Een overlevingsgids voor productmanagers die met lastige belanghebbenden werken

Zonder een Noordster zullen teams merken dat ze voortdurend moeten bijstellen en zich opnieuw moeten oriënteren, waarbij ze kostbare energie besteden die ingezet zou kunnen worden om de koers vooruit uit te stippelen en iets nieuws op te bouwen.

Je Noordster helpt je team zich op één lijn te brengen, momentum op te bouwen en samenwerking te bevorderen. Deze oefeningen kunnen helpen om de spreekwoordelijke telescoop in de juiste richting te richten.

Maak het visueel 

Zodra je een Noordster hebt gedefinieerd, moet je ervoor zorgen dat deze wordt vastgelegd in een document van een of andere soort (eender welke soort!) waar je team regelmatig naar kan verwijzen. Visuele elementen zorgen voor een gedeeld begrip wanneer woorden alleen tekortschieten.

Maak een document dat de Noordster weergeeft waar je team naartoe werkt. Dit kan een ontwerp zijn dat door een ontwerper is gemaakt om het team te inspireren, of een visueel scenario dat laat zien hoe het leven van je beoogde klant door jullie werk zal veranderen. Als je nog geen visuele elementen hebt maar wel een visiestatement, OKR's, KPI's of een andere manier om je team te oriënteren op een gedeeld begrip van de toekomst, neem die dan op in een document dat eenvoudig en visueel is.

Herinner je team eraan omhoog te kijken

Net zoals we verstrikt kunnen raken in de details van ons dagelijks leven en vergeten omhoog te kijken naar de magie van de lucht, kan je team opgaan in het werk en zijn doel uit het oog verliezen.

Gebrek aan oriëntatie is een van de belangrijkste redenen waarom teams eindigen met mensen die in verschillende richtingen trekken of vastlopen zonder vooruitgang richting een gedeeld gemeenschappelijk doel. Dus hoe kun je ervoor zorgen dat mensen georiënteerd blijven? Begin vergaderingen met een bespreking van je Noordster.

Door plannings- en evaluatievergaderingen consequent te beginnen met een herinnering aan je Noordster, houdt je team een gedeeld beeld van de richting waarin het gaat. Dit draagt ook bij aan een gedeeld gevoel van doelgerichtheid en geeft energie en betekenis aan het werk dat voor ons ligt. Bovendien kan het herinneren van teams aan hun Noordster helpen om ontsporende vragen en gesprekken bij te sturen, zodat je snel opnieuw kunt focussen op de missie die voorligt.

In een recente workshop kon ik een mogelijk ontsporende vraag van een leider adresseren door haar te herinneren aan de probleemstelling en succescriteria die de groep samen had opgesteld (die voor het gemak op het bord waren geschreven zodat iedereen ze kon zien). Ik erkende dat haar vraag valide was, maar kon haar aandacht opnieuw richten op het werk dat moest worden gedaan en haar herinneren aan de overeengekomen richting waar het team naartoe werkte. 

Wanneer je de groep rond je Noordster georiënteerd houdt, is het veel gemakkelijker om het team op koers te houden.

Definieer rollen en routines 

Ik heb de gelegenheid gehad om met verschillende bedrijven en hun teams te werken, variërend van grote, gevestigde organisaties tot kleine, pas opgerichte startups. Ongeacht omvang of leeftijd is mijn doel altijd hetzelfde: teams helpen om efficiënter en effectiever samen te werken. Een veelvoorkomende wens die ik heb waargenomen, is dat de meeste mensen hopen op een magische formule of een direct toepasbare manier van werken (een wondermiddel).

En wie verlangt daar in het leven niet af en toe naar? We maken ons er allemaal schuldig aan dat we snelle oplossingen voor onze problemen zoeken.

De realiteit is echter dat elk team waarmee ik heb gewerkt zijn eigen aanpak heeft moeten ontwikkelen op basis van zijn unieke en veranderende behoeften.

De uitdaging van deze realiteit is dat het definiëren van de juiste aanpak voor je team inspanning vereist: het bepalen van rollen, verantwoordelijkheden en routines. Als je dit werk niet doet, leidt dat tot verwarring, inefficiëntie, frustratie en wrok.

Dus hoe kun je een manier van werken definiëren die bij je team past? 

Investeer tijd

Hoewel het misschien onhandig voelt om kostbare tijd te besteden aan het definiëren van hoe je zult werken wanneer je gewoon meteen in het werk zelf wilt duiken, zal de inspanning betere resultaten en een positievere werkervaring voor je team opleveren. Ik heb gemerkt dat startups en bedrijven in een vroeg stadium er bijzonder vaak toe geneigd zijn om zonder duidelijk gedefinieerde rollen meteen aan de slag te gaan. Hoewel deze aanpak aanvankelijk kan werken, is hij op de lange termijn niet houdbaar. Ik heb teams begeleid die moeite hadden om de overstap van startup naar schaalvergroting te maken. Het belangrijkste werk in deze fase? Duidelijkheid over rollen en het instellen van effectieve routines. Het resultaat? Minder pijn en frustratie in het dagelijks werk en een soepeler pad naar groei.

Bouw voort op wat werkt

Als je een proces hebt dat in het verleden goed heeft gewerkt, begin daar dan mee. Bepaal wat effectief is en op welke gebieden verbetering mogelijk is. Als er mensen zijn van wie de rollen duidelijk zijn, leg die dan vast.

Pijnpunten aanpakken

Net zoals we pijnpunten voor onze klanten identificeren, moeten we de uitdagingen waarmee we als team worden geconfronteerd aanpakken.

Enkele mogelijke problemen zijn:

• Deadlines halen
• Het kwaliteitscontroleproces stroomlijnen
• Inbreng van eigenzinnige leiders beheren
• Dubbel werk voorkomen

Samenwerken om te verbeteren

Betrek je team bij het definiëren van oplossingen en het vinden van manieren om huidige werkwijzen te verbeteren. Werk, net als in een gezamenlijke ontwerpsessie, samen om de optimale manier van samenwerken te ontwerpen. Ik geloof er sterk in dat teams die zelf bepalen wat voor hen werkt, meer kans van slagen hebben dan teams waaraan een aanpak wordt opgelegd.

Leg het schriftelijk vast

Leg je beslissingen vast zodra je ze hebt genomen. Maak een organogram waarin de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden worden beschreven. Geef duidelijk aan als er hiaten zijn die moeten worden opgevuld. Leg de routines vast die je zult volgen en specificeer wie de reguliere vergaderingen of communicatie met het team zal leiden.

Regelmatig opnieuw bekijken

Bekijk je aanpak doorlopend opnieuw (ik raad elk kwartaal aan) en houd sessies met het team om deze op basis van de ontwikkelingen te verfijnen.

Moeilijke kwesties aanpakken

Stel dat je een Noordster, duidelijke rollen en routines hebt, en dat verstorend gedrag toch aanhoudt. Het is belangrijk om te onthouden dat mensen complex en onvolmaakt zijn. Hoe goed het werkmodel van je team ook is gedefinieerd, er zullen situaties zijn waarin verstoring, ontsporing en ongemak optreden.

Als productleider is het jouw verantwoordelijkheid (in het belang van het werk en het team) om kwesties aan te pakken die effectieve samenwerking belemmeren en de moed te hebben om moeilijke onderwerpen aan te kaarten.

Veelvoorkomende scenario's: 

De ontsporende vragensteller

Weerstand kan zich uiten in ontsporende vragen ("Waarom zijn we hier?" "Wat zijn we eigenlijk aan het doen?"). Je kunt dit rechtstreeks aanpakken door de persoon aan de eerdere afspraak van de groep te herinneren. 

De niet-betrokken belanghebbende

Een gebrek aan betrokkenheid kan zich uiten in niet volledig deelnemen, afgeleid verschijnen of fysiek aanwezig maar mentaal afwezig zijn. Wanneer een teamlid niet betrokken is, gebruik dan je oordeel om te bepalen of je dit probleem in het openbaar kunt aanpakken of dat een privégesprek geschikter is. Hun energie kan veranderen als je hen simpelweg vraagt zich opnieuw aan het werk en het team te verbinden. Als ze op een apparaat zitten of zichtbaar afgeleid zijn, vraag dan of er iets is waar ze aandacht aan moeten besteden en of ze zich volledig kunnen inzetten zodra dat is opgelost. Misschien moeten ze hun grieven uiten of frustraties delen. Als dat het geval is, luister dan naar wat ze te zeggen hebben en kijk vervolgens of ze bereid zijn opnieuw betrokken te raken. Soms kan alleen al gehoord worden een groot verschil maken.

De onvoorspelbare bijdrager

Of het nu gaat om een leider, creatief persoon, verkoper of iemand anders: mensen die verschijnen en onvoorspelbare bijdragen leveren, kunnen zeer verstorend werken, omdat ze de aandacht van het team kunnen afleiden.

Dit gedrag aanpakken kan lastig zijn omdat de bijdrager zijn rang kan benadrukken of kan beweren dat zijn idee aanzienlijke verkopen en omzet zal opleveren. Ze zijn doorgaans enthousiast en gretig en kunnen met veel ideeën komen of met iets dat ogenschijnlijk totaal onverwacht is. Erken op zulke momenten hun suggesties en enthousiasme, maar geef aan dat de huidige focus ergens anders ligt. Gebruik een whiteboard om een "parkeerplaats" te creëren voor ideeën die tijdens vergaderingen naar voren komen, of houd een ideeënachterstand bij in je gedeelde samenwerkingstool om deze bijdragen vast te leggen.

Bereid je voor op moeilijke gesprekken

Onderzoek jezelf

Als je een moeilijk gesprek of de aanwezigheid van een verstorend teamlid tijdens een vergadering verwacht, neem dan even de tijd om je eigen energie te beoordelen. Het is moeilijker om een uitdagend gesprek te voeren wanneer je je negatief voelt. Zorg er vooraf voor dat je jezelf centreert; een paar keer diep ademhalen of een korte wandeling om wat frisse lucht te krijgen kan je enorm helpen om goed voorbereid en kalm voor de dag te komen.

Denk na over je doel

Wat is het doel van het aanpakken van moeilijke kwesties en het oplossen van uitdagingen met dit team? Hier komt je Noordster opnieuw van pas. Jullie hebben samen een missie en het doel is niet dat iemand wint of gelijk krijgt, maar dat jullie samenwerken en iets bijzonders creëren. Als je dit onthoudt, kun je gezonde afstand nemen van wat anders als een moeilijke interactie zou kunnen aanvoelen.

Vat het niet persoonlijk op

Hoewel dit in de praktijk een uitdaging kan zijn, maakt deze instelling een aanzienlijk verschil. Wanneer iemand zich misdraagt, gaat het zelden om jou. Misschien zijn ze gefrustreerd omdat hun idee niet aanslaat, of zijn ze terughoudend om deel te nemen aan de vergadering of workshop die je hebt georganiseerd. In plaats van defensief of reactief te worden, kun je gespannen situaties proberen te ontzenuwen door vragen te stellen en empathie te tonen.

De 'korte samenvatting'

Werken met uitdagende belanghebbenden als productmanager vereist een combinatie van duidelijke communicatie, vastgelegde rollen en routines, en het vermogen om moeilijke kwesties aan te pakken.

• Allereerst is het cruciaal om je team te richten op een gezamenlijk kompas. Dit betekent dat je een duidelijke visie of een duidelijk doel hebt waar iedereen zich achter kan scharen. Zo zorg je voor eensgezindheid, bouw je momentum op en bevorder je samenwerking.
• Definieer ten tweede rollen en routines binnen je team. Door de tijd te nemen om duidelijke verantwoordelijkheden en werkmethoden vast te leggen, voorkom je verwarring, inefficiëntie en frustratie. Het draait erom te ontdekken wat het beste werkt voor jouw unieke team en dit voortdurend te verbeteren.
• Ten derde is het belangrijk om moeilijke kwesties direct aan te pakken. Geen enkel team is immuun voor verstorend gedrag. Of het nu gaat om vragen die het gesprek ontsporen, teamleden die niet betrokken zijn of onvoorspelbare deelnemers, de moed hebben om deze uitdagingen aan te pakken is cruciaal voor effectieve samenwerking. Als het gaat om het voeren van die moeilijke gesprekken, is het essentieel om je eigen energie en instelling te controleren. Neem even de tijd om tot jezelf te komen en onthoud dat het doel niet is om te winnen of gelijk te hebben, maar om samen te werken en samen iets bijzonders op te bouwen. En probeer vooral verstorend gedrag niet persoonlijk op te vatten. Het gaat zelden om jou, dus ontzenuw gespannen situaties door vragen te stellen en empathie te tonen.

Door deze strategieën toe te passen, ben je beter toegerust om uitdagingen het hoofd te bieden en effectiever met je belanghebbenden samen te werken. Ga dus aan de slag, bevorder die effectieve samenwerking en bouw iets geweldigs!

Wil je op de hoogte blijven van alle wijsheid en kennis die de productmanagergemeenschap te bieden heeft? Abonneer je op onze nieuwsbrief!