Vad är en portföljfärdplan? Skapa din egen i 7 steg
Grattis! Om du läser den här guiden håller du sannolikt på att börja arbeta med långsiktig produktplanering för ditt företag, vilket innebär att ledningen har uppmärksammat din strategiska förmåga. Alternativt har du precis börjat bygga upp din egen produktportfölj och vill skapa en heltäckande plan för framgång.
Oavsett vilket har du kommit rätt. Tillsammans ska vi göra en djupdykning i portföljöversikter, och du får lära dig hur du skapar en själv.
Vad är en portföljöversikt?
En portföljöversikt är en typ av visuell översikt som representerar resultaten av ditt strategiska planeringsarbete. Den visar alla produkter som du behöver bygga eller förbättra för att uppnå dina strategiska mål över tid.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En typisk portföljöversikt kan se ut ungefär så här:
I översikten visar du de olika initiativen under varje produkt som du vill förbättra, tillsammans med viktiga milstolpar, lanseringsdatum och leveranser för varje initiativ.
Utöver de nämnda elementen synliggör portföljöversikter även de resurser som läggs på hela satsningen, uppdelade efter team och avdelningar. Det hjälper dig att få en övergripande bild av hur du ska fördela resurser och använda ditt teams tid och insatser effektivt.
Vad en produktportföljöversikt bör uppnå
Låt oss nu tala om de mål som du vill uppnå genom att skapa en portföljöversikt. Generellt är en portföljöversikt avsedd att hjälpa till med följande:
- Kommunicera din vision till intressenter och teamet
- Skapa en handlingsplan som företaget kan genomföra
- Förstå den tidsplan och de resurser som krävs för att uppnå dina strategiska mål
Slutligen hjälper den dig att prioritera och optimera stora arbetsområden inom ramen för din översikt.
Fördelar med en portföljöversikt
Jag skulle hävda att produkt-portföljhantering med hjälp av en översikt är bland de mest betydelsefulla uppgifterna som ett produktledningsteam kan utföra. När allt kommer omkring definierar du den väg som hela företaget, eller en stor avdelning, ska följa inom överskådlig framtid.
Utöver detta gör en välplanerad översikt det möjligt för dig att uppnå följande fördelar:
- Bättre beslutsfattande eftersom du får en visuell överblick på hög nivå över hela satsningen
- Bättre transparens eftersom alla i teamet tydligt förstår vad som behöver göras
- Riskreducering eftersom du kan följa teamens framsteg och se över planen när något oväntat händer i deras arbete
- Ökat fokus eftersom hela företaget eller avdelningen kommer att arbeta med uppgifter som bidrar till målet för din översikt
Vi får förstås inte glömma hur enkelt det blir att kommunicera med intressenter. Det är mycket lättare för människor att ta till sig planen när den presenteras visuellt, jämfört med ett långt dokument med tusentals ord.
När är en portföljöversikt användbar?
Bör du skapa en portföljöversikt för varje produkt i varje företag? Nej!
Att skapa och underhålla en portföljöversikt tar betydande tid. Insatsen är bara värd det när du har flera team som arbetar mot ett gemensamt mål.
Om du arbetar i ett litet nystartat företag med ett enda team på fem medlemmar kommer de flesta av fördelarna med en översikt att vara irrelevanta för dem. Eftersom teamet är så litet behöver de inte samordna sitt arbete med många andra. I den här situationen blir det därför mycket enklare att dela produktvisionen med en enkel presentation tillsammans med en grundläggande översikt, i stället för att lägga veckor på att förbereda en komplett portföljöversikt.
Så skapar du en portföljöversikt
Även om det tar betydande tid att slutföra är processen för att skapa en portföljöversikt ganska enkel, eftersom den endast består av sju lättbegripliga steg.
Steg 1: Identifiera ditt primära mål
Varje framgångsrik satsning inom affärslivet (och på alla andra områden) börjar med ett väldefinierat mål.
Vad vill du uppnå genom att använda team för att bygga flera sammanhängande produkter? Ett tydligt svar på den frågan hjälper dig att samordna insatserna från alla dina produktteam mot ditt mål och att uppnå det framgångsrikt.
Traditionellt är ditt primära mål antingen din produktvision eller ett tydligt stort steg som för dig närmare din vision.
Låt oss föreställa oss att det är 2015 och att du arbetar för Tesla och planerar dina teams insatser för det kommande året eller så. Du skulle först titta på din vision – prisvärda elbilar för alla. Sedan skulle du fundera på nästa stora steg du behöver ta för att nå dit. Kanske handlar det äntligen om att sänka priset på Model 3 till $35k utan några knepiga kringlösningar?
Det ser ut som ett tydligt mål. Ja, det är svårt att uppnå, men det är tydligt. Hårdvaru- och mjukvaruutvecklingsteamen som arbetar med olika produkter i ditt företag kommer nu att se helheten och sträva mot den.
Steg 2: Samla in projektinformation
Nästa steg efter att ha fastställt ett mål är att förstå omfattningen av det arbete som krävs för att uppnå målet.
Du kommer vanligtvis att bryta ner det slutliga målet i mindre delar (t.ex. kräver en Tesla för $35k billigare batterier och en integrerad produktionscykel) och förstå:
- De berörda produktlinjerna (t.ex. batteriproduktion)
- Enskilda produkter som behöver utvecklas, inklusive befintliga och nya produkter
- Kundfeedback om befintliga produkter för att bedöma om något behöver förbättras
- Omfattningen av arbetet för varje enskild produkt
Den här fasen kommer att innebära mycket samarbete med dina projektledare, produktteamet, ingenjörer, designers samt företagsledningen.
Steg 3: Förstå dina viktigaste leveranser och milstolpar
På samma sätt som vi behöver fastställa ett övergripande mål för hela satsningen kommer vi också att definiera mål för varje delprodukt och team.
På en mer taktisk nivå kommer vi specifikt att fokusera på att tydligt definiera leveranserna för varje team. Dessa leveranser måste naturligtvis vara samordnade och bidra till att vi når vårt huvudsakliga affärsmål.
Ett exempel på en leverans i Tesla-fallet skulle vara att bygga en ny batterifabrik i Mexiko för att sänka produktionskostnaderna eller att teckna ett partnerskapsavtal med Panasonic för att få tillgång till deras batteriteknik.
Utöver leveranser behöver vi också fastställa viktiga milstolpar som hjälper våra projektledare att samordna det arbete som krävs från våra team.
I vårt Tesla-exempel skulle en bra milstolpe vara att leverera 10 000 batterier per månad före årets slut.
Steg 4: Hantera resursfördelningen
Jag minns inget fall där ett företag hade obegränsade resurser att lägga på ett projekt. Oftast är det precis tvärtom – för många produktutvecklingsinitiativ att hantera och inte tillräckligt med resurser.
Du har alltså inget annat val än att vara ytterst försiktig med hur resurserna används när du planerar din portföljöversikt. Återigen behöver vi hjälp från våra projekt-, produkt- och ingenjörsteam för att uppskatta hur många teammedlemmar som krävs för våra planer samt de ungefärliga tidsramar som krävs för varje del av planen.
Mitt förslag här är att titta på tre centrala kriterier när resurser fördelas: överensstämmelse med den långsiktiga produktstrategin, mervärde och mängden resurser som krävs.
Steg 5: Identifiera ömsesidiga beroenden
När du planerar en omfattande produktplan som består av flera delprodukter och arbete från många team är det mycket sannolikt att du stöter på situationer där ett team inte kan påbörja sitt arbete innan ett annat team har slutfört sitt.
Därför måste du kartlägga alla beroenden mellan team och stora epics och sedan planera dina teammedlemmars arbete på ett sätt som gör att ingen av dem blockeras.
Som tur är har moderna verktyg för portföljhantering och färdplansplanering inbyggda funktioner som automatiskt hjälper till att planera arbetet utifrån dess ömsesidiga beroenden. Advanced Roadmaps i Jira är ett exempel på detta.
Utöver automatisk planering av epics och stöd för Agile-backloggar kommer verktyget också att ge dig varningar varje gång du manuellt placerar en epic i dess tidslinje (även om den ligger i en annan swimlane) före en beroende epic.
More Articles
Steg 6: Gör det visuellt
Ditt slutmål med hanteringen av portföljfärdplanen är att kommunicera din plan till dina intressenter och ditt team. Ja, du kommer senare att använda den för att följa upp framstegen och få en övergripande bild av hur väl din strategiska färdplan stämmer överens med den aktuella verkligheten. Kommunikation är dock den första och viktigaste delen som du måste hantera.
Visst kan du skapa visualiseringar genom att rita manuellt på din färdplan med PowerPoint eller Miro, men det skulle jag inte rekommendera. I stället föreslår jag att du använder en specialiserad programvara för produktfärdplanering som har en integrerad Kanban-tavla, ett Gantt-schema, stöd för olika typer av färdplaner, hantering av produktidéer, uppföljning av mätvärden och nyckeltal samt andra funktioner.
Steg 7: Kommunicera din färdplan
När den visuella representationen av din färdplan är klar är det dags att boka ett stort möte med alla dina intressenter för att presentera den och samla in deras synpunkter.
Om du har fler än 10 personer att dela den med kan det vara bra att tänka om kring att hålla en enda presentation. Det teoretiska maximala antalet deltagare i ett effektivt möte är trots allt högst 10.
När det alltså är fler personer kan du överväga att ha separata möten med relevanta grupper (ledningen, utvecklingsteamet, produktteamet osv.).
Få fler insikter om produkt- och portföljhantering
En portföljfärdplan är ett fantastiskt verktyg för att kommunicera din vision till alla i företaget och säkerställa att deras insatser är inriktade på dina strategiska mål. Även om det tar lite tid att skapa en, överväger fördelarna du får av den vida de resurser du lägger ned.
Att ha en färdplan för produktportföljen är bra, men det är bara en av många leveranser som produktchefer behöver förbereda. Om du vill lära dig mer om resten kan du prenumerera på vårt nyhetsbrev.
