Selviytymisopas haastavien sidosryhmien kanssa työskenteleville projektipäälliköille

Täydellisessä maailmassa meillä olisi täydellinen ammatillinen kemia kaikkien kollegojemme kanssa. Mutta valitettavasti maailma ei ole täydellinen – ei läheskään. Onneksi, vaikka joidenkin sidosryhmien kanssa yhteys ei toimisi yhtä hyvin kuin toisten, persoonallisuuksien yhteentörmäyksistä on lähes aina mahdollista päästä yli ja löytää tie eteenpäin.

Tässä ovat vinkit, jotka olen havainnut hyödyllisimmiksi työskennellessäni vaikeimpien tiimikavereideni kanssa enkä heitä vastaan.

Ohjaa tiimisi kohti heidän pohjantähteään varhain ja usein

En ole täällä kertoakseni sinulle tarkalleen, mistä pohjantähtesi pitäisi koostua, mutta olen täällä kertoakseni, että tarvitset sellaisen. Jos tiimilläsi ei ole selkeästi määriteltyä tavoitekuvaa, tarkoitusta tai olemassaolon syytä, he kärsivät suunnan puutteesta. 

Ilman pohjantähteä tiimit joutuvat jatkuvasti kalibroimaan ja suuntaamaan toimintaansa uudelleen, jolloin arvokasta energiaa kuluu sen sijaan, että sitä voitaisiin käyttää tulevan suunnan määrittämiseen ja jonkin uuden rakentamiseen. 

Pohjantähtesi auttaa tiimiäsi löytämään yhteisen suunnan, kasvattamaan vauhtia ja edistämään yhteistyötä. Nämä harjoitukset voivat auttaa suuntaamaan vertauskuvallisen kaukoputken oikeaan suuntaan.

Tee siitä visuaalinen 

Kun olet määritellyt pohjantähden, varmista, että se on kirjattu jonkinlaiseen dokumenttiin (ihan millaiseen tahansa!), johon tiimisi voi palata usein. Visuaaliset elementit luovat yhteisen ymmärryksen silloin, kun pelkät sanat eivät riitä. 

Luo dokumentti edustamaan pohjantähteä, jota tiimisi tavoittelee. Se voi olla suunnittelijan laatima visuaalinen työ, joka inspiroi tiimiä, tai kuvakäsikirjoitus, joka havainnollistaa, miten tavoiteasiakkaasi elämä muuttuu työsi tuloksena. Jos sinulla ei vielä ole visuaalisia elementtejä, mutta sinulla on visio, OKR:t, KPI:t tai jokin muu tapa ohjata tiimiä kohti yhteistä käsitystä tulevaisuudesta, sisällytä ne yksinkertaiseen ja visuaaliseen dokumenttiin.

Muistuta tiimiäsi katsomaan ylöspäin

Aivan kuten voimme uppoutua arkemme yksityiskohtiin ja unohtaa katsoa ylös taivaan taikaan, tiimisi voi uppoutua työhönsä ja menettää näkyvistään tarkoituksensa.

Suunnan puute on yksi tärkeimmistä syistä siihen, että tiimien jäsenet alkavat vetää eri suuntiin tai että eteneminen kohti yhteistä tavoitetta pysähtyy. Miten voit siis pitää ihmiset oikeassa suunnassa? Aloita kokoukset käymällä läpi pohjantähtenne.  

Aloittamalla suunnittelu- ja katselmointikokoukset johdonmukaisesti muistutuksella pohjantähdestänne tiimisi säilyttää yhteisen kuvan siitä, minne se on menossa. Tämä vahvistaa myös yhteistä tarkoituksen tunnetta ja tuo energiaa sekä merkitystä edessä olevaan työhön. Lisäksi tiimin pohjantähden muistuttaminen voi auttaa ohjaamaan sivuraiteille ajautuvia kysymyksiä ja keskusteluja takaisin oikeaan suuntaan, jolloin voit nopeasti palauttaa huomion käsillä olevaan tehtävään.

Äskettäisessä työpajassa pystyin vastaamaan johtajan mahdollisesti keskustelua sivuraiteille vievään kysymykseen muistuttamalla häntä ongelman kuvauksesta ja onnistumiskriteereistä, jotka ryhmä oli laatinut yhdessä (ja jotka oli kätevästi kirjoitettu taululle kaikkien nähtäviksi). Tunnustin, että hänen kysymyksensä oli aiheellinen, mutta pystyin suuntaamaan hänen huomionsa uudelleen tehtävään työhön ja muistuttamaan häntä yhteisesti sovitusta suunnasta, jota kohti tiimi työskenteli. 

Kun pidät ryhmän suunnattuna pohjantähtenne ympärille, tiimin pitäminen oikealla kurssilla on paljon helpompaa.

Määrittele roolit ja toimintatavat 

Olen saanut työskennellä monenlaisten yritysten ja niiden tiimien kanssa aina suurista, vakiintuneista organisaatioista pieniin, hiljattain perustettuihin startup-yrityksiin. Koosta tai iästä riippumatta tavoitteeni on aina sama: auttaa tiimejä työskentelemään yhdessä tehokkaammin ja tuloksellisemmin. Olen huomannut, että monilla ihmisillä on yhteinen toive maagisesta kaavasta tai valmiista työskentelytavasta (hopealuodista).

Ja kukapa ei toisinaan kaipaisi sellaista elämäänsä? Olemme kaikki syyllistyneet siihen, että etsimme nopeita ratkaisuja ongelmiimme.

Tosiasia kuitenkin on, että jokainen tiimi, jonka kanssa olen työskennellyt, on joutunut kehittämään oman toimintatapansa yksilöllisten ja muuttuvien tarpeidensa pohjalta.

Tämän todellisuuden haasteena on, että tiimillesi sopivan toimintatavan määrittely vaatii työtä: roolien, vastuiden ja toimintatapojen määrittämistä. Jos tätä työtä ei tehdä, seurauksena on hämmennystä, tehottomuutta, turhautumista ja katkeruutta.

Miten voit siis määritellä tiimillesi sopivan työskentelytavan? 

Varaa aikaa

Vaikka arvokkaan ajan käyttäminen työskentelytapojenne määrittelyyn voi tuntua hankalalta, kun haluaisit yksinkertaisesti ryhtyä itse työhön, tähän panostaminen tuottaa parempia tuloksia ja myönteisemmän työkokemuksen tiimillesi. Olen huomannut, että startup-yritykset ja alkuvaiheen yritykset haluavat erityisen usein hypätä suoraan toimintaan määrittelemättä rooleja selkeästi. Vaikka tämä lähestymistapa saattaa toimia aluksi, se ei ole pitkällä aikavälillä kestävä. Olen työskennellyt tiimien kanssa, joilla on ollut vaikeuksia siirtyä startup-vaiheesta skaalautuvaan toimintaan. Mikä on tässä vaiheessa kaikkein tärkeintä? Roolien selkeys ja tehokkaiden toimintatapojen luominen. Lopputulos? Vähemmän tuskaa ja turhautumista arjen työssä sekä sujuvampi tie kasvuun.

Rakenna toimivien käytäntöjen pohjalle

Jos sinulla on aiemmin hyvin toiminut prosessi, aloita siitä. Tunnista, mikä toimii tehokkaasti ja mitä alueita voisi parantaa. Jos joidenkin henkilöiden roolit ovat selkeitä, dokumentoi ne.

Käsittele kipukohdat

Aivan kuten tunnistamme asiakkaidemme kipukohdat, meidän on käsiteltävä myös haasteet, joita kohtaamme tiiminä.

Mahdollisia ongelmia voivat olla:

• Määräajoissa pysyminen
• QA-prosessin sujuvoittaminen
• Hallitsemattomien johtajien syötteiden hallinta
• Päällekkäisen työn välttäminen

Tee yhteistyötä kehittyäksesi

Ota tiimisi mukaan ratkaisujen määrittelyyn ja nykyisten käytäntöjen parantamiseen. Yhteisluovan suunnittelutilaisuuden tapaan tehkää yhteistyötä suunnitellaksenne parhaan mahdollisen tavan työskennellä yhdessä. Uskon vakaasti, että tiimit, jotka määrittelevät itse, mikä toimii heidän kohdallaan, menestyvät todennäköisemmin kuin ne, joille toimintatapa määrätään.

Kirjaa asiat

Kun olette tehneet päätöksiä, dokumentoi ne. Luo organisaatiokaavio, jossa kuvataan tiimin jäsenten roolit ja vastuut. Jos täytettäviä aukkoja on, ilmoita siitä selkeästi. Dokumentoi noudatettavat rutiinit ja määritä, kuka johtaa säännöllisiä kokouksia tai viestintää tiimille.

Palaa asiaan säännöllisesti

Arvioi lähestymistapasi jatkuvasti uudelleen (suosittelen neljännesvuosittain) ja järjestä tiimin kanssa tilaisuuksia sen hiomiseksi tapahtumien perusteella.

Näin käsittelet vaikeita asioita

Oletetaan, että teillä on pohjantähti, selkeät roolit ja rutiinit, mutta häiritsevä käytös jatkuu. On tärkeää muistaa, että ihmiset ovat monimutkaisia ja epätäydellisiä. Riippumatta siitä, kuinka hyvin tiimisi toimintamalli on määritelty, häiriöitä, suunnasta poikkeamista ja epämukavuutta tulee vastaan.

Tuotejohtajana vastuullasi on työn ja tiimin vuoksi käsitellä tehokasta yhteistyötä haittaavia ongelmia sekä löytää rohkeutta vaikeiden aiheiden käsittelyyn.

Yleisiä tilanteita: 

Raiteilta suistava kyselijä 

Vastustus voi ilmetä raiteilta suistavina kysymyksinä (”Miksi olemme täällä?” ”Mitä me edes teemme?”). Voit puuttua tähän suoraan muistuttamalla henkilöä ryhmän aiemmasta sopimuksesta. 

Vetäytynyt sidosryhmän edustaja

Vetäytyminen voi ilmetä siinä, ettei henkilö osallistu täysipainoisesti, saapuu paikalle hajamielisenä tai on fyysisesti läsnä mutta henkisesti poissa. Kun tiimin jäsen on vetäytynyt, käytä harkintaasi sen määrittämiseen, voitko käsitellä asiaa julkisesti vai olisiko yksityinen keskustelu sopivampi. Hänen suhtautumisensa voi muuttua, jos yksinkertaisesti pyydät häntä sitoutumaan uudelleen työhön ja tiimiin. Jos hän käyttää laitetta tai on näkyvästi hajamielinen, kysy, onko hänen hoidettava jotakin ja pystyykö hän keskittymään täysin, kun asia on ratkaistu. Hänen voi olla tarpeen ilmaista epäkohtia tai jakaa turhautumistaan. Jos näin on, kuuntele, mitä hänellä on sanottavanaan, ja selvitä sitten, onko hän valmis osallistumaan jälleen. Joskus jo kuulluksi tuleminen voi auttaa huomattavasti.

Ennalta arvaamaton osallistuja

Olipa kyseessä johtaja, luova henkilö, myyjä tai kuka tahansa muu, paikalle saapuvat ennalta arvaamattomat osallistujat voivat häiritä toimintaa merkittävästi, sillä he voivat ohjata tiimin huomion muualle.

Tähän käytökseen puuttuminen voi olla haastavaa, koska osallistuja saattaa vedota asemaansa tai väittää, että hänen ideansa tuottaa huomattavasti myyntiä ja liikevaihtoa. Hän on yleensä innostunut ja innokas, ja saattaa saapua paikalle monien ideoiden tai jonkin näennäisesti täysin asiaan liittymättömän ehdotuksen kanssa. Näissä tilanteissa tunnusta hänen ehdotuksensa ja innostuksensa, mutta kerro, että nykyinen painopiste on toinen. Käytä valkotaulua luodaksesi kokouksissa esiin tuleville ideoille ”pysäköintipaikan” tai ylläpidä ideajonoa jaetussa yhteistyötyökalussanne näiden ehdotusten tallentamiseksi.

Valmistaudu vaikeisiin keskusteluihin

Tarkista oma tilanteesi

Jos ennakoit vaikeaa keskustelua tai häiritsevän tiimin jäsenen läsnäoloa kokouksessa, pysähdy hetkeksi arvioimaan omaa vireystilaasi. Haastavaa keskustelua on vaikeampi käydä, kun tunnet olosi kielteiseksi. Keskity rauhoittamaan itsesi etukäteen; muutama syvä hengitys tai lyhyt kävely raittiissa ilmassa voi auttaa sinua saapumaan tilanteeseen hyvin valmistautuneena ja rauhallisena.

Mieti tavoitettasi

Mikä on vaikeiden asioiden käsittelyn ja tämän tiimin kanssa haasteiden ratkaisemisen tarkoitus? Tässä pohjantähtesi astuu jälleen kuvaan. Olette yhdessä tehtävällä, eikä tavoitteena ole, että joku yksilö voittaa tai on oikeassa, vaan että teette yhteistyötä ja rakennatte jotakin poikkeuksellista. Tämän muistaminen voi auttaa suhtautumaan terveellisen etäisesti tilanteeseen, joka muuten saattaisi tuntua vaikealta.

Älä ota sitä henkilökohtaisesti

Vaikka tämän ajattelutavan omaksuminen voi käytännössä olla haastavaa, sillä on merkittävä vaikutus. Kun joku käyttäytyy huonosti, kyse on harvoin sinusta. Hän saattaa turhautua siitä, ettei hänen ideansa saa kannatusta, tai vastustaa osallistumista järjestämääsi kokoukseen tai työpajaan. Sen sijaan että ryhtyisit puolustuskannalle tai reagoisit impulsiivisesti, yritä lieventää jännittyneitä tilanteita esittämällä kysymyksiä ja osoittamalla empatiaa.

”Cliffin muistiinpanot”

Haastavien sidosryhmien kanssa työskentely tuotepäällikkönä edellyttää selkeän viestinnän, määriteltyjen roolien ja toimintatapojen sekä vaikeiden asioiden käsittelykyvyn yhdistelmää.

• Ensinnäkin on ratkaisevan tärkeää ohjata tiimisi yhteisen pohjantähden mukaan. Tämä tarkoittaa selkeää visiota tai tarkoitusta, jonka taakse kaikki voivat kokoontua. Näin luot yhteisen suunnan, rakennat vauhtia ja edistät yhteistyötä.
• Toiseksi määrittele tiimisi roolit ja toimintatavat. Kun käytät aikaa selkeiden vastuualueiden ja työskentelytapojen määrittelyyn, vältät sekaannukset, tehottomuuden ja turhautumisen. Kyse on siitä, että löydät juuri teidän tiimillenne parhaiten sopivat toimintatavat ja kehität niitä jatkuvasti.
• Kolmanneksi on tärkeää käsitellä vaikeat asiat suoraan. Mikään tiimi ei ole immuuni häiritsevälle käytökselle. Olipa kyse keskustelua sivuraiteille vievistä kysymyksistä, sitoutumattomista tiimin jäsenistä tai arvaamattomasti toimivista osallistujista, rohkeus näiden haasteiden kohtaamiseen on ratkaisevan tärkeää tehokkaan yhteistyön kannalta. Kun käyt vaikeita keskusteluja, on olennaista tarkkailla omaa energiaasi ja ajattelutapaasi. Pysähdy hetkeksi, rauhoita itsesi ja muista, ettei tavoitteena ole voittaa tai olla oikeassa, vaan tehdä yhteistyötä ja rakentaa yhdessä jotain merkittävää. Ja mikä tärkeintä, yritä olla ottamatta häiritsevää käytöstä henkilökohtaisesti. Kyse on harvoin sinusta, joten lievennä jännittyneitä tilanteita esittämällä kysymyksiä ja osoittamalla empatiaa.

Toteuttamalla nämä strategiat olet paremmin varustautunut kohtaamaan haasteita ja työskentelemään tehokkaammin sidosryhmiesi kanssa. Joten ryhdy edistämään tehokasta yhteistyötä ja rakenna jotain upeaa!

Haluatko pysyä ajan tasalla kaikesta viisaudesta ja tiedosta, jota tuotepäällikköyhteisöllä on tarjottavanaan? Tilaa uutiskirjeemme!