Sisällysluettelo
- Työpajasi tarkistuslista
- Onnistuneen työpajan edellytysten luominen
- 5 suunnittelukehystä PM-työkalupakkiisi
”Strukturoitu innovointi.” Se oli ilmaus, jota käytin kuvaillessani tarkasti aikataulutettua työpajaani UX-suunnittelijakollegalleni ennen yrityksemme vuoden 2022 tuotetapahtumaa. Tavoitteenamme oli muotoilla yrityksen vuoden 2025 tuotevisio, ja jokaiselle meistä oli annettu oma painopistealue. Olin valinnut joukon suunnittelukehyksiä tämän tavoitteen saavuttamiseksi.
Kollegani kysyi, huolestuttiko minua se, että luovalle ajattelulle jäisi liian vähän aikaa. En ollut huolissani, vastasin, koska ilman rakennetta tai selkeästi määriteltyjä tavoitteita toteutettu muotoiluajattelutyöpaja on vain mielenkiintoinen (ja nopeasti unohtuva) keskustelu.
Tämä voi olla hieman kiistanalainen näkemys niille, jotka pitävät rakennetta luovuuden vihollisena. Olen kuitenkin huomannut asian olevan päinvastoin.
Tuotepäällikkönä ja entisenä toimittajana olen havainnut, että meillä on taipumus jäsentää ajatteluamme erilaisten alitajuisten työkalujen ja kehysten avulla. Esimerkiksi lähes kaksi kolmasosaa ammattilaisista tekee listan järjestääkseen päässään pyörivät keskeneräiset tehtävät.
Tutkimukset ovat myös osoittaneet päiväkirjan kirjoittamisen hyödyt luovuuden edistämisessä ja ajatustemme selkeyttämisessä. Kun työskentelin vielä toimittajana lähes kymmenen vuotta sitten, käytin itse asiassa jutun rakenteen hahmottelemiseen enemmän aikaa kuin itse jutun kirjoittamiseen.
Muotoiluajattelumenetelmät ovat suosittuja työkaluja, joita sekä teknologiayritysten startupit että suuret yritykset käyttävät tuoteinnovointiin. Ne ovat kuitenkin vain viralliseen muotoon saatettuja versioita ajattelurakenteista, joihin turvaudumme päivittäin.
Työpajaympäristössä ryhmälläsi on todennäköisesti käytettävissään vain yksi päivä — ehkä vähemmänkin. Jos et tarjoa tällaisia kehyksiä ajan ollessa rajallinen, osallistujat joutuvat käyttämään aikaa sen valitsemiseen, mitä kehystä he käyttävät.
Tavoitteeni missä tahansa tuoteideointityöpajassa on antaa osallistujille vapaus ajatella selkeästi ja luovasti poistamalla heiltä oman luovuutensa jäsentämisen taakka.
Tämän artikkelin alussa mainitsemani työpaja onnistui erinomaisesti: sen tuloksena syntyi yli 50 uutta asiakkaan käyttötapausta, karkea käyttöliittymäsuunnitelma ja yleinen tuotesuunta vuodelle 2025. Alla kuvatut tehtävät voivat auttaa sinua saavuttamaan saman — tiukallakin aikataululla.
Jos et valmistaudu, valmistaudut epäonnistumaan…
Ennen kuin siirrymme eteenpäin, tässä on tarkistuslista, jonka avulla voit varmistaa valmistautuneesi onnistuneeseen työpajaan jo ennen sen alkamista.
Työpajasi tarkistuslista
- Osallistujilla on monipuolista osaamista: Varmistaaksesi laajan näkökulmien kirjon valitse tiimisi jäseniä eri aloilta, kuten tuotehallinnasta, tuotekehityksestä, UX-suunnittelusta, markkinoinnista ja asiakasmenestyksestä.
- Valmistelumateriaalit ja ohjelma julkaistu etukäteen: Voit koota käyttäjäpersoonia, työnkulkukaavioita, aiemmin tehtyä käyttäjätutkimusta* sekä verkosta löytyviä lukumateriaaleja, jotka voivat auttaa ryhmää ideoimaan asiakkaidesi ja markkinasi ympärille. (*Jos sinulla ei vielä ole paljon hyödynnettävää materiaalia, tässä on hyviä johdantoja aiheisiin UX-tutkimuksen suunnittelu ja UX-suunnittelun tutkimusprosessi.)
- 3–5 tehtävää selkeine ohjeineen: Tästä olet tullut lukemaan! Varmista, että tehtävät julkaistaan etukäteen ja että jokaiselle niistä on selkeät ohjeet.
- Materiaalit jokaiseen aktiviteettiin (ja riittävästi kaikille): Tuote- ja suunnittelutyön ei tarvitse tapahtua vain omassa päässäsi. Jotta asiat olisivat hauskempia, älä unohda tarvittavia välineitä! Ennen lähityöpajaa hankin usein muistilappuja, valkotaulutusseja, pistetarroja ja muuta vastaavaa. Huomaa, että jos tiimisi työskentelee etänä, oikeiden materiaalien saatavuus tarkoittaa oikean ideoidenhallintaohjelmiston käyttöä.
- Aikaa tauoille: Tämä on erityisen tärkeää, jos järjestät koko päivän tai useita päiviä kestävän työpajan.
- Selkeät tavoitteet ja tuotokset: Määrittele tavoitteet etukäteen varmistaaksesi, että kaikilla osallistujilla on mahdollisuus suunnata ajatuksensa tavoitteitasi kohti. Jos tavoitteesi on määritellä uusi tuote, ominaisuus, käyttöliittymä tai tuotetavoite, ilmaise se selkeästi. Määrittele lisäksi työpajan laajuus ja kaikki etukäteen tekemäsi oletukset.
Have an account? Log In
Onnistuneen työpajan edellytysten luominen
Viikkojen (ehkä kuukausien?) valmistelun jälkeen hetki on vihdoin koittanut. On työpajapäivä!
Innostavan johdannon pitämisen, ennakkomateriaalin tulostettujen kopioiden jakamisen, puhelinten laittamisen sivuun ja äänettömälle (ilmoitukset ovat toisin kuin aikarajoitteet luovuuden tuho!) sekä käyttämiesi suunnitteluprosessien kertaamisen jälkeen on aika siirtyä ensimmäiseen aktiviteettiin.
Hyvän kirjan tavoin jokainen työpaja tarvitsee alun, keskikohdan ja lopun. Jaan aktiviteetit mieluiten kolmeen kategoriaan: ongelman löytäminen, ongelman analysointi ja ongelman ratkaiseminen.
5 suunnittelukehystä PM-työkalupakkiisi
Osa 1: Ongelman löytäminen
Ongelman löytämiseen keskittyvät aktiviteetit perustuvat pääasiassa etukäteen toimittamiisi valmistelumateriaaleihin. Näiden aktiviteettien tulisi antaa kaikille osallistujille yhtäläinen ymmärrys asiakkaasta tai sidosryhmästä, jota pyrit palvelemaan työpajan lopputuloksella.
Työnkuluista mahdollisuuksiksi
Analysoi ennalta määritetty asiakkaan työnkulku kitkakohtien löytämiseksi. Kitkakohdista muodostuu mahdollisuuksia uusille tuotteille ja ominaisuuksille.
Työnkulun analyysi on UX-kehys, jonka avulla osallistujat voivat tutustua loppukäyttäjäsi turhautumisen aiheisiin, ongelmakohtiin ja tarpeisiin. Tämä harjoitus vie meidät suoraan tuotejohtajien tärkeimmän tavoitteen ytimeen — oikean tuotteen rakentamiseen.
Mistä tiedämme, että rakennamme oikeaa tuotetta oikeille markkinoille? Kuinka vältämme usein houkuttelevan sudenkuopan, jossa rakennetaan ratkaisu ongelmaan, jota ei ole olemassa?
Perehtymällä tarkasti käyttäjäkokemukseen päivästä ja hetkestä toiseen voimme tunnistaa ja ratkaista vaikuttavimmat ongelmat.
Työnkulusta mahdollisuuksiksi -analyysi alkaa yksinkertaisesta työnkulkukaaviosta. Jos et ole käyttänyt sellaista aiemmin, voit tutustua alla olevaan kaavioon. Monissa suosituissa tuotesuunnittelutyökaluissa, kuten Miron, Muralin ja Figman, on valmiita malleja, joiden avulla voit luoda näyttäviä työnkulkukaavioita.
Nämä kaaviot tulisi mieluiten lähettää ennakkomateriaalipaketissa ennen työpajaa, jotta osallistujilla on aikaa tutustua niihin.
Suosin tämän aktiviteetin tekemistä kunkin työnkulun tulosteiden sekä kynien tai tussien avulla. Sen voi kuitenkin helposti mukauttaa digitaalisiin käyttöliittymiin, jos tiimiä ei ole mahdollista koota yhteen kasvokkain.
Kun kaikilla on joko fyysinen tai digitaalinen pääsy työnkulkukaavioon, seuraava vaihe on varata osallistujille 10–15 minuuttia työnkulkujen läpikäymiseen ja kaiken tuotteellemme mahdollisuutta edustavan asian dokumentointiin: kitkakohdat, ongelmakohdat, merkittävät tarpeet, tyytyväisyyden aiheet ja niin edelleen.
Harjoituksen päätteeksi ryhmän jäsenillä on todennäköisesti aiempaa vahvempi vaisto siitä, mitkä ongelmat on ratkaistava kohdeasiakkaasi puolesta.
Author's Tip
Vaikka työnkulku riittää tähän aktiviteettiin, sitä olisi ihanteellista täydentää yhdellä tai useammalla käyttäjäpersoonalla.
Osa 2: Ongelman analysointi
Ongelman analysoinnin aktiviteeteissa syvennytään osassa 1 tehtyyn asiakasanalyysiin tunnistamalla tärkeimmät, kiireellisimmät ja olennaisimmat ratkaistavat ongelmat. Kun valittavana on loputtomasti ongelmia, tämä vaihe on ratkaisevan tärkeä, sillä se antaa tuotejohtajalle kokonaisvaltaisen kuvan kunkin ongelman ratkaisemisen arvosta — ja siitä, kenelle arvo syntyy.
Kun palaute ja/tai kipupisteet on tunnistettu, on aika määrittää niiden kiireellisyys asiakkaillesi tai sidosryhmillesi.
Affiniteettikartoitus
Ryhmittele asiakkaiden kipupisteet tai palaute suuremmiksi teemoiksi, jotta ymmärrät paremmin, mitkä asiakkaiden tarpeet ovat kiireellisimpiä.
Affiniteettikartoitus on suunnittelukehys, jossa kohteet luokitellaan samankaltaisten teemojen perusteella.
Jos yhdistät affiniteettikartoituksen edellä kuvattuun työnkulusta mahdollisuuksiin -harjoitukseen, pyydä ryhmää yksinkertaisesti muuntamaan työnkulkuun aiemmin kirjoittamansa tai näppäilemänsä muistiinpanot luokiteltaviksi luettelomerkeiksi. Kipupisteet, tarpeet ja muut vastaavat voidaan myös poimia aiemmin kerätystä asiakaspalautteesta.
Ennen kuin annat ryhmän aloittaa, muista kertoa, että tavoitteena on luoda visuaalinen esitys vaikuttavimmista ongelmista, joita voimme ratkaista käyttäjän puolesta. Minusta on hyödyllistä määritellä etukäteen muutama ”yläkategoria” ennen kuin ryhmä aloittaa lajittelun, mutta tämä on valinnaista käytettävissä olevan ajan ja luokiteltavien luettelomerkkien määrän mukaan. Suosittuja yläkategorioita ovat esimerkiksi asiakkaiden kipupisteet, tarpeet ja jopa tehtävät, jotka on tehtävä.
Kun suuremmat yläkategoriat on määritetty, ryhmä voi aloittaa luettelomerkkien luokittelun kuhunkin yläkategoriaan kuuluviksi alakategorioiksi. Tämä on usein työpajan hauskin ja vuorovaikutteisin osuus. Vaikka fasilitaattorin tulisi pyrkiä ohjaamaan keskustelua, on parasta antaa ryhmän seurata mielikuvitustaan.
Hierarkiasi tulisi näyttää suunnilleen tältä:
Tämän harjoituksen voi tehdä helposti myös virtuaalisesti Miron tai Muralin avulla.
Kun luettelomerkit on lajiteltu yläkategorioihin ja alakategorioihin, työpajan fasilitaattori voi keskittyä yhteen yläkategoriaan tai tehdä affiniteettikartoituksen jokaisen kategorian sisällä työpajan tavoitteiden, laajuuden ja ryhmän koon mukaan.
Ne kategoriat ja alakategoriat, joiden alla on eniten tarralappuja, edustavat loppukäyttäjän kannalta kiireellisimpiä ja tärkeimpiä käsiteltäviä asioita. Niiden käsittely jatkuu seuraavassa vaiheessa: ongelmanratkaisussa.
Katso alla oleva video nähdäksesi esimerkin valmiista affiniteettikartoituksesta.
Osa 3: Ongelmanratkaisu:
Ongelmanratkaisutehtävät vievät teoreettisen UX-suunnittelutyön käytännön päätökseensä. Tuotepäälliköinä olemme luonteeltamme ratkaisukeskeisiä, mutta voi olla vaikeaa tunnistaa hetkeä, jolloin teoreettista analyysia on tehty riittävästi päätösten tekemistä varten.
Tosiasia on, että ongelmaa voisi analysoida loputtomiin. Tämän välttämiseksi osa roolistamme on tehdä päätöksiä puutteellisten tietojen perusteella. Meillä on aina mahdollisuus kehittää näitä ideoita iteroimalla niitä käytettävyystestien avulla tai mukauttamalla käyttökokemusta myöhemmin.
Tässä osiossa käsittelemäni tehtävät auttavat työpajan osallistujia muuttamaan syvällisen loppukäyttäjän ymmärryksensä priorisoiduksi luetteloksi tuotekehitystyöstä.
”Miten voisimme” -lauseet
Tämä tehtävä voidaan toteuttaa työpajan alussa tai lopussa, ja se toimii tehokkaimmin ryhmässä. Se alkaa yleensä ”miten voisimme” -kysymyksellä tai ongelmalauseella ja antaa osallistujille mahdollisuuden kehittää ennakkoluulottomia ideoita, jotka johtavat ratkaisuihin.
On monia erilaisia tapoja toteuttaa onnistunut ”miten voisimme” -tehtävä. Se voidaan suorittaa joko osana laajempaa työpajaa tai itsenäisenä, yksinkertaisena ideointiharjoituksena.
Edellä kuvatussa työpajamuodossa ryhmä työskentelisi yhdessä muodostaakseen ”miten voisimme” -lauseita affiniteettikartoitusharjoituksessa tunnistetuista kipupisteistä, tarpeista tai tehtävistä, jotka käyttäjän on saatava tehdyksi.
More Articles
Esimerkiksi...
Oletetaan, että asiakkaan ensisijaiseksi tehtäväksi havaittiin dokumentaation jakaminen organisaation sisällä reaaliaikaista yhteistyötä varten, mutta käyttöoikeudet ja muutosten seuranta olivat kipupisteitä, jotka estivät tavoitteen saavuttamisen. Tässä tilanteessa ”miten voisimme” -lause voisi kuulua esimerkiksi näin:
”Miten voisimme antaa käyttäjillemme mahdollisuuden tehdä helposti yhteistyötä työtovereidensa kanssa ja samalla varmistaa, että oikeilla henkilöillä on oikeaan aikaan pääsy asianmukaiseen dokumentaatioon?”
Kun tärkeimmät ”miten voisimme” -lauseet on rajattu, on aika ottaa askel kohti ominaisuuksien ideointia. Se saattaa tuntua suurelta harppaukselta, mutta tässä vaiheessa osallistujat ovat niin syvällisesti perehtyneet käyttökokemukseen, että heillä on todennäköisesti joitakin ideoita jaettavaksi.
On monia tapoja auttaa ryhmää ottamaan tämä askel. Kaksi menetelmää, joihin itse turvaudun usein, ovat skenaarioiden kirjoittaminen ja luonnostelu.
Skenaarioiden kirjoittaminen perustuu siihen, että jokainen työpajan osallistuja kuvittelee, miten loppukäyttäjä voisi alkaa käyttää sovellusta ja millainen hänen käyttökokemuksensa lopulta olisi. Tämän jälkeen jokainen osallistuja kirjoittaa lyhyen tarinan, jossa hän kuvailee näkemyksensä siitä, miten tuote tai ominaisuus täyttää käyttäjän ”miten voisimme” -lauseessa esitetyn tarpeen.
Luonnostelu antaa ryhmälle myös mahdollisuuden luovuuteen, sillä osallistujat voivat kuvitella ja luonnostella ominaisuuden työnkulun tai käyttöliittymän, joka vastaa ”miten voisimme” -lauseeseen. Luonnosteluharjoituksessa voi käyttää digitaalisia työkaluja, kuten Balsamiqia tai muita UX-työkaluja. Näistä luonnoksista muodostuu usein käyttäjälähtöisen suunnittelun alku.
Ryhmän koosta riippuen voit myös tarjota molemmat vaihtoehdot ja antaa osallistujien valita, kumpi tuntuu heistä luontevammalta. Molemmissa harjoituksissa ryhmälle tulisi antaa noin 10-20 minuuttia rauhallista aikaa pohtia itsenäisesti päivän keskusteluja ja päättää, miten ”miten voisimme” -lauseeseen vastataan parhaiten.
Tämän tulisi olla työpajan vähiten strukturoitu osa. Ryhmän jäsenillä on nyt riittävästi tietoa tavoitteiden käsittelemiseen itsenäisesti.
Muista tallentaa kaikki tämän ja aiempien harjoitusten tuotokset, jotta voit palata niihin, kun arvioit ideoita. Myös ideat, jotka eivät tällä kertaa pääse jatkoon, voivat tulevaisuudessa muuttua kiinnostaviksi suunnitteluprojekteiksi.
Vaikutus vs. työmäärä:
Työkalu työn priorisointiin työmäärän ja vaikutuksen perusteella. Kun ominaisuusideat on määritelty, sijoita ne Vaikutus vs. työmäärä -matriisiin.
Vaikutus vs. työmäärä -matriisi (tunnetaan myös nimellä Arvo vs. työmäärä -matriisi) on suosittu työkalu tuotepäälliköiden keskuudessa ja oma suosikkitapani päättää työpaja.
Päivän keskusteluista epäilemättä syntyneiden mahtavien ideoiden myötä on aika arvioida jokainen parhaista ideoista sen perusteella, millainen vaikutus sillä voi olla asiakkaaseen ja kuinka paljon työmäärää sen toteuttaminen saattaa vaatia.
Ryhmän tulisi keskustella jokaisesta ideasta yhdessä ja sopia, mihin kohtaan matriisia se sijoitetaan. Harjoituksen tekeminen ryhmänä on olennaista, koska se auttaa tasapainottamaan mahdollisia ennakkoasenteita, joita yksittäisillä osallistujilla voi olla omien ideoidensa vaikutuksesta.
Tämän harjoituksen päätteeksi pitäisi olla helppo erottaa, mitkä kohteet ovat ”nopeita voittoja” ja mitkä suuren vaikutuksen kohteet saattavat vaatia enemmän aikaa ja resursseja. Vielä tärkeämpää on, että pitäisi olla selvää, mitkä kohteet vaikuttavat liian vähän ja vaativat liikaa työtä, jotta niiden toteuttaminen ylipäätään kannattaisi.
Pyydystä salama pulloon!
Täydellisessä maailmassa tuotepäälliköillä olisi aina mahdollisuus järjestää pitkä suunnittelutyöpaja, joka sisältäisi kaikki nämä tehtävät, ennen kuin he laatisivat PRD-dokumenttinsa. Valitettavasti näin tapahtuu harvoin.
Edellä kuvattujen tehtävien etuna on niiden hyvä muokattavuus. Ne voidaan toteuttaa yksittäisinä tehtävinä tai yhdistää toisiinsa. Niitä voidaan myös toteuttaa virtuaaliryhmien kanssa, erikokoisissa ryhmissä, asynkronisesti tai useiden päivien aikana.
Riippumatta siitä, kuinka paljon aikaa sinulla tai kollegoillasi on käytettävissä, säännöllinen osallistuminen luoviin harjoituksiin on välttämätön osa tuotepäällikön työtä.
Vaikka kiireisimpinä päivinä ei ehkä tunnu siltä, ensisijainen tehtävämme ei ole yksinkertaisesti toimia työlistojen hallinnoijina. Meidät erottaa alallamme muista kykymme kanavoida oma luovuutemme – ja muiden luovuus – laadukkaiksi tuoteideoiksi.
Koska vuorokaudessa on vain rajallinen määrä tunteja, jäsennelty innovointi -lähestymistapa muotoiluajattelun työpajoihin yksinkertaisesti parantaa mahdollisuuksiasi pyydystää salama pulloon.
Jos pidit tästä artikkelista, tutustu myös uutiskirjeeseemme, joka tarjoaa alan johtavaa tuotepäälliköille suunnattua sisältöä!
