5 ontwerpkaders voor workshops voor productideeën
Inhoudsopgave
- Checklist voor je workshop
- De basis leggen voor een succesvolle workshop
- 5 ontwerpmethodologieën voor je toolkit als productmanager
‘Gestructureerde innovatie.’ Dat was de uitdrukking die ik gebruikte toen ik mijn strikt tijdgebonden workshop beschreef aan een collega-UX-ontwerper, voorafgaand aan de productbijeenkomst van ons bedrijf in 2022. Ons doel was om de productvisie van het bedrijf voor 2025 vorm te geven en we hadden allemaal een aandachtsgebied gekregen. Ik had een reeks ontwerpmethodologieën gekozen om dit doel te bereiken.
Was ik niet bang dat er weinig tijd zou overblijven voor creatief denken, vroeg mijn collega. Dat was ik niet, antwoordde ik, omdat een workshop over ontwerpend denken zonder structuur of duidelijk omschreven doelen slechts een interessant (en vergeetbaar) gesprek is.
Voor mensen die structuur als de vijand van creativiteit zien, kan dit een enigszins controversieel standpunt zijn. Ik ben juist tot de tegenovergestelde conclusie gekomen.
Want more from The CPO Club?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Als productmanager en voormalig journalist heb ik gemerkt dat we geneigd zijn ons denken te structureren met behulp van allerlei onbewuste hulpmiddelen en methodologieën. Zo maakt bijna twee derde van de professionals een lijst om de onvoltooide taken die door hun hoofd spoken te ordenen.
Onderzoek heeft ook de voordelen van het bijhouden van een dagboek voor het stimuleren van creativiteit en het verduidelijken van onze gedachten aangetoond. Toen ik bijna tien jaar geleden nog als journalist werkte, besteedde ik eerlijk gezegd meer tijd aan de opzet van een artikel dan aan het artikel zelf.
Methodologieën voor ontwerpend denken zijn populaire hulpmiddelen die zowel door technologische startups als door grote technologiebedrijven worden gebruikt voor productinnovatie. Ze zijn echter slechts geformaliseerde versies van de denkstructuren waarop we elke dag terugvallen.
In een workshopomgeving heb je waarschijnlijk maar één dag—misschien minder—met je groep. Als je die methodologieën niet aanreikt wanneer de tijd beperkt is, worden deelnemers gedwongen tijd te besteden aan het zelf kiezen van een methodologie.
Mijn doel tijdens elke workshop voor productideeën is om deelnemers de vrijheid te geven helder en creatief te denken door de last van het structureren van hun eigen creativiteit bij hen weg te nemen.
De specifieke workshop waarnaar ik aan het begin van dit artikel verwees, was zeer succesvol en leverde meer dan 50 nieuwe gebruiksscenario’s voor klanten, een ruwe UI-ontwerpversie en een overkoepelende productrichting voor 2025 op. De hieronder beschreven activiteiten kunnen je helpen hetzelfde te bereiken—eveneens met een strikt tijdsbudget.
Door niet voor te bereiden, bereid je je voor op mislukking…
Voordat we beginnen, volgt hier een checklist om ervoor te zorgen dat je jezelf goed hebt voorbereid op een succesvolle workshop voordat deze überhaupt begint.
Checklist voor je workshop
- Deelnemers met uiteenlopende vaardigheden: Selecteer teamleden uit verschillende vakgebieden om een breed scala aan perspectieven te garanderen, waaronder productmanagement, productontwikkeling, UX-ontwerp, marketing en klantensucces.
- Voorbereidingsmateriaal en programma vooraf gepubliceerd: Je kunt ervoor kiezen gebruikerspersona’s, workflowdiagrammen, eerder uitgevoerd gebruikersonderzoek* en online leesmateriaal te verzamelen dat de groep kan helpen ideeën te ontwikkelen rond je klanten en je markt. (*Als je hier nog niet veel materiaal voor hebt, vind je hier enkele uitstekende introducties tot het plannen van UX-onderzoek en het onderzoeksproces voor UX-ontwerp.)
- 3-5 activiteiten met duidelijke instructies: Daarover lees je nu! Zorg ervoor dat je activiteiten vooraf worden gepubliceerd en voor elke activiteit duidelijke instructies bevatten.
- Materialen voor elke activiteit (en genoeg voor iedereen): Product- en ontwerpwerk hoeft zich niet alleen in je hoofd af te spelen. Om het leuker te maken, moet je je hulpmiddelen niet vergeten! Voorafgaand aan een fysieke workshop koop ik vaak plakbriefjes, whiteboardstiften, stipstickers en meer. Houd er rekening mee dat als je team op afstand werkt, het hebben van de juiste materialen neerkomt op het hebben van de juiste software voor ideeënbeheer.
- Tijd voor pauzes: Dit geldt vooral als je een workshop van een hele dag of meerdere dagen organiseert.
- Duidelijke doelen en resultaten: Bepaal vooraf de doelen om ervoor te zorgen dat alle deelnemers de kans krijgen zich op jouw doelstellingen te richten. Als je doel is om een nieuw product, een nieuwe functie, gebruikersinterface of productdoelstelling te definiëren, vermeld dit dan duidelijk. Geef daarnaast de reikwijdte van de workshop en eventuele aannames die je vooraf hebt gedaan aan.
De basis leggen voor een succesvolle workshop
Na weken (misschien maanden?) voorbereiding is het moment eindelijk aangebroken. Het is workshopdag!
Na een inspirerende introductie, het uitdelen van geprinte exemplaren van het voorbereidende materiaal, het wegleggen en dempen van telefoons (meldingen zijn, in tegenstelling tot tijdsblokken, de dood van creativiteit!) en het doornemen van de ontwerpprocessen die je gaat gebruiken, is het tijd om aan je eerste activiteit te beginnen.
Net als een goed boek heeft elke workshop een begin, midden en einde. Ik geef er de voorkeur aan activiteiten in drie categorieën onder te verdelen: Probleemontdekking, Probleemanalyse en Probleemoplossing.
5 ontwerpraamwerken voor je PM-toolkit
Deel 1: Probleemontdekking
Activiteiten voor probleemontdekking richten zich voornamelijk op het voorbereidingsmateriaal dat je vooraf hebt verstrekt. Deze activiteiten moeten alle deelnemers een gelijk begrip geven van de klant of belanghebbende voor wie je met het resultaat van de workshop waarde wilt creëren.
Van werkstromen naar kansen
Analyseer een vooraf gedefinieerde klantwerkstroom op wrijvingspunten. Wrijvingspunten worden kansen voor nieuwe producten en functies.
Een werkstroomanalyse is een UX-raamwerk waarmee deelnemers vertrouwd kunnen raken met de frustraties, pijnpunten en behoeften van je eindgebruiker. Deze oefening gaat rechtstreeks naar de kern van ons belangrijkste doel als productmanagers: het juiste product bouwen.
Hoe weten we dat we het juiste product voor de juiste markt bouwen? Hoe voorkomen we de vaak verleidelijke valkuil om een oplossing te bouwen voor een probleem dat niet bestaat?
Door ons grondig vertrouwd te maken met de dagelijkse gebruikerservaring, van moment tot moment, kunnen we het meest impactvolle werk identificeren en aanpakken.
Een analyse van werkstromen naar kansen begint met een eenvoudig werkstroomdiagram. Als je er nog nooit een hebt gebruikt, bekijk dan gerust het onderstaande diagram. Veel populaire productontwerptools zoals Miro, Mural en Figma bevatten vooraf gedefinieerde sjablonen waarmee je fraaie werkstroomdiagrammen kunt maken.
Idealiter worden deze diagrammen vóór de workshop in je voorbereidingspakket verstuurd, zodat deelnemers de tijd hebben ermee vertrouwd te raken.
Mijn voorkeur gaat ernaar uit deze activiteit uit te voeren met afdrukken van elke werkstroom en pennen of stiften. Als je niet de mogelijkheid hebt om fysiek met je team samen te komen, kan dit echter eenvoudig worden aangepast aan digitale interfaces.
Zodra iedereen fysiek of digitaal toegang heeft tot een werkstroomdiagram, is de volgende stap om deelnemers 10-15 minuten te geven om de werkstromen door te lezen en alles te documenteren wat een kans voor ons product vertegenwoordigt: wrijvingspunten, pijnpunten, belangrijke behoeften, punten van tevredenheid enzovoort.
Aan het einde van de oefening zullen groepsleden waarschijnlijk een beter ontwikkeld inzicht hebben in de problemen die voor je doelklant moeten worden opgelost.
Deel 2: Probleemanalyse
Activiteiten voor probleemanalyse gaan dieper in op de klantanalyse uit Deel 1 door de belangrijkste, meest urgente en relevantste problemen te identificeren die moeten worden opgelost. Met een eindeloze keuze aan problemen om uit te kiezen, is deze stap cruciaal om de productmanager een holistisch beeld te geven van de waarde van het oplossen van elk probleem — en voor wie.
Nu feedback en/of pijnpunten zijn geïdentificeerd, is het tijd om vast te stellen hoe urgent deze zijn voor je klanten of belanghebbenden.
Affiniteitsmapping
Deel pijnpunten of feedback van klanten in grotere thema’s in om beter te begrijpen aan welke klantbehoeften de meeste urgentie moet worden gegeven.
Affiniteitsmapping is een ontwerpkader waarbij items worden ingedeeld op basis van vergelijkbare thema’s.
Als je affiniteitsmapping combineert met de hierboven beschreven activiteit voor het omzetten van workflow naar kansen, laat je de groep de notities die ze eerder op de workflow hebben gekrabbeld of getypt eenvoudig omzetten in opsommingstekens die kunnen worden ingedeeld. De pijnpunten, behoeften enzovoort kunnen ook worden gehaald uit eerder verzamelde feedback van klanten.
Voordat je de groep aan de slag laat gaan, moet je duidelijk maken dat het doel is om een visuele weergave te creëren van de meest impactvolle problemen die we voor de gebruiker kunnen oplossen. Ik vind het nuttig om vooraf een aantal ‘overkoepelende categorieën’ te definiëren voordat de groep begint met sorteren, maar dit is optioneel afhankelijk van de beschikbare tijd en het aantal opsommingstekens dat je wilt categoriseren. Enkele populaire overkoepelende categorieën zijn pijnpunten van klanten, behoeften en zelfs uit te voeren taken.
Wacht even, wat zijn uit te voeren taken?
Het ontwerpkader voor “uit te voeren taken” (ook wel “JTBD” genoemd) is een populaire tool die vaak wordt gebruikt door productontwerpteams en productontwikkelingsteams om de belangrijkste doelen van hun eindgebruikers te identificeren. Dit doen ze door gebruikersbehoeften niet te beschouwen als een statische verzameling binaire verlangens, maar als doelgerichte acties die allemaal verwijzen naar een handvol meetbare doelen.
Er zijn veel voorbeelden van JTBD die effectief door productteams worden gebruikt voor ideevorming, maar het kader vereist structuur om de effectiviteit ervan te maximaliseren.
Afhankelijk van de mate van detail in de feedback, pijnpunten en klantbehoeften die in deel 1 van de workshop zijn geïdentificeerd, kan de facilitator ervoor kiezen om de groep tijdens de affiniteitsmappingoefening de ‘uit te voeren taken’ van de gebruiker als overkoepelende categorie te laten identificeren.
Zodra de grotere overkoepelende categorieën zijn bepaald, kan de groep aan de slag gaan met het indelen van de opsommingstekens in subcategorieën die onder elke overkoepelende categorie vallen. Dit is vaak het leukste en meest interactieve onderdeel van de workshop. Hoewel de facilitator moet proberen deze discussie te begeleiden, kun je de groep het beste laten meegaan met hun verbeelding.
Je hiërarchie zou er ongeveer als volgt uit moeten zien:
Deze activiteit kan ook eenvoudig virtueel worden uitgevoerd met Miro of Mural.
Zodra de opsommingstekens zijn ingedeeld in hun overkoepelende categorieën en subcategorieën, kan de workshopfacilitator ervoor kiezen om zich op één overkoepelende categorie te richten of de affiniteitsmappingoefening binnen elke categorie uit te voeren, afhankelijk van de doelen van de workshop, de reikwijdte en de omvang van de groep.
De categorieën en subcategorieën met de meeste plakbriefjes eronder vertegenwoordigen de meest urgente en dringende punten die voor de eindgebruiker moeten worden aangepakt. Deze gaan vervolgens door naar de volgende fase: Probleemoplossing.
Bekijk de onderstaande video voor een voorbeeld van een voltooide affiniteitsmappingoefening.
Deel 3: Probleemoplossing:
Probleemoplossende activiteiten brengen het theoretische UX-ontwerpwerk tot een praktische afronding. Als productmanagers zijn we erop ingesteld om oplossingsgericht te werken, maar het kan lastig zijn om te bepalen wanneer er voldoende theoretische analyse is afgerond om beslissingen te nemen.
Het is een feit dat je een probleem eindeloos kunt analyseren. Om dit te voorkomen, is het een deel van onze rol om beslissingen te nemen met onvolledige informatie. We zullen altijd de mogelijkheid hebben om deze ideeën verder te ontwikkelen door gebruikerstests uit te voeren of de gebruikerservaring later aan te passen.
De activiteiten die ik in dit onderdeel bespreek, helpen deelnemers aan de workshop om hun diepgaande inzicht in de eindgebruiker om te zetten in een geprioriteerde lijst van werkzaamheden voor productontwikkeling.
‘Hoe-kunnen-we’-uitspraken
Deze activiteit kan aan het begin of einde van een workshop worden uitgevoerd en is effectiever in groepsverband. Meestal begint de activiteit met een ‘hoe-kunnen-we’- of probleemstelling en kunnen deelnemers onconventionele ideeën ontwikkelen die tot oplossingen leiden.
Er zijn veel verschillende manieren om een succesvolle activiteit rond ‘hoe-kunnen-we’ uit te voeren. Deze kan als onderdeel van een grotere workshop of op zichzelf als eenvoudige ideevormingsoefening worden afgerond.
Binnen de hierboven beschreven workshopvorm werkt de groep samen om ‘hoe-kunnen-we’-uitspraken op te stellen op basis van de pijnpunten, behoeften of uit te voeren taken die tijdens de affiniteitsmapping-oefening zijn vastgesteld.
Bijvoorbeeld...
Stel dat werd ontdekt dat de belangrijkste ‘uit te voeren taak’ van een klant het delen van documentatie binnen de organisatie is met het oog op realtime samenwerking, maar dat machtigingen en het bijhouden van wijzigingen pijnpunten vormden die hen ervan weerhielden dit doel te bereiken. In dit scenario zou een ‘hoe-kunnen-we’-uitspraak ongeveer als volgt kunnen klinken:
‘Hoe kunnen we onze gebruikers eenvoudig laten samenwerken met hun collega’s en er tegelijkertijd voor zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment toegang hebben tot de juiste documentatie?’
Nadat de belangrijkste ‘hoe-kunnen-we’-uitspraken zijn geselecteerd, is het tijd om de stap naar ideevorming rond functies te zetten. Het lijkt misschien een grote sprong, maar op dit punt zijn deelnemers zo ondergedompeld in de gebruikerservaring dat ze waarschijnlijk al enkele ideeën hebben om te delen.
Er zijn veel manieren om de groep bij deze stap te helpen. Twee methoden waarop ik vaak vertrouw, zijn het schrijven van scenario’s en schetsen.
Scenario’s schrijven werkt door elke deelnemer aan de workshop te laten bedenken hoe de eindgebruiker met de toepassing zou kunnen gaan werken en hoe diens uiteindelijke ervaring ermee zou kunnen zijn. Vervolgens schrijft elke deelnemer een kort verhaal waarin wordt beschreven hoe het product of de functie volgens hem of haar aan de ‘hoe-kunnen-we’-uitspraak voor de gebruiker voldoet.
Schetsen bieden de groep ook de mogelijkheid om creatief te zijn, doordat deelnemers de workflow of gebruikersinterface van een functie die aan de ‘hoe-kunnen-we’-uitspraak voldoet, kunnen bedenken en uitwerken. Je kunt ervoor kiezen om digitale hulpmiddelen te gebruiken, zoals Balsamiq of andere UX-hulpmiddelen, voor de schetsoefening. Deze schetsen vormen vaak het begin van een gebruikersgericht ontwerp.
Afhankelijk van de grootte van de groep kun je er ook voor kiezen beide opties aan te bieden en hen zelf te laten kiezen met welke optie ze zich het prettigst voelen. Bij beide oefeningen moet de groep ongeveer 10-20 minuten rustige tijd krijgen om individueel na te denken over de gesprekken van die dag en te bepalen hoe de ‘hoe-kunnen-we’-uitspraak het beste kan worden aangepakt.
Dit zou het minst gestructureerde onderdeel van je workshop moeten zijn. De groepsleden beschikken nu over het inzicht om de doelstellingen zelfstandig aan te pakken.
Vergeet niet alle resultaten van deze en de vorige oefeningen te bewaren om erop terug te kunnen grijpen terwijl je ideeën evalueert. Zelfs ideeën die deze keer niet worden geselecteerd, kunnen in de toekomst uitgroeien tot interessante ontwerpprojecten.
Impact versus inspanning:
Een hulpmiddel om werkzaamheden te prioriteren op basis van inspanning en impact. Zodra ideeën voor functies zijn gedefinieerd, plaats je ze op de matrix Impact versus inspanning.
De matrix Impact versus inspanning (ook bekend als de matrix Waarde versus inspanning) is een populair hulpmiddel onder productmanagers en bovendien mijn favoriete manier om een workshop af te sluiten.
Met de geweldige ideeën die ongetwijfeld uit de gesprekken van die dag zijn voortgekomen, is het tijd om elk idee met een hoge rangschikking te beoordelen op de impact die het op de klant kan hebben tegenover de inspanning die nodig kan zijn om elk idee werkelijkheid te laten worden.
Samen moet de groep elk idee bespreken en overeenstemming bereiken over de plaats ervan op de matrix. Deze oefening als groep uitvoeren is essentieel, omdat dit de eventuele vooringenomenheid van individuele deelnemers over de impact van hun eigen ideeën doorgaans in evenwicht brengt.
Aan het einde van deze oefening zou het eenvoudig moeten zijn om te bepalen welke items in aanmerking komen als “snelle successen” en welke items met een grote impact mogelijk meer tijd en middelen vereisen. Nog belangrijker is dat duidelijk zou moeten zijn welke items te weinig impact hebben en te veel inspanning vereisen om ze überhaupt uit te voeren.
Vang de bliksem in een fles!
In een ideale wereld zouden productmanagers altijd de gelegenheid hebben om vóór het opstellen van hun PRD's een uitgebreide ontwerpworkshop te organiseren met al deze activiteiten. Helaas is dat zelden het geval.
Het voordeel van de hierboven beschreven activiteiten is dat ze zeer aanpasbaar zijn. Ze kunnen als afzonderlijke activiteiten worden uitgevoerd of met elkaar worden gecombineerd. Ze kunnen ook worden uitgevoerd met virtuele groepen, met groepen van verschillende omvang, asynchroon of verspreid over meerdere dagen.
Ongeacht wat je eigen tijd of de tijd van je collega's toelaat, is het regelmatig uitvoeren van creatieve oefeningen een noodzakelijk onderdeel van het werk van een productmanager.
Hoewel dat op de drukste dagen misschien niet zo voelt, is onze belangrijkste rol niet simpelweg het beheren van de backlog. Wat ons onderscheidt in onze sector is ons vermogen om onze eigen creativiteit—and die van anderen— aan te wenden voor hoogwaardige productideeën.
Omdat een dag nu eenmaal maar zoveel uren telt, vergroot de aanpak van Gestructureerde innovatie voor workshops over ontwerpdenken simpelweg je kansen om de bliksem in een fles te vangen.
Vond je dit artikel interessant? Bekijk dan zeker onze nieuwsbrief voor toonaangevende content over productmanagement!
