¿Qué es una hoja de ruta de portafolio? Crea la tuya en 7 pasos
¡Felicidades! Si estás leyendo esta guía, lo más probable es que estés comenzando a trabajar en la planificación de productos a largo plazo para tu empresa, lo que significa que la dirección ha reconocido tus habilidades de pensamiento estratégico. Alternativamente, acabas de iniciar tu propio conjunto de productos y deseas crear un plan integral para el éxito.
No importa cuál sea el caso, has llegado al lugar indicado. Juntos, realizaremos un análisis profundo de los portafolios de roadmaps y aprenderás a crear uno por ti mismo.
¿Qué es un Roadmap de Portafolio?
Un roadmap de portafolio es un tipo de roadmap visual que representa los resultados de tus esfuerzos de planificación estratégica. Muestra cada producto que necesitas construir o mejorar para cumplir tus objetivos estratégicos en una escala temporal.
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Un roadmap de portafolio típico se verá algo así:
En el roadmap, mostrarás las diferentes iniciativas bajo cada producto que deseas mejorar, junto con los hitos clave, fechas de lanzamiento y entregables para cada iniciativa.
Aparte de los elementos mencionados, los roadmaps de portafolio también visualizan los recursos utilizados en todo el esfuerzo, desglosados por equipos y divisiones. Esto te ayuda a obtener una visión general de alto nivel para asignar los recursos y utilizar el tiempo y esfuerzo de tu equipo de manera efectiva.
¿Qué debe lograr un Roadmap de Portafolio de Producto?
Ahora, hablemos de los objetivos que deseas alcanzar al construir un roadmap de portafolio. Generalmente, un roadmap de portafolio está diseñado para ayudar con lo siguiente:
- Comunicar tu visión con tus stakeholders y equipo
- Crear un plan accionable que tu empresa pueda ejecutar
- Entender el cronograma y los recursos necesarios para alcanzar tus objetivos estratégicos
Finalmente, te ayuda a priorizar y optimizar grandes bloques de trabajo dentro del alcance de tu roadmap.
Beneficios de un Roadmap de Portafolio
Personalmente, diría que llevar a cabo la gestión de portafolio de productos con un roadmap es una de las tareas más impactantes que puede realizar un equipo de gestión de productos. Después de todo, estás definiendo el camino que tomará toda la empresa, o una gran división, en el futuro previsible.
Además, un roadmap bien planificado te permitirá obtener los siguientes beneficios:
- Mejor toma de decisiones ya que tienes una visión visual de alto nivel de todo el esfuerzo
- Mayor transparencia ya que todos en tu equipo tienen claro qué es lo que debe hacerse
- Mitigación de riesgos ya que puedes rastrear el progreso de tus equipos y revisar el plan cuando sucede algo inesperado con su avance
- Mayor enfoque ya que toda la empresa o división trabajará en tareas que contribuyan al objetivo del roadmap
Por supuesto, no debemos olvidar la facilidad de comunicación con los stakeholders. Es mucho más sencillo para las personas comprender el plan cuando se presenta de manera visual en lugar de en un documento extenso con miles de palabras.
¿Cuándo es útil un Roadmap de Portafolio?
¿Debes preparar un roadmap de portafolio para cada producto en cada empresa? ¡No!
Construir y mantener un roadmap de portafolio lleva una cantidad considerable de tiempo. Este esfuerzo solo vale la pena cuando tienes varios equipos trabajando hacia un objetivo común.
Si estás en una startup pequeña con un solo equipo de 5 miembros, la mayoría de los beneficios de un roadmap serán irrelevantes para ellos. Al ser un equipo tan pequeño, no necesitan alinear su trabajo con muchos otros. Por lo tanto, en esta situación, compartir la visión del producto será mucho más sencillo con una presentación simple y un roadmap básico, en lugar de gastar semanas preparando un roadmap de portafolio completo.
¿Cómo construir un Roadmap de Portafolio?
Aunque lleva tiempo completarlo, el proceso de crear un roadmap de portafolio es bastante sencillo, ya que consta de solo siete pasos fáciles de comprender.
Paso 1: Identifica tu objetivo principal
Toda iniciativa exitosa en los negocios (y en cualquier otro ámbito) empieza con un objetivo bien definido.
¿Qué esperas lograr usando equipos para construir múltiples productos interrelacionados? Una respuesta clara a esto te ayudará a alinear los esfuerzos de todos tus equipos de producto hacia tu meta y lograrlo con éxito.
Tradicionalmente, tu objetivo principal es tanto tu visión de producto como un gran paso claro que te acerque a dicha visión.
Imaginemos que es 2015 y trabajas para Tesla, planificando los esfuerzos de tus equipos para el próximo año aproximadamente. Primero mirarías tu visión: automóviles eléctricos asequibles para todos. Luego, pensarías en el próximo gran paso que necesitas dar para lograrlo. ¿Quizá se trate finalmente de bajar el precio del Model 3 a $35,000 sin ningún truco o solución complicada?
Ese parece un objetivo claro. Sí, es uno difícil de lograr, pero es claro. Los equipos de desarrollo de hardware y software que trabajan en diferentes productos dentro de tu empresa ahora verán el panorama general y se esforzarán para lograrlo.
Paso 2: Recopila Información del Proyecto
El siguiente paso después de definir un objetivo sería comprender el alcance del trabajo necesario para lograr dicho objetivo.
Normalmente dividirás tu objetivo final en partes más pequeñas (por ejemplo, un Tesla de $35,000 requiere baterías más baratas y un ciclo de producción integrado) y entenderás:
- Las líneas de productos involucradas (por ejemplo, producción de baterías)
- Productos individuales que necesitan desarrollo, incluidos productos existentes y nuevos
- Comentarios de los clientes sobre los productos existentes para evaluar si algo necesita mejoras
- El alcance del trabajo bajo cada producto individual
Esta fase implicará mucha colaboración con tus gerentes de proyecto, equipo de producto, ingenieros, diseñadores, así como tu liderazgo.
Paso 3: Comprende Tus Entregables y Hitos Clave
De forma similar a cómo necesitamos establecer un objetivo global para todo el esfuerzo, también definiremos objetivos para cada subproducto y equipo.
En concreto, en un nivel más táctico, nos centraremos en definir claramente los entregables para cada equipo. Estos entregables, por supuesto, deben estar alineados y contribuir a alcanzar nuestro principal objetivo empresarial.
Un ejemplo de entregable en el caso de Tesla sería construir una nueva fábrica de baterías en México para reducir los costos de producción o firmar un acuerdo de asociación con Panasonic para acceder a su tecnología de baterías.
Además de los entregables, también necesitaremos establecer los hitos clave que ayudarán a nuestros gerentes de proyecto a coordinar el trabajo necesario de nuestros equipos.
Para nuestro ejemplo de Tesla, un buen hito sería enviar 10,000 baterías al mes para finales de año.
Paso 4: Gestiona la Asignación de Recursos
No recuerdo un caso en el que una empresa tuviera recursos ilimitados para gastar en un proyecto. La mayoría de las veces, será exactamente lo contrario: demasiados proyectos de desarrollo de productos para manejar y no suficientes recursos.
Por lo tanto, no tendrás más remedio que ser extremadamente cauteloso con el uso de los recursos en la planificación de la hoja de ruta de tu portafolio. Nuevamente, necesitaremos la ayuda de nuestros equipos de proyecto, producto e ingeniería para que nos den una estimación del número de compañeros necesarios para nuestros planes, así como los plazos aproximados requeridos para cada parte del plan.
Mi sugerencia aquí es mirar tres criterios clave al asignar recursos: alineación con la estrategia de producto a largo plazo, valor añadido y cantidad de recursos requeridos.
Paso 5: Encuentra Interdependencias
Al planificar un gran plan de producto que consiste en varios subproductos y el trabajo de numerosos equipos, es muy probable que enfrentes casos en los que un equipo no pueda comenzar a trabajar hasta que otro termine el suyo.
Para esto, tendrás que trazar todas las dependencias entre los equipos y grandes épicas, luego organizar el trabajo de los miembros de tu equipo de manera que ninguno quede bloqueado.
Por suerte, las modernas herramientas de gestión de portafolio y planificación de hojas de ruta cuentan con funciones nativas que ayudan a organizar automáticamente el trabajo según sus interdependencias. Advanced Roadmaps de Jira es un ejemplo de esto.
Aparte de organizar automáticamente las épicas y ofrecer soporte para backlogs ágiles, también te dará alertas cada vez que coloques manualmente una épica en su línea de tiempo (incluso si está en una swimlane diferente) antes de una de la que depende.
Paso 6: Hazlo Visual
Tu objetivo final con la gestión de la hoja de ruta del portafolio es comunicar tu plan a tus partes interesadas y a tu equipo. Sí, más adelante la utilizarás para hacer seguimiento al progreso y tener una visión general del alineamiento de tu hoja de ruta estratégica con la realidad actual. Sin embargo, la comunicación es la primera y más importante parte que debes gestionar.
Por supuesto, puedes crear gráficos dibujando manualmente en tu hoja de ruta usando PowerPoint o Miro, pero no lo recomendaría. En su lugar, sugiero utilizar un software especializado en hojas de ruta de productos que cuente con un tablero Kanban integrado, diagrama de Gantt, soporte para diferentes tipos de hojas de ruta, gestión de ideas de productos, seguimiento de métricas/KPI y otras funcionalidades.
Paso 7: Comunica tu hoja de ruta
Una vez que la representación visual de tu hoja de ruta esté lista, es momento de programar una gran reunión con todas tus partes interesadas para presentarla y recopilar su retroalimentación.
Si tienes más de 10 personas para compartirla, tal vez quieras reconsiderar hacer una única presentación. Al fin y al cabo, el número máximo teórico de participantes en una reunión eficaz no supera los 10.
Por eso, cuando hay un mayor número de personas, considera tener reuniones por separado con los grupos relevantes (dirección, equipo de desarrollo, equipo de producto, etc.).
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Una hoja de ruta de portafolio es una herramienta fantástica para comunicar tu visión a todos en la empresa y asegurar que sus esfuerzos estén enfocados en tus objetivos estratégicos. Aunque lleva algo de tiempo construirla, los beneficios que obtienes superan ampliamente los recursos invertidos.
Tener una hoja de ruta del portafolio de productos es excelente, pero es solo uno de los muchos entregables que los gestores de productos deben preparar. Para conocer los demás, suscríbete a nuestro boletín.
