Det neste initiativet ditt er altså godkjent, du har laget all produktdokumentasjonen, og du er klar til å overlevere til utviklingsteamet.
Vent litt! Det kan hende du mangler en avgjørende del av planleggingen som kan være avgjørende for om arbeidet ditt lykkes eller mislykkes: en plan for interessenthåndtering.
For at et prosjekt skal lykkes, må det være tydelig definert hvem som har ansvar for hva, hvem som eier kommunikasjonskanalene, og hvor stor innflytelse hvert involverte teammedlem, eller hver «interessent», bør ha på hvert stadium i produktutviklingen. Så hvordan lager du en plan for interessenthåndtering, og hvordan ser en god plan ut?
Les videre for å se hvor enkelt det er å lage en for ditt neste produktinitiativ.
Hva er en plan for interessenthåndtering?
Teammedlemmer som er involvert i prosjektet ditt, omtales også som «interessenter», siden de har en «interesse» i at prosjektet går videre og lykkes.
Hvor praktisk involvert de er i selve prosjektet, avhenger av mange faktorer, for eksempel hvilken posisjon de har i virksomheten, hvilken spesifikke rolle de har, og så videre. Å forstå disse forskjellene og dokumentere dem som et team er en viktig planleggingsaktivitet som bør gjennomføres før oppstarten av ethvert større produktinitiativ.
Planer for interessenthåndtering er formelle dokumenter som bør deles med og utarbeides sammen med hele prosjektteamet. De inneholder informasjon om hvem hver interessent er, og nøyaktig hvordan vedkommende skal involveres i gjennomføringen av prosjektet ditt.
Vanlige typer prosjektinteressenter i produktutviklingsteam kan omfatte:
- Produktledere
- Prosjektledere
- Utviklere eller webutviklere
- UX- eller visuelle designere
- Ledere, direktører eller en prosjektsponsor
- Dataanalytikere
Hvilke interessenter som føres opp i planen for interessenthåndtering, vil variere avhengig av hvilken type initiativ du planlegger.
Å lansere et nytt design for hjemmesiden vil for eksempel kreve omfattende designressurser, mens en backend-funksjon som et nytt system for databaselagring kanskje ikke krever noen interessenter fra UX-design i det hele tatt. Tilpass interessentlisten til prosjektet ditt.
Noen prosjekter vil også kreve at eksterne interessenter føres opp.
Det kan for eksempel hende at du arbeider med et produktsamarbeid med en ekstern virksomhet som skal vises på nettstedet ditt. Du bør sørge for å identifisere interessenter fra alle eksterne grupper som har en interesse i prosjektet ditt, slik at du kan kommunisere effektivt med dem.
Hva inneholder en plan for interessenthåndtering?
Planen for interessenthåndtering trenger flere ulike typer informasjon for å kunne bidra til å drive prosjektet fremover.
Viktige deler av en plan for interessenthåndtering omfatter:
- Liste over prosjektinteressenter: Dette bør være navnene på alle teammedlemmene som skal være involvert i hvert stadium av produktutviklingen, fra planlegging til lansering. Prøv å føre opp hver interessent individuelt hvis det er mulig, i stedet for bare å inkludere en bred gruppe, som «markedsføringsteamet».
- Roller og ansvarsområder: En liste over hva som forventes av hver interessent for at prosjektet skal bli ferdigstilt innen rimelig tid. Vær så spesifikk som mulig.
- Interessenivå: Alle interessenter vil ha ulik interesse for prosjektet, basert på forretningsrollen sin og andre prioriteringer. Du bør identifisere interessenivået for hver interessent, fra «lavt» til «høyt».
- Kommunikasjonsfrekvens og -metode: Noen interessenter må ha løpende kommunikasjon med deg for at prosjektet skal lykkes, mens andre bare trenger en ukentlig eller til og med månedlig oppdatering om prosjektets status. Identifiser også hvordan du skal kommunisere med hver interessent, og hvilken informasjon du skal dele med dem.
Når lager jeg en slik plan?
Å lage planen for interessenthåndtering som et team før produktutviklingen begynner, kan være en god måte å sikre at alle er enige om ansvarsnivået sitt i prosjektet, og at hver person har en klar forståelse av hva som forventes av dem gjennom hele utviklingsprosessen.
Ideelt sett bør planen for interessenthåndtering og kommunikasjon utarbeides i fellesskap på et oppstartsmøte, der eventuelle konflikter eller bekymringer kan tas opp i et åpent forum. Dette skaper åpenhet i teamet og en følelse av eierskap.
Have an account? Log In
Slik lager du en plan for interessenthåndtering
1. Identifiser interessentene dine
Gjennomfør en interessentanalyse, og identifiser hver enkelt person som vil gjøre produktlanseringen din mulig. Skriv ned navnet og rollen til hver av dem i styringsplanen din. Du bør også sørge for å inkludere alle interessenter som ikke er en del av teamet du jobber med til daglig.
Det kan for eksempel hende at du ikke alltid jobber med e-postmarkedsføringsteamet i virksomheten din, men at denne produktlanseringen krever en e-postmarkedsføringskampanje som en del av lanseringen. Sørg for å involvere disse tverrfunksjonelle interessentene så tidlig som mulig, siden de allerede kan ha andre prioriteringer som de jobber med sammen med andre team.
2. Dokumenter rollene og ansvarsområdene deres
Her skriver du ned hva hver sentrale interessent vil være ansvarlig for å gjennomføre i prosjektet. Vær så spesifikk som mulig, og sørg for å dokumentere hver leveranse for hver person. Inkluder lenker til prosjektdokumentasjon hvis du tror dette vil være nyttig for den enkelte interessent, og ta med både daglige ansvarsområder, som å sjekke inn med deg på de daglige statusmøtene, og større leveranser, som å lansere funksjonen i produksjonsmiljøet.
Det du dokumenterer her, avhenger også av hvordan roller og ansvarsområder er definert i virksomheten din. Produkter som utvikles i offentlig sektor kan ha et mer rigid sett med interessenter, mens listen i private virksomheter kanskje ikke er like tydelig definert.
Større virksomheter har større sannsynlighet for å ha tydelig definerte forretningsfunksjoner, som prosjektledelse, produktledelse og dataanalyse, mens disse rollene kan være kombinert på en eller annen måte i mindre virksomheter eller oppstartsbedrifter. Det kan hende at én person «har mange hatter» og vil være ansvarlig for flere leveranser.
3. Angi interessenivå
Angi et interessenivå for hver interessent, fra «lav» til «middels» til «høy». Dette hjelper deg med å prioritere hvor ofte du skal kommunisere med dem, hvor mye detaljer de trenger, og hvor godt orientert om prosjektets status de bør være.
Lederen din kan for eksempel ha stor interesse for prosjektet, men trenger kanskje ikke å inkluderes i den daglige kommunikasjonen. Det kan være tilstrekkelig å informere vedkommende ukentlig eller til og med månedlig om hvordan prosjektet utvikler seg.
4. Dokumenter kommunikasjonsfrekvens og -metode
Løpende interessentoppfølging vil variere avhengig av personens rolle og øvrige ansvarsområder. For hver sentrale interessent bør du dokumentere hvor ofte du skal kommunisere med vedkommende, hvilken kanal du skal bruke (Slack, e-post, et verktøy for interessenthåndtering osv.), og hva kommunikasjonen skal inneholde.
Vil du for eksempel bare gi dem et sammendrag på overordnet nivå av prosjektstatusen, eller skal du dele en oversikt over oppgavene utviklingsteamet har fullført i hver sprint? Dette kan variere etter interessent og arbeidsfunksjon. Å utarbeide en kommunikasjonsplan som alle er komfortable med, er avgjørende for at prosjektet skal lykkes.
Det er viktig å ha i mente hvilken innflytelse hver interessent har i prosjektet. Du bør sørge for at involverte direktører eller prosjektsponsorer får innsikt i prosjektets fremdrift, og har gode muligheter til å gi tilbakemeldinger og delta i eventuelle overordnede beslutninger som må tas.
Innflytelsesrike interessenter trenger kanskje ikke å delta i hver daglige samtale om prosjektet, men de må informeres regelmessig om prosjektets milepæler. Det er avgjørende å finne en god balanse her.
I den forbindelse bør du også dokumentere hvem som er ansvarlig for å oppdatere eventuell programvare for statushåndtering som teamet bruker, for eksempel Jira eller Monday, slik at oppgavene alltid er oppdaterte.
5. Publiser og del planen
En styringsplan for interessenter kan dokumenteres i mange former, fra et enkelt Excel- eller Google-regneark til en mer omfattende graf eller et diagram. Hold den enkel og lett å lese, slik at hver sentrale interessent enkelt kan få tilgang til og følge den.
Sørg for å publisere den ferdig utfylte malen for styringsplanen for interessenter på et sted der alle teammedlemmer har tilgang til den og kan slå opp i den ved behov, for eksempel i en større produktbeskrivelse eller prosjektdokumentasjon. Dette sikrer åpenhet i hele teamet og bidrar til at ingenting blir oversett.
6. Be om tilbakemeldinger
Endringsledelse er en viktig del av en vellykket strategi for interessenthåndtering, og det kan hende at planen din må justeres etter hvert som prosjektet utvikler seg.
Kanskje enkelte interessenter ønsker å bli informert oftere eller sjeldnere, eller kanskje noen må ta på seg ytterligere ansvar for at prosjektet skal bli ferdigstilt i tide. Sørg for å be alle interessenter regelmessig om tilbakemeldinger på hva som fungerer, og hva som må endres.
Du kan innhente tilbakemeldinger i form av en spesifikk skriftlig undersøkelse som du distribuerer, eller du kan gjøre det til et fast punkt på de daglige eller regelmessige standupmøtene dine. Gjør det som fungerer best for teamet ditt, og som vil oppmuntre til størst mulig engasjement fra interessentene i prosjektet.
More Articles
7. Forbered deg på konflikter
Prosjekter, både store og små, kan, uansett hvor viktige de er for deg personlig, være mindre viktige for noen i et annet team som du kanskje er avhengig av for å overholde tidsfristen din. Identifiser disse motstridende prioriteringene på forhånd hvis du kan, slik at du unngår å bli tatt på sengen senere i utviklingssyklusen.
Du kan også havne i en situasjon der flere teammedlemmer mener at de bør være ansvarlige for den samme leveransen, eller kanskje noen ikke mener at rollen deres bør være ansvarlig for det de har fått tildelt.
Et oppstartsmøte i begynnelsen av prosjektplanleggingsprosessen, der denne typen spørsmål kan tas opp, bør løse disse konfliktene før de i det hele tatt oppstår, og hjelpe deg med å utvikle en mer effektiv plan for interessenthåndtering og kommunikasjon.
Du vil kanskje også like: De 10 beste programvarene for interessenthåndtering
Hent malen vår for interessenthåndtering
Leter du etter en mal for interessenthåndtering som du kan begynne å bruke i de kommende prosjektene dine? Få tilgang til vår kostnadsfrie mal for interessenthåndtering her.
I dette eksempelet har vi laget en enkel plan i et Google-regneark for et prosjekt som innebærer å lansere et nytt design på hjemmesiden til et nettsted. Den viser de viktigste involverte interessentene, rollene og ansvarsområdene deres, graden av interesse, kommunikasjonsfrekvensen og kommunikasjonsmetoden. Du kan gjerne tilpasse den etter behovene til produktteamet ditt.
Hvis du vil kopiere og endre malen til eget bruk i Google Regneark, velger du bare Fil og Lag en kopi for å lagre en versjon i Google Disk. Hvis du vil laste ned en kopi for bruk i Excel, velger du Fil og Last ned før du velger ønsket format.
Hvorfor planer for interessenthåndtering er viktige
Det finnes flere fordeler ved å lage en helhetlig plan for interessenthåndtering. Dette dokumentet hjelper deg ikke bare med å begrense og redusere risikoen for prosjektets tidsplaner, men bidrar også til å forbedre kommunikasjonen mellom alle involverte interessenter.
Å vite hva hvert teammedlem har ansvar for ved starten av et prosjekt, kan bare bidra til å sikre at ingen detaljer faller mellom to stoler, og at du sitter igjen med et svært engasjert og motivert team.
Vil du ha flere tips som kan hjelpe deg med å bli en mer effektiv prosjektleder? Abonner på nyhetsbrevet til The CPO Club.
