W idealnym świecie mielibyśmy doskonałą chemię zawodową ze wszystkimi naszymi współpracownikami. Ale niestety nie żyjemy w idealnym świecie — nawet się do niego nie zbliżamy. Na szczęście, nawet jeśli z niektórymi interesariuszami współpracuje Ci się gorzej niż z innymi, niemal zawsze można przezwyciężyć konflikt osobowości i znaleźć rozwiązanie.
Oto wskazówki, które uznałem za najbardziej pomocne we współpracy z najtrudniejszymi członkami zespołu, zamiast działania przeciwko nim.
Wcześnie i często wskazuj zespołowi jego Gwiazdę Polarną
Nie zamierzam mówić Ci dokładnie, z czego powinna składać się Twoja Gwiazda Polarna, ale chcę Ci powiedzieć, że jej potrzebujesz. Jeśli Twój zespół nie ma jasno określonego obrazu aspiracji, celu lub powodu istnienia, będzie cierpieć z powodu dezorientacji.
Bez Gwiazdy Polarnej zespoły będą musiały nieustannie korygować kurs i zmieniać orientację, zużywając cenną energię, którą można by przeznaczyć na wytyczanie dalszej drogi i tworzenie czegoś nowego.
Gwiazda Polarna pomaga zespołowi działać spójnie, budować dynamikę i wspierać współpracę. Te ćwiczenia mogą pomóc skierować metaforyczny teleskop we właściwym kierunku.
Nadaj jej formę wizualną
Gdy już określisz Gwiazdę Polarną, pamiętaj, aby ująć ją w dokumencie jakiegokolwiek rodzaju (naprawdę dowolnego!), do którego Twój zespół będzie mógł często zaglądać. Obrazy pomagają stworzyć wspólne zrozumienie tam, gdzie same słowa nie wystarczają.
Utwórz dokument przedstawiający Gwiazdę Polarną, do której dąży Twój zespół. Może to być projekt przygotowany przez projektanta, aby inspirować zespół, albo scenorys pokazujący, jak życie docelowego klienta zmieni się w wyniku Waszej pracy. Jeśli nie masz jeszcze materiałów wizualnych, ale dysponujesz deklaracją wizji, OKR, KPI lub innym sposobem ukierunkowania zespołu na wspólne rozumienie przyszłości, umieść je w prostym i wizualnym dokumencie.
Przypominaj zespołowi, by spoglądał w górę
Tak jak możemy zagubić się w codziennych obowiązkach i zapomnieć spojrzeć w górę, na magię nieba, tak Twój zespół może całkowicie pochłonąć się pracą i stracić z oczu swój cel.
Brak ukierunkowania jest jednym z głównych powodów, dla których zespoły kończą z ludźmi ciągnącymi w różnych kierunkach lub zatrzymują się bez postępów w stronę wspólnego celu. Jak więc możesz utrzymać właściwy kierunek? Rozpoczynaj spotkania od przeglądu Gwiazdy Polarnej.
Konsekwentne rozpoczynanie spotkań dotyczących planowania i przeglądów od przypomnienia o Gwieździe Polarnej pomoże zespołowi zachować wspólny obraz tego, dokąd zmierza. Przyczynia się to również do budowania wspólnego poczucia celu, dodając energii i nadając sens przyszłej pracy. Ponadto przypominanie zespołom o ich Gwieździe Polarnej może pomóc przekierować pytania i rozmowy zbaczające z kursu, dzięki czemu szybko ponownie skupisz się na realizowanej misji.
Podczas niedawnych warsztatów udało mi się odpowiedzieć na potencjalnie destabilizujące pytanie liderki, przypominając jej o opisie problemu i kryteriach sukcesu, które grupa wspólnie stworzyła (a które dla wygody zapisano na tablicy, aby wszyscy mogli je zobaczyć). Przyznałem, że jej pytanie było zasadne, ale udało mi się ponownie skierować jej uwagę na pracę, którą należało wykonać, i przypomnieć jej o uzgodnionym kierunku, do którego zmierzał zespół.
Gdy utrzymujesz grupę skupioną wokół Gwiazdy Polarnej, znacznie łatwiej jest utrzymać zespół na właściwym kursie.
Określ role i rutyny
Miałem okazję pracować z różnymi firmami i ich zespołami — od dużych, ugruntowanych organizacji po małe, nowo powstałe startupy. Niezależnie od ich wielkości czy wieku mój cel zawsze jest taki sam: pomagać zespołom pracować razem wydajniej i skuteczniej. Często obserwowanym przeze mnie pragnieniem jest to, że większość ludzi chciałaby mieć magiczną formułę lub gotowy sposób pracy (cudowne rozwiązanie).
A kto od czasu do czasu nie tęskni za czymś takim w życiu? Wszyscy jesteśmy winni szukania szybkich rozwiązań naszych problemów.
Rzeczywistość jest jednak taka, że każdy zespół, z którym pracowałem, musiał wypracować własne podejście w oparciu o swoje unikalne i zmieniające się potrzeby.
Trudność związaną z tą rzeczywistością stanowi fakt, że określenie właściwego podejścia dla zespołu wymaga wysiłku: ustalenia ról, zakresów odpowiedzialności i rutyn. Zaniechanie tej pracy prowadzi do dezorientacji, nieefektywności, frustracji i niechęci.
Jak więc określić sposób pracy odpowiedni dla zespołu?
Have an account? Log In
Poświęć czas
Choć poświęcanie cennego czasu na określenie sposobu pracy może wydawać się niewygodne, gdy chcesz po prostu przejść do samej pracy, włożony wysiłek przyniesie lepsze rezultaty i bardziej pozytywne doświadczenia zawodowe całemu zespołowi. Zauważyłem, że startupy i firmy na wczesnym etapie rozwoju szczególnie często chcą od razu przystąpić do działania bez jasnego określenia ról i choć takie podejście może początkowo działać, na dłuższą metę nie jest zrównoważone. Współpracowałem z zespołami mającymi trudności z przejściem od etapu startupu do skalowania działalności. Co jest najważniejszą pracą na tym etapie? Jasne określenie ról i ustanowienie skutecznych rutyn. Rezultat? Mniej bólu i frustracji w codziennej pracy oraz płynniejsza droga do rozwoju.
Buduj na tym, co działa
Jeśli masz proces, który dobrze sprawdzał się w przeszłości, zacznij właśnie od niego. Określ, co działa skutecznie, a co można poprawić. Jeśli role niektórych osób są jasno określone, udokumentuj je.
Rozwiąż problemy
Tak jak identyfikujemy problemy naszych klientów, musimy również rozwiązywać wyzwania, z którymi mierzymy się jako zespół.
Niektóre potencjalne problemy mogą obejmować:
- Dotrzymywanie terminów
- Usprawnianie procesu kontroli jakości
- Zarządzanie uwagami nieprzewidywalnych liderów
- Unikanie powielania pracy
Współpracujcie, aby się doskonalić
Zaangażuj swój zespół w definiowanie rozwiązań i poszukiwanie sposobów na usprawnienie obecnych praktyk. Podobnie jak podczas współtwórczej sesji projektowej, współpracujcie, aby opracować optymalne podejście do wspólnej pracy. Głęboko wierzę, że zespoły, które same określają, co się u nich sprawdza, mają większe szanse na sukces niż te, którym narzuca się sposób działania.
Przelej to na piśmie
Po podjęciu decyzji udokumentuj je. Stwórz schemat organizacyjny przedstawiający role i zakresy odpowiedzialności członków zespołu. Jeśli występują luki, które trzeba uzupełnić, wyraźnie je wskaż. Udokumentuj procedury, których będziecie przestrzegać, i określ, kto będzie prowadzić regularne spotkania lub komunikację z zespołem.
Regularnie do tego wracaj
Regularnie weryfikuj swoje podejście (zalecam robić to co kwartał) i organizuj z zespołem sesje, aby je udoskonalać na podstawie bieżących wydarzeń.
Jak radzić sobie z trudnymi problemami
Załóżmy, że macie Gwiazdę Polarną, jasno określone role i procedury, a mimo to destrukcyjne zachowania nadal występują. Należy pamiętać, że ludzie są złożeni i niedoskonali. Bez względu na to, jak dobrze zdefiniowany jest model działania zespołu, będą się zdarzać sytuacje zakłóceń, zejścia z właściwego toru i dyskomfortu.
Jako lider produktu masz obowiązek (ze względu na pracę i zespół) zajmować się problemami utrudniającymi skuteczną współpracę oraz mieć odwagę poruszać trudne tematy.
Typowe sytuacje:
Osoba zadająca pytania zbaczające z tematu
Opór może przejawiać się w postaci pytań zbaczających z tematu („Po co tu jesteśmy?”, „Co my właściwie robimy?”). Możesz bezpośrednio się z tym skonfrontować, przypominając tej osobie o wcześniejszym uzgodnieniu grupy.
Niezaangażowany interesariusz
Brak zaangażowania może przejawiać się niepełnym uczestnictwem, obecnością z rozproszoną uwagą lub fizyczną obecnością przy jednoczesnej nieobecności myślami. Gdy członek zespołu jest niezaangażowany, kieruj się własnym osądem, aby ustalić, czy możesz poruszyć tę kwestię publicznie, czy bardziej odpowiednia będzie prywatna rozmowa. Jego nastawienie może się zmienić, jeśli po prostu poprosisz go o ponowne zaangażowanie się w pracę i działania zespołu. Jeśli korzysta z urządzenia lub wyraźnie jest rozproszony, zapytaj, czy musi się czymś zająć i czy będzie mógł w pełni się zaangażować po rozwiązaniu tej sprawy. Może potrzebować wyrazić swoje zastrzeżenia lub podzielić się frustracjami. Jeśli tak jest, wysłuchaj tego, co ma do powiedzenia, a następnie sprawdź, czy chce ponownie się zaangażować. Czasami samo poczucie, że ktoś został wysłuchany, może bardzo pomóc.
Nieprzewidywalny współpracownik
Niezależnie od tego, czy jest to lider, osoba kreatywna, sprzedawca czy ktokolwiek inny, osoby, które pojawiają się i wnoszą nieprzewidywalny wkład, mogą być bardzo destrukcyjne, ponieważ potrafią odwrócić uwagę zespołu.
Reagowanie na takie zachowanie może być trudne, ponieważ współpracownik może powoływać się na swoją rangę lub twierdzić, że jego pomysł wygeneruje znaczną sprzedaż i przychody. Zazwyczaj jest podekscytowany, pełen zapału i może pojawić się z mnóstwem pomysłów lub z czymś pozornie oderwanym od tematu. W takich chwilach doceń jego sugestie i entuzjazm, ale zakomunikuj, że obecnie koncentrujecie się na czymś innym. Użyj tablicy, aby utworzyć „parking” dla pomysłów pojawiających się podczas spotkań, albo prowadź rejestr pomysłów we wspólnym narzędziu do współpracy, aby rejestrować te propozycje.
Przygotuj się do trudnych rozmów
More Articles
Zastanów się nad sobą
Jeśli przewidujesz trudną rozmowę lub obecność destrukcyjnie działającego członka zespołu na spotkaniu, poświęć chwilę na ocenę własnego samopoczucia. Trudniej jest prowadzić wymagającą rozmowę, gdy odczuwasz negatywne emocje. Wcześniej zadbaj o wewnętrzną równowagę; kilka głębokich oddechów lub krótki spacer na świeżym powietrzu może znacznie pomóc Ci pojawić się na spotkaniu w sposób dobrze przygotowany i opanowany.
Rozważ swój cel
Jaki jest cel poruszania trudnych problemów i wspólnego przezwyciężania wyzwań z tym zespołem? W tym miejscu ponownie pojawia się Twoja Gwiazda Polarna. Wspólnie realizujecie misję, a celem nie jest zwycięstwo ani racja któregokolwiek z członków zespołu, lecz współpraca i stworzenie czegoś niezwykłego. Pamiętanie o tym może pomóc zachować zdrowy dystans wobec sytuacji, która w przeciwnym razie mogłaby wydawać się trudną interakcją.
Nie bierz tego do siebie
Choć w praktyce może to być trudne, takie nastawienie robi ogromną różnicę. Kiedy ktoś zachowuje się niewłaściwie, rzadko chodzi o ciebie. Być może frustrację wywołuje fakt, że ich pomysł nie zyskuje poparcia, albo niechęć do udziału w spotkaniu lub warsztatach, które organizujesz. Zamiast przyjmować postawę obronną lub reagować impulsywnie, spróbuj rozładować napięte sytuacje, zadając pytania i okazując empatię.
„Notatki Cliffa”
Praca z wymagającymi interesariuszami jako menedżer produktu wymaga połączenia jasnej komunikacji, określonych ról i procedur oraz umiejętności radzenia sobie z trudnymi kwestiami.
- Przede wszystkim należy ukierunkować zespół na wspólną Gwiazdę Polarną. Oznacza to posiadanie jasnej wizji lub celu, za którym wszyscy mogą podążać. W ten sposób zapewnisz spójność działań, nabierzesz rozpędu i wzmocnisz współpracę.
- Po drugie, określ role i procedury w swoim zespole. Poświęcenie czasu na ustalenie jasnych zakresów odpowiedzialności i sposobów pracy zapobiegnie dezorientacji, nieefektywności i frustracji. Chodzi przede wszystkim o znalezienie rozwiązań, które najlepiej sprawdzą się w twoim wyjątkowym zespole, oraz ich ciągłe doskonalenie.
- Po trzecie, ważne jest, aby bezpośrednio stawiać czoła trudnym kwestiom. Żaden zespół nie jest odporny na destrukcyjne zachowania. Niezależnie od tego, czy chodzi o pytania zbaczające z tematu, członków zespołu niezaangażowanych w pracę czy nieprzewidywalnych współpracowników, odwaga do stawiania czoła tym wyzwaniom ma kluczowe znaczenie dla skutecznej współpracy. Jeśli chodzi o prowadzenie tych trudnych rozmów, należy koniecznie zadbać o własny poziom energii i nastawienie. Poświęć chwilę, aby się ugruntować, i pamiętaj, że celem nie jest zwycięstwo ani udowodnienie racji, lecz współpraca i wspólne stworzenie czegoś niezwykłego. A co najważniejsze, staraj się nie brać destrukcyjnych zachowań do siebie. Rzadko chodzi o ciebie, więc rozładowuj napięte sytuacje, zadając pytania i okazując empatię.
Wdrażając te strategie, będziesz lepiej przygotowany do radzenia sobie z wyzwaniami i skuteczniejszej współpracy z interesariuszami. Śmiało buduj więc efektywną współpracę i twórz coś niesamowitego!
Chcesz być na bieżąco z całą mądrością i wiedzą, jaką ma do zaoferowania społeczność menedżerów produktu? Zapisz się do naszego newslettera!
