6 kroków do napisania specyfikacji produktu (+ przykłady)

Jeśli dopiero zaczynasz pracę w zarządzaniu produktem i wcześniej nie musiałeś pisać specyfikacji produktu, jesteś we właściwym miejscu. 

Choć być może poznałeś już podstawy pisania specyfikacji produktu, zastosowanie ich w praktyce to zupełnie inna kwestia, która wymaga przemyślenia i dedykowanego procesu. Oto przewodnik po tym, co musisz wiedzieć i jak stworzyć elastyczną oraz poprawną specyfikację produktu. 

Omówimy, czym są specyfikacje produktu i do czego służą, a także przedstawimy kilka przykładów specyfikacji produktu. Dowiesz się, co należy uwzględnić w dokumencie specyfikacji produktu, jaki jest proces pisania specyfikacji produktu — od zdefiniowania podsumowania produktu po wprowadzanie zmian na podstawie opinii klientów i ograniczonych testów użytkowników — oraz jak rozpocząć wdrażanie produktów na ścieżkę prowadzącą do produkcji lub procesu tworzenia oprogramowania. 

Dołączyliśmy również szablon specyfikacji produktu, którego możesz użyć podczas tworzenia dokumentów specyfikacji produktu. 

Czym są specyfikacje produktu?

Aby napisać specyfikację produktu, musisz rozumieć, czym ona jest. Specyfikacja produktu to plan określający produkt, który będziesz tworzyć, jego wygląd oraz szczegółowe wymagania i funkcje produktu. Może również zawierać opis persony lub użytkownika, dla którego produkt jest tworzony. 

Ta specyfikacja musi być:

• Bardzo jasna
• Łatwa do przeczytania
• Przedstawiać wszystkie informacje potrzebne zespołowi projektowemu i członkom zespołu produktowego

Uwzględnij jak najwięcej informacji, aby specyfikacje nie były zbyt ogólnikowe dla Twojego zespołu produktowego. Tabela lub wykres specyfikacji ułatwi wskazanie, gdzie można znaleźć szczegóły. Pamiętaj jednak, że jest to tylko arkusz specyfikacji produktu — szczegóły dotyczące produkcji i wdrożenia możesz pozostawić członkom zespołu na późniejszym etapie procesu. Narzędzia takie jak Jira i Confluence mogą pomóc w zgromadzeniu wszystkich istotnych szczegółów w jednym miejscu.

3 przykłady specyfikacji produktu

Istnieje wiele przykładów zarówno w wersji papierowej, jak i online. Oto prosty przykład specyfikacji online, który możesz dostosować i wykorzystać wraz ze swoim zespołem.

Oto kolejny przykład z miejscem na wyniki testów, a także diagramem blokowym przedstawiającym proces tworzenia produktu.

Ten trzeci przykład również zawiera miejsce na zapisywanie wyników testów, a także znanych problemów, które wystąpiły lub mogą wystąpić podczas procesu tworzenia produktu.

Do czego służą specyfikacje produktu?

Specyfikacja produktu służy jako zarys wymagań dla zespołu produktowego. Zwykle jest tworzona przez menedżera produktu i zawiera wszystkie informacje potrzebne do stworzenia produktu o określonych funkcjach i możliwościach, a także opis techniczny, specyfikację wydajności oraz standardy techniczne, które należy spełnić, wraz z innymi szczegółami. Ten zarys służy do przekazywania informacji o użytkownikach, wytycznych biznesowych i wszelkich innych kryteriach, które pomogą zespołowi zaprojektować i stworzyć produkt.

Co powinno zawierać karta specyfikacji projektu?

Każda specyfikacja produktu opiera się na wymaganiach technicznych, specyfikacjach inżynieryjnych i innych szczegółach charakterystycznych dla danego produktu. Ogólnie rzecz biorąc, każda dobra specyfikacja produktu powinna zawierać następujące elementy:

• Podsumowanie – Jest to ogólny opis produktu. Zaczyna się od przedstawienia pomysłu na produkt i zawiera jego krótki opis, aby wprowadzić produkt oraz jego ogólną koncepcję. Wyjaśnia także, dlaczego produkt jest tworzony. Podsumowanie produktu wyjaśnia, jak będzie wyglądał produkt końcowy, jakie będzie miał funkcje oraz ile czasu powinno zająć jego opracowanie.
• Uzasadnienie biznesowe – Kolejnym elementem karty specyfikacji powinno być uzasadnienie biznesowe stojące za opracowaniem produktu. Przedstawia ono korzyści lub przewagi, jakie produkt zapewni firmie na rynku. Uwzględnia także budżet i inne zasoby potrzebne do ukończenia projektu.
• Historie użytkowników – Są to krótkie komunikaty oparte na perspektywie użytkownika końcowego produktu. Wyjaśniają, jakie funkcje użytkownicy chcą zobaczyć w nowym produkcie. Dobrym pomysłem jest także uwzględnienie kryteriów akceptacji wraz z historiami użytkowników — są to kryteria określające, czy dana historia użytkownika została zrealizowana przez produkt, na przykład czy uwzględniono pożądaną funkcję.
• Persony użytkowników – Ten element określa, dla kogo tworzony jest produkt, i wyznacza grupę docelową. Przedstawia szczegółowe informacje o grupie docelowej oraz jej wyzwaniach, które zostaną rozwiązane przez produkt. Znajomość docelowych odbiorców produktu sprawia, że praca pozostaje skoncentrowana na kliencie.
• Specyfikacja funkcjonalna – Jest to dokument opisujący przewidywany wygląd i możliwości przyszłego produktu. Powinien także przedstawiać sposób, w jaki użytkownicy będą z nim wchodzić w interakcję. Stanowi punkt odniesienia dla zespołu zajmującego się opracowaniem produktu, gdy rozpoczyna on pracę. W tym miejscu możesz również dodać elastyczny dokument specyfikacji technicznej dla swojego zespołu.

Projekt specyfikacji produktu

W karcie specyfikacji produktu ważne jest również uwzględnienie pewnych informacji dotyczących projektu produktu. W tym miejscu potrzebne są specyfikacje techniczne, szkice i makiety. Projekt można modyfikować w miarę postępów procesu opracowywania produktu. Nie musi być jeszcze idealny, ale powinien zawierać wizualną reprezentację, która pokieruje zespołem zarządzającym produktem na wczesnym etapie procesu opracowywania. Jest to dobre miejsce na uwzględnienie szczegółów technicznych i ewentualnie specyfikacji zakupowych.

Informacje dotyczące projektu można uwzględnić w karcie specyfikacji produktu na wiele różnych sposobów. Mogą to być wizualizacje lub ilustracje, zrzuty ekranu lub zdjęcia prototypu, a nawet podstawowe informacje dotyczące rozmiaru, wymiarów lub wyglądu i charakteru produktu. 

Jak napisać kartę specyfikacji produktu?

1. Zdefiniuj problem.

Jaki problem lub wyzwanie pomoże użytkownikom rozwiązać ten produkt? Nie ma sensu tworzyć produktów, które nie odpowiadają na konkretne potrzeby biznesowe lub konsumenckie. Upewnij się, że potrzeby i problemy, którym produkt ma sprostać, zostały odnotowane w podsumowaniu produktu. 

2. Zrozum opinie klientów.

Czego klienci oczekują od nowego produktu? Historie użytkowników wyznaczają cel, który należy osiągnąć za pomocą nowego produktu, oraz pozwalają ocenić, w jaki sposób pomoże on użytkownikom z grupy docelowej. Wykorzystaj opinie klientów na temat istniejących lub powiązanych produktów, aby uzyskać wskazówki.

3. Zaangażuj całą firmę w dyskusję. 

Interesariusze powinni mieć możliwość wyrażenia opinii i będą pomocni w procesie opracowywania produktu. Może to pomóc w uzyskaniu wielu przydatnych informacji oraz większego wsparcia w realizacji zadania. Pomoże także pracownikom poczuć, że mogą wnieść wkład w projekt, dzięki czemu będą bardziej zaangażowani w pracę i współpracę z zespołem.

4. Wybierz specyfikacje produktu, które należy uwzględnić.

Niektóre wymagania i specyfikacje produktu mają kluczowe znaczenie dla twórców produktu, aby produkt był bezpieczny i użyteczny. Uwzględnij takie specyfikacje jak wymiary, normy bezpieczeństwa, informacje dotyczące terminu przydatności oraz ogólną specyfikację projektu produktu. Dzięki tym specyfikacjom łatwiej rozpocząć tworzenie produktu. Inne specyfikacje, takie jak konkretne kwestie związane z interfejsem użytkownika i doświadczeniem użytkownika lub schematy kolorów, możesz pozostawić do późniejszego zdefiniowania w rejestrze prac nad produktem.

5. Przeprowadź testy z użytkownikami.

Gdy masz już przygotowany plan dotyczący projektu i opracowania produktu, stwórz prototyp. Upewnij się, że produkt będzie odpowiadał potrzebom klienta. Pozwól mu go przetestować, wypróbować i ocenić. Sprawdź, czy występują użyteczne funkcje lub ich brak, a także elementy trudne w obsłudze lub irytujące. Czy wszystko działa tak, jak powinno?

6. Popraw na podstawie tego, co użytkownicy uznają za działające i tego, co nie działa.

Ustal, co podoba się użytkownikom, co im się nie podoba, co jest skomplikowane lub zbędne, a następnie rozwiązuj problemy i w razie potrzeby koryguj specyfikacje na podstawie wyników testów z użytkownikami oraz wszelkich innych istotnych danych. Uważnie przeanalizuj funkcje lub miejsca, w których użytkownicy napotykają trudności — jak możesz je ulepszyć? Czy należy całkowicie zrezygnować z tej lub innej funkcji?

Nie zapomnij zapisać się do naszego newslettera, aby otrzymywać więcej materiałów i poradników dotyczących zarządzania produktami, a także najnowsze podcasty, wywiady i inne spostrzeżenia liderów oraz ekspertów z branży.