Przewodnik po 7-etapowym planie zarządzania interesariuszami + szablon

Twoja kolejna inicjatywa została więc zatwierdzona, przygotowałeś całą dokumentację produktu i jesteś gotowy przekazać ją zespołowi inżynieryjnemu. 

Chwileczkę! Być może pomijasz kluczowy element planowania, który może przesądzić o sukcesie lub porażce Twojej pracy: plan zarządzania interesariuszami. 

Aby każdy projekt zakończył się sukcesem, należy jasno określić, kto odpowiada za poszczególne zadania, kto zarządza kanałami komunikacji oraz jak duży wpływ powinien mieć każdy zaangażowany członek zespołu, czyli „interesariusz”, na każdym etapie rozwoju produktu. Jak więc przygotować plan zarządzania interesariuszami i jak powinien wyglądać dobry plan? 

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak łatwo przygotować taki plan dla swojej kolejnej inicjatywy produktowej.

Czym jest plan zarządzania interesariuszami?

Członkowie zespołu zaangażowani w projekt są również nazywani „interesariuszami”, ponieważ mają „udział” lub interes w tym, aby projekt był kontynuowany i zakończył się sukcesem. 

Ich bezpośrednie zaangażowanie w sam projekt zależy od wielu czynników, takich jak zajmowane stanowisko w firmie, konkretna rola itd. Zrozumienie tych różnic i udokumentowanie ich wspólnie jako zespół to kluczowe działanie planistyczne, które należy wykonać przed rozpoczęciem każdej większej inicjatywy produktowej. 

Plany zarządzania interesariuszami to formalne dokumenty, które należy udostępnić całemu zespołowi projektowemu i tworzyć wspólnie z jego członkami. Zawierają one informacje o tym, kim jest każdy interesariusz i w jaki sposób będzie zaangażowany w realizację projektu. 

Typowe rodzaje interesariuszy projektu w zespołach zajmujących się rozwojem produktu mogą obejmować: 

• Menedżerów produktu
• Menedżerów projektu
• Inżynierów lub twórców stron internetowych
• Projektantów UX lub projektantów wizualnych
• Menedżerów, dyrektorów lub sponsora projektu
• Analityków danych

To, jacy interesariusze zostaną uwzględnieni w planie zarządzania interesariuszami, będzie zależeć od rodzaju planowanej inicjatywy. 

Na przykład uruchomienie nowego projektu strony głównej wymagałoby znacznych zasobów projektowych, podczas gdy funkcja zaplecza, taka jak nowy system przechowywania danych, może w ogóle nie wymagać zaangażowania interesariuszy z obszaru projektowania UX. Dostosuj listę interesariuszy do swojego projektu.

W przypadku niektórych projektów konieczne będzie również uwzględnienie interesariuszy zewnętrznych. 

Załóżmy na przykład, że pracujesz nad partnerstwem produktowym z zewnętrzną firmą, która będzie prezentowana na Twojej stronie internetowej. Należy zidentyfikować interesariuszy z każdej zewnętrznej grupy zainteresowanej projektem, aby móc skutecznie się z nimi komunikować.

Co zawiera plan zarządzania interesariuszami?

Aby skutecznie wspierać realizację projektu, plan zarządzania interesariuszami musi zawierać kilka różnych elementów informacji. 

Najważniejsze elementy planu zarządzania interesariuszami obejmują: 

• Lista interesariuszy projektu: Powinny to być imiona i nazwiska wszystkich członków zespołu, którzy będą zaangażowani w każdy etap rozwoju produktu — od planowania po uruchomienie. Jeśli to możliwe, staraj się wymienić każdego interesariusza osobno, zamiast uwzględniać jedynie szeroką grupę, taką jak „zespół marketingowy”. 
• Role i obowiązki: Lista oczekiwań wobec każdego interesariusza, które muszą zostać spełnione, aby projekt został ukończony w terminie. Określ je możliwie szczegółowo.
• Poziom zainteresowania: Każdy interesariusz będzie miał inny poziom zainteresowania projektem, zależny od jego roli biznesowej i innych priorytetów. Należy określić poziom zainteresowania każdego interesariusza, od „niskiego” do „wysokiego”.
• Częstotliwość i sposób komunikacji: Niektórzy interesariusze będą musieli pozostawać z Tobą w stałym kontakcie, aby projekt zakończył się sukcesem, podczas gdy inni będą potrzebować jedynie cotygodniowej lub nawet comiesięcznej aktualizacji dotyczącej statusu projektu. Określ również, w jaki sposób będziesz komunikować się z każdym interesariuszem oraz jakie informacje będziesz mu przekazywać.

Kiedy należy go przygotować?

Przygotowanie planu zarządzania interesariuszami wspólnie z zespołem przed rozpoczęciem rozwoju produktu może być świetnym sposobem na upewnienie się, że wszyscy zgadzają się co do zakresu swojej odpowiedzialności za projekt, a każda osoba dokładnie rozumie, czego się od niej oczekuje w całym procesie rozwoju. 

Najlepiej, aby plan zarządzania interesariuszami i komunikacji został przygotowany wspólnie podczas spotkania inauguracyjnego, na którym wszelkie konflikty i obawy można omówić w otwartej dyskusji. Zapewnia to przejrzystość w zespole i buduje w nim poczucie odpowiedzialności.

Jak przygotować plan zarządzania interesariuszami?

1. Zidentyfikuj swoich interesariuszy

Przeprowadź analizę interesariuszy i zidentyfikuj każdą osobę, która umożliwi wprowadzenie produktu na rynek. Zapisz imię i nazwisko każdej z tych osób oraz jej rolę w swoim planie zarządzania. Pamiętaj również o uwzględnieniu każdego interesariusza, który nie jest częścią zespołu, z którym pracujesz na co dzień. 

Możesz na przykład nie współpracować regularnie z zespołem ds. marketingu e-mailowego w swojej firmie, ale być może wprowadzenie tego produktu wymaga kampanii e-mailowej. Zaangażuj tych interesariuszy z różnych działów tak wcześnie, jak to możliwe, ponieważ mogą już realizować inne priorytety we współpracy z innymi zespołami. 

2. Udokumentuj ich role i obowiązki

W tym miejscu zapisz, za realizację jakich zadań w ramach projektu będzie odpowiadać każdy kluczowy interesariusz. Podaj jak najwięcej szczegółów i pamiętaj o udokumentowaniu każdego rezultatu pracy przypisanego do danej osoby. Dodaj odnośniki do dokumentacji projektu, jeśli uważasz, że będzie to pomocne dla poszczególnych interesariuszy, a także uwzględnij zarówno codzienne obowiązki, takie jak kontakt z Tobą podczas codziennych spotkań zespołu, jak i większe rezultaty pracy, takie jak wdrożenie funkcji na środowisko produkcyjne. 

To, co tutaj udokumentujesz, zależy również od sposobu zdefiniowania ról i obowiązków w Twojej firmie. Produkty opracowywane w sektorze publicznym mogą wiązać się z bardziej sztywnym zestawem interesariuszy, podczas gdy w firmach prywatnych lista ta może nie być tak precyzyjnie określona. 

Większe firmy częściej mają jasno zdefiniowane funkcje biznesowe, takie jak zarządzanie projektami, zarządzanie produktem i analityka danych, podczas gdy w mniejszych firmach lub startupach role te mogą być w pewien sposób łączone. Może się zdarzyć, że jedna osoba „pełni wiele ról” i odpowiada za wiele rezultatów pracy. 

3. Określ poziom zainteresowania

Określ poziom zainteresowania każdego interesariusza, od „niskiego”, przez „średni”, po „wysoki”. Pomoże Ci to ustalić, jak często się z nimi komunikować, ile szczegółów potrzebują oraz w jakim stopniu powinni być na bieżąco ze stanem projektu. 

Twój przełożony może na przykład bardzo interesować się projektem, ale nie musi być uwzględniany w codziennej komunikacji. Być może wystarczy informować go co tydzień, a nawet co miesiąc, o postępach projektu.

4. Udokumentuj częstotliwość i sposób komunikacji

Bieżące zaangażowanie interesariuszy będzie różnić się w zależności od roli danej osoby i jej pozostałych obowiązków. W przypadku każdego kluczowego interesariusza określ, jak często będziesz się z nim komunikować, jakiego kanału będziesz używać (Slack, e-mail, oprogramowanie do zarządzania interesariuszami itp.) oraz jakie informacje będzie zawierać komunikacja. 

Czy będziesz na przykład przekazywać jedynie ogólne podsumowanie stanu projektu, czy też udostępniać zestawienie zadań, które zespół inżynieryjny ukończył w ramach każdego sprintu? Może się to różnić w zależności od interesariusza i jego funkcji zawodowej. Opracowanie planu komunikacji, który będzie odpowiadać wszystkim, ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.

Ważne jest, aby pamiętać o poziomie wpływu, jaki każdy interesariusz ma na projekt. Należy zadbać o to, aby wszyscy zaangażowani dyrektorzy lub sponsorzy projektu mieli wgląd w postępy projektu oraz wiele okazji do przekazywania opinii i uczestniczenia w podejmowaniu wszelkich niezbędnych decyzji na najwyższym szczeblu. 

Wpływowi interesariusze nie muszą uczestniczyć w każdej codziennej rozmowie dotyczącej projektu, ale należy ich regularnie informować o kamieniach milowych projektu. Kluczowe jest znalezienie odpowiedniej równowagi.

Warto również udokumentować, kto będzie odpowiadać za aktualizowanie używanego przez zespół oprogramowania do śledzenia statusu, takiego jak Jira lub Monday, aby zadania były zawsze aktualne.

5. Opublikuj i udostępnij plan

Plan zarządzania interesariuszami można udokumentować w wielu formach — od prostego arkusza programu Excel lub Arkuszy Google po bardziej rozbudowany wykres lub diagram. Zadbaj o jego prostotę i czytelność, aby każdy kluczowy interesariusz mógł łatwo uzyskać do niego dostęp i korzystać z niego.

Pamiętaj, aby opublikować ukończony szablon planu zarządzania interesariuszami w miejscu, do którego każdy członek zespołu ma dostęp i może się do niego odwoływać w razie potrzeby, na przykład w ramach większego opisu produktu lub dokumentacji projektu. Zapewni to przejrzystość w całym zespole i pozwoli uniknąć przeoczeń. 

6. Poproś o opinie

Zarządzanie zmianą jest kluczowym elementem skutecznej strategii zarządzania interesariuszami i może się okazać, że plan będzie wymagać modyfikacji w miarę postępów projektu. 

Być może niektórzy interesariusze chcą być informowani częściej lub rzadziej, a może ktoś musi przejąć dodatkowe obowiązki, aby projekt został ukończony na czas. Pamiętaj, aby regularnie zbierać opinie od wszystkich interesariuszy na temat tego, co działa, a co należy zmienić.

Opinie możesz zbierać w formie specjalnie przygotowanej ankiety pisemnej, którą roześlesz, albo możesz uczynić z tego stały punkt porządku podczas codziennych lub regularnych spotkań statusowych. Zrób to w sposób, który najlepiej sprawdzi się w przypadku Twojego zespołu i zachęci interesariuszy do jak największego zaangażowania w projekt.

7. Przygotuj się na konflikty

Projekty — zarówno duże, jak i małe — niezależnie od tego, jak ważne mogą być dla Ciebie osobiście, mogą nie być równie ważne dla osoby z innego zespołu, od której możesz zależeć, aby dotrzymać terminu. Jeśli to możliwe, zidentyfikuj te sprzeczne priorytety z wyprzedzeniem, aby zapobiec temu, że później zaskoczą Cię one w cyklu rozwoju. 

Możesz również znaleźć się w sytuacji, w której kilku członków zespołu uważa, że powinno odpowiadać za ten sam element końcowy, albo ktoś uważa, że jego rola nie powinna obejmować odpowiedzialności za przydzielone mu zadanie. 

Zorganizowanie spotkania inauguracyjnego na początku procesu planowania projektu, podczas którego można omówić tego rodzaju kwestie, powinno rozwiązać te konflikty, zanim w ogóle się rozpoczną, a także pomoże Ci opracować skuteczniejszy plan zarządzania interesariuszami i komunikacji.

Może Cię również zainteresować: 10 najlepszych programów do zarządzania interesariuszami

Pobierz nasz szablon planu zarządzania interesariuszami

Szukasz szablonu planu zarządzania interesariuszami, który możesz zacząć wykorzystywać w nadchodzących projektach? Uzyskaj tutaj bezpłatny szablon zarządzania interesariuszami.

W tym przykładzie utworzyliśmy prosty plan zarządzania w arkuszu Google dla projektu obejmującego wdrożenie nowego projektu graficznego na stronie głównej witryny. Zawiera on listę kluczowych zaangażowanych interesariuszy, ich role i obowiązki, poziom zainteresowania, częstotliwość komunikacji oraz jej metodę. Możesz dowolnie dostosować go do potrzeb swojego zespołu produktowego. 

Aby skopiować i zmodyfikować szablon na własny użytek w Arkuszach Google, wybierz po prostu Plik, a następnie Utwórz kopię, aby zapisać wersję na swoim Dysku Google. Aby pobrać kopię do wykorzystania w programie Excel, wybierz Plik i Pobierz, a następnie wybierz preferowany format.

Dlaczego plany zarządzania interesariuszami mają znaczenie

Stworzenie spójnego planu zarządzania interesariuszami niesie ze sobą wiele korzyści. Dokument ten nie tylko pomaga ograniczyć i zmniejszyć ryzyko dotyczące harmonogramu projektu, lecz także usprawnia komunikację między wszystkimi zaangażowanymi interesariuszami. 

Wiedza o tym, za co odpowiada każdy członek zespołu na początku projektu, może tylko pomóc w dopilnowaniu, aby żaden szczegół nie umknął, a Ty pozostał z bardzo zaangażowanym i zmotywowanym zespołem. 

Chcesz poznać więcej wskazówek, które pomogą Ci skuteczniej pełnić rolę PM-a? Zapisz się do biuletynu The CPO Club.