talvez se trate finalmente de reduzir o preço do Model 3 para $35k sem quaisquer artifícios complicados?

Esse parece ser um objetivo claro. Sim, é difícil de alcançar, mas é claro. As equipas de desenvolvimento de hardware e software que trabalham em diferentes produtos da sua empresa passarão a ter uma visão global e a esforçar-se para a concretizar.

Passo 2: Recolher informações sobre o projeto

O nosso próximo passo, depois de definir um objetivo, seria compreender o âmbito do trabalho necessário para o alcançar.

Normalmente, dividirá o seu objetivo final em partes mais pequenas (por exemplo, um Tesla de $35k requer baterias mais baratas e um ciclo de produção integrado) e compreenderá:

• As linhas de produtos envolvidas (por exemplo, produção de baterias)
• Os produtos individuais que precisam de ser desenvolvidos, incluindo produtos existentes e novos
• O feedback dos clientes sobre os produtos existentes, para avaliar se algo precisa ou não de melhorias
• O âmbito do trabalho relativo a cada produto individual

Esta fase envolverá muita colaboração com os seus gestores de projeto, a equipa de produto, engenheiros, designers, bem como com a sua liderança.

Passo 3: Compreender os seus principais resultados e marcos

Tal como precisamos de definir um objetivo global para todo o empreendimento, também definiremos objetivos para cada subproduto e equipa.

Especificamente, a um nível mais tático, iremos concentrar-nos em definir claramente os resultados de cada equipa. Estes resultados, naturalmente, precisam de estar alinhados e contribuir para alcançar o nosso principal objetivo empresarial.

Um exemplo de resultado no caso da Tesla seria construir uma nova fábrica de baterias no México para reduzir os custos de produção ou assinar um acordo de parceria com a Panasonic para ter acesso à sua tecnologia de baterias.

Além dos resultados, também teremos de definir marcos importantes que ajudarão os nossos gestores de projeto a coordenar o trabalho necessário das nossas equipas. 

No nosso exemplo da Tesla, um bom marco seria expedir 10 000 baterias por mês até ao final do ano.

Passo 4: Gerir a alocação de recursos

Não me lembro de algum caso em que uma empresa tivesse recursos ilimitados para gastar num projeto. Na maioria das vezes, acontece exatamente o contrário – há demasiados esforços de desenvolvimento de produtos para gerir e recursos insuficientes.

Assim, não tem outra escolha senão ser extremamente cuidadoso na utilização dos recursos ao planear o roteiro do seu portefólio. Mais uma vez, precisaremos da ajuda das nossas equipas de projeto, produto e engenharia para nos fornecerem uma estimativa do número de membros da equipa necessários para os nossos planos, bem como dos prazos aproximados necessários para cada parte do plano.

A minha sugestão é analisar três critérios fundamentais ao alocar recursos: alinhamento com a estratégia de produto a longo prazo, valor acrescentado e quantidade de recursos necessária.

Passo 5: Identificar interdependências

Ao planear um plano de produto de grande dimensão, composto por vários subprodutos e pelo trabalho de numerosas equipas, é muito provável que se depare com situações em que uma equipa não possa iniciar o seu trabalho sem que outra termine o seu.

Para isso, terá de mapear todas as dependências entre equipas e grandes épicos e, em seguida, organizar o trabalho dos membros da sua equipa de forma a que nenhum fique bloqueado.

Felizmente, as modernas ferramentas de gestão de portefólios e roteiros têm funcionalidades nativas que ajudam a organizar automaticamente o trabalho com base nas suas interdependências. O Advanced Roadmaps no Jira é um exemplo disso.

Além da organização automática dos épicos e do suporte para listas de pendências Agile, também lhe dará alertas sempre que colocar manualmente um épico na sua linha temporal (mesmo que esteja noutra faixa) antes de um épico dependente.

Passo 6: Torná-lo visual

O objetivo final da gestão do roteiro do portefólio é comunicar o seu plano às partes interessadas e à sua equipa. Sim, irá utilizá-lo mais tarde para acompanhar o progresso e ter uma visão de alto nível do alinhamento do seu roteiro estratégico com a realidade atual. No entanto, a comunicação é a primeira e mais importante parte que deve tratar.

É certo que pode criar elementos visuais desenhando manualmente no seu roteiro com o PowerPoint ou o Miro, mas não o recomendo. Em vez disso, sugiro que utilize um software especializado de criação de roteiros de produtos, que inclua um quadro Kanban integrado, um gráfico de Gantt, suporte para diferentes tipos de roteiros, gestão de ideias de produtos, acompanhamento de métricas/KPI e outras funcionalidades.

Passo 7: Comunique o seu roteiro

Assim que a representação visual do seu roteiro estiver pronta, é altura de marcar uma reunião importante com todas as partes interessadas para o apresentar e recolher o respetivo feedback.

Se tiver mais de 10 pessoas com quem o partilhar, talvez seja melhor reconsiderar a realização de uma única apresentação. Afinal, o número máximo teórico de participantes numa reunião eficaz não é superior a 10.

Por isso, quando existe um número maior de pessoas, considere realizar reuniões separadas com os grupos relevantes (gestão, equipa de desenvolvimento, equipa de produto, etc.).

Junte-se a nós para obter mais informações sobre a gestão de produtos e portefólios

Um roteiro de portefólio é uma ferramenta fantástica para comunicar a sua visão a todas as pessoas da empresa e garantir que os esforços de todos estão centrados nos seus objetivos estratégicos. Embora seja necessário algum tempo para o criar, os benefícios que proporciona superam largamente os recursos investidos.

Ter um roteiro do portefólio de produtos é ótimo, mas é apenas um dos muitos entregáveis que os gestores de produto precisam de preparar. Para saber mais sobre os restantes, subscreva a nossa newsletter.