Czym jest mapa drogowa portfolio? Zbuduj własną w 7 krokach

Gratulacje! Jeśli czytasz ten przewodnik, prawdopodobnie zaczynasz pracę nad długoterminowym planowaniem produktów dla swojej firmy, co oznacza, że kierownictwo dostrzegło Twoje umiejętności strategicznego myślenia. Ewentualnie właśnie rozpocząłeś tworzenie własnego portfolio produktów i chcesz opracować kompleksowy plan osiągnięcia sukcesu.

Niezależnie od sytuacji, trafiłeś we właściwe miejsce. Wspólnie dokładnie przeanalizujemy mapy drogowe portfolio, a Ty dowiesz się, jak stworzyć taką mapę dla siebie.

Czym jest mapa drogowa portfolio?

Mapa drogowa portfolio to rodzaj wizualnej mapy drogowej, która przedstawia rezultaty Twoich działań związanych z planowaniem strategicznym. Pokazuje każdy produkt, który musisz stworzyć lub udoskonalić, aby osiągnąć swoje cele strategiczne w określonym czasie.

Typowa mapa drogowa portfolio może wyglądać mniej więcej tak:

Na mapie drogowej pokażesz różne inicjatywy dotyczące każdego produktu, który chcesz udoskonalić, wraz z najważniejszymi kamieniami milowymi, datami uruchomienia i rezultatami każdej inicjatywy.

Oprócz wspomnianych elementów mapy drogowe portfolio wizualizują również zasoby przeznaczone na całe przedsięwzięcie, z podziałem na zespoły i działy. Pomaga to uzyskać ogólny obraz sposobu alokacji zasobów oraz efektywnego wykorzystania czasu i wysiłku zespołu.

Co powinna osiągnąć mapa drogowa portfolio produktów?

Porozmawiajmy teraz o celach, które chcesz osiągnąć, tworząc mapę drogową portfolio. Ogólnie rzecz biorąc, mapa drogowa portfolio ma wspierać:

• Przekazywanie swojej wizji interesariuszom i zespołowi
• Tworzenie planu działań, który firma może zrealizować
• Zrozumienie harmonogramu i zasobów wymaganych do osiągnięcia celów strategicznych

Wreszcie pomaga ustalać priorytety i optymalizować duże zakresy prac objęte mapą drogową.

Korzyści z mapy drogowej portfolio

Uważam, że prowadzenie zarządzania portfolio produktów z wykorzystaniem mapy drogowej jest jednym z najbardziej znaczących zadań, jakie może realizować zespół zarządzania produktem. W końcu wyznaczasz ścieżkę, którą w dającej się przewidzieć przyszłości podąży cała firma lub duży dział.

Oprócz tego dobrze zaplanowana mapa drogowa pozwoli Ci osiągnąć następujące korzyści:

• Lepsze podejmowanie decyzji, ponieważ masz ogólny wizualny obraz całego przedsięwzięcia
• Większa przejrzystość, ponieważ każdy członek zespołu dokładnie rozumie, co należy zrobić
• Ograniczanie ryzyka, ponieważ możesz śledzić postępy zespołów i weryfikować plan, gdy w ich realizacji pojawi się coś nieoczekiwanego
• Większe skupienie, ponieważ cała firma lub dział będzie pracować nad zadaniami, które przyczyniają się do realizacji celu mapy drogowej

Oczywiście nie powinniśmy zapominać o łatwości komunikacji z interesariuszami. Ludziom znacznie łatwiej przyswoić plan, gdy jest on przedstawiony wizualnie, zamiast w formie długiego dokumentu zawierającego tysiące słów.

Kiedy mapa drogowa portfolio jest przydatna?

Czy należy przygotowywać mapę drogową portfolio dla każdego produktu w każdej firmie? Nie!

Tworzenie i utrzymywanie mapy drogowej portfolio wymaga znacznej ilości czasu. Wysiłek ten ma sens tylko wtedy, gdy wiele zespołów pracuje nad wspólnym celem.

Jeśli pracujesz w małym startupie z jednym pięcioosobowym zespołem, większość korzyści wynikających z mapy drogowej będzie dla niego nieistotna. Ponieważ zespół jest tak mały, nie musi uzgadniać swojej pracy z wieloma innymi osobami. Dlatego w tej sytuacji znacznie łatwiej będzie przedstawić wizję produktu za pomocą prostej prezentacji wraz z podstawową mapą drogową, zamiast poświęcać tygodnie na przygotowanie pełnej mapy drogowej portfolio.

Jak stworzyć mapę drogową portfolio?

Choć ukończenie tego procesu wymaga znacznej ilości czasu, tworzenie mapy drogowej portfolio jest dość proste, ponieważ obejmuje tylko siedem łatwych do zrozumienia kroków.

Krok 1: Określ główny cel

Każde udane przedsięwzięcie biznesowe (i każde inne) zaczyna się od jasno określonego celu.

Co chcesz osiągnąć dzięki wykorzystaniu zespołów do tworzenia wielu powiązanych ze sobą produktów? Jasna odpowiedź na to pytanie pomoże Ci ukierunkować wysiłki wszystkich zespołów produktowych na osiągnięcie celu i skutecznie go zrealizować.

Tradycyjnie głównym celem jest albo wizja produktu, albo wyraźny, duży krok przybliżający Cię do jej realizacji.

Wyobraźmy sobie, że mamy rok 2015, a Ty pracujesz dla Tesli i planujesz działania swoich zespołów na mniej więcej kolejny rok. Najpierw przyjrzysz się swojej wizji –  przystępne cenowo samochody elektryczne dla każdego. Następnie zastanowisz się nad kolejnym dużym krokiem, który musisz wykonać, aby ją zrealizować. Być może chodzi o ostateczne obniżenie ceny Modelu 3 do 35 tys. dolarów bez stosowania żadnych skomplikowanych obejść?

To wygląda na jasny cel. Tak, jego osiągnięcie będzie trudne, ale jest on klarowny. Zespoły zajmujące się rozwojem sprzętu i oprogramowania dla różnych produktów w Twojej firmie będą teraz widzieć szerszy obraz i dążyć do jego realizacji.

Krok 2: Zbierz informacje o projekcie

Po wyznaczeniu celu kolejnym krokiem będzie zrozumienie zakresu prac niezbędnych do jego osiągnięcia.

Zwykle podzielisz ostateczny cel na mniejsze elementy (np. Tesla za 35 tys. dolarów wymaga tańszych akumulatorów i zintegrowanego cyklu produkcyjnego) i określisz:

• zaangażowane linie produktowe (np. produkcję akumulatorów)
• poszczególne produkty wymagające rozwoju, w tym produkty istniejące i nowe
• opinie klientów na temat istniejących produktów, aby ocenić, czy coś wymaga ulepszeń
• zakres prac dotyczących każdego poszczególnego produktu

Ta faza będzie wymagała szerokiej współpracy z kierownikami projektów, zespołem produktowym, inżynierami, projektantami, a także kadrą zarządzającą.

Krok 3: Określ kluczowe rezultaty i kamienie milowe

Podobnie jak musimy wyznaczyć globalny cel dla całego przedsięwzięcia, określimy również cele dla każdego podproduktu i zespołu.

Na bardziej taktycznym poziomie skupimy się na jasnym określeniu rezultatów pracy każdego zespołu. Rezultaty te muszą być oczywiście spójne z naszym głównym celem biznesowym i przyczyniać się do jego osiągnięcia.

Przykładowym rezultatem w przypadku Tesli byłoby zbudowanie nowej fabryki akumulatorów w Meksyku w celu obniżenia kosztów produkcji lub podpisanie umowy partnerskiej z firmą Panasonic, aby uzyskać dostęp do jej technologii akumulatorów.

Oprócz rezultatów będziemy musieli również wyznaczyć kluczowe kamienie milowe, które pomogą kierownikom projektów koordynować pracę potrzebną ze strony naszych zespołów. 

W naszym przykładzie Tesli dobrym kamieniem milowym byłoby wysyłanie 10 000 akumulatorów miesięcznie do końca roku.

Krok 4: Zajmij się alokacją zasobów

Nie przypominam sobie sytuacji, w której firma miałaby nieograniczone zasoby do wykorzystania w projekcie. Najczęściej jest dokładnie odwrotnie – zbyt wiele przedsięwzięć związanych z rozwojem produktów do obsłużenia przy niewystarczających zasobach.

Dlatego podczas planowania mapy drogowej portfela musisz niezwykle ostrożnie podchodzić do wykorzystywania zasobów. Ponownie będziemy potrzebować pomocy naszych zespołów projektowych, produktowych i inżynieryjnych, aby oszacować liczbę członków zespołu potrzebnych do realizacji naszych planów, a także przybliżone ramy czasowe wymagane dla każdej części planu.

Moja sugestia jest taka, aby przy alokacji zasobów zwrócić uwagę na trzy podstawowe kryteria: zgodność z długoterminową strategią produktu, wartość dodaną oraz ilość wymaganych zasobów.

Krok 5: Znajdź zależności między zadaniami

Podczas planowania dużego planu produktowego obejmującego wiele podproduktów i pracę licznych zespołów bardzo prawdopodobne jest wystąpienie sytuacji, w których jeden zespół nie może rozpocząć pracy, dopóki inny jej nie zakończy.

W tym celu musisz zmapować wszystkie zależności między zespołami i dużymi epikami, a następnie zorganizować pracę członków zespołu w taki sposób, aby żaden z nich nie był zablokowany.

Na szczęście nowoczesne narzędzia do zarządzania portfelem i tworzenia map drogowych mają wbudowane funkcje, które pomagają automatycznie organizować pracę na podstawie zależności. Przykładem jest Advanced Roadmaps w Jira.

Oprócz automatycznego porządkowania epików i obsługi rejestrów zadań Agile narzędzie będzie również wysyłać alerty za każdym razem, gdy ręcznie umieścisz epik na jego osi czasu (nawet jeśli znajduje się on w innym torze) przed epikiem, od którego zależy.

Krok 6: Przedstaw to wizualnie

Twoim ostatecznym celem w zakresie zarządzania mapą drogową portfela jest przekazanie swojego planu interesariuszom i zespołowi. Tak, później będziesz używać jej do śledzenia postępów i uzyskania ogólnego obrazu zgodności strategicznej mapy drogowej z aktualną rzeczywistością. Jednak komunikacja jest pierwszym i najważniejszym elementem, którym musisz się zająć.

Oczywiście możesz tworzyć wizualizacje, ręcznie rysując na mapie drogowej za pomocą programu PowerPoint lub narzędzia Miro, ale nie polecałbym tego. Zamiast tego sugeruję skorzystanie ze specjalistycznego oprogramowania do tworzenia map drogowych produktów, które zawiera zintegrowaną tablicę Kanban, wykres Gantta, obsługę różnych typów map drogowych, zarządzanie pomysłami na produkty, śledzenie wskaźników/KPI i inne funkcje.

Krok 7: Przedstaw swoją mapę drogową

Gdy wizualna reprezentacja mapy drogowej będzie gotowa, nadejdzie czas, aby zaplanować duże spotkanie ze wszystkimi interesariuszami, przedstawić ją i zebrać ich opinie.

Jeśli masz ją udostępnić ponad 10 osobom, możesz rozważyć rezygnację z organizowania jednej prezentacji. W końcu teoretyczna maksymalna liczba uczestników skutecznego spotkania wynosi nie więcej niż 10 osób.

Dlatego w przypadku większej liczby osób rozważ zorganizowanie osobnych spotkań z odpowiednimi grupami (kadrą zarządzającą, zespołem deweloperskim, zespołem produktowym itp.).

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania produktami i portfelem

Mapa drogowa portfela to doskonałe narzędzie do komunikowania swojej wizji wszystkim osobom w firmie i zapewnienia, że ich wysiłki koncentrują się na celach strategicznych. Chociaż jej stworzenie wymaga nieco czasu, korzyści, które dzięki niej uzyskasz, zdecydowanie przewyższają zasoby, które na nią przeznaczysz.

Posiadanie mapy drogowej portfela produktów jest świetnym rozwiązaniem, ale to tylko jeden z wielu materiałów, które menedżerowie produktu muszą przygotować. Aby dowiedzieć się więcej o pozostałych, zapisz się do naszego newslettera.